Näkökulmia taloushallintoon

Poliittisten tahojen aika toimia hallinnollisen taakan vähentämiseksi.

2011-08-31T14:56:00.000+03:00

Hallinnollinen taakka on vakava yhteiskuntaamme vaivaava vitsaus joka nyt on nostettu puheenaiheeksi. EU edellyttää sen vähentämistä jäsenmailtaan, Suomessa on onneksi tahoja jotka suhtautuvat vakavasti asiaan ja haluavat ylittää EU:n asettamat tavoitteet, niin että Suomen hallinnollinen taakka vähenisi puoleen. Eikä syyttä, sillä hallinnollinen taakka on epäsuotuisa kilpailija innovaatiotoiminnalle. Erilaisissa selvityksissä on korostunut mm. yritysten palkka- ja henkilöstöhallinnon kustannukset (mm. Taloushallintoliiton raportti). TEM:n selvityksen mukaan työnantajana toimimisesta aiheutuu yrityksille yhteensä 5,8 miljardin euron vuosikustannukset. Julkishallinnolla voi olla merkittävä osuus hallinnollisen taakan poistamisessa.

Syksyllä 2010 valtiovarainministeriön Sähköinen asiointi ja demokratia (SADe) -ohjelman tukemana käynnistettiin Tekes-rahoitteinen Fully Integrated Payroll (FIP) -hanke. Tavoitteena on
luoda laajassa yhteistyössä yhteinen palkkakoodisto; käytännössä standardi, joka yhtenäistää käytettyä sanastoa ja sovittaa yhteen erilaiset laskentaperusteet ja -ajanjaksot. FIP-hanke ja SADe-ohjelman Työnantajan palvelukokonaisuus ovat esittäneet poliittisille tahoille palkkalautakunnan perustamista selkeyttämään palkkahallinnon ja -raportoinnin hoitamista jatkossakin.

Mikä Palkkalautakunta olisi ja mitkä olisivat sen tehtävät?
Se ylläpitäisi palkkahallintoon ja -raportointiin liittyviä standardeja (em. FIP-palkkakoodisto), ottaisi kantaa palkanlaskentaan ja -raportointiin liittyviin kysymyksiin, yhtenäistäisi toimintatapoja mm. tuottamalla standardeja ja ohjeistuksia, ohjaisi ja harmonisoisi palkkahallinnon koulutussisältöjä.

Se organisoituisi vastaavasti kuin kirjanpitolautakunta ja tilintarkastuslautakunta. Tärkeää on ymmärtää että sen toimintaan ei kuuluisi työmarkkinajärjestöjen kenttä (TES). Vaikka monet erilaiset työehtosopimukset aiheuttavat hallinnollista taakkaa palkkoja laskevien ammattilaisten työssä ja näin aikaansaavat lisäkustannuksia työnantajille, se on asia johon palkkalautakunta ei tulisi puuttumaan. TES -asiat eivät sellaisenaan kuulu ministeriön tai yleensäkään valtiovallan hoidettavaksi, meillä on oma järjestelmänsä niitä varten.

Voi äkkiä ajatellen olla outo ajatus että hallinnollista taakkaa poistettaisiin perustamalla uusi lautakunta. Kysymyksessä ei kuitenkaan ole asioita pohtiva ja viimein mietintönsä antava komitea, yhtä lausuntoa varten perustettu lautakunta. Kuten yllä on kerrottu se on jatkuvasti aktiivisesti toimiva elin, joka toimisi samaan tapaan kuin esimerkiksi Kirjanpitolautakunta. Se tehtävät toki poikkeaisivat jonkin verran johtuen palkkahallinnon kentän moninaisuudesta puhtaasti taloushallinnon kenttään verrattuna.

Tällä hetkellä palkkahallinto on monen omaisuutta - eikä kenenkään. Siitä puuttuvat yhteiset standardit, ohjeistukset ja toimintatavat. Tämä aiheuttaa päällekkäistä työtä, tapauskohtaista selvittelyjen tarvetta ja epätietoisuutta. Palkkahallinto on taloushallinnon tärkeä on osa-alue, jonka säätely on hajautunut monelle taholle. Siksi palkkahallintoa ja -raportointia on viimeistään nyt kehitettävä mm. yhteisin standardein. Kun mietimme mitä hyötyä palkkahallinnon yhtenäistämisestä olisi yhteiskunnallisesti, voimme purkaa hyödyt katsomalla asiaa kolmesta eri näkökulmasta:

Yrityksen näkökulma:
Lakisääteisesti raportoitavaa on useille eri tahoille: mm. verohallinnolle, Kelalle, TyEL- ja tapaturmavakuuttajille, työttömyyskassoille, EK:lle, Tilastokeskukselle ja ammattiyhdistyksille.
Raportit annetaan erilaisista perusteista ja erilaisilta ajanjaksoilta. Tietojen välittäminen edellyttää nykyään vielä huomattavasti manuaalista työtä. Erään laskelman mukaan työnantaja täyttää peräti 60 erilaista ilmoitusta vuodessa, kuitenkin samaan aikaan raportoinnin on oltava oikeellista: laiminlyönneistä yritykselle aiheutuu taloudellisia sanktioita.

Palkkahallinnon ammattilaisten näkökulma:
Tulevaisuudessa palkkaraportoinnin merkitys kasvaa mm. sisämarkkinoiden avautuessa edelleen. Myös harmaantalouden torjunta synnyttää yhä enemmän raportointivelvoitteita henkilöstö- ja palkkahallinnon ammattilaisille. Palkkahallinnon ja -raportoinnin hoitaminen edellyttää yksityiskohtaista säädösten tuntemista. Valitettavasti palkkahallinnosta kuitenkin puuttuu yhtenäinen kokonaisvaltainen koulutus. Aivan perusasioiden hoitaminen palkkahallinossa on oikeastaan ainut asia mikä voidaan opettaa yhtenävästi. Koska yhtenäistä tapaa toimia ei ole eikä asiaa edistä mikään taho, on yhtenäisten tapojen opettaminen mahdotonta. Sellaista ei voi opettaa mitä ei ole.

Yhteiskunnan kilpailukyvyn näkökulma:
Tavoitetilassa yhtenäisesti toimiva ja säädelty palkkahallinto voidaan automatisoida. Nykyisten rutiinien automatisoiduttua taloushallinnon ammattilaiset ehtivät tarjoamaan yritysjohdolle konsultoivaa ammattiosaamistaan. Edistämällä turhien rutiinien tehokkaampaa hoitamista ja poistamista, voidaan yritysten resursseja vapauttaa hallinnollisen taakan hoitamisesta innovaatioiden kautta kansantalouden kasvattamiseen.

Unohtaa ei saa myöskään neljättä näkökantaa, palkansaajan näkökulmaa. On varmasti jokaisen palkansaajan etu jos työnantajana toimivan yrityksen hallinnollisen taakan aiheuttamat kustannukset vähenevät, kannattavuus paranee ja työpaikat ovat varmemmalla pohjalla. Tylsien rutiinien automatisoinnin jälkeen palkkahallinnon ammattilaiset voivat keskittyä vaativampiin tehtäviin ja pystyvät kehittämään ammattitaitoaan yhä paremmaksi, jolloin työstä tulee motivoivaa. Motivoitunut ja ammattitaitoinen työhönsä tyytyväinen palkkahallinnon ammattilainen on varmasti eduksi jokaiselle palkansaajalle.

Motivoiva, ihmisen luontaista kehittymisen tarvetta tyydyttävä työ parantaa palkkahallinnon ammattilaisen työssäviihtyvyyttä ja vähentään näin varmasti tarvetta henkisiin sairaslomiin tai tarpeseen jäädä eläkkeelle mahdollisimman aikaisin. Automatisoidut rutiinit helpottavat myös palkkahallinnon tietoja vastaanottavien tahojen henkilökunnan työtä, tekevät myös siitä työstä miellyttämän ja motivoivamman. Näin myös heidän työnsä mielekkyys kasvaa ja työssäviihtyvyys paranee.

Olen saanut henkilökohtaisesti olla Suomen Taloushallintoliiton edustajana mukana sekä SADe -ohjelmassa että FIP -projektissa. Edellä kuvatut palkkahallinnon ja sen raportoinnin automatisoinnin hyödyt sekä palkkalautakunnan tarpeen ja tehtävien kuvaus pohjaa sekä SADe -ohjelman että FIP projektin yhdessä laatimaan lausuntoon. Olen lisännyt tähän tekstiin omia mielipiteitäni ja kommenttejani tätä blogikirjoitusta kirjoittaessani.

Toimin Suomen Taloushallintoliiton tilitoimistotarkastajana jossa työssä tapaan vuosittain useita alamme ammattilaisia ja keskustelen heidän kanssaan heidän työstään, tavasta tehdä sitä ja sen mielekkyydestä. Olen ollut jo useamman vuoden mukana TAL-PHT koulutusohjelmassa. Kyseisen vuoden kestävän koulutusohjelman lopulla kurssin suorittavat ammattilaiset tekevät laatimani kuvitteelisen tilitoimiston työstä laaditun case-tehtävän. Tehtävän suorittaa vuosittain noin 40 henkilöä. Luen ja kommentoin nämä kaikki, jonka jälkeen asioista keskustellaan tehtävän purkupäivänä.

Minulla on ilo olla selvillä alamme tilanteesta melko monipuolisesti mitä tulee esimerkiksi palkkahallinnon raportointiin, sen vaateisiin ja turhaan rutiinityöhön. Olen saanut tutustua tähän sekä tilitoimiston palkkahallinnon asiantuntijoiden että raportteja vastaanottavien tahojen näkökulmasta. Oma tilitoimistoni on tarjonnut harjoittelupaikkoja alan opiskelijoille, joten myös aloittelevien palkkahallinnon ihmisten tarpeet ovat minulle tuttuja. Onneksi olemassa on ihmisiä, joiden tietämys palkkahallinnon substanssista on paljon syvällisempää kuin omani. Kokemukseni ja tietoni palkkahallinnonraportoinnista ovat kuitenkin hyvin monipuolisia, ehkä monialaisempaa kuin kenelläkään toisella. Siksi tiedän olevani oikea henkilö puhumaan rutiinien automatisoinnista, työn mielekkyydestä ja henkilösuojan parantamisesta.

Toivon yhteiskunnan ja poliittisten päättäjien olevan valmiita ottamaan askeleen palkkahallinnon sähköistämiseen, turhien rutiinien poistamiseen, käytäntöjen ja termien yhtenäistämiseen kaikkien yhteiseksi eduksi. Vanhaa sanontaa mukaellen, se on pieni askel asiasta päättäville, mutta iso askel koko yhteiskunnalle ja sen kehittymiselle.

Kulujen vähennyksestä verotuksessa, työvaatteet

2011-07-20T17:51:00.000+03:00

Tässä blogissa olen pääosin kirjoittanut asioita, joista olen ajatellut alallamme toimivien ihmisten saavan jotain hyötyä tai muuten vaan ehkä olevan kiinnostuneita. Tämä kirjoitus käsittelee nyt kulujen vähennystä kirjanpidossa ja siitä osa-aluetta työvaatteet. Tämän kirjoitan osaksi sen vuoksi että linkitän tämän facebook-sivulleni, tilitoimistoni sivuille. Yrityksen seinälle pidemmän jutun kirjoittaminen on joskus hiukan haastavaa, joten en jaksa jumpata sen kanssa vaan käytän tätä blogiani hyödyksi. Näin ehkä myös joku uransa alussa olevan taloushallinnon ammattilainen saa ajatuksia - jos tänne sattuu eksymään :)

Työvaatemenothan ovat verotuksessa hyvin rajoitetusti vähennyskepoisia, tuloverolaki ei suoraan määrittele mikä meno johtuu tulonhankkimisesta tai säilyttämisestä ja mikä taas on yksityistä ei yritykselle kuuluvaa. Lähtökohta on periaatteessa työvaatteiden kohdalla sama mitä se on muidenkin tulonhankkimiskulujen kohdalla, käytännössä kuitenkin menojen vähennyskelpoisuus ratkaistaan tapauskohtaisesti ja ratkaisut perustuvat pitkälti aikojen myötä muodostuneeseen verotus- ja oikeuskäytäntöön. Vaatteet ovatkin yksi niistä yksittäisistä tulonhankkimiseen tai säilyttämiseen liittyvistä kuluista joissa yrittäjällä on usein eniten päänvaivaa ja vaikeuksia ymmärtää. Myös taloushallinnon ihmiset joutuvat joskus mielenkiintoisiin tilanteisiin, kun asiakas sekottaa pakkaa mitä erikoisimmilla selvityksillä miksi juuri nämä menot kirjanpitoon yrityksen kuluiksi kuuluvat. Joillakin yrittäjilä on taito sotkea varsinkin uransa alussa olevan kirjanpitäjän ajatusmaailman hetkeksi saadessaan jonkin selkeästi yksityisen kulun omalla selityksellään vaikuttamaan yrityksen kululta.

Vaatteiden vähentämisen perusajatus ja -linja on selkeä: vain ne vaatteet voit vähentää joita et voi käyttää muualla kuin töissä. Jos taas vaatteita voi käyttää muutenkin, työn ulkopuolella, ne ovat elantomenoja ja näin ollen verotuksessa vähennyskelvottomia eivätkä kuulu kirjanpitoon. Suoja- ja turvavaatteet ovat yleisesti vähennyskelposia. Esim. haalarit, lääkärin asut, leipomon suoja-asut. Tai jos työ on erityisen kuluttavaa tai likaista niin että vaatteita pitää ostaa usein. Vastaavasti esim. metsurit voivat vähentää työturvallisuuteen liittyvät asut ja varusteet tai lämpöhaalarit. Myös metalliyrityksen tai vastaavan työtekijöiden työturvallisuuskengät tai vastaavat varusteet ovat vähennyskelpoisia. Tähän ei pidä sotkea tietyissä töissä välttämättömia suojaimia: hengityssuojaimet, hitsausmaskit, suojalasit yms. jotka ovat aina vähennyskelpoisia. Näiden asujen pesu ja huolto on myös vähennyskelpoista.

Vähennyskelpoisia ovat myös erilaiset ergomomiset jalkineet esim. vastaanottoapulaisilla tai sairaanhoitajilla tai muilla työssään pääosin seisovilla henkilöillä. Kuitenkin on muistettava että tällöin kyseiset jalkineet on töistä lähdettäessä jätettävä työpaikan tiloihin. Mikä on kyllä muutenkin järkevää, samoilla jalkineilla ei saisi kävellä koko hereilläolo aikaansa. Sen sijaan mietinnän alle menevät esim. toimistosiivoojan työasu jos se on t-paita ja farkut tai muut vastaavat housut. Tai yrityksen messuille ostamat asut. Moni pitää näitä ilman muuta vähennyskepoisina, mutta näin ei kuitenkaan ole. Sellaiset tavallisetkin asut joissa on selkeästi näkyvä painatus jossa mainostetaan kyseisestä yritystä ovat vähennyskelpoisia, tämä taas tulee siitä ajatuksesta että jos työntekijä pukee jostain syystä tämän asun vapaa-aikanaan, se on mainosta kyseiselle yritykselle, joten yritys voi kyseisen vaatteen painatuksineen vähentää kirjanpidossaan.

Sen sijaan tumma puku ei ole vähennyskelpoinen, ei vaikka kyseessä olisi toimitusjohtaja jonka tulee edustaa seurassa ja tilaisuuksissa jonne ilman tummaa pukua ei voi mennä. Vaatteiden vähentämisessä asiaa ei voi ajatella niin että onko tämä vaate jota käytän työasioissa. Se on tietysti ensimmäinen edellytys vähentämiselle, mutta sitä seuraa jatkokysymys: onko tämä vaate jota käytän VAIN työasioissa ja vielä tarkemmin onko se vaate jota EN EDES VOISI käyttää muualla. Kysymys ei ole siitä käyttääkö vapaa-ajallaan farkkuun ja löysään paitaan pukeutuva henkilö vapaa-ajallaan työnantajan työasuna vaatimaan pukua vai ei. Kysymys on siitä voisiko sitä käyttää? Ei siitä pitääkö työntekijä sen tyyppisistä vaatteista tai ei, vaan onko vaate sellainen että sitä voisi pitää. Sama kysymyshän tulee esiin esim. kampaajien tai muiden tarkkaa työtä tekevien henkilöiden silmalaseissa. Jos niitä voidaan käyttää muuallakin ne ovat elantomenoa, ei verotuksessa vähennyskelpoista. Silmalaseistä oikeastaan vain päätelasit ovat vähennyskepoiset yritykselle, niiden hankkiminenhan on lakisääteistä jos työntekijä niitä tarvitsee.

Jos jostain syystä palkansaaja on itse maksanut sellaisen asun kustannukset joka on vähennyskelpoinen verotuksessa, hän saa kulut omassa verotuksessaan tulonhankkimiskuluina vähennettäväksi.

Loppuun muutama oikeustapaus esimerkiksi siitä mistä tässä on kysymys, oikeuden päätöksistä nähdään etteivät vaateasiat ole ollenkaan helppoja. Sellaisetkin tapaukset joissa itse olisimme ehdottomasti sitä mieltä että kyseessä on vähennyskelpoinen meno tai työnantajan kustantamana etu jota ei veroteta, se voikin olla tapaus josta KHO on äänestänyt. Nämä tapaukset eivät välttämättä sellaisenaan suoraan sovi yrittäjän arkeen, mutta antavat hyvän kuvan siitä miten työvaateasioita verotuksessa yleisesti käsitellään:

KHO 1977-B-II-565
Virkapuvun hankkimisesta aiheutuneet 820 markan määräiset kulut olivat papin tulosta vähennyskelpoiset

KHO 2002/3542
Piispainkokouksen suosituksen mukaisen, vaihtoehtoisena papinpukuna käytettävän tumman puvun hankkimisesta aiheutuneet kulut eivät oleet papin tulosta tulonhankkimiskuluina vähennyskelpoisia menoja (pappi voi käyttää pukua muuallakin)

KHO 1988-B-551
Apulaisprofessorilla oli oikeus vähentää ainostaan virkaan liittyvissä tehtävissä käyttämänsä frakin hankkimisesta aiheutuneet kulut 1804 markkaa, veronalaisesta tulostaan tulon hankkimisesta ja säilyttämisestä johtuneina kustannuksina. (tämä päätös ei ollut yksimielinen vaan äänestys 4-1)

KHO 1993-B-523
Korkeakoulun apulaisprofessorina vuodesta 1984 lähtien työskennellyt henkilö, joka oli väitellyt vuonna 1988, promovoitiin tohtoriksi vuonna 1989. Hän oli hankkinut promootiota varten muun ohella tohtorinhatun ja siihen kuuluvan lyyran. Apulaisprofessorilla oli oikeus vähentää näistä hankinnoista aiheutuneet menot, yhteensä 2225 mk, veronalaisesta tulostaan tulon hankkimisesta ja säilyttäisestä johtuneina menoina, kun otettiin huomioon, että hankinnat olivat liittyneet pääasiassa hänen virkaansa korkeakoulussa. (tämä oli tiukka päätös, äänestys 3-2)

KHO 1993-B-534
Henkilön joka toimi laivaliikennettä harjoittavan yhtiön terminaalivirkailija, oli käytettävä työssään laivayhtiön kustantamaa ja omistamaa työpukua. Työpuvun käyttö ei ollut vapaa-aikana sallittua. Työpukua säilytettiin työpaikalla ja se uusittiin noin kahden vuoden välein. Työpuku oli samanvärinen kuin laivayhtiön kirkasväriset laivat. Työpukuun oli myös kiinnitetty ompelemalla tai muuten selvästi laivayhtiön tunnukset. Näissä olosuhteissa ja ottaen huomioon myös laivayhtiön toiminnan luonne ja laatu, henkilön työtehtävät ja työpuvun liittyminen laivayhtiön toimintaan , korkein hallinto-oikeus katsoi, ettei henkilölle sen johdosta että laivayhtiö oli hankkinut kysýmyksessä olevan työpuvun ja asettanut sen hänen edellä tarkoitettuun käyttöönsä, muodostunut sellaista rahanarvoista etuutta, joka tuloverolain 29 ja 64 §:n säännökset huomioon ottaen olisi henkilön veronalaista etua. (tämäkään ei ole yksimielinen päätös, äänestys 4-2)

Palkkahallinnon "sähköistäminen" on kansalaisvelvollisuus

2011-07-08T13:00:00.000+03:00

Sähköinen taloushallinto ja eLasku on nyt jokaisen alaa seuraavan huulilla, joko negatiivisena tai positiivisena asiana siitä riippuen miltä näkökulmalta sitä kyseinen henkilö miettii. Itse koen erittäin positiviisena sen yleistymisen, Suomi saa sitä kautta sen kustannushyödyn mitä pitääkin.

Taloushallinnon yksi osa, palkkahallinto tai laajemmin sanottuna henkilöstöhallinto, on jäänyt ehkä hieman unholaan. Koska niin moni on kiinnostunut ns. kirjanpitopuolen ja laskutuksen digitalisoinnista, jätän sen itse hetkeksi sivummalle ja keskityn sen tosiasian korostamiseen ja tunnetuksi tekemiseen että palkkahallinnon puolella saamme helposti kertymään tuntuvia säästöjä ja samalla teemme yhden pienen osamme hiilijalanjäljen pienentämiseksi.

Ensimmäinen askel kustannusten säästämiseen ja tietoturvan parantamiseen on palkkaerittelyjen (tilinauhojen) sähköistäminen. Se ei vaadi isoja ponnisteluja ja on helposti monistettavissa tilitoimistoympäristössä. Kun sen vaiva mitä asian suhteen on valmisteluissa nähtävä, on kerran hoidettu kuntoon, saman järjestelyn siirtäminen seuraavalle asiakkaalle on helppoa. Asiakkaalle menettelystä ei koidu lisäkustanuksia, joten suostumus on helppoa saada. Tilitoimisto säästää kustannuksia, sekä suoraa rahaa että työtä - joka sekin on rahaa. Rahaa, jonka se voi kompensoida vaikkapa ammattitaitoisen henkilöstön työviihtyvyyteen. Sen lisäksi ns. verkkopalkkalaskelma on ekologinen vaihtoehto. Miten paljon turhaa energiaa kuluukaan palkkalaskelman tulostukseen, kirjekuoreen ja kuorittamiseen, siihen kun posti kuljettaa ko. kirjekuoren perille jne. Kaiken tämän voisi hoitaa lähettämällä yhden tiedoston lähes "nappia painamalla" ja palkkaerittely olisi käytännössä samalla hetkellä palkansaajan nettipankissa. Ja se on siellä arkistossa usean vuoden ja halutessaan pidemmän säilytysajan, jokainen voi sen itse tallentaa omalle koneelleen. Näin laskelmaa ei enää syö kotieläimet, ei tuhoa lapset eivätkä ne muutossa katoa.

Miksi tilitoimistot eivät markkinoi tätä vaihtoehtoa asiakkailleen? Onko niin etteivät hekään vielä ihan tiedä asiasta? Pankit markkinoivat palvelua huonosti, vähän tai ei ollenkaan. Ohjelmistotalot mainitsevat sen yhtenä osana ohjelmiston toimintaa. Kilpaileva järjestelmä on NetPost, jossa Itella toivoo palkkaerittelyjen tupsahtavan jokaisen NetPost -laatikkoon. Ongelma vaan on se ettei kaikilla ole sellaista laatikkoa, nettipankki on lähes jokaisella. Paitsi jos pankkitili on yhteinen, voi olla että nettipankkikin on vain toisen puolison nimissä. Silloin toisen palkkalaskelmat eivät löydä tietään sinne. Ehkä pankit voisivat tehdä asialle jotain, ehkä ei, pankkisalaisuus on Suomessa tiukka. Ja hyvä niin. Keinoja sähköiseen palkkaerittelyyn löytyy kuitenkin jokaiselle.

Henkilöstöhallinnon tietojen salassapitoa koskee oma lakinsa, henkilötietolaki. Se on tiukka laki ja se sanelee osaltaan varmasti pankin toimia tässä asiassa. Sähköinen palkkalaskelma on kuitenkin asia joka nimenomaan lisää tilitoimiston kykyä huolehtia henkilötietojen suojasta. Jos asiaan perhetyy huomaa pian sen miten järkevää on siirtyä sähköiseen palkkalaskelmien välitykseen. Jos jollakin työntekijällä ei ole mahdollisuutta ottaa laskelmaa vastaa nettipankkiinsa, hän voi avata itselleen NetPost -"laatikon" . Kun järjestelmä havaitsee ettei nettipankkia ole, se ohjaa laskelma Itellan palveluun. Asia on helppo järjestää niin, siihen tarvitaan vain sopimus ohjelmistotoimittajan ja Itellan kanssa asiasta.

Mitä yhteiskunta voisi tehdä asian edistämiseksi? Yleinen mielipide siitä miten järjestelmien tulisi toimia yhtenevästi menetelmien helpottamiseksi entisestään, auttaisi varmasti. Samoin se että ne joita asia koskee painottaisivat ohjelmistotaloille että tämä ominaisuus on palkkahallinnon ohjelmistoista löydyttävä (joistakin se vielä valitettavasti puuttuu) Mutta kaikken tärkein on uuden eduskunnan käsissä. Asian luulisi kiinnostavan jokaista puoluetta, koska tässä voittajia ovat kaikki: työnantaja, työntekijä, yhteiskunta ja luonto. Ei liene yhtään puoluetta jota ainakin joku näistä asioista puhuttelisi. Uusi eduskunta korostaa luontoa ja uusiutuvien energiamuotojen tärkeyttä ja haluaa tukea luontoa, samalla yhteiskunnan kustannuksissa säästäen. Verkkopalkkalaskelma vastaa noihin kaikkiin tekijöihin malta osaltaan positiivisesti.

Hallituksen ja eduskunnan vastuu on ottaa kantaa siihen että jokaisen kansalaisen moraalinen ja yhteiskunnallinen velvollisuus on ottaa vastaan sähköinen palkkaerittely. Jos moraalinen velvoite ei ole riittävä, olisi lailla taattava ettei sähköisen palkkaerittelyn vastaanottamisesta voi kieltäytyä. Tämä on pieni asia jolla on iso merkitys, Suomella ei ole varaa jättää tätä mahdollisuutta käyttämättä.

Tilitoimiston henkilökunnan kiireet ja palkkakehitys

2011-06-30T00:46:00.000+03:00

Suomessa on uusi hallitus ja rauha maassa? Ehkäpä ei, kunnallisvaalit tulossa ja presidentinvaalikampanjatkin ovat jo alkaneet. Poliittista mediajulkisuutta riittänee lähitulevaisuudessa. Mutta otsikon asiaan:

Erto ry on tutkinut tilitoimistoissa työskentelevien mahdollisuuksia lomailla, heidän työtehtäviään. Kiirettä. Ohessa linkki kyseiseen uutiseen.

http://www.sttk.fi/fi-FI/uutiset/uutinen/uutiset-2011/erton-tutkimus-tilitoimihenkiloilla-vaikeuksia-lomailla

Kun luen uutista se herättää monenlaista ajatuksia. Suurin totuus on aivan varmasti se että lomaoikeus on kaikilla. Ei ole työnantajankaan etu jos ihmiset eivät lomaile. Ei kukaan jaksa tehdä työtä ilman lomaa, tilitoimistossa työ on tarkkaa ja tiukkojen aikataulujen takia monia stressavaa. Pieni stressi on hyvksi ja sillä tavoin saa enemmän aikaan, mutta liika on liikaa. Eikä lomaa saa pilkkoa lyhyiksi pätkiksi, lakikin sen kieltää. Poikkeustapauksissa kyllä, mutta ei toistuvasti. Rentoutunut ja levännyt ihminen jaksaa paremmin ja on iloisempi asiakaspalvelussakin. Hän myös kokee työnsä mukavammaksi ja tuntee sen mielekkyyden ihan eri tavalla kun lähes loppuu asti työllä puudutettu henkilö, joka pitää lomansa monessa pätkässä. Tästä loma-asiasta olen siis täysin samaa mieltä, minulle se on aina ollut itsestäänselvyys.

Taloushallinnon sähköistyminen auttaa tätä kiirettä tulevaisuudessa, jos osaamme sen alallamme ottaa oikein. Jo nyt on palvelumme hinnoiteltava niin että kate säilyy hyvänä, sähköistäminen ei tuo ihan heti aikasäästöä uuden opettelemisen viemän ajan vuoksi, mutta melko nopeasti se säästää aikaamme. Mutta hinnoittelumme on muotoiltava sellaiseksi ettei koko aikasäästö valu asiakkaalle. On muistettava että järjestelmätkin maksavat. Tiliammattilaiset voivat nyt tarjota uudenlaisia palveluja asiakkaille. Voimme perehtyä asiakkaan liiketoimintaan syvällisemmin ja tarjota hänelle apua juuri siinä mitä hän oikeasti tarvitsee, yrityksen tulevaisuuden suunnittelussa lukujen perusteella. Mutta meidän on muistettava hinnoitella palvelumme niin että meillä on aikaa tehdä tämä kaikki. Jos hinnoittelemme tunnit olemme siinä tilanteessa ettei sähköistymisen tuoma ajansäästö tuo mitään muuta kuin sen että yhdellä kirjanpitäjällä on tupla määrä asiakkaita - ja taas kiire.

On totta että tämä kehitys tuo mukanaan vastuullisempia töitä sekä tarvetta erilaiseen osaamiseen. Myös palkkahallinnon tehtävien lisääntyminen ja ulkoistuksien laadun monipuolistuminen lähentelemään joissakin tapauksissa jo henkilöstöhallinnon ulkoistuksia, tuo paineita tilitoimistoammattilaisten osaamistarpeisiin. Itselleni on aina ollut päivänselvää että työnantajana maksan kaikki koulutukseen liittyvät kustannukset, koska työssään ihminen tätä ammattitaitoaan käyttää. On mielestäni upea asia että ihmiset opiskelevat, on koulutus sitten pitkäkestoista osaamista syventävää tai vaihtoehtoisesti lyhytkestoista ajankohtaiskoulutusta. Se kertoo ihmisen halusta kehittyä. Järkevästi hoidettuna koulutuskustannuksista sovitaan jokin korvattavuus, jos kulut ovat merkittävät ja työntekijä lyhyen ajan kuluessa vaihtaa työpaikkaa, niin kannattaa tehdä, jotta motiivi koulutuksen kustannusten hoitamiseen säilyy.

Jos henkilö kouluttautumisensa myötä kasvaa ja kehittyy työtehtävissään ottaen enemmän vastuuta tekemästään tai tekee vaativampia tehtäviä tai vaikkapa entisiä tehtäviään järkevämmin ja hyödyllisemmin, mielestäni hänelle kuuluu palkankorotus. Mutta se ei mielestäni voi olla automaatti. Jos työnantaja korvaa kaikki kustannukset ja työntekijä jatkaa entisten töidensä tekemistä samoin kuin ennenkin - mihin perustuu vaatimus korkeammasta palkasta? Jos jostain syystä työntekijä on kustantanut koulutuksensa itse, on sen korvaaminen ansiotasossa pienemmälläkin kehittynisellä jollakin tasolla paremmin perusteltua. Mutta ei tutkinnon suorittaminen voi olla palkankorotusautomaatti. Olen varma että jokainen tilitoimisto haluaisi maksaa hyvää palkkaa ihmisilleen, mutta markkinatalouden ikävä tosiasia on että palkka ja siihen liittyvät kustannukset kuten muutkin kulut katetaan niistä rahoista joita asiakkaat maksavat. Jos kurssin käyneen ja tutkinnon suorittaneen ihmisen töiden taso tai se mitä hyötyä hänen kouluttautumisensa tuo koko toimiston hyväksi ei millään tavalla realisoidu katteessa, mistä korotus maksetaan? On toki varmasti kohtuullista muistaa pitkäaikaisen koulutuksen tunnollisesti suorittanutta ihmistä pienellä korotuksella ja ehdottomasti noteerata kurssin päättymistä pienellä sisäisellä juhlalla - normaalilla muistamisella. Mutta tuntuva korotus vaatii myös parempaa tulonodotusta. Se on se todellisuus jota tili-ihmisten ammattiliittokaan ei saisi unohtaa.

Erto sanoo panostavansa yleissitovaan työehtosopimukseen, se varmasti parantaisi alan julkisuuskuvaa monessa mielessä ja on siksi kannattava ajatus. Sen sijaan tuntuvat palkankorotukset ensi syksyyn on huono ajatus. Monessa tilitoimistossa käydään nyt läpi laman seurauksia, tilitoimistoissahan lama tulee tunnetusti aina vuoden perässä muuta maata. Asiakkaiden maksuajan ovat pidentyneet, syntyneistä luottotappioista on selvitty tyhjentämällä puskurit. Nyt kun pitäsi hiljalleen pystyä keräämään uutta puskuria tuntuvat palkankorotkset tulevat pahaan saumaan. Pienemmät tilitoimistot eivät vain yksinkertaisesti pysty maksamaan enemmän palkkaa muutoin kuin vähentämällä henkilökuntaa, teettämällä (pätkälomilla) enemmän lopulla työvoimalla ja yrittäjän itsensä liiallisella työllä -seurauksena uupuminen. Yrittäjän uupuminen voi tehdä lopun koko toiminnasta ja näin kaikilta ukhaa mennä työpaikka. Tilitoimistoyrittäjien uupumisia on koettu entistä enemmän, aivan liikaa.

Jotta palkkaa voitaisiin nostaa, pitäisi tulojen per käytetty työtunti myös nousta. Mielestäni tilitoimistojen henkilökunta ilman muuta ansaitsisi parempaa palkkaa, mutta ensin pitää ratkaista hinnoittelun ongelma. Alamme yleinen ongelma on se ettei se ole vielä kunnolla ammattimaistunut ja moni toimii käsityöläishengellä. Hintoja ei uskalleta korottaa, kun naapuri toimisto tekee kuitenkin halvemmalla. Kun tilitoimiston johtaja haluaisi keskustella hinnoittelusta henkilöstön kanssa, monessa paikoin asenne valitettavasti on: "se on yrittäjän asia ja ongelma, ei koske meitä" Kun tilitoimiston omistaja kehittää tuntiseurantaa niin että asiakkaalle ei tehtäisi huomaamatta ilmaista työtä, työntekijät monesti eivät halua toimia oheiden mukaan, koska ovat niin samaistuneet ja ystävystymeet asiakkaansa kanssa, eivätkä halua tälle "isoja" tilitoimiston laskuja. Koetaan että asiakas ei sitten enää "tykkää" minusta jos saa työstäni isomman laskun. Voisimmeko me luopua siitä tarpeesta että asiakkaat "tykkäävät" meistä ja siirtyä siihen tilanteeseen että asiakkaat arvostavat meitä ammattilaisina?

Olen aina tuntenut lähes skitsofrenisiä tunteita kun tilitoimiston työntekijällä on niin selkeästi kaksi persoonaa: se joka kertoo työnantajalle miten hyvä hän on ja miten paljon hän tarvitsee palkankorotusta ja toinen minä joka asiakastilanteessa ajattelee voiko laskuttaa 2 tuntia työstä, jos kuitenkin joku muu, joku parempi olisi tehnyt se tunnissa? Tai jos asiakas kysyy jotain laskusta ei tämä toinen persoona pysty sanomaan asiakkaalle "minun työni on sen arvoista" vaan pälyilee tilitoimiston johtajan selän taakse - johtaja laskuttaa, pitää kysyä häneltä laskutuksesta. Johtaja on kuitenkin tehnyt laskun juuri niiden tietojen mukaan mitä työntekijä on ilmoittanut. Miksi tiliammattilainen ei voi sanoa että tilinpäätöslasku on nyt isompi koska muistat varmasti että paperisi eivät olleet kovin hyvin järjestyksessä tänä vuonna, jouduimme selvittämään asioita tai koska hankit toisen tehtaan juuri ennen tilinpäätöstä.... tms.

Voisiko Erto ja Tilitoimihenkilöt sekä muut tilitoimistoammattilaisia edustavat tahot muistuttaa jäseniään, että työstään ja ammattitaidostaan on oltava ylpeä myös silloin kun asiakas on vastapäätä? Omaa työtään pitää oikeasti arvostaa ja antaa sen näkyä, auttaa tilitoimistoa hinnoittelemaan palvelunsa kannattavasti ja muistaa että tilitoimisto on työnantaja ja asiakas on tilitoimiston asiakas, ei kirjanpitäjän henkilökohtainen asiakas.

Vain sillä että tilitoimistoissa työtä tekevät ihmiset rehellisesti arvostavat työtään ja sen tärkeyttä sekä omaa ammattitaitoaan ja antavat sen näkyä ja kuulua me yhdessä kehitämme tätä alaa. Kehitämme sitä niin, että se muodostuu houkuttelevaksi työpaikaksi ja alaksi nuorille opiskelijoille ja asiakkaamme ovat valmiita maksamaan oikean hinnan laadukkaista palveluistamme. Silloin voimme saada myös tilitoimistojen ansiotason kohdalleen työn vaativuuteen nähden. Sen voivat tehdä yhdessä tilitoimistot ja niiden henkilökunta. Yhteisrintamassa, ei keskenään taistellen. Taistelun tie on aina tuhoontuomittu - molemmille osapuolille.

Yhteistyössä on voimaa, käyttäkäämme sitä.

Sopivan lämmintä kesää ja sopuisaa syksyä kaikille!

Osinkoverouudistus -kansa saa mitä haluaa?

2010-10-01T11:19:00.000+03:00

Hetemäen verotyöryhmä

siitä on nimenä jo tullut lähes kirosana, kaikki kun odottavat mitä sieltä ulos tulee.
Ja sitten tarvittaisiin poliittista tahtoa ja ripeyttä, mitä ei ehken ole nyt jos on koskaan ollut. Poliitikoille osinkoverouudistus on varmasti kuuma peruna - poliittinen itsemurha väärin ajettuna. Kukaan ei halua ottaa asiaa ennen vaaleja päätöksenteon asteelle, koska kannattaa mitä tahansa esitetyistä malleista niin kumartaessaan ehkä jollekin äänestäjäjoukolle, pyllistää 101% varmuudella jollekin toiselle. Ja on varmasti vaikeaa miettiä kantaansa asiaan jota ei ihan ymmärrä. Ilman minkäänlaista aliarvioimista kansanedustajiemme tiedoille ja taidoille, on päivänselvää, ettei heistä iso osa ymmärrä oikeasti osinkoverouudistuksen todellisia vaikutuksia ihmisille, yrityksille tai kansantaloudelle. Ei ole ollenkaan kadehdittava työ olla päättämässä asiasta. Se jääkin seuraavalle eduskunnalle - onneksi he saavat nyt reippaat palkankorotukset että jaksavat miettiä asioita. Toivoisin että he oikeasti miettisivät.

Työryhmän vaihtoehdot ja ehdotukset tulevat nyt poliittisesti todella huonoon aikaan. Olisi niin paljon paljon parempi ollut se että ne olisi annettu vasta kun eduskunta on uudelleen valittu. Silloin niistä voitaisiin eri tavalla keskustella, kiihkottomasti. Nyt niistä tuli vaaliteemoja ainakin joillekin puolueille mitä suuremmalla todennäköisyydellä.

Työryhmällä on neljä mallia:
1. klassinen kahdenkertainen verotus
2. muunneltu klassinen malli
3. ns. ACE-malli (Allowed for Corporate Equity)
4. muunneltu nykyinen

Työryhmän suositus on vaihtoehto 4.

Vaihtoehto 1 klassinen kahdenkertainen, nimensä mukaan kahdenkertaistaa verotuksen. Ajatuksena olisi yhtiön verokannan asettaminen 22% ja osakkaan 30% jolloin osingon kokonaisveroaste olisi 45,4%

Vaihtoehto 2 mukailtu klassinen, toimisi muutoin kuin edelläoleva malli, mutta siinä olisi nettovaroista riippumaton omistajayrittäjille myönnettävä pk-huojennus. Nostettavasta osingosta 30.000 euroon asti vain 35% olisi verotettavaa tuloa, yli 30.000 kaikki verotettaisiin. Näin huojennetun osinkotulon verokanta olisi 30,2% jos verokannat muutoin olisivat nuo 22% ja 30%

vaihtoehto 3 nykymalli modifioituna taas tarkoittaisi listautumattomien yhtiöiden osalta sitä että se muistuttaisi nykyistä malliamme mutta nykyisen 9% sijaan käytettävä prosentti olisi 3,5 % Näin laskettu tulo olisi pääomatuloa josta verotettaisiin 35% ja loput jätettäisiin verottamatta, ylimenevä olisi verotettavaa pääomatuloa. 3,5% ei olisi kiinteä vaan se laskettaisiin vuosittain valtion keskimääräisen lainakoron mukaan. Näin lasketun osingon veroaste olisi 10,5% ja kokonaisveroaste 30,2% Tässä mallissa listattujen yhtiöiden osingot menisivät kuten mallissa 1

vaihtoehto 4 ACE taas olisi muutoin kuin kahdenkertainen klassinen mutta yhtiön verokanta säilyisi 26%:ssa ja yhtiön verotuksessa vähennettäisiin yhtiön oman pääoman perusteella laskettava vähennys. Vähennys laskettaisiin kertomalla nettovarallisuus riskitöntä valtionkorkoa vastaavalla korolla ja yhtiön efektiivinen vero voisi laskea vähennyksellä 26%:sta noin 22%:iin.

Taloushallinnon ihmisiltä eivät työt lopu kun näitä malleja katsoo, suurin osa ei osakkeenomistajista osaa itse laskea, tai no malli yksi on helppo, kaikesta maksetaan aina veroa....

Nyt kun esitykset ovat tässä vaiheessa, puolueet ottavat ne todennäköisesti vaaleissa esille. Kansa sitten äänestää puolueita - varsin moni valitsee varmasti ehdokkaansa muusta syystä kuin osinkoveromallin vuoksi - mutta sitten vaalien jälkeen puolueissa voidaan todeta että mitä mallia kansa kannatti. Eli kansa äänestää ja kansaa verotetaan niin kuin kansa on äänestänyt.

Toivon sydämestäni että tähän ei mennä, vaan joku järkevästi (jos mahdollista) koittaisi nyt miettiä mikä on parasta koko yhteiskunnalle. Että päästäisiin eroon siitä käsittämättömästä kateudesta yrittämistä kohtaan. Ensinäkin osinko ei ole koskaan verotonta ollut tähänkään asti, siitä on verot maksanut joko yritys tai yrittäjä. Tarkoitan nyt pieniä oikeita perheyrityksiä, joissa monella on yrityksen toiminnan vakuutena koko henkilökohtainen omaisuus. Moniko palkansaaja suostuisi sellaiseen diiliin että palkasta ei tarvitse maksaa veroa kuin osasta, mutta oma omaisuus olisi pantattava työnantajan lainojen vakuudeksi? Ja siinä sivussa sitoutuisi aina tulemaan töihin kun joku muu sairastuu, oli sitten loma tai ei, lapsen syntymäpäivä tai ei. Tätä listaa voisi jatkaa loputtomiin.

Ministeriönkin taholta on valitettavasti puhuttu verottomista osingoista ja nyt monessa mallissa kevennetään yrityksen verotusta. Pientä yrittäjää kiinnostaa kokonaisveroaste. Ei yrityksen tai henkilökohtaisen verotuksen osuus erikseen, van se kokonaisuus. Näin siksi että oma palkka nostetaan jos jotain rahaa muista maksuista jää. Pienelle yrittäjälle kokonaisuus ratkaisee. Ja se ratkaisee innostuksen yrittää, innostuksen työllistää, innostuksen viedä asioita eteenpäin. Pienet yriykset ovat merkittävä työllistäjä, sitä ei saisi unohtaa sen kaiken ymmärtämättömän kateuden sijaan.

Verotus uudistuus lähiaikoina monella tapaa, sille ei kai voi tässäkohdin kuin toivoa parasta - tai ainakin vähimmän pahinta

Pieni SEPA -tarina

2010-09-25T17:22:00.001+03:00

Vanha tuttu sanonta suutarin lasten kengistä pitää kyllä edelleen paikkansa melkeinpä alalla kuin alalla. Moneen sellaiseen olen törmännyt. Joskus itsekin huomaa, ettei tule hoidettua kaikkia oman yrityksen asioita aikanaan kuten pitäisi. Tai että oma johtaminen on jäänyt retuperälle, koska pitää niin paljon olla poissa toimistolta ja toimistolla ollessa on tietysti hoidettava asiakkaiden asioita. Niin että johtamisesta tulee etäjohtamista, onneksi henkilökunta on luotettavaa ja voin olla varma siitä että asiakkaiden asioita hoidetaan hyvin poissaoloistani huolimatta.

Olen puhunut SEPAsta ja sen tulemisesta todeksi jo kauan sitten, Taloushallintoliiton jossakin tilaisuudessa varmaan ainakin kaksi vuotta sitten. Silloin puheenvuoro ei ollut niinkään opettavainen, sitä se ei olisi voinut edes olla kun asioista ei vielä niin tiedetty, se oli lähinnä ”wake-up” -luento. Sen jälkeen on monia asioita tapahtunut ja olen puhunut Vuokko Mäkisen kanssa TAL tietotekniikkapäivissä pariin otteeseen SEPAsta ja sen vaatimista asioista. Nyt meneillään olevassa Tilitoimistopäivien kiertueessa puhumme vuorotellen eri paikkakunnilla asiasta. Edelleen kuitenkin tuntuu että tarvittaisiin herätyskelloa tälle asialle. Liian moni ilmoittaa, ettei ole pahemmin vielä asiaa miettinyt tai että luottaa siihen että pankki ja atk-ohjelmistotalo hoitavat homman.

Voisi siis kaiken tämän SEPA -tietouden levittämiseen panostamisen jälkeen ajatella oman toimistoni ja asiakkaiden asioiden olevan hyvin hoidettu ja ajan tasalla. Voin sanoakin hyvällä omallatunnolla, että kaikkien niiden asiakkaiden maksatus tulee olemaan toimiva joiden maksuja me maksamme. Muille tiedotamme parhaamme mukaan ja järjestämme vielä erikseen koulutusta. Mutta vaikka olen tehnyt kaikkieni pysyäkseni ajan tasalla siinä missä mennään, niin joudun myöntämään, ettei kaikki ole sujunut kuin tanssi. Tosin hyviä puolia siinä on se että minulla on ollut Tilitoimistopäivien kiertueella kerrottavaa ja oikeaa esimerkkiä siitä että missä kohdin kannattaa olla varovainen :)

Oma SEPA-sotkuni alkoi siitä että minä ymmärsin ohjelmistossa olevan "SEPA -maksuvalmiuden" eri tavalla kuin ohjelmistotaloni. Vieläkään en voi käsittää asiaa. Ohjelmistossa kun mainostettiin olevan SEPA -maksatus kunnossa, eikä minulla ollut sitä mitään syytä epäillä, koska olen aina ennen ollut tyytyväinen kaikkiin uusiin piirteisiin ja lakimuutosten toteuttamisen aikatauluihin ohjelmassamme. Ohjelmistotaloni oli oikeassa toki siinä että SEPA -maksatus löytyi, eli ohjelmalla kykeni muodostamaan xml-tiedostoa - sehän on SEPA -maksatuksen perusedellytys. Mutta ohjelma hyväksynytkään muita kuin kotimaisia IBAN tilinumeroita, ostoreskontraan vain jos oli hankittuna ns. valuuttareskontra (maksullinen lisäpiirre) ja palkkaohjelmaan tilinumeroita ei saanut edes rahalla. En voi käsittää miten voidaan puhua SEPA -maksatuksesta ilman ulkomaisia tilinumeroita, emmehän me sellaista tarvitsisi vielä tässä vaiheessa, ensi vuonna vasta.

Koska olin luullut että ohjelma toimii, tein asiakkaan kanssa sopimuksen siitä että myös maksamme palkat jotka laskemme. Työntekijämäärä kun oli kasvanut ja maksatus kotimaassa oli hidasta. Kyse oli noin 300 ihmisen palkasta. Vain noin 8-9 % näistä ihmisistä on avannut pankkitilin Suomeen, loput ovat kotimaassaan. Kun sain tilinumerot taulukossa, oli ajatus vain siirtää ne ohjelmistoon ja aloittaa työt iloisesti. Mutta tietojen siirto meni tietysti virheeseen koska ohjelmistomme ei tilinumeroita tunnistanut. Pitkään etsin virhettä taulukosta, miksi ohjelma ei tilejä lue sisään... Kunnes tajusimme kokeilla syöttää numeroa suoraan ohjelmaa ja totuus selvisi. Kammottava totuus. Asiakkaan kanssa oli tehty pankkiin nettipankkisopimus tiedoston siirtämiseksi, koska olin tiennyt, ettei pankkiohjelmamme vielä kykene SEPA -maksuja välittämään. Mutta edessä oli uusi ongelma: palkkaohjelmisto ei tee SEPA -maksua koska aineistoon ei saa työntekijöiden tilinumeroita sisään eikä nettipankkisopimus sallinut asiakkaan tililtä kuin tiedostomaksut :(

Asia selvisi niin tiukalla aikataululla, ettei oikein mitään ollut tehtävissä. Palkat oli maksettava ja ihmiset odottivat rahojaan. Mutta tiedostoa ei syntynyt ulkomaisilla tilinumeroilla. Eipä auttanut kuin syöttää nettipankkiin palkat YKSITELLEN... ja siinä kohdin selvisi että asiakas oli pankkiin tehnyt sopimuksen vain tiedostojen välittämisestä, ei yksittäisten maksujen maksamisesta. Nopeasti kehitimme ratkaisun ja siirsimme tiedostona rahat toiselle suomalaiselle pankkitilille, johon itselläni oli oikeus tehdä sopimuksia, asiakas kun ei enää tähän hätään ehtinyt pankkiin. Ja taas tuli uusi ongelma: tietoja syöttäessämme muutaman pankin kohdalla ohjelmisto antoi herjan siitä, ettei vastaanottava pankki ota vastaan SEPA -maksuja. Koska nettipankissa ei minulla ollut sovittu ulkomaanmaksuja maksettavaksi, siirryin pankkiohjelmistomme puolelle ja syötin nämä muutamat palkat sitä kautta, siellä kun minulla on hankittuna ulkomaanmaksujen ominaisuus. Kun sitten maksujen syöttämisen jälkeen illalla vahvistin maksut tuli vastaan taas ongelma: Nettipankissa on raja sille minkä suuruisia yksittäisiä maksuja voi maksaa ilman varmennusta. Suurin osa palkoista ylitti tämän rajan.

Eipä jäänyt muuta vaihtoehtoa kun seuraavan aamuna heti klo 8 soittamaan pankin varmistuspalveluun. Siellä hyvin ystävällinen nuori nainen ilmoittaa että meidän on käytävä nyt läpi sitten kaikki syöttämäni maksut. Kysyn ääneen "kaikki?" ja hän iloisesti toteaa "kyllä". Aloitamme ja ensimmäinen palkka löytyykin melko nopeasti kun se on sattumalta maksulistan ensimmäisellä sivulla. Nettipankki järjestää aakkosjärjestykseen sivun kerrallaan ja niinpä toiseen nimeen meni jo aikaa kun etsin sitä eri sivuilta. Tämän jälkeen hän ystävällisesti kysyi olisiko minulle helpompaa jos minä sanoisin maksun ja hän hakisi sen sitten omasta listastaan. Totesin sen olevan parempi ehdottomasti, kyseessä kun oli puolalaisia nimiä, joiden etsiminen sen perusteella kun toinen suomalainen ne lausuu, ei ole kovin helppo tehtävä. Siinä vaiheessa hän huomasi toisessa päässä että niitähän on paljon! Totean rauhallisesti että noin 260, kun pienemmät menivät läpi ilman varmennusta ja osan olin maksanut pankkiohjelmistolla (suomaisille tileille menevät)

Sen jälkeen odottelin puolisen tuntia kun hän kävi neuvottelemassa esimiehensä kanssa toimintatavasta tässä tapauksessa. Kävimme läpi monta eri kysymystä, joilla hän varmistui että olin se joka olin sanonut olevani. Tämän jälkeen hän aloitti maksujen vahvistamisen maksu kerrallaan minun odottaessa linjalla – ja hyvä kun odotin, hän ei päässyt kuin alkuun kun yhtäkkiä kysyi retorisen kysymyksen ”mikä tähän nyt tuli?” Hän ihmetteli syytä sille että ohjelma odottamatta hylkäsi maksuja. Koska emme keksineet mitään järkevää syytä asialle, hän meni taas esimiehen luo kysymään ja minä odotin, nyt noin 45 minuuttia. Syy selvisi: nettipankista voi yksittäisiä maksuja maksaa korkeintaan 84.000 päivässä. Tiedostona olisi voinut maksaa, mutta kun minulla sitä tiedostoa ei ollut. Siinä asiaa mietittiin ja sain neuvon että maksaisin joka päivä sen 84.000, niin asia tuli hoidettua. Se ei ollut vaihtoehto, yhteissumma oli noin 550.000 ja kysymys oli palkkarahoista joita ihmiset odottivat.

Hän oli ystävällisesti ottanut yhteyttä paikalliseen pankkiimme, josta minulle soitettiin saman tien. Mutta mitään apukeinoa hänellä ei ollut tarjota. Selvisi sellainenkin asia että vaikka heidän nettipankkinsa oli täysin SEPA –valmiuksin toimiva, niin vastaavasti pankissa ei samaa valmiutta ollut vielä. Eli jos olisin mennyt listan kanssa pankkiin, siellä maksut olisi pitänyt käsitellä ulkomaanmaksuina. Tämä olisi tarkoittanut jokaisesta maksusta ulkomaanmaksun toimeksianto ja ne olisi faksattu Helsinkiin, en edes kysynyt mikä olisi ollut kustannus. Siinä keskustelussa sitten päädyin siihen ratkaisuun että maksoin maksut ulkomaanmaksuina pankkiyhteysohjelmistollamme. Tässä oli melkoinen työ kun jouduimme syöttämään pankkiohjelmaan noin 260 ihmisen kohdalta: pankkitili (pitkä) nimi (puolalainen) BIC -koodi, maakoodi (PL) ja summa. Saimme vihdoin maksut maksettua, mutta oli edessä ongelma siitä miten tarkistan nyt kun maksuja on maksettu vaikka ja mistä, että kaikki varmasti saivat palkkansa? Ainut vaihtoehto oli tulostaa maksutililtä tapahtumaluettelo ja verrata sitä yksitellen siihen listaan joka oli maksettavista palkoista.

Koko projektin olin aloittanut edellisenä päivänä kun olimme syöttäneet kaikki maksut nettipankkiin, siinä aikaa kului pari tuntia. Sitten aloitin maanantaina heti klo 8 soittamisella pankkiin ja sen jälkeen teimme kaikki edellä kuvatut toimenpiteet ja sain tarkistettua maksujen perillemenon klo 16.02. Siinä meni siis se päivä. Seuraavana päivänä ihmeteltiin vielä sitä miksi yhden miehen palkka palautui virhekoodilla ”virheellinen tilinumero”. Syy selvisikin lopulta. Puolassa maksussa tulee olla juuri sen henkilön nimi saajana, jonka nimissä tili on. Meillä oli maksussa työntekijän nimi ja maksu meni vaimon nimissä olevalle tilille.

Palkat tulivat maksuun ja opin yhtä ja toista erilaisista tavoista maksaa sekä siitä ettei luotettavaltakaan taholta tuleviin tietoihin voi luottaa, koska samoilla sanoilla voidaan tarkoittaa eri asioita. Eli kun SEPA –asioita sovitte ja teille kerrotaan jonkin asian onnistuvan ohjelmistolla, kannattaa kertoa oma tapaus ja kysyä sopiiko se varmasti myös tähän tilanteeseen.

Seuraavatkin palkat on maksettu, se sujui jo paremmin, kun tiesimme mitä emme voi tehdä. Varasimme enemmän aikaa niin että maksut ehtivät perille ajoissa ulkomaanmaksuinakin. Tosin pienten sekaannusten kautta viisi miestä meinasi jäädä ilman palkkaansa ja niitä aloin maksamaan reippaasti pankkiyhteysohjelmallamme, johon tässä välissä oli tälle pankille päivitetty SEPA – maksuominaisuus. Ja yllätys yllätys, ei mennyt läpi. Selvisi ettei ohjelmistotoimittajan edustaja ollut tehnyt kaikkia koodimuutoksia mitä oli tarpeen, se onneksi järjestyi ihan oman atk-tukemme toimilla.

Projekti on ollut pitkä, ensi kuun alussa testaamme miten SEPA –maksut onnistuvat perusmaksuina, täysin luottavainen en vielä ole ennen kun näen rahan siirtyneen tililtä toiselle. Saman me teemme vielä ainakin marraskuussa ja ehkä joulukuussa. Palkanlaskentaohjelmistomme lupaa että puolalaisetkin tilinumerot hyväksytään ohjelmistoon marras-joulukuun vaihteessa päivitettävässä seuraavassa versiossa. Ikävä kyllä en usko ennen kuin näen.

En ole varma muistinko kaikki käänteet, mutta tässä oli oma pieni SEPA –tarinani, jonka tarkoitus on ehkä vähän viihdyttää (itseäkin naurattaa jo jälkeenpäin) mutta myös toimia opetuksena siitä että kaikki asiat kannattaa varmistaa kun puhutaan tietotekniikasta ja SEPAsta joka on monille asia jossa voimme puhua samasta asiasta niin eri termein, tai eri asioista samoilla termeillä.

Toivon kaikille onnea omissa SEPA -projekteissaan

Syksyn oikeat sateet ovat saapuneet

2010-09-21T17:59:00.000+03:00

Kesäkuussa pohdin tuleeko kesällä sadetta vaan vain SADetta. Moni sanoisi että onneksi ei tullut sitä kosteaa sadetta. Itse olisin sitäkin jo kaivannut, kuumuus kun ei ole minun juttuni. Mutta kesä on ohi ja syksyn kosteat kunnon sateet ovat alkaneet. Niin on alkanut samoin myös aktiivinen työskentely eri tahoilla.

Itse ajattelin että syksy tuo minulle sellaista "vapaa-aikaa" jonka käyttämistä oikein erikseen joudun pohtimaan kun Taloushallintoliiton hallitus ja sitä myötä myös muutama TAL työryhmä jäi pois kalenterista. Elokuu jo alkoi vilkkaasti, mutta syyskuu on ottanut sellaisen spurtin ettei vielä ainakaan mitään tyhjää kalenterissa ole näkynyt, eikä lokakuun puoliväliin mennessä näy. Luulin syyskuun jo olevan täynnä ja tänään täytin taas lisää :) Kuulemma niin käy jos ei osaa laittaa niitä kahta kirjaina E ja I oikeaan järjestykseen. Mutta itse kaikesta kiireestä huolimatta en ole siitä stressaantunut, koska asiat joissa työskentelen ovat sellaisia joiden parissa haluankin työskennellä. Vaikkakin kotipaikkakuntani Rauma aiheuttaa sijaintinsa vuoksi pientä järjestelyä silloin tällöin, lyhyet palaverit kun ovat haasteellisia jos matka yhteensuuntaan kestää 3-4 tuntia.

Taloushallintoliiton Tilitoimistopäivä on työllistänyt maakuntamatkailullaan ympäri Suomen. Siellä aiheina kohdallani ovat olleet yleiset muuttuneet tai muuttumassa olevat asiat sekä SEPA - se "iki-ihana" asia joka nyt vie kaikki tietotekniikkatalojen resurssit hidastaen muita projekteja huomattavasti. Onneksi se on kohta "ohi" siinä mielessä että jos jotain ei ole tehty vuoden vaihteeseen ei sillä enää ole niin hirmu kiire...

Tilitoimistopäivä on tuonut mieleen sen tosiasian että tässä asiassa myös käyttäjät, niin tilitoimistot kuin yrityksetkin ovat liikkellä tekniikalla jota voisi kuvailla "kiiruhdetaan hitaasti" Toivon sydämestäni ettei liian hitaasti. Moni tietotekninen neuvonantaja atk-taloissa kun voi olla ja on jo nyt melko varattu. Mitä heidän palvelunsa maksavat vuoden vaihteen lähellä jos niitä yleensäkin on saatavissa. Samoin pankkien asiakaspalveluhenkilöstö SEPA-asioissa tullee olemaan enemmän kuin täystyöllistetty. Eikä näitä ihmisiä yhtäkkiä oteta mistään varastosta. Niillä ihmisillä on pärjättävä jotka nyt ovat asiasta jotain tietäviä.

Olen itse käynyt läpi sellaiset SEPAn mukanaan tuomat haasteet että toivon ettei kukaan joudu käymään läpi mitään vastaavaa. Asia ei minulle ollut sinänsä vaikea, mutta luotin siihen että kaikki tarkoitamme samoilla sanoilla ja termeillä samoja asioita. Emme tarkoittaneet ja lupasin asiakkaalle tehdä sellaista mitä emme voineetkaan tehdä niin kuin oli suunniteltu - saimme "pienen" haasteen itsellemme, nyt olemme sitä hoitaneet vaihtelevalla menestyksellä. Siitä voisi kertoa ihan oman tarinan.

Raportointikoodisto julkaistiin 9.9.2010 ja siitä löytää tietoa http://www.raportointikoodisto.fi/ sivustolta. Aivan mahtava juttu! Toivon että jokainen tilitoimisto ja myös yritys joka hoitaa itse taloushallintoaan, esittää omalle ohjelmistotalolleen kysymyksen. - Milloin tämä koodisto on meidän käytössämme? Se on se keino jolla saamme koodiston käytön ja sen hyödyt mahdollisimman laajalle kaikkien käyttöön. Osa ohjelmistotaloista jo tosin on ilmoittanut ottavansa koodiston omaan ohjelmaansa ilman muuta, osa jo odottanut sen tulemista. Osalla valitettavasti edellä mainuttu SEPA vie vielä hetken energiaa.

Mielestäni on alamme kannalta mahtavaa se että vihdoin saamme näkyviin hiljalleen kohtia joissa voimme aidosti hyödyntää sähköisyyttä, se itsessäänhän ei saa kenellekään nousta itseisarvoksi. Pitää muistaa vanha sananparsi "tuli on hyvä renki mutta huono isäntä" Tietotekniikka ja sähköinen taloushallinto sopii enemmän kuin hyvin vanhaan sanontaan korvaamaan sanaa "tuli". Sen kun muistamme ja kehitämme kaikkia hyödyntävää tekniikkaa ja menetelmiä, pidämme Suomen edelleen edellä tässä kehityksessä, meillä on kaikki edellytykset siihen. Raportointikoodisto on aivan loistava esimerkki siitä mitä päättäväisellä työskentelyllä saadaan aikaan - siitä on hyvä jatkaa!

SADetta keskellä kesääkin!

2010-06-27T22:06:00.000+03:00

Toivottavasti otsikko ei kuvaa Suomen säätä, vaan jää ainoastaan sitä mitä sillä itse tällä hetkellä tarkoitan :)

Työ- ja elinkeinoministeriössä on jo jonkin aikaa ollut meneillään Sähköisen Asioinnin ja Demokratian edistämiseen ja sen kehittäiseen keskittyvä projekti. Osa-alueita tässä projektissa on useampia, osa liittyy asumiseen, osa oppimiseen tai kansainvälistymiseen. Itse olen saanut olla mukana siinä klusteriryhmässä joka käsittelee kahta osa-aluetta: Työnantajana toimimista ja yrityksen perustamista.

Koko projektin ajatus perustuu EU:n jäsenmailleen antamaan määräykseen hallinnollisen taakan kustannusten vähentämiseen 25% vuoteen 2012. Monissa Euroopan maissa tämän toteuttaminen on paljon helpompaa kuin Suomessa. Meillä ei ole shekkejä eikä meillä veroja enää makseta leimamerkeillä. Viitenumero laskuissa ja maksamisessa on Suomen juttu, joka onneksi saatiin viime tipassa mukaan myös SEPAan. Monissa maissa reskontran hoitaminen on usemman ihmisen työtä, koska maksut on käsin kohdistettava tiliotteilta, jotka tulevat paperilla. Tito -tiliotteesta ei ole kuultukkaan. Suomessa Tito on ollut jo parikymmentä vuotta - kiitos Pauli Vaahteran innovatiivisen ajattelun ja periksiantamattomuuden. Muistan hyvin kun järjestelmä tuli käyttöömme. Miten alku oli monissa pankeissa kuten käyttäjilläkin haparoivaa - ja miten nyt pidämme sitä itsestään selvänä.

Olen tilitoimistotyössäni tällä hetkellä paljon tekemisissä muiden Euroopan maiden kansalaisten kanssa, toimistomme kun on melko lähellä OL3 työmaata ja palvelemme muullakin kielellä kuin suomeksi. Keskustelut heidän kanssaan ovat saaneet minut tajuamaan miten hyvin Suomessa on käytössä tietotekniikan suomat lähes huomaamattomat automatisoinnit juuri maksamisessa ja siihen liittyvässä talous- / palkkahallinnossa.

Tämä tarkoittaa kääntäen sitä että "joudumme" miettimään jotain konkreettisia ja oikeita keinoja hallinnollisen taakan keventämiseksi ja kustannusten alentamiseksi. Se teettää töitä, mutta se on toisaalta aivan loistava asia. SADe ryhmän työ lähti hallinnollisen taakan kustannusten kartoittamisesta. Mikä on hallinnollista taakkaa ja mitkä muuten vain hallinnollisia kustannuksia? On paljon ns. hallinnollisia kustannuksia jotka eivät ole suoraan riippuvaisia lainsäädännöstä. Esim. osa työsuojelun kustannuksista on sellaisia. Mutta sellaiset hallinnolliset kustannukset, jotka syntyvät yrityksille tai viranomaisile vain sen takia että asiasta on laki - se on hallinnollista taakkaa.

Kustannuksia syntyy paitsi yrityksille myös vastaanottavaan viranomaispäähän. Jo se että että eri virastoilla on käytössään erilaiset järjestelmät tietojen käsittelyyn aiheuttaa uskomattoman suuret kustannukset. SADe Klusteriryhmässä on edustettuina juuri näitä tietoa vastaanottavia sekä erilaista neuvontaa yrityksille antavia tahoja. Ryhmässä on myös edustettuina mm EK, Suomen Yrittäjät ja Suomen Taloushallintoliitto.

Tarkoituksena on luoda yritys suomi -portaaliin käyttäjän näkökulmasta tehty palvelu. Nykyisin yrityksen perustamiseen tilanteisiin tarvittavat neuvot ovat monessa eri paikassa. Tai kun yrittäjä sela nettiä työntekijää palkatessaan tai etsiessään muuta työnantajana toimimiseen tarvittavia neuvoja, hänen pitää tietää mistä etsii mitäkin. Uudessa palvelussa asia käännetään. Yrittäjä tai yrittäjäksi aikova klikkaa mitä haluaa tehdä, palvelu tuo oikeat neuvot ja lomakkeet saataville. Monet viranomaisvetoiset projektit ovat pitkiä ja tuloksettomia kokouksia. Mutta kuten kirjoitin otsikkoon SADe etenee kesälläkin. Konsulttiyritys suorittaa tarvittavia haastatteluja eri tahoille kesänkin aikana, niin että syksyllä suurin osa kartoituksista on tehty ja työ voi jatkua tehokkaasti eteenpäin.

Tämän ryhmän vierellä kehitetään pienemmällä kokoonpanolla mm. Palkka.fi palvelua. Tässä työssä ajetaan jokaisen palkanmaksajan etuja, sen ryhmän työssä olen saanut ilon olla mukana ja kerron siitä tarkemmin toisella kertaa, ettei tästä kirjoituksesta tule "romaania" :)

Syksyllä julkaistava raportointikoodisto tuo helpotusta viranomaisilmoittamiseen ja on tavallaan osa hallinnollisen taakan vähentämmistä, vaikka onkin täysin erillinen TEKES rahoitteinen projekti. Se saa jatkokseen syksyllä projektin jossa pohditaan sähköisen tilinpäätöksen olemusta ja tehdään oma koodisto palkkahallinnon tarpeisiin.

SEPA saapuu vuoden vaihteeseen ja meidän on tehtävä paljon ennen sitä, mutta uskallan sanoa että syksy tuo muutenkin mukanaan paljon mielenkiintoisia asioita.

Kevään kiireiden keskellä vielä kerran – katsoa ja verotiliä

2010-05-10T23:21:00.000+03:00

Tämä kevät on mennyt itseltäni kuin siivillä, kuten varmasti suurimmalta osalta tili-ihmisiä, omia aikataulujani sekoitti vielä mukavasti helmikuun viimeisestä viikosta eteenpäin kuukauden jatkunut sairasloma. Onneksi ei sentään burn out tai muuta niin vakavaa, vaan ihan fyysisiä vaivoja, jotka olivat mukavasti jo lähes vuoden verottaneet työkykyä. Joten siinä mielessä kannatti kuukausi makoilla kotona vuoden kiireisimpään aikaan, koska nyt taas jaksaa.

Verotilin ihmeellisyydet ja katson koukerot, ne ovat pitäneet tilitoimistot kiireisenä, jokaisen asiakaspalvelutaidot ovat punnittu. Verotili on laaja tietotekninen ohjelmisto, jonka testaaminen etukäteen kaikkien näiden ikävien tilanteiden varalta ei ollut mahdollista. Suomen hallitus ja Eduskunta antoivat valmiin lain aivan liian myöhään ulos, alkuperäinen aikataulu oli aivan eri. Jotta edes osasta näistä tilanteista olisi vältytty, olisi laissa ollut voimaanastumispäivä pitänyt siirtää vuodella. Nyt asetettiin kaikki asioita hoitavat tahot, niin tilitoimistot, yritykset kuin verohallintokin kohtuuttoman tilanteen eteen. Toki verovelvollisten on katsottava joissakin asioissa peiliinkin. Monet verohallinnon ohjeet ovat jääneet lukematta. On toki ymmärrettävää että yrittäjä tai tilitoimistokaan ei koko ajan lueskele www.vero.fi sivustoa siltä varalta että onko uutta tietoa tullut. Mutta jos lukematta jää verotiliviitteen mukana tullut ohjepaketti, niin voi vähän syyttää itseäänkin. Sen lukemalla nyt toki osa näistä vastoinkäymisistä olisi silti olemassa, mutta lisätyöt verohallinnossa olisivat jääneet vähemmälle jos yrittäjät esim. olisivat maksaneet verot sinne minne ne kuuluvatkin, eivätkä innostuneet maksamaan jo vuoden 2009 veroja verotilille tammi-helmikuussa. Näiden rahojen kohdistaminen oikeille maksuille vei verovirkailijoiden aikaa juuri silloin kun verotilin muut asiat olisivat tarvinneet neuvontahenkilökuntaa asiakaspalveluun.

Myös verotililain vaatimus negatiivisen arvonlisäveron välittömästä palautuksesta aina kun se on mahdollista, aiheutti edestakaista sotkua kun yritykset jättivät työnantajamaksut maksamatta koska ne piti kuitata negatiivisesta arvonlisäverosta, mutta verotilijärjestelmä ehtikin palauttaa koko negatiivisen veron ja tili jäi miinukselle. Vastaavia tapahtumia eri yhteyksissä on erilaisia. Ja taas meni virkailijoiden aika turhaan näitä sotkuja selvitettäessä. Mutta uskon edelleen että kun tässä vuosi mennään, osaamme kaikki tämän ja verotili toimii mukavasti ja hoitaa sitä tehtävä mihin se on luotukin.

Myös tunnistautumisen alkuhässäkän jälkeen on tässäkin järjestelmässä esiintynyt asioita jotka eivät itse asiassa ole virheitä, mutta joiden kanssa eläminen on joskus vähän hankalaa. Yhden ongelman aiheuttaa tilitoimiston työntekijän työpaikan vaihto. Vaikka tilitoimisto poistaa työntekijän omasta listastaan ja peruuttaa tunnuksen niin nyt näyttäisi että asiakaskohtaiset valtuutuksien jaot jäävätkin voimaan. Tämä tuntuu oudolta, koska työntekijä on saanut nämä valtuutukset tilitoimiston työntekijän asemassa, jota hänellä ei sitten enää ole. Tätä asiaa tutkimme ja yritämme löytää ratkaisuja. Se vaihtoehto, että jokaisen asiakkaan takaa tämän henkilön tiedot käytäisiin poistamassa erikseen, ei tunnu kohtuulliselta. Toinen katso -tunnisteisiin liittyvä yllätys tulee siinä että jos tilitoimisto on valtuutettu asiakkaan aidolla katsolla, ei valtakirjalla, asiakkaan tulisi kuitenkin välillä käyttää myös omaa tunnustaan. Jos tunnus on 3 vuotta käyttämättä se lukittuu. Tällöin sen avaamisen tarvitaan pankkitunnusta tai käyntiä verovirastossa, jos myöhemmin tarvitaan esim. uusia valtuutuksia tilitoimistolle tai muulle taholle. Katso –tunnisteen käyttökin kuitenkin laajenee koko ajan ja sitä tulevat tulevaisuudessa käyttämään yhä useammat tahot. Myös yksityishenkilöt tulevat tänä vuonna samaan mahdollisuuden katsotunnisteen luomiseen itselleen toisen tahon valtuuttamista varten. Ikävä kyllä myös verohallintoa kiusaa määrärahojen puute, jolloin on mahdollista tehdä vain se mikä on välttämätöntä.

Julkisen hallinnon aika- ja rahapulaan toivottavasti auttavat erilaiset meneillään olevat hankkeet, joihin syvennyn nyt kun en enää kirjoita katsosta tai verotilistä, ellei niissä tapahdu jotain uutta ja ihmeellistä 

Tiellä aitoon sähköiseen raportointiin

2010-01-31T00:17:00.001+02:00

Taloushallintoalan suurin vuosittainen tilaisuus, Taloushallintoliiton Tili- ja veropäivät ovat tältä vuodelta ohi. Kahden päivän aikana alamme ihmiset voivat saada paljon kun osaavat hyödyntää tilaisuuden. Päivien luennot olivat tänäkin vuonna ajankohtaisia ja tili-ihmisille tärkeitä asioita käsitteleviä. Luentojen lisäksi osallistujilla oli jälleen kerran mahdollisuus keskustella ajankohtaisista asioista tai ihan vain muuten vaihtaa kuulumisia kollegoiden kanssa, monelle se on tärkeä lisä päivien antiin. Tutustumalla Taloushallintoliiton yhteistyöjäsenten monipuoliseen tarjontaan, moni sai uusia ideoita toimintatapoihinsa tai uusiin hankintoihinsa, tuttujen palveluntarjoajien henkilöiden kanssa on myös mukava vaihtaa kuulumisia vähintään tämän kerran vuodessa.

Sähköisestä taloushallintoa harkitsevilla tai sitä jo aloittaneilla oli mahdollisuus maanantai-illan päätteeksi nauttia ohjelmistotalon tarjoamasta tarjoilusta ja ohjelmiston tuote-esittelystä mukavassa ilmapiirissä. Maanantain luentojen lopuksi Finlandia-talolla voi myös seurata uusien KLT kirjanpitäjien juhlahetkeä kun he saivat vaativan tenttiponnistuksensa onnistumisesta tunnustuksena KLT-merkin ja -kirjan. KLT-tutkinnon saavuttaneita oli mahdollisuus juhlia myös KLT illallisella. Päivien aikana oli mahdollisuus molempina päivinä kysyä myös tili-ihmisten arkeen vuoden alussa tulleista uusista asioita, Katso-tunnistautumisesta sekä Verotilistä. Toisena ständinä Finlandia-talon ala-aulassa oli FIA projektin raportointikoodistoa esittelevä osasto. Raportointikoodistosta kiinnostuneet saivat tilaisuuden kuunnella asiasta myös Vuokko Mäkisen lyhyen ja selkeän esittelyn lounaan yhteydessä.

Tili- ja veropäivät aloittavat vuosittain sen ajan jolloin tilitoimistot ja kaikki taloushallinnon kanssa tekemisissä olevat tekevät suurimman paineen alla töitään. Palkkahallinnon vuosi-ilmoitukset, osinkoveroilmoitukset, tilinpäätökset ja tuloveroilmoitukset täyttävät arkemme. Siinä samassa hoidamme normaalit rutiinit niin palkka- kuin taloushallinnossakin. Esitelty raportointikoodisto tulee muuttamaan tili-ihmisten raportoinnin arkea, toisten enemmänkuin toisten, riippuen mitä menetelmiä he käyttävät tällä hetkellä. Kun käytämme taloushallinnossa ohjelmistoa jossa käytetään raportoinnin apuna raportointikoodistoa se mahdollistaa oikean sähköisen raportoinnin verottajalle, kaupparekisteriin, tilastokeskukseen, rahoittajille ja minne muualle vain yhdessä haluamme sen sitä tekevän. Kun ohjelmiston käyttämä tilikartta on koodattu raportointikoodistoon, se tuottaa aitoa sähköistä sanomaa kaikkien tahojen käyttöön.

Osa tilitoimistoista lähettää veroilmoitukset ja kaiken muunkin viranomaisraportoinnin paperilla. koodisto mahdollistaa heille helpon tavan siirtyä kerralla sähköiseen ilmoittamiseen. Osa toimistoista lähettää veroilmoituksen sähköisesti joko syöttämällä luvut lähetysohjelmaan tai siirtämällä tiedoston kirjanpito-ohjelmistosta lähettävään ohjelman. Kummassakin tapauksessa tuloslaskelma ja tase lähetetään pdf tiedostona ilmoituksen mukana. Muut viranomaisraportit siirtyvät suurimmalla osalla pääosin papereilla. Pdf tiedosto ei ole sähköinen raportti. Sähköisen veroilmoituksen mukana lähetettävä pdf tiedosto on yhtä vähän sähköinen tuloslaskelma tai tase kuin sähköpostin liitteenä lähetetty pdf lasku on sähköinen lasku. Lasku ei ole sähköinen koska sitä ei voida käsitellä tai sen tietoja siirtää jatkokäsiteltäväksi ilman tulostusta tai käsittelyä tunnistusohjelmia.

Hallinnollisen taakan vähentäminen on EU-tasoinen tavoite, jota tämän koodiston mahdollistama aito sähköinen raportointi tulee mahdollistamaan. Nyt lähettämämme pdf tiedostot tai paperilla lähettämämme tilinpäätökset skannataan tunnistusohjelmilla verohallinnossa jotta niiden tiedot voidaan käsitellä sähköisesti. Verohallinto lähettää pdf tiedostot kaupparekisteriin joka taas tekee saman käsittelyn omilla ohjelmillaan, tilastokeskus omillaan, rahoittaja omillaan…lista on loputon. Jokainen viranomaistaho tarvitsee erilaisia tietoja ja niiden käyttämät ohjelmat ovat erilaisia. En osaa edes kuvitella miten monia ihmistyövuosia tähän turhaan työhön on jo kulutettu. Ja paljonko siihen vielä tullaan kuluttamaan, ellei asialle tehdä jotain. Onneksi nyt on tehty. Meillä ammatti-ihmisinä ja toisaalta yksityisinä veronmaksajina on velvollisuus tehdä jotain ja oikeus saada yhteiskunnan varoja käytettäviksi hyödyllisimpiin asioihin. EU tason vaatimus hallinnollisen taakan vähentämisestä joka maassa suhteessa saman verran, on helppo toteuttaa maissa joissa käytetään shekkejä, joissa ei ole viitenumeroita tai joissa osa Suomessa jo kauan olleista sähköisistä automatisoinneista on vielä tulevaisuutta. Mutta Suomen on tehtävä jotain oikeasti hallinnollista taakkaa vähentävää, mikä on mielestäni todella hyvä juttu.

Me taloushallinnon ammattilaiset voimme tehdä paljon tämän asian edistämiseksi. Antamalla yhteisvoimin selkeän viestin taloushallinnon ohjelmistojen valmistajille että haluamme ohjelmien käyttävän raportointikoodistoa raportoinnin perustana, siirrämme vastuuta heille tehdäksemme hyvä teon tulevaisuudelle. Pois turha tulokseton työ ja samalla hiilijalanjälkemme pienenee. Sen olemme velkaa tuleville sukupolville, lapsillemme, lapsenlapsillemme ja heidän lapsilleen….

Katson jälkimaininkeja

2009-12-27T09:19:00.001+02:00

Joulukuun 15 päivä oli ja meni, Katso -tunnistautumiseen liittyviä asianhoitajavaltakirjojen Excel taulukoita ladattiin, jos ladattiin. Kyseisenä päivänä ja vielä seuraavana palvelu tökkäsi meidän tili-ihmisten intoon ladata taulukoita, yhdistettynä inhimilliseen virheeseen palvelua tuottavassa tietotalossa. Lisämausteensa toivat virheelliset, sinänsä ihan oikeat taulukot, jotka oli tallennettu uusimpaan Excel–muotoon. Palvelu kun ei kykene lukemaan uusimpia taulukoita.

Yritysten ja erehdysten kautta moni onnistui taulukkonsa lataamaan ja asiakkaat valtakirjansa hyväksymään. Toki monella oli ongelmia vielä seuraavanakin päivänä. Mutta kun palveluun ladattavien taulukoiden ajoja jaksotettiin tilitoimistojen y-tunnusten mukaan, lataukset alkoivat sujua, kaikki kun eivät olleet yhtä aikaa linjoilla.

Oman toimistomme noin 400 valtakirjasta maanantaihin 21.12.2009 mennessä oli asiakkaan ja viranomaisen hyväksymänä vahvistettu reilu kolmannes. Osa odottaa vielä päämiehen, eli asiakkaamme hyväksyntää, osa viranomaisen hyväksyntää henkilöllisyyden tarkistamisen jälkeen.

Meillä oli noin 70 asiakasta, joilla ei ollut omaa sähköpostiosoitetta tai jotka eivät halunneet saada ko. valtakirjaviestiä omaan osoitteeseensa. Osa näistä on sellaisia, joilla ei ole pankkitunnisteita, heidän valtakirjasähköpostinsa me tulostimme ja lähetimme heille, jotta he voivat käydä verovirastossa, osa tulee toimistoomme hyväksymään valtakirjansa. Näitä asiakkaita meidän on vielä kutsumatta toimistoomme varmasti noin 30-40. Kutsuimme jo muutaman ennen joulua, mutta kun samaan aikaan neuvoimme puhelimessa asiakkaita jotka tekivät itse hyväksyntää, päätimme jättää suurimman osan joulun jälkeiseen aikaan. Nyt meillä on kalenterissa katso -tapaamisia niillä kahdella jotka näitä vahvistuksia toimistossamme asiakkaiden kanssa tekevät. Alkuhässäkän jälkeen kaikki on lähtenyt ihan kivasti käyntiin ja sujunut mukavasti.

Viikkoa ennen joulua, perjantaina oli jo 380 tilitoimistoa ajanut valtakirjataulukoita sisään palveluun ja siellä oli 34.000 valtakirjaa. Joten iloksemme voimme todeta että palvelu toimii kaikista alkuhässäköistä huolimatta. Ja uskon että jokainen halukas saa tilitoimistonsa taulukon sisään ja valtakirjat hyväksyttyä, vaikka aluksi olisi jotain hankaluuksiakin. Tietoteknisissä ratkaisuissa on aina vastassa jotain, mutta me ratkaisemme tilitoimistoissa päivittäin vaikeita pulmia, selviämme tästäkin.

Toki ongelmia varmasti vielä on, jollekin taulukon lataaminen tulee varmasti vieläkin olemaan haaste. Pieniä virheitä sattuu varmasti ihan vain sen takia että on ohittanut jonkun ohjeen, tyypillisimpiä kompastuskiviä ovat ne tilanteet, joissa asiakkaalla on jo katso–tunniste tai oma taulukko on liian uutta Exceliä. Excelin voi tallentaa vanhempaan versioon, jos se ei tunnu auttavan, kannattaa ladata uudelleen Veron tai Taloushallintoliiton sivuilta taulukko ja siirtää kopioimalla omat tiedot siihen, kuitenkin niin, että liittää vain arvot, ei kaavoja tai määrityksiä. Jos Excel on muuttanut 0–alkuiset postinumerot lyhyemmiksi poistamalla nollat, voi sen sarakkeen muotoilla niin että kaikki on tekstiä jolloin nollatkin pysyvät. Jos asiakkaalla on jo katso–tunniste, asiakas on jossain vaiheessa hankkinut itselleen ns. aidon katson. Tällöin tilitoimiston on pyydettävä asiakasta valtuuttamaan toimistonsa, valtakirja ei enää sovi käytettäväksi.

Excelin täyttämisessä on huomattavaa, että jos asiakkaan kanssa keskustellessa tullaan siihen tulokseen, että yhden henkilön hyväksyntä tälle valtakirjalle riittää, näin voi toimia vaikka normaalisti kaupparekisterin määräyksen mukaan nimenkirjoitusoikeutetuista tarvittaisiin useampi yhtä aikaa. Tämä helpottaa taulukon täyttämistä ja ennen kaikkea niiden tietojen etsimistä ja käytännön sähköpostihyväksyntää. Tässä kohdin pitää tietysti taulukon allekirjoittajien määrän tämän asiakkaan kohdalla olla taulukossa myös yksi. Jos asiakkaan riville syötetään jokin muu määrä niin silloin palvelu edellyttää tämän määrän ihmisten hyväksymistä.

Ulkomaalaisten yritysten, joilla siis ei ole Suomessa allekirjoitusoikeutettua henkilöä, tällä ei ole Suomen henkilötunnusta tai ei edes käy Suomessa, niiden kohdalla tunnistusmenettely valitettavasti on vielä kesken. Viivästykset johtuvat osin siitä että asian suunnittelu ja käytännön toteutuksen mietintä jäi varsinaisen toiminnon mietinnän jalkoihin. Mutta pääosin viivästys päämenettelyyn nähden johtuu tietoteknisistä syistä. On vaikea ymmärtää miten hienojakoista työtä tämän kaltaisen palvelun tekeminen tietoteknisesti on. Siinä on niin monta asiaa joiden pitää toimia yhteen ja erikseen. On otettava huomioon lukuisia yksityiskohtia ja etukäteen pyrittävä eliminoimaan niitä tilanteita joissa käyttäjä voi tehdä toisin kuin on ajateltu ja saa sillä järjestelmän toimimaan toisin. Kaikki pitäisi etukäteen miettiä, torjua ja testata. Ja samaan aikaan miettiä että kaiken pitää toimia, ei ainoastaan joustavasti tietoteknisessä mielessä vaan samanaikaisesti täyttää verotuksen tarpeet ja lakisääteisen salassapidon.

Ulkomaalaisille yrityksille tarkoitetusta menettelystä voi lukea jo nyt www.vero.fi/katso ja sieltä yläpalkista kohdasta ”ulkomaalaiset toimijat” Tuotantoon palvelu tullee helmikuussa. Paniikkiin ei ole kuitenkaan syytä aikataulullisesti, varsinkaan jos on käyttänyt ennen ns. tilitoimistokatsoa näiden asiakkaiden kohdalla. Se toimii ilmoitusten lähettämisessä 30.6.2010 asti, joten valtakirjan ehtii tehdä heillekin valmiiksi ennen sitä.

Yhtenä valtakirja-asiana on pohdittu miten menetellä kun valtakirjalla asiakas antaa kaikki valtuuden tilitoimistolle eikä näin voi itse käydä tarkistamassa verotiliään. Ensimmäisen vuoden ajan asiakas saa paperilla tiliotteen joten tämä ei ole ongelma. Tiliote kannattaa edellyttää mukaan kirjanpitoaineistoon, vaikka toki tilitoimisto saa sen näkyviin verotilipalvelustakin katso -tunnisteillaan. Vielä ensimmäisen vuoden jälkeenkin tiliotteen saa postitse paperilla jos asiakas niin haluaa, sen voi tilata verohallinnolta. Mutta ensi keväänä, kesällä ehkä, voi asiakkailta kysellä haluavatko he itse seurata jatkossakin tiliotetta, paperilla tai sähköisenä. Jos paperilla sen tilaaminen käy nopeasti. Jos taas sähköisesti näiden asiakkaiden kanssa voi tehdä aidon katson. Valtakirjassa annetut roolit siirtyvät suoraan eikä muuta tässä kohdin tarvita. Jos myöhemmin tulee uusia rooleja, asiakasta on ohjattava tekemään valtuutus siihen asiaan tilitoimistolleen.

Moni asiakas saattaa kuitenkin tässä kohdin sanoa, ettei halua itse seurata tiliotettaan aktiivisesti, jolloin asiakas ulkoistaa seurannan tilitoimistoon. Tilitoimiston pitää muistaa sopia asiakkaan kanssa tarkasti seurannan ehdoista ja hinnoista. On huomioitava perusseuranta, huomautusten välittäminen asiakkaalle ja muuta mahdolliset asiat joita seuranta voi tuoda tullessaan.

Toivottavasti jokainen tilitoimisto on muistanut tehdä palkkahallinnon asiakkailleen myös Kelan valtuutuksen joko aitona tai liitettynä valtakirjaan. Asiakkaallehan se ei aiheuta kuin joko pari rastia lisää aidossa katsossa tai toisen valtakirjan hyväksymisen valtakirjamenettelyssä. Kelan asioiden hoito sähköisesti kannattaa valita ehdottomasti, Suomessa Kelalla on hyvät sähköiset palvelut. Paperiseen vaihtoehtoon nähden ne helpottavat hakemusten täyttöä sekä tehtyjen hakemusten arkistointia. Lisäksi sähköinen hakemus nopeuttaa käsittelyä ja näin myös rahan saamista asiakkaalle. Parilla sanalla sanoen: parempaa asiakaspalvelua.

Katsoa katsomassa

2009-11-01T17:00:00.005+02:00

Olen saanut ilokseni testata yritys.tunnistus -palvelua testiympäristössä. Ympäristöhän ei pääosin poikkea siitä mikä on käytössä ihan normaalisti tälläkin hetkellä. Ja on ollut jo reilut kaksi vuotta. Etuna testiympäristössä on kuitenkin se että siellä voi vapaasti kokeilla kaikkea sellaista mitä oikeassa elämässä ei voi. Merkittävin ero tällä hetkellä tuotantokäytössä olevaan palveluun on se että tuotannossa on vain ns. Tilitoimistokatson Excel taulukon lataaminen, kun taas testikäytössä pystyn kokeilemaan uutta Sähköisen asioinnin valtakirjaan liittyvää massa-ajon mahdollistavan taulukon sisäänajoa.

Verohallinto on luovuttanut käyttööni testiä varten y-tunnuksia ja henkilötunnuksia sekä tunnistautumiseen tarvittavia pankkitunnuksia vastaavia koodeja joista ei mikään vastaa mitään oikeaa yritystä tai henkilöä. On ollut jopa hauskaa testailla ja "seikkailla" palvelussa kokeilemassa erilaisia tapauksia. Ja niitä olen yrittänyt kokeilla kaikkia mahdollisia tapoja, joita oikeat käyttäjät tulevat käyttämään, jotta palvelu marraskuun 26 päivän jälkeen toimisi. Toki palvelu ns. aitojen Katsojen osalta jo täysin toimiikin, mutta taulukko on uusi asia. Ja käyttäjien määrä palvelulle tulee lisääntymään huomattavasti marras-joulukuussa. Olen kokeillut mahdollisia variaatioita myös aitojen tunnusten osalta, koska tarkoitukseni on löytää mahdolliset toimintahäiriöt tai ne kohdat joita ei ole huomattu. Aina on mahdollista se tilanne että käyttäjä keksii jonkun sellaisen tavan käyttää palvelua jota kukaan ei ole tullut ajatelleeksi. Yritän löytää näitä tilanteita. Toistaiseksi en oikeastaan ole mitään merkittävää huomannut, testaaminen siis tavallaan ei ole tuottanut tulosta, mutta tuotantokäytön kannalta se on pelkästään hyvä asia.

Katso-tunnistautuminen on saanut tilitoimistokentän ja vähän varmasti yrityksetkin jossain mielessä raiteiltaan. On ikävä aikataulullinen asia että Katso-palvelun valtakirjamenettely tulee voimaan ja mahdolliseksi käyttää niin lähellä Verotilin voimaantuloa. Se on erilaisten yhteensattumien ja aikataulullisten pakottavuuksien summa. Se on saanut ihmiset puhumaan näistä kahdesta asiasta kuin ne olisivat lähes samaa asiaa, vaikka ne ovat kaksi täysin eri asiaa. Verotili on verotuksen menettelyyn liittyvä toiminnallisuus, joka ensin herättää vastustusta tili-ihmisissä lähinnä kai 20%:n vuotuista korkoa vastaavan laiminlyöntimaksunsa takia. Mutta uskon vakaasti että siitä vuosien saatossa kehittyy tilitoimistoille oiva ja luonteva työkalu asiakkaiden veroasioiden hallintaan. Joissakin tilanteissa olen kiristyvää aikataulua ja laiminlyöntimaksua kritisoivalle henkilölle sanonut (jos olen arvoinut hänen huumorintajunsa riittävän) että emmehän me Suomen tilitoimistot ole huonompia kuin Ruotsalaiset? Ruotsissahan verotilimenettely on ollut käytössä yli 20 vuotta...

Katso taas on tunnistautumisjärjestelmä, jolla voidaan hoitaa mitä erilaisimpia sähköisiä palveluja nyt ja jatkossa. Tällä hetkellä Verohallinto, Kela, Tulli, Tilastokeskus ja aivan tuoreena mukaan tuleva Eläketurvakeskus käyttävät omissa yrityksille suunnatuissa sähköisissä palveluissaan Katsoa tunnistautumisessa. Se on tulevaisuuden juttu, yhä useampi yrityksille sähköisiä palveluja tuottava kumppani tulee löytämään Katson. Verohallinto kehittää Verotiliä niin että se tulevaisuudessa tullee olemaan asioiden hoidon sähköisesti mahdollistava portaali.

Mutta alkuvaihe tunnistautumisen tiellä ja Katso -tunnisteiden hankkimisessa tuntuu olevan kovastikin kivinen. Se on toisaalta ymmärrettävää, mehän emme tilitoimistoissa yleensä tee tämän tyyppisiä asioita, mutta toisaalta vaikeasti ymmärrettävää, koska suurin osa tiliammattilaisita tekee joka päivä paljon vaikeampia asioita. Yksi vaikuttava asia on varmasti se ettei kokonaisuutta ole hahmotettu. Katso mielletään vain uudeksi veroilmoittamista vaikeuttavaksi asiaksi. Osa toimistoja ei ole vain huomannut asiaa, osa ei ainakaan tässä vaiheessa käytäkkään sitä muuhun, koska sen palveluvalikoimaan ei kuulu muuta sähköistä asiointia kuin veroilmoitukset. Osa tili-ihmisiä ovat niin vahvasti verotukseen ja taloushallinnon substanssiin keskittyneitä, että sähköinen Katsoprosessi on vaikea kokonaisuutena hahmottaa. Itse olen yrittänyt helpottaa näitä tilanteita antamalla neuvoja niin pitkälle mitä olen ehtinyt. Taloushallintoliitossa on jäsenille käytettävissä veroasiantuntija Markku Ojalan neuvontapalvelu sekä sähköposti verotili@taloushallintoliitto.fi. Sieltä voi kysyä toki katsoonkin liittyviä kysymyksiä. Myös ne joiden toimisto ei ole jäsen voivat lukea kumpaankin uuteen asiaan liittyvää tiedotusta osoitteesta www.taloushallintoliitto.fi. Siellä heti etusivulla on ohjeistusta asiaan sisältävät linkit. Itse olen saanut kokea tili-ihmisten liiallisenkin luovuuden siinä mitä kaikkia erilaisia variaatioita tunnisteiden hakeminen ja käyttösuunnitelmat pitävät sisällään. Tähän loppuun poimin niistä muutamia kommenttien kera.

Tilitoimiston pääkäyttäjä tai pääkäyttäjän nimeämä rinnakkaispääkäyttäjä tekee henkilökunnalle alitunnisteet. Henkilökunta vahvistaa alitunnisteensa katsotunnisteeksi käyttämällä henkilökohtaisia pankkitunnisteitaan tai jos niitä ei ole tai ei haluta käyttää, niin käydään verotoimistossa. Vahvistaminen on tarpeen jos halutaan tehdä muutakin kuin lähettää kausiveroilmoituksia. Niitä voi lähettää myös alitunnisteilla, mutta esim. Verotiliä ei voi selata alitunnisteilla. Väärinkäsityksiä on syntynyt, joku tilitoimiston johtaja on käsittänyt asian niin että on pyytänyt henkiökuntaansa tuomaan omat pankkitunnisteensa itselleen voidakseen tehdä tunnukset veroasiointiin! Harmillinen väärinkäsitys joka turhaan vaikeuttaa työpaikan ihmissuhteita. Suomessa on niin vahva yksilön henkilösuoja ettei viranomainen säädä mitään sellaista lakia joka velvoittaisi yksityisen henkilön antamaan toiselle omat pankkitunnisteensa. Jos joltakulta niitä pyydetään voi siitä aivan varmasti kieltäytyä. Esimiesasemassa olevan henkilön pitää muistaa, etteivät tunnistusasioista vellovat jutut saa sotkea loogista ajattelua. Kenenkään tunnuksia ei voi pyytää käyttöönsä. Jos haluataan tehdä tunnusten vahvennuksen valvotusti niin että esimies on mukana, voi hän muuten olla läsnä, mutta antaa jokaisen syöttää tunnuksensa itse ilman että katsoo niitä. Tai jos joku haluaa suorittaa tunnistautumisensa verotoimistossa käyttämättä pankkitunnuksiaan, hänellä on täysi oikeus tehdä niin.

Toinen luova ratkaisu liittyy asiakkaiden tunnusten hallintaan. Jossain toimistoissa on keksitty että asiakas saapuu pankkitunnuksineen, (jossain asiakasta on jopa pyydetty tuomaan tunnuksensa lainaksi tilitoimistoon) ja kun katso -tunniste on tehty se jää tilitoimistoon! Tilitoimistolla sitten joko valtuutetaan itse itsensä näillä tunnisteilla tai käytetään näitä tunnisteita suoraan asiakkaan ilmoitusten lähettämiseen. Näin asiaakkaan tunniste jää tilitoimiston käyttöön ja tilitoimistolla on mahdollisuus käyttää niitä kuin omiaan. On aina muistettava että asiakkaan tunnukset eivät ole asiakasyrityksen tunnukset, vaan sen pääkäyttäjän, eli nimenkirjotusoikeutetun henkilökohtaiset tunnukset. Niiden käyttäjä pääsee kaikkiin niihin sähköisiin palveluihin mihin tällä henkilöllä on oikeus. Myös muihin mahdollisiin yrityksiin tai yhdistyksiin joihin tällä henkilöllä on nimenkirjoitusoikeus. Kun tilitoimistossa mietitään asiaa tarkemmin, ymmärretään varmasti millaisen riskin yrittäjän henkilökohtaisten tunnusten käyttö tilitoimistolle muodostaa.

Riski on myös todella vahvasti, ehkä eniten läsnä siinä ratkaisussa, että kaikki tilitoimiston henkilökunnassa ilmoituksia lähettävät käyttävät tilitoimiston pääkäyttäjän, eli nimenkirjoitusoikeutetun tunnuksia. Näin menetelleen jälkikäteen ei voida todentaa kuka teki mitäkin, koska kaikki käyttävät samoja tunnuksia. Itse en tilitoimiston omistajan roolissa uskaltaisi sellaista riskiä ottaa ja jos itse olisin tilitoimiston työtekijä en haluaisi käyttää yhteisiä tunnuksia oman oikeusturvani takia. Koska tunnukset ovat tilitoimiston pääkäyttäjän tunnukset niillä pääsee myös tilitoimiston itsensä kaikkiin sähköisiin palveluihin - myös Kelan sivuille ilmoituksia selaamaan. Ketäpä ei joskus kiinnostaisi miksi naapurityöpisteen työkaveri oli juuri kolmen kuukauden sairauslomalla.... Joskus kiusaus kurkistaa on liian suuri vastustettavaksi kunnollisellekin ihmiselle.

Työsuhteessa ja ihmissuhteessa on eri säännöt

2009-10-04T11:29:00.001+03:00

Lähiaikoina olen törmännyt monella taholla tilanteisiin jolloin työsuhteesa oleva työntekijä käyttäytyy kuin yleensä ihmissuhteissa jotkut käyttäytyvät. He odottavat että toinen osapuoli joustaa loputtomiin. Niin ei tietysti saisi olla missään ihmissuhteissa, mutta on totta, että Suomikin on pullollaan avioliittoja, joissa toinen osapuoli tekee mitä haluaa ja toinen joustaa, tai isä/äiti suhdetta lapsen kanssa jossa jo aikuinen lapsi käyttää täysin hyväkseen vanhan vanhemman halua pitää oma lapsi kuitenkin lähellä. Murrosikäiset saattavat käyttää täysin omiin tarkoituksiinsa vanhempiensa hyväuskoisuutta - tätä näkee tosin jo alle kouluikäisten onnituneesti harrastavan. Mutta työsuhde ei ole sellainen suhde, jossa osapuolista kummankaan millään muotoa olisi hyväksyttävää toimia toisin kuin on sovittu. Ihmissuhteissa joissa mukana ovat tunteet, moni tiedostaa hyväksikäytön muttei kuitenkaan halua tehdä asialle mitään, ihmissuhteissa yksityiskohdista kun ei ole etuläteen sovittu.

Työsuhde taas on erilainen suhde. Siinä kaikki tärkeät yksityiskohdat on sovittu ja niitä pitää noudattaa. Nyt kun yrityksillä on mennyt huonosti, saa kuulla ja lukea niitä jotka toteavat että yrittäjä voisi luopua omasta elintasostaan ja olla lomauttamatta tai irtisanomatta henkilökuntaansa. Miksi pitäisi? Tottakai on fiksua joustaa ja pitää oma hyvä henkilökuntansa yrityksessään jotta yrityksellä on taas hyvä iskukyky kun lähdemme ylöspäin. Mutta kukaan ei voi vaatia yrityksen omistajaa luopumaan omasta elintasostaan, koska ulkopuolinen ei tiedä mitä se oikeasti on. Hyvä auto saattaa olla velkana, samoin asunto. Auton myymällä ei velkaa makseta, koska sen arvo ei ole enää sitä mitä se oli kun se ostettiin. Asuntoa ei voi myydä niin vaan, se on muidenkin kuin itse yirttäjän koti. Näitä esimerkkejä olisi paljonkin. Ja loppukädessä on muistettava ettei se yrittäjä monessa yrityksessä mitään ruhtinaallisia palkkoja nosta, monen pienen yrittäjän tulot ovat pienemmät kuin yrityksen työntekijöiden, yrittäjä vaan ei valita.

Nyt olen kuitenkin tutustunut toisenlaisiin ilmiöihin. Tehdastyöntekijät ovat keksineet, että jos on uhkana lomautukset kun työt loppuvat ennen kuin saadaan uusia tilauksia, niin tehdään jäljelläolevat työt niin hitaasti, että niitä riittäisi uusiin tilauksiin asti. Kukaan ei ehkä ole miettinyt että näin syödään yrityksen loppukin kannattavuus, työpaikat voivat vähentyä pysyvästi. Uusia tilauksia ei ehkä saada kun yrityksen maineeseen tulee merkintä että se on todella hidas toimittamaan tavaraa. Jos on työsopimuksessa sovittu työt ja työstä saatava palkka on toisella osapuolella oikeus odottaa että työt myös tehdään. Miten totta onkaan että joukossa tyhmyys tiivistyy. Voi olla että kun nousu taas alkaa ja kaikki ovat valmiina, tälle yirtykselle ei enää töitä tule, koska se ei ole pysynyt sopimuksissa, jotka se on tehnyt omille liikekumppaneilleen, toimitukset ovat myöhästyneet. Siinä voi sitten jokainen itsekseen miettiä olisiko jotain pitänyt tehdä toisin? En toivo kenellekään pahaa ja toivon tämänkin yrityksen selviävän nousukauden tullessa taas voittajana eteeenpäin, mutta toisaalta toivoisi että näille ihmisille jollakin tavalla kävisi selville se mitä he voisivat saada aikaan sillä että miettivät vain itseään. Tällä hetkellä Suomessa monella menee huonosti, tilannetta ei ainakaan paranneta sillä ettei pidetä kiinni siitä mitä on sovittu.

Toinen ilmiö on sairaslomien käyttäminen lomautuksen estämiseksi. Kun on kerran lomautettu jokisin aikaa, niin tietysti harmittaa. Kun sitten välillä tullaan töihin, tai pitäisi tulla, tiedetään jo että lomautus on vielä edesä jatkossakin. Pyydetään sairaslomaa, ei tarvitse tulla töihin kun se harmittaa, eikä ole pelkoa ainakaan irtisanomisesta töiden puutteessa. Stressi ja kaiken kaikkiset masennuksen eri tilat ovat nykyään se sairaus, jolla saadaan helposti kuukausi sairaslomaa. Näkemäni tapaus tosin asetti seuraavan kuukauden sairasloman kirjoittaneen lääkärin aika mielenkiintoiseen asemaan. Tutkimatta, ilman mitään muuta kuin potilaan haastattelu hän antoi ensin kuukauden ja sitten toisen kuukauden sairaslomaa erään vakavan sairauden jälkitilasta, jota potilas hänen mukaansa nyt "sairasti". Maallikkokin ymmärtää että jälkitilaa ei voi olla ellei ensin ole varsinaista sairautta. Mutta nyt sekin on todistettu vääräksi. Kysymys on kuitenkin kyseisen alan erikoislääkäristä, ei terveyskeskuksen nuoresta harjoittelijasta jota olisi pystytty huijaamaan.

Ja miten sairaslomalla vakavasta sairaudesta voidaan tehdä raskaita töitä, matkustella lentokoneella yms. Se on aivan uskomatonta. Miten vahva on lääkärin valta kun sitä käytetään väärin, miten työntekijä voi yksipuolisesti muuttaa sopimuksen ehtoja. Missään työsopimuksessa ei ole mainittu että kun ei huvita tulla töihin tai kun pelkää työsuhteen loppuvan, voi pyytää jonkin muodollisesti pätevän todistuksen ja jäädä kotiin täydellä palkalla tekemään kaikkea kivaa. Tämä ei varmasti ole ainut vastaava tapaus, tämä vain oli niin törkeä että neuvoin yrittäjää miten toimia eteenpäin ja toivon sydämessäni että hän saa avun oikeasta paikasta ja työntekijä huomaa mitä jää ahneelle ja toisista piittaamattomalle lopulta käteen.

Varmasti on yrittäjiäkin jotka käyttävät lamaa ja muita vastaavia tilanteita hyväkseen, he tosin yleensä vievät samalla omaa yritystään pitkällä aikavälillä alaspäin, nykyään kun työvoimasta alkaa olla pulaa, nousukauden alkaessa pula konkretisoituu monella alalla. Eikä mielestäni ole mitään väärää siinä että työsuhde lopetetaan sellaisen ihmisen osalta jolle ei ole enää antaa niitä töitä jotka hänelle sopivat. Totuus kuitenkin on että jotain yksittäistapuksia lukuunottamatta, työntekijä on aina vahvoilla ja yrittäjä heikoilla. Siksi mielestäni yleisen moraalin nimissä ja yrittämisen ilmapiirin vuoksi kaikki törkeät väärinkäytökset on otettava esille. Työntekijällä ei ole oikeutta oman mukavuutensa nimissä riistää työnantajalta rahaa tai pahimmassa tapauksessa suistaa koko yritystä kierteeseen josta se ei selviä. Se ei ole kenenkään etu. Ei myöskään niiden rehellisten työntekijödien jotka lomautettuina ovat odottaneet työttömyskorvaustaan viikkoja, jopa kuukausia. Jo heidän vuokseen röyhkeät väärin toimivat työntekijät olisi laitettava kuriin. He pilaavat kaikkien työntekijöiden maineen.

KLT risteilyn toinen päivä

2009-09-19T22:50:00.003+03:00

Kuten aina, jo yhdeksän vuoden ajan, laivan saavuttua Värtanin satamaan, osa risteilijöistä osallistui Ilmarisen kustantamaan vapaa-ajan ohjelmaan. Tällä kertaa mahdollisuuksina oli joko vapaa kuljetus keskustaan, ihan vain viettämään aikaa tai shoppailemaan sekä vaihtoehtoisesti opastettu retki Millesgårdeniin. Laivallakin aamun vapaa-aikaa saattoi viettää katselemalla melko aurinkoista satamaa tai vaikkapa ihan univelkaa kiinniottaen hytissä.

Laivalla ennen luentojen alkua järjestettiin, myös jo perinteinen, tilaisuus jossa etukäteen ilmoittautuneet KLT kirjanpitäjät keskustelivat Taloushallintoliiton henkilökunnan kanssa mahdollisuudesta liittyä Liiton jäseneksi.

Luennot alkoivatkin sitten tiukalla asialla sosiaalialan järjestöiden ja urheiluseurojen verotustilanteesta. Valtiovarainministeriön erityisasiantuntija Ilkka lahti kertoi tuhtia asiaa yleishyödyllisten yhteisöjen verotusnäkökulmista. Osanottajat saivat pohdittavaa omien asiakkaidensa kohdalla, onko yhteisö oikeasti yleishyödyllinen, vaikka niin onkin aina tullut ajateltua...

Kahvin jälkeen asianajaja Mika Ilveskero Castren & Snellmanilta luennoi keskustelua herättäneestä aiheesta tällä hetkellä ajankohtaisella otsikolla: "Mitä taloushallinnon ammattilaisen tulee tietää yrityssaneerausmenettelyn oikeudellisesta perustasta" Mika sanoi ansiokkaan luennon lopuksi että jos emme muuta hänen luennostaa jälkeenpäin muista, niin kunhan muistamme ettei yrityssaneeraus oli velkasaneerausta, jos yrityksen normaali toiminta ei ole kannattavaa ei siitä saada kannattavaa velkoja leikkaamalla. Siinä kohdin itsekin mietin juuri sitä miten liian helposti sanomme asiakkaalle ettei saneeraus kannata, koska se vain maksaa ja johtaa konkurssiin. Tämän mieikuvan olemme varmasti saaneet, koska liian moni jättää saneerauksen joko liian myöhään tai vaihtoehtoisesti käyttää saneerausta vain väistämättä edessä olevan konkurssin lykkäämiseen. Mika totesi osuvasti myös että jos velkojat saavat saneerauksessa saamisiaan enemmän takaisin mitä he olisivat saaneet konkurssissa, niin saneeraus on onnistunut. Luento herätti ajatuksia ja monia puheenvuoroja käytettiin.

Tätä luentoa osittain täydensi illan ja risteilyn viimeinen asialuento, kun Taloushallintoliiton puheenjohtaja, KLT, ekonomi Leena Rekola-Nieminen Rantalainen & Rekola Oy:stä valotti asiaa otsikolla "Mitä taloushallinnon ammattilaisen tulee tietää yrityssaneerausmenettelyn ivaikutuksesta taloushallintoon" Leena kertoi edellistä luentoa täydentäen, mitä asiakirjoja tarvitsemme kirjanpitoon, mitä asioita mistäkin tulee kirjata. Miten saneeraus vaikuttaa tilitoimiston käytännön työhön, kun tilitoimisto hoitaa saneerattavan yrityksen reskontrat? Mitä uusia tilejä tarvitsemme saneerausvelan erottamiseksi kirjanpidossa muista veloista?

Leenan ansiokkaan luennon lisäksi kuulimme lopuksi, ennen Leenan luentoa myös Taloushallintoliiton toimistopäälikön Sirpa Airolan lyhyen "kaupallisen tiedotteen" kertoen liiton koulutuksesta joka alkaa lokakuussa. Kyseessä on TAL Controller koulutus, jossa osallistujat vuoden ajan käyttvät aikaansa miettien asioita joita taloushallinnon ihmiset yleisesti ottaen miettivät aivan liian vähän. Koulutus sisältää yhteisiä kaksi päiväisiä tapaamisia viisi, eli kymmenen päivää. Koulutuksessa opetetaan miten auttaa asiakasta siinä kaikkein vaikeimmassa, miten rahat riittävät ja miten saada tulevaisuuden suunnittelusta järkevää. Koulutuksessa luodaan tästä palvelusta myös tuote tilitoimistolle sekä opetetaan vielä sekin miten tätä tuotetta kykenemme asiakkaillemme myymään. Eli juuri sitä mitä emme oikein osaa! Samalla kaavalla voimme myöhemmin tuotteistaa kaikki palvelumme. Tuotteistamisen idea on yleisesti ottaen ollut ja monelle taloushallinnon ammattilaiselle on edelleen melko vieras. Kuitenkin totuus on se, että mitä enemmän palvelumme siirtyvät pelkästä debet/kredit kirjaamisesta ja lakisääteisen tilinpäätökssen tekemisestä joko sähköiseen suuntaan tai konsultatiivisempaan suuntaan, mitä enemmän laajennamme palveluvalikoimaamme, sitä enemmän tarvitsemme juuri tuotteistamista. Sitä enemmän tarvitsemme juuti TAL Controller -koulutuksen oppeja.

Koska itse olen ollut hallitustyöskentelyn ja siihen liittyvien työryhmien kokousten kanssa niin työllistetty, en uskatanut ilmoittautua ensimmäiseen vuosi sitten alkaneeseen ja juuri nyt syksyllä päättyneeseen koulutukseen. Mutta koska nyt ensi kesänä kuuden vuoden hallituskauteni on ohi ja olen lopullisesti erovuorossa, uskalsin ajatella selvittäväni syksyn ja
alkuvuoden yhtäaikaisesti tämän tärkeän koulutuksen kanssa ja ilmoittauduin 8.10.1009 alkavaan koulutukseen.

Meillä KLT kirjanpitäjillä on substanssi hoidossa ja sitä osaamista me ahkerasti päivitämme kuten kuuluukin. Mutta meidän tulisi huomata miten asiakkaat, asiakkaiden toiminta ja heidän toiveensa muuttuvat yhtä kiihtyvää tahtia. Asiakkaat tarvitsevat neuvoja ja lunnollisin paikka niihen on oma tilitoimisto, neuvot vaan eivät enää ole niin veropainotteisia kuin ennen.
Toki niitäkin on, mutta yhtä enemmän asiakkaat toivovat oman yritystoimintansa ymmärtämistä. Tämän tiedon ja taidon tiellä on hyvä alottaa TAL Controller koulutuksesta.

Ja ensi vuonna onkin KLT risteilyn 10 vuosi, joten tulkaamme suurella joukolla ja täyttäkäämme laiva hyvillä luennoilla sekä osaavilla KLT ihmisillä.

Merellä tavataan taas ensi vuonna!

KLT:t meren aalloilla

2009-09-18T01:02:00.001+03:00

Järjestyksessä yhdeksäs Suomen Taloushallintoliiton KLT risteily risteillään parhaillaan 17.9.-18.9.2009 204 tiliammattilaisen voimin Siljan Serenadella. Juuri tänään illallisella mietimme miten alussa mukana oli paljon pienempi joukko ammattilaisia. Itse kaikki yhdeksän risteilyä seilanneena on mukava todeta että tämä erikoistapahtuma on nyt jo monena vuonna ollut loppuunmyyty ja ohjelma sen mukaisesti täynnä asiaa.

Tänään torstaina aloitimme EK:n Päivi Rätyn luennolla joka vei meidät IFRS:n saloihin, tällä kertaa pohdinnalla käyttöönoton haasteista ja hyödyistä. Tunti oli täynnä painavaa asiaa ja henkilökohtaisesti on tunnustettava tunteneeni lievää helpotusta kun en itse - ainakaan tällä hetkellä joudu soveltamaan Päivin oppeja käytäntöön.

KLT tentissähän IFRS on tällä hetkellä aihe, josta esitetään kysymyksiä ja varmasti yli 200 hengen yleisössä oli useampi ulkoisen laskennan ammattilainen joka jokapäiväisessä työssään pohtii näitä asioita.

Lounaan jälkeisen tunnin ajan Tero Honkavaara, myös EK:sta pohti yritysverotuksen tulevia muutoksia ja osinkoverotuksen ajankohtaisia asioita sekä tulevaisuudennäkymiä. SVOP rahaston verotuksen muuttuvat käytännöt herättivät vilkasta keskustelua niin luennon aikana kun sen jälkeenkin.

Helsingin kauppakorkeakoulun tuttu professori Jarmo Leppiniemi taas johdatti seuraavan tunnin aikana läsnäolijat pohtimaan pysyvien vastaavien arvostamista ja jaksottamista kirjanpidossa ja verotuksessa. Tuttuun tapaan kuulimme asiantuntevaa kommentointia poistosuunnitelmista sekä kirjanpidon ja verotuksen kytkennöistä.

Kahvin jälkeen Keskon IFRS asiantuntija Johanna Grönroos sai meidät mietteliääksi otsikolla "Pysyvien vastaavien arvostaminen ja jaksottaminen kirjanpidossa ja verotuksessa käytännönläheisesti KILAn ohjeen esimerkein" Luennolla kuultiin mm. sumupoistosta ja verotuspoistosta kun kyseessä on ylipoisto, alipoisto, jälleenhankintavaraus, romutus tai myynti.

Päivän luento-osuuden päätti Ilmarisen myyntipäällikkö Heikki Isotupa kertoen lyhyesti ajankohtaisia asioita työeläkkeestä.

Kovan luentopäivän päättyessä noin klo 19 jäi hetki aikaa ostoksiin ennen illan ruokailua. Kun illallisella a 'la cartessa katsoin juhlavasti pukeutunutta ammattilaisten joukkoa, mietin miten monialaisia taloushallinnon ammattilaisia salissa istuikaan ammattitaitoisen ravintolahenkilökunnan palveltavana.

Se joka tämän päivän luentojen jokaisen luennon sisällön onnistui sisäistämään ansaitsee kyllä enemmän kuin "kymmenen pistettä ja papukaijamerkin" Onneksi meitä onkin monen eri osa-alueen hallitsijoita tässä ammattilaisten suuressa joukossa! Päivä oli kova ja tiukka, mutta ehdottomasti osallistumisen arvoinen. Nukkumaan mennessä jään odottamaan huomisen antia luottavaisin mielin. Aiheita ja luennoitsijoiden nimiä katsellessa tiedän että voin odottaa antoisaa päivää huomisestakin.

Lähellä asiakasta

2009-09-16T07:39:00.006+03:00

Taloushallinnon ihmiset ovat lähes jatkuvasti asiakasrajapinnassa, vaikka moni mieltää kirjanpidon ja palkanlaskennan hyvinkin yksinäiseksi numeroiden ja säännösten kanssa toimimiseksi.

Oman tilitoimistoni Euran toimipiste täytti syyskuun alussa 40 vuotta. Juhlimme kutsumalla asiakkaat paikalliselle juhlatalolle, Euran Pirtille. Suunnittelin ja toteutin juhlat - tai oikeastaan annoin siunaukseni niille suunnitelmille ja toteutuksille jotka sihteerini teki. Juhlat onnistuivat hyvin, kiitettävä määrä asiakkaita ja sidosryhmäläisiä oli paikalla ja meillä oli mukavaa. Vietimme illan yhdessä. Eura on suhteellisen pieni paikka, joten monet kutsutuista tunsivat toisensa. Juhlaan kuului toki virallistakin osuutta, juhlapuhe ja ansiomerkkien jakaminen Euran toimistossa pitkään palvelleille henkilöille. Mutta pääosin kuuntelimme ja katselimme musiikki tai tanssiesityksiä, söimme mukavasti ja nautimme viiniä ruuan kanssa. Booliakin oli tarjolla.

Monet vieraamme olivat iltaan tyytyväisiä ja fiksuina ihmisinä myös sanoivat sen kun lähtivät kotiinsa illan päätteeksi. Näin mekin järjestäjänä saimme hyvän mielen.

Kun olen miettinyt asiaa jälkikäteen tulee taas kerran mieleen miten pienistä asioista miellyttävä kanssakäyminen on kiinni. Tilitoimiston ei toki ole mahdollista järjestää jatkuvasti juhlia asiakkailleen, se on sellaisenaan jo taloudellinenkin kysymys, kustannus juhlasta kun ei ole vain se juhlaan suoraan satsattu raha, vaan myös se oman henkilöstön käyttämä aika juhlien järjestelyyn. Rauman toimistossamme muistamme asiakkaitamme joka vuosi pienempimuotoisella juhlalla. Kokoonnumme syksyisin yhtenä iltana toimistollemme ja tarjoamme vapaata seurustelua, pientä purtavaa ja juotavaa. Tilaisuus on suosittu, monille asiakkaille se on hauskaa vaihtelua nähdä tilitoimisto toisin silmin, silloin ovat valot himmennetyt ja ihmiset ihmisiä, ei asiakkaita tai taloushallinnon ammattilaisia. Vain ihmisiä.

Juhlat ovat mukavia tapoja viettää aikaa pienimuotoisempanakin, mutta miten voimme olla oikeasti lähellä asiakasta hänen tarpeissaan, ihan arjessa? Monesti nämä asiat ovat pienestä kiinni. Kun asiakas saapuu tilitoimistoon ja tuo aineistoaan kirjanpitäjälle, keskustelu on yleensä hyvinkin yleisluontoista. Se koskee yrityksen toimintaa jos asiakas jotain kysyy. Voisiko ajatella että kirjanpitäjä kysyisikin jotain asiakkaan toiminnasta? Moni kirjanpitäjä on sanonut tästä keskustellessamme ettei hän tiedä niin hyvin asiakkaansa toimialaa että voisi esittää mitään kysymyksiä. Jospa kirjanpitäjä kysyisikin asiakkaalta jotain jossa asiakas saisi kertoa siitä mitä oikeasti tekee? Tai jos näkee jonkun uutisen lehdessä tai kuulee radiossa jossa puhutaan samasta toimialasta, voi siitäkin kysyä. Ei asiakas oleta kirjanpitäjän tietävän laajalti hänen toimialastaan, mutta on tyytyväinen jos huomaa kirjanpitäjän olevan siitä kiinnostunut. Niinhän me kaikki olemme iloisia jos jotakuta kiinnostaa se mitä me teemme - se on inhimillistä. Ja mitä enemmän keskustelemme asiakkaan kanssa hänen toiminnastaan, sitä enemmän hän alkaa myös oma-aloitteisesti siitä puhumaan ja sitä helpompi meidän on hänen asioitaan hoitaa. Ja antaa neuvoja. Huomata asioita. Olla oikeasti taloushallinnon ammattilaisia eikä vain kirjanpitäjiä.

Olen ollut paljon tekemisissä palkkahallinnon ihmisten kanssa ja saanut huomata että siellä on sama ongelma kuin kirjanpitäjilläkin, ihmisten on vaikea kommunikoida asiakkaan kanssa. On vaikeaa, varsinkin oma-aloitteisesti kirjoittaa asiakkaalle asioista. Kun usein se tuntuu vaikealta vaikka asiakas olisi kysynytkin. Osalle ongelma on se tyypillinen taloushallinnon alan ihmisten ongelma: osataan numerot tarkasti, mutta on kovin vaikeaa tuottaa tekstiä. Se on kuitenkin harjoiteltavissa oleva taito, kaikista ei koskaan tule siinä mestareita, emme kaikki ole kirjailijoita, mutta riittävän hyvin se on mahdollista oppia. Asiakas ei odota kieliopillisia mestarinnäytteitä, vaan tekstiä jonka hän ymmärtää. Ja miksi tekstiä? Koska me emme voi oman vastuumme vuoksi kertoa suullisesti asioita joissa neuvomme, koska väärinymmärryksen mahdollisuus on aina olemassa. Taloushallintoliitto on juuri työstämässä jäsenilleen käyttöön palkkahallinnon puolelle laatulomakkeisiin lisälomakkeita auttamaan rutiiniasioiden kysymisessä ja tiedottamisessa. Mutta siinä miten vastata asiakkaan esittämiin kysymyksiin, siinä ei voi auttaa kuin harjoittelu ja asiaan paneutuminen.

Mutta kuten kirjanpitäjässä ja taloushallinnon ammattilaisessa on eroa, on niin myös palkkahallinnossa. Kun henkilö laskee tarkasti, oikein ja oikea-aikaisesti palkat ja tekee tarvittavat todistukset hän voi olla hyvä palkanlaskija. Mutta silloin kun hän vastaa asiakkaan kysymyksiin ja ennen kaikkea oma-aloitteisesti neuvoo asiakasta huomaamaan mahdollisuudet ja sudenkuopat hän on matkalla palkkahallinnon ammattilaiseksi.

On toki ymmärrettävää, että monessa tilitoimistossa palkkahallinnon aikataulut ovat niin kireät ettei oma-aloitteisiin asiakkaan asioiden tarkasteluihin ole aikaa. Moni asia on kuitenkin sellainen että ammatitaitoinen palkka-ammattilainen huomaa laskiessaan palkkoja jos vain pitää silmät auki muullekin kuin juuri niille numeroille joita silloin käsittelee. Asiasta voi myös keskustella tilitoimiston päättävän johdon kanssa, huolenpito asiakkaita on mahdollista tuotteistaa ja näin siitä saadaan sitä "oikeaa" työtä jolla on myös hintalappu. Emme ehkä edes tajua miten moni asiakkaistamme olisi valmis maksamaan siitä että me hoidamme hänen asioitaa kuin omiamme, tarkastamme ja mietimme mahdollisuuksia ja kompastuskiviä jo etukäteen.

Paras talous/palkkahallinnon ammattilainen on se joka on lähellä asiakasta, ei hänen yksityiselämässään vaan yrityksen toiminnassa. Valmiina auttamaan ja huolehtimaan asioista, käyttäen hyväkseen laajaa ammattitaitoaan, sillä sitä meillä tilitoimistojen henkilökunnilla on. Substanssiasiat osaamme, kun käytämme sitä asiakkaan hyväksi muutenkin kuin lakisääteisiltä osin ja vieläpä omatoimisesti ja aloitteellisesti, silloin meillä on toimisto täynnä oikeita ammattilaisia.

Tilitoimistoilla edessään uudet haasteet

2009-09-09T17:45:00.005+03:00

Suomen laaja tilitoimistokenttä on aina ollut hyvin mukautuvainen. Uudet vero- ja kirjanpitosäännökset on onnistuttu vastalauseista huolimatta aina viemään käytäntöön huikean lyhyissäkin aikatauluissa. Uusia alv-sääntöjä on sujuvasti kouluttautumisen jälkeen tiedotettu asiakkaille. Olemme hyviä tässä asiassa.

Nyt Verotilin ja sähköiseen ilmoittamiseen liittyvien tunnistautumisten vuoksi tilitoimistot ovat uuden haasteen edessä. Verotili muuttaa totuttuja tapoja toimia, aikataulutkin kiristyvät. Ilmoituksia ei enää korjata uudella oikealla ilmoituksella päälle, vaan lisäilmoituksella. Tietoja ilmoitetaan vain siltä osin mitä ne muuttuvat. Taloushallinnon ohjelmistoilta vaaditaan uutta joustavuutta, uutta tapaa toimia. Eikä kukaan pääse testaamaan tätä etukäteen käytännössä. Tottakai asioita on testattu siitä asti kun ne on jollakin tasolla valmiiksi saatu, mutta oikeaa käytännön testausta pitää odottaa vuoteen 2010.

Ohjelmistotalot eivät ole kadehdittavassa asemassa, vaikka joku vitsailikin että Verotili, alv:n edes takaisin sahaavat prosentit ja Sepa tuotavat rahaa ohjelmistotalojen kassoihin, niin tuovat ne stressiä aikatauluineen ja kustannuksia palkkamenoina. Ohjelmistotaloille suunnatussa tilaisuudessa, jossa olin läsnä, kerrottiin uusista koodeista ja määrityksistä toukokuun 2009 lopussa, parin viikon kuluessa luvattiin tarkat koodit jotka talot tarvitsevat tehdäkseen tarvittavat muutokset, joten aikaa ei ohjelmistotaloille liikaa jäänyt. Varsinkin kun ne samaan aikaan tekevät Sepaan liittyviä muutoksia, jotka nekin elävät koko ajan.

Tilitoimistojen pitää nyt tehdä päätöksensä miten jatkossa lähettää sähköisesti ilmoituksia. Varsinaiseen ilmoittamiseen ja tietojen syöttöön tai lähettämiseen on monia vaihtoehtoja, joiden välillä tehtävät valinnat eivät itseasiassa ole ne kiireisimmät. Nyt on päätettävä käytetäänkö tilitoimistojen ja muiden asianhoitajien käyttöön vartavasten suunniteltua sähköisten asioiden valtakirjaa, jonka syntyprosesissa olen itse saanut olla mukana verohallinnossa. Tämä toiminto on asiakkaalle melko helppo, tilitoimistolle työläämpi. Mutta niin sen tavallaan "kuuluukin" olla, koska kysymys on siitä että tässä tilitoimisto on aktiivinen osapuoli.

Kun taas toinen tapa on tilitoimistolle helpompi, edellyttäen että sen asiakkaat kykenevät tämän itse hoitamaan. Eli silloin asiakasyritys tekee yritys.tunnistus.fi palvelussa itselleen katso-tunnisteen ja valtuuttaa tilitoimiston - se kuulostaa ihanan helpolta meidän tiliammattilaisten kannalta. Ikävä totuus lienee kuitenkin ettei iso osa asiakkaista kykene tätä itse tekemään, jolloin he tulevat tilitoimistoon ja tunnistautuminen hoidetaan siellä - tämä työllistää tilitoimistoja taas melkoisesti.

Ja jotta asia ei olisi liian helppoa, kaiken tulisi olla valmiina 12.2.2010, jolloin ensimmäiset vuoden 2010 palkkoja koskevat kausi-ilmoitukset annetaan. Alv:n ensimmäisen ilmoituksen aika on 12.3.2010.

Jos tilitoimiston valinta on aidot tunnisteet asiakkaille, niitä on siis syytä aloittaa hakemaan. Tällöin asiakkaille on asiasta tiedotettava ja ehkä valvottavakin että ne tulevat tehdyksi.
Jos taas valinta on sähköisen asioinnin valtakirja, tarvitaan asiakkaita tiedot: yrityksen nimi ja osoite sekä y-tunnus, nimenkirjoitusoikeutetun henkilön nimi ja hlötunnus, kielivalinta (suomi-ruotsi-englanti) sekä tieto siitä jos nimenkirjoittamiseen tarvitaan enemmän kuin yksi henkilö.
Näiden tietojen kerääminen ja syöttäminen verohallinnon tai taloushallintoliiton sivuilta saatavaan excel-taulukkoon ei ole isommilla toimistoilla yhden hetken juttu. Siihen on pakko nimetä vastuuhenkilö ja työ on aloitettava. Kun palvelu 26.11.2009 aukeaa olisi hyvä olla jo alussa valmiina taulukon kanssa, tarkistustyö verovirastossa on käsityötä ja vaikka he parhaansa yrittävät, jokaisen nimenkirjoitusoikeutetun tarkistaminen vie aikaa.

Verotilin pidennetyt ilmoituskaudet kääntyivät valitettavasti niin että asikas saadessaan lokakuussa Verohallinnon kirjeen siirtyy pidennettyyn kauteen ellei itse ilmoita ettei halua siirtyä. Eli tätäkin asiaa tilitoimistojen on valvottava jos ei halua asiakkaansa siirtyvän 3 kuukauden tai vuoden jaksoon.

Verotilin verkkopalvelun tai paperisen verotiliotteen seuraaminen on myös todella tärkeää, koska vain sieltä näkyy jatkossa yrityksen mahdolliset korot tai myöhästymismaksut, kahden kuukauden kuluessa ne siirtyvät perintään.

Kaikki nämä asiat ovat tärkeitä sovittavia yksityiskohtia asiakkaiden kanssa. Kuka vastaa mistäkin ja mikä on viimeinen aineiston toimittamispäivä. Ja jos asiakas ei tätä noudata, siitä on huomautettava, muutoin myöhässä toimittamisesta tulee vallitseva tapa joka ohittaa jopa kirjallisessa sopimuksessa sovitun toimittamisaikataulun. Tämän kanssa siis oltava tarkkana.

Lisäksi on muistettava että jos tilitoimisto lupaa asiakkaalle seurata hänen verotiliään verkkopalvelussa ja tiedottaa mahdollista puutteista - tämä on työtä joka on tuotteistettava. Tai ainakin laskutettava. Tili-ihmiset helposti ajattelevat ettei viranomaismääräyksiä ja niiden muutosten mukanaan tuomia töitä voi asiakkaalta laskuttaa kun ei asiakas siitä mitään hyödy. Kuitenkin on muistettava että kaikki se aika jonka kirjanpitäjä, palkanlaskija, controller, reskontranhoitaja - tai kuka tahansa tilitoimiston henkilökunnasta käyttää asiakkaan asioiden hoitamiseen on asiakkaan ostamaa aikaa.

Kun tilitoimistot tekivät euromuunnoksia, siihen käytettyä aikaa ei monessakaan paikassa laskutettu. Ymmärrän että joissakin toimistoissa ajateltiin sen vievän niin vähän aikaa ettei sitä haluttu laskuttaa, varsinkin kun työ oli viranomaisten määräämää ja jossa asiakkaalla ei ollut vaihtoehtoja. Nyt ollaan taas verotilin ja aitojen katso-tunnisteiden kanssa viranomaismääräyksistä johtuvien asioiden parissa. Nyt kun tilitoimisto miettii hintaa työlleen tai sitä laskuttaako mitään kannattaa pitää mielessä: katso-tunnisteiden haku on alunperin ajateltu yrityksensä itse tehtäväksi, jos tilitoimisto sen tekee, se on asiakkaan antama työtilaus. Verotilin verkkopalvelun tai paperisen tiliotteen seuranta on ajateltu asiakkaan itsensä tehtäväksi - jos tilitoimisto ottaa sen tehtäväkseen on taas kysymys työstä jonka asiakas tilaa kun ei itse joko osaa/halua/ehdi/viitsi tehdä. Siis yhtäkaikki aivan samalla tavalla laskutettavaa työtä kuin peruskirjanpito, tilinpäätös tai veroneuvonta.

Kun itse tilitoimisto käyttää aikaa asioiden oppimiseen ja niiden tiedottamiseen asiakaskunnalleen, on muistettava ettei mahdollisesti syntyvää "fyysistä" työtä saa valuttaa läpi käsien, se on asiakkaallekin tärkeää palvelua.

SEPA – 1.1.2011

2009-05-15T16:21:00.001+03:00

SEPA, Euroopan yhtenäinen maksualue on tulossa elämäämme vähän kuin varkain. Kun EU määräsi pankeille katon sille hinnalle mitä maksut rajojen yli saavat maksaa, lähtivät pankit kehittämään edullisempaa tapaa toteuttaa maksuliikenne. Aluksi kukaan ei ollut kiinnostunut asiasta julkisesti, pankit kyllä kirjoittivat omilla nettisivuillaan. Nyt ihmiset ovat heränneet keskustelemaan asiasta. Asiasta järjestetään kursseja ilmaiseksi mutta myös isolla rahalla. Jotkut maksuohjelmistot tarjoavat kalliita ”takuita” siitä että SEPA -valmius varmasti on käytettävissä kun se on ajankohtaista.

Asia on tavallaan yksinkertainen ja samalla monisyinen. Vaikea hahmotettava kerralla, jolloin sillä on helppo sekoittaa ajatukset. Jotta suurempia turhia investointeja ei tulisi tehtyä, mutta kuitenkin olisi tarvittava valmius, on asiaa hetken mietittävä. SEPA ja siihen liittyvät tarvittavat toimet voisi itselleen selvittää vertaamalla tilannetta vaikkapa tietokoneen hankintaan.

On olemassa monipuolisia ja tehokkaita koneita joilla voi tehdä vaikka mitä, mutta kannattaako tehokasta konetta ostaa jos käyttö on vain laskujen maksua? Tai myyjä mainostaa miten hienot grafiikka-ominaisuudet koneessa on, miten hienosti sen ominaisuudet mahdollistavat kuvien katsomisen ja jopa äänen toisto on laatuluokkaa. Koneessa on ajateltu käyttää tekstinkäsittelyä, taulukkolaskentaa ja reskontraohjelmaa. Miten helposti myyjän koneen ominaisuuksia kehuvat puheet sekoittavatkaan ostajan mielen. Hän ostaa hyvän koneen, mutta tarvitseeko hän sen kaikkia hienoja ominaisuuksia? SEPAan valmistautuminen on vähän samanlaista. Monet tahot myyvät monenlaista ohjelmistoa, palvelua ja koulutusta. Kannattaa ensin jokaisen miettiä mihin SEPA itsellä vaikuttaa.

Tilitoimistoissa ja niissä yrityksissä joissa lasketaan itse palkat, työläin muutos on palkansaajien tilinumerot palkkaohjelmistossa. Jos yritys itse laske esim. 20 hengen palkat, muutos ei ole työläs. Mutta kun kyseessä on tilitoimisto jossa palkkojen laskenta on osa palvelua, on asiaa mietittävä.

Sama tilanne on laskujen maksamisessa, jos yrittäjä maksaa muutamia laskuja kuukaudessa pankkiyhteysohjelmalla, työ on melko helppo. Mutta jos yrittäjällä on reskontra jossa on paljon tallennettuna toimittajia, asia on toisin. Samoin tilitoimistolla joka hoitaa asiakkaiden maksuliikennettä voi olla muutettavia tilinumeroita satoja.

On muistettava myös varmistaa että laskutusohjelmaan on tulossa päivitys joka sallii pitkän tilinumeron yrityksen omissa laskuissa.

Tärkeää on kuitenkin muistaa että ihan ensin on huolehdittava pankkiyhteysohjelman kyvystä maksaa IBAN tilinumeroilla. Jokainen ohjelmisto mainostaa omia muunnoksiaan ja aikataulujaan erikseen Mutta käyttäjän on mietittävä miten päivityksistä huolehtii. On otettava selville milloin minkäkin päivityksen saa käyttöönsä ja miten asiat hoitaa. Tärkeintä on selvittää hyvissä ajoin aikataulut eri ohjelmissa, tehdä suunnitelma muutosten aikataululle. Selvittää mitä mahdollisuuksia on muuntaa tilinumeroita teknisesti ohjelmiston avulla tai pankin palveluja hyväksikäyttäen.

Mikä on tämän kustannus? Vai käytetäänkö sen sijaan enemmän ihmisten työaikaa ja tehdään muutokset manuaalisesti? Jos ohjelmistot eivät mahdollista automaattista muuttamista, tilinumerot on manuaalisen syöttäminen lisäksi myös kerättävä manuaalisesi. Kuka huolehtii yrityksessä tilinumeroiden keräämisestä, minne ne arkistoidaan muutosta odottamaan? Ostolaskuissa uusia tilinumeroita alkaa olla hiljalleen, mutta henkilöstöhallintoon uudet tilit on kerättävä palkansaajilta.
Kaikki nämä asiat on suunniteltava, aikataulutettava ja budjetoitava hyvissä ajoin - sekä talous- että henkilöresurssien näkökulmasta.

Kun SEPAan uhraa nyt hetken aikaa ja tekee hyvän pohjatyön suunnittelemalla asiat, selviää varmasti ilman paniikkia. Se on varmaa että SEPA tulee ja se ettei henkilöstöhallinnon tilimuutoksia tule jättää tammikuulle 2011, silloin tehdään vuosi-ilmoituksia ja lasketaan uusia palkkoja – silloin aikaa ei ole SEPAlle.

Verotili tulee, oletko valmis?

2009-03-21T18:48:00.002+02:00

Verotili mitä suurimmalla todennäköisyydellä tulee arkeemme 1.1.2010.
Asiasta on kirjoiteltu puoleen ja toiseen. Niin syvällisiä kuin vähemmän syvällisiä mielipiteitä ja katsontakantoja on asian tiimoilta saatu lukea.

Asia näyttää hyvin erilaiselta riippuen siitä miltä kannalta asiaa katsotaan. Me tilitoimistoissa kauhistelemme 3 kk tai vuoden pidennettyjä jaksoja Se on kuitenkin käytännön kysymys. Sopimusasia asiakkaiden kanssa. Kirjanpitolakihan ei miksikään ole muuttunut, eikä edelleenkään ole sallittua laatia yrityksen kirjanpitoa 3 kuukauden jaksoissa. Tässä kohdin voimme vain toivoa eduskunnan ymmärtävän lain säätämisessä ottaa huomioon alamme toiveen siirtymisen oma-aloitteisuudesta. Nyt ehdotushan siirtäisi pienet yritykset pidempään jaksoon, ellei yritys asiaa vastustaisi.

Verohallinto on puoleltaan perustellut pidennettyä jaksoa hallinnollisen taakan vähentämisellä. Jos asiaa ajatellaan Verohallinnon kannalta näin varmasti onkin. Tutustuessani asiaan olin yllättynyt, suorastaan järkyttynyt siitä määrästä kuukausi-ilmoituksia joita verotusta varten nyt joudutaan verovelvollisilta pyytämään. Sen jälkeen vielä iso osa arviomaan kun ilmoitusta ei ole satu pyynnöstä huolimatta. Ja miten iso osa arvioista sitten korjataan kun arvion jälkeen yritys lähettää ilmoituksen. On kyse todella ison hallinnollisen taakan vähentämisestä jos tämä prosessi käytäisiin läpi vain 4 kertaa vuodessa, kun se nyt tehdään 12 kertaa. Totuus kuitenkin on että suurin osa näistä ilmoitusvelvollisuutensa laiminlyöneistä yrityksistä on juuri näitä rajat alittavia yrityksiä.

Haluan uskoa, ja uskon ammattikuntamme tietoon, taitoon ja ammattiylpeyteen, kun sanon että pääosin nämä puutteet ilmoitusvelvollisuuden täyttämisessä koskevat yrityksiä, jotka eivät ole ulkoistaneet taloushallintoaan tilitoimiston hoidettavaksi.

Tilitoimistojen työrytmiin tuo 3 kuukauden jakso pääosin sopii huonosti. Siksi meidän on muistettava valvoa Verohallinnon kirjeiden saapumista yrityksiin mikäli eduskunnan lopullinen kanta asian jää samaksi, kuin hallituksen esityksessä. Silloin siirtyminen pidennettyyn ilmoittamisjaksoon määrätään automaattiseksi, ellei yritys vastusta. Suurimmalle osalle asiakkaistamme nykyinen kuukausitilitys on varmasti parempi vaihtoehto kassavirrankin kannalta kuin kolmen kuukauden jakso.

Koska Verotilin nimi on TILI, se on synnyttänyt kirjanpitäjissä huolen miten tilin saldo täsmäytetään kirjanpitoon. Me elämme täsmäytysten maailmassa ja se on arkeamme. Meille itsestään selvää on kirjanpidon tilien täsmäävyys. Mutta Verotiliä emme tulevaisuudessa täsmäytä sen tili – nimestä huolimatta, koska se ei ole mahdollista. Kun kirjanpitoon kuukauden kuluessa ja sen lopuksi on syntynyt verovelkaa arvonlisäverosta ja työnantajasuorituksista, edellisen kuukaudenkin arvonlisäveron ollessa vielä kirjanpidossa velkana, Verotilille ko. verot kirjautuvat velvoitteiksi kuukausittain eräpäivänä. Jolloin kirjanpito ja Verotili eivät kulje käsikkäin näissä saldoissa Siis unohtakaamme tässä kohdin täsmäyttäminen. Voimme toimia kuten tähänkin asti; tileillä kirjanpidossa on kahden kuukauden alv ja yhden kuukauden työnantajasuoritukset. Sitä Verotili ei muuta mihinkään.

Eräpäivät muuttuvat ja virheellisesti ilmoitetut tiedot korjataan jatkossa eri menetelmällä. Paperi-ilmoitukset jäänevät historiaan pääosin ainakin tilitoimistojen lähettäminä ja työmme on oltava entistä tarkempaa, ettei lipsahduksia ilmoitusten jättämisessä synny. Siinä on pääosin Verotilin aiheuttamat muutokset Tiliammattilaisen arkeen.

Seuratkaamme siis mitä eduskunta päättää pidennettyyn tilitys/ilmoittamisjaksoon siirtymisestä ja kohdistakaamme tarmomme työn ohella Verotilin pohtimisen sijaan vaikkapa SEPA -suunnitelmien tekemiseen. Sekä oman tilitoimistomme rutiineihin, että asiakaskonsultoinnin näkökulmasta.

Ajatuksia 20 vuoden takaa tähän päivään

2009-01-09T09:49:00.002+02:00

Olen tehnyt taloushallinnon parissa työtä vuodesta 1986 päätoimisesti. Jo sitä ennen tein opiskelun ohella pari vuotta muutaman yrityksen kirjanpitoa. Nämä sivutoimiset kirjanpidot tehtiin tietysti käsin sitä varten hankittuihin vihkoihin. Vakituisessa työssäni käytin jo tietokonetta, jossa oli kaksi lerppuasemaa, toiseen työnnettiin työn tekemisen ajaksi ohjelman sisältämä lerppu, toinen asema oli asiakaskohtaista lerppua varten. Siihen aikaan kallista tekniikkaa :)

Kun miettii asiaa niin niistä ajoista taloushallinnon säännökset ja määräykset ovat muuttuneet paljon, mutta niin ovat kyllä välineetkin. Tavat tehdä - koko ajatusmaailma melko pitkälti.

Minua henkilökohtaisesti kiinnostavat taloushallinnon saralla kaksi asiaa enemmän kuin muut. Ensinäkin erilaiset tavat hoitaa asioita niin että asiakas saa enemmän hyötyä taloushallinnostaan kuin ns. verokirjanpidon käyttäjänä saisi, sekä toiseksi erilaiset menetelmät mitä tilitoimisto voi käyttää selvitäkseen kovenevista paineista joita eri sidosryhmät yrityksille tuottavat.

Koska ihminen yleensä haluaa puhua tai kirjoittaa niistä asioista jotka häntä kiinnostavat minäkin kirjoitan juuri näistä asioista pääsääntöisesti. Saatan joskus poiketa ”sivuraiteille”, mutta taloushallinnossa pysynen aina jollakin tavalla näissä mietteissäni.