Tässä blogissa olen pääosin kirjoittanut asioita, joista olen ajatellut alallamme toimivien ihmisten saavan jotain hyötyä tai muuten vaan ehkä olevan kiinnostuneita. Tämä kirjoitus käsittelee nyt kulujen vähennystä kirjanpidossa ja siitä osa-aluetta työvaatteet. Tämän kirjoitan osaksi sen vuoksi että linkitän tämän facebook-sivulleni, tilitoimistoni sivuille. Yrityksen seinälle pidemmän jutun kirjoittaminen on joskus hiukan haastavaa, joten en jaksa jumpata sen kanssa vaan käytän tätä blogiani hyödyksi. Näin ehkä myös joku uransa alussa olevan taloushallinnon ammattilainen saa ajatuksia - jos tänne sattuu eksymään :)
Työvaatemenothan ovat verotuksessa hyvin rajoitetusti vähennyskepoisia, tuloverolaki ei suoraan määrittele mikä meno johtuu tulonhankkimisesta tai säilyttämisestä ja mikä taas on yksityistä ei yritykselle kuuluvaa. Lähtökohta on periaatteessa työvaatteiden kohdalla sama mitä se on muidenkin tulonhankkimiskulujen kohdalla, käytännössä kuitenkin menojen vähennyskelpoisuus ratkaistaan tapauskohtaisesti ja ratkaisut perustuvat pitkälti aikojen myötä muodostuneeseen verotus- ja oikeuskäytäntöön. Vaatteet ovatkin yksi niistä yksittäisistä tulonhankkimiseen tai säilyttämiseen liittyvistä kuluista joissa yrittäjällä on usein eniten päänvaivaa ja vaikeuksia ymmärtää. Myös taloushallinnon ihmiset joutuvat joskus mielenkiintoisiin tilanteisiin, kun asiakas sekottaa pakkaa mitä erikoisimmilla selvityksillä miksi juuri nämä menot kirjanpitoon yrityksen kuluiksi kuuluvat. Joillakin yrittäjilä on taito sotkea varsinkin uransa alussa olevan kirjanpitäjän ajatusmaailman hetkeksi saadessaan jonkin selkeästi yksityisen kulun omalla selityksellään vaikuttamaan yrityksen kululta.
Vaatteiden vähentämisen perusajatus ja -linja on selkeä: vain ne vaatteet voit vähentää joita et voi käyttää muualla kuin töissä. Jos taas vaatteita voi käyttää muutenkin, työn ulkopuolella, ne ovat elantomenoja ja näin ollen verotuksessa vähennyskelvottomia eivätkä kuulu kirjanpitoon. Suoja- ja turvavaatteet ovat yleisesti vähennyskelposia. Esim. haalarit, lääkärin asut, leipomon suoja-asut. Tai jos työ on erityisen kuluttavaa tai likaista niin että vaatteita pitää ostaa usein. Vastaavasti esim. metsurit voivat vähentää työturvallisuuteen liittyvät asut ja varusteet tai lämpöhaalarit. Myös metalliyrityksen tai vastaavan työtekijöiden työturvallisuuskengät tai vastaavat varusteet ovat vähennyskelpoisia. Tähän ei pidä sotkea tietyissä töissä välttämättömia suojaimia: hengityssuojaimet, hitsausmaskit, suojalasit yms. jotka ovat aina vähennyskelpoisia. Näiden asujen pesu ja huolto on myös vähennyskelpoista.
Vähennyskelpoisia ovat myös erilaiset ergomomiset jalkineet esim. vastaanottoapulaisilla tai sairaanhoitajilla tai muilla työssään pääosin seisovilla henkilöillä. Kuitenkin on muistettava että tällöin kyseiset jalkineet on töistä lähdettäessä jätettävä työpaikan tiloihin. Mikä on kyllä muutenkin järkevää, samoilla jalkineilla ei saisi kävellä koko hereilläolo aikaansa. Sen sijaan mietinnän alle menevät esim. toimistosiivoojan työasu jos se on t-paita ja farkut tai muut vastaavat housut. Tai yrityksen messuille ostamat asut. Moni pitää näitä ilman muuta vähennyskepoisina, mutta näin ei kuitenkaan ole. Sellaiset tavallisetkin asut joissa on selkeästi näkyvä painatus jossa mainostetaan kyseisestä yritystä ovat vähennyskelpoisia, tämä taas tulee siitä ajatuksesta että jos työntekijä pukee jostain syystä tämän asun vapaa-aikanaan, se on mainosta kyseiselle yritykselle, joten yritys voi kyseisen vaatteen painatuksineen vähentää kirjanpidossaan.
Sen sijaan tumma puku ei ole vähennyskelpoinen, ei vaikka kyseessä olisi toimitusjohtaja jonka tulee edustaa seurassa ja tilaisuuksissa jonne ilman tummaa pukua ei voi mennä. Vaatteiden vähentämisessä asiaa ei voi ajatella niin että onko tämä vaate jota käytän työasioissa. Se on tietysti ensimmäinen edellytys vähentämiselle, mutta sitä seuraa jatkokysymys: onko tämä vaate jota käytän VAIN työasioissa ja vielä tarkemmin onko se vaate jota EN EDES VOISI käyttää muualla. Kysymys ei ole siitä käyttääkö vapaa-ajallaan farkkuun ja löysään paitaan pukeutuva henkilö vapaa-ajallaan työnantajan työasuna vaatimaan pukua vai ei. Kysymys on siitä voisiko sitä käyttää? Ei siitä pitääkö työntekijä sen tyyppisistä vaatteista tai ei, vaan onko vaate sellainen että sitä voisi pitää. Sama kysymyshän tulee esiin esim. kampaajien tai muiden tarkkaa työtä tekevien henkilöiden silmalaseissa. Jos niitä voidaan käyttää muuallakin ne ovat elantomenoa, ei verotuksessa vähennyskelpoista. Silmalaseistä oikeastaan vain päätelasit ovat vähennyskepoiset yritykselle, niiden hankkiminenhan on lakisääteistä jos työntekijä niitä tarvitsee.
Jos jostain syystä palkansaaja on itse maksanut sellaisen asun kustannukset joka on vähennyskelpoinen verotuksessa, hän saa kulut omassa verotuksessaan tulonhankkimiskuluina vähennettäväksi.
Loppuun muutama oikeustapaus esimerkiksi siitä mistä tässä on kysymys, oikeuden päätöksistä nähdään etteivät vaateasiat ole ollenkaan helppoja. Sellaisetkin tapaukset joissa itse olisimme ehdottomasti sitä mieltä että kyseessä on vähennyskelpoinen meno tai työnantajan kustantamana etu jota ei veroteta, se voikin olla tapaus josta KHO on äänestänyt. Nämä tapaukset eivät välttämättä sellaisenaan suoraan sovi yrittäjän arkeen, mutta antavat hyvän kuvan siitä miten työvaateasioita verotuksessa yleisesti käsitellään:
KHO 1977-B-II-565
Virkapuvun hankkimisesta aiheutuneet 820 markan määräiset kulut olivat papin tulosta vähennyskelpoiset
KHO 2002/3542
Piispainkokouksen suosituksen mukaisen, vaihtoehtoisena papinpukuna käytettävän tumman puvun hankkimisesta aiheutuneet kulut eivät oleet papin tulosta tulonhankkimiskuluina vähennyskelpoisia menoja (pappi voi käyttää pukua muuallakin)
KHO 1988-B-551
Apulaisprofessorilla oli oikeus vähentää ainostaan virkaan liittyvissä tehtävissä käyttämänsä frakin hankkimisesta aiheutuneet kulut 1804 markkaa, veronalaisesta tulostaan tulon hankkimisesta ja säilyttämisestä johtuneina kustannuksina. (tämä päätös ei ollut yksimielinen vaan äänestys 4-1)
KHO 1993-B-523
Korkeakoulun apulaisprofessorina vuodesta 1984 lähtien työskennellyt henkilö, joka oli väitellyt vuonna 1988, promovoitiin tohtoriksi vuonna 1989. Hän oli hankkinut promootiota varten muun ohella tohtorinhatun ja siihen kuuluvan lyyran. Apulaisprofessorilla oli oikeus vähentää näistä hankinnoista aiheutuneet menot, yhteensä 2225 mk, veronalaisesta tulostaan tulon hankkimisesta ja säilyttäisestä johtuneina menoina, kun otettiin huomioon, että hankinnat olivat liittyneet pääasiassa hänen virkaansa korkeakoulussa. (tämä oli tiukka päätös, äänestys 3-2)
KHO 1993-B-534
Henkilön joka toimi laivaliikennettä harjoittavan yhtiön terminaalivirkailija, oli käytettävä työssään laivayhtiön kustantamaa ja omistamaa työpukua. Työpuvun käyttö ei ollut vapaa-aikana sallittua. Työpukua säilytettiin työpaikalla ja se uusittiin noin kahden vuoden välein. Työpuku oli samanvärinen kuin laivayhtiön kirkasväriset laivat. Työpukuun oli myös kiinnitetty ompelemalla tai muuten selvästi laivayhtiön tunnukset. Näissä olosuhteissa ja ottaen huomioon myös laivayhtiön toiminnan luonne ja laatu, henkilön työtehtävät ja työpuvun liittyminen laivayhtiön toimintaan , korkein hallinto-oikeus katsoi, ettei henkilölle sen johdosta että laivayhtiö oli hankkinut kysýmyksessä olevan työpuvun ja asettanut sen hänen edellä tarkoitettuun käyttöönsä, muodostunut sellaista rahanarvoista etuutta, joka tuloverolain 29 ja 64 §:n säännökset huomioon ottaen olisi henkilön veronalaista etua. (tämäkään ei ole yksimielinen päätös, äänestys 4-2)
8.7.2011
Palkkahallinnon "sähköistäminen" on kansalaisvelvollisuus
Sähköinen taloushallinto ja eLasku on nyt jokaisen alaa seuraavan huulilla, joko negatiivisena tai positiivisena asiana siitä riippuen miltä näkökulmalta sitä kyseinen henkilö miettii. Itse koen erittäin positiviisena sen yleistymisen, Suomi saa sitä kautta sen kustannushyödyn mitä pitääkin.
Taloushallinnon yksi osa, palkkahallinto tai laajemmin sanottuna henkilöstöhallinto, on jäänyt ehkä hieman unholaan. Koska niin moni on kiinnostunut ns. kirjanpitopuolen ja laskutuksen digitalisoinnista, jätän sen itse hetkeksi sivummalle ja keskityn sen tosiasian korostamiseen ja tunnetuksi tekemiseen että palkkahallinnon puolella saamme helposti kertymään tuntuvia säästöjä ja samalla teemme yhden pienen osamme hiilijalanjäljen pienentämiseksi.
Ensimmäinen askel kustannusten säästämiseen ja tietoturvan parantamiseen on palkkaerittelyjen (tilinauhojen) sähköistäminen. Se ei vaadi isoja ponnisteluja ja on helposti monistettavissa tilitoimistoympäristössä. Kun sen vaiva mitä asian suhteen on valmisteluissa nähtävä, on kerran hoidettu kuntoon, saman järjestelyn siirtäminen seuraavalle asiakkaalle on helppoa. Asiakkaalle menettelystä ei koidu lisäkustanuksia, joten suostumus on helppoa saada. Tilitoimisto säästää kustannuksia, sekä suoraa rahaa että työtä - joka sekin on rahaa. Rahaa, jonka se voi kompensoida vaikkapa ammattitaitoisen henkilöstön työviihtyvyyteen. Sen lisäksi ns. verkkopalkkalaskelma on ekologinen vaihtoehto. Miten paljon turhaa energiaa kuluukaan palkkalaskelman tulostukseen, kirjekuoreen ja kuorittamiseen, siihen kun posti kuljettaa ko. kirjekuoren perille jne. Kaiken tämän voisi hoitaa lähettämällä yhden tiedoston lähes "nappia painamalla" ja palkkaerittely olisi käytännössä samalla hetkellä palkansaajan nettipankissa. Ja se on siellä arkistossa usean vuoden ja halutessaan pidemmän säilytysajan, jokainen voi sen itse tallentaa omalle koneelleen. Näin laskelmaa ei enää syö kotieläimet, ei tuhoa lapset eivätkä ne muutossa katoa.
Miksi tilitoimistot eivät markkinoi tätä vaihtoehtoa asiakkailleen? Onko niin etteivät hekään vielä ihan tiedä asiasta? Pankit markkinoivat palvelua huonosti, vähän tai ei ollenkaan. Ohjelmistotalot mainitsevat sen yhtenä osana ohjelmiston toimintaa. Kilpaileva järjestelmä on NetPost, jossa Itella toivoo palkkaerittelyjen tupsahtavan jokaisen NetPost -laatikkoon. Ongelma vaan on se ettei kaikilla ole sellaista laatikkoa, nettipankki on lähes jokaisella. Paitsi jos pankkitili on yhteinen, voi olla että nettipankkikin on vain toisen puolison nimissä. Silloin toisen palkkalaskelmat eivät löydä tietään sinne. Ehkä pankit voisivat tehdä asialle jotain, ehkä ei, pankkisalaisuus on Suomessa tiukka. Ja hyvä niin. Keinoja sähköiseen palkkaerittelyyn löytyy kuitenkin jokaiselle.
Henkilöstöhallinnon tietojen salassapitoa koskee oma lakinsa, henkilötietolaki. Se on tiukka laki ja se sanelee osaltaan varmasti pankin toimia tässä asiassa. Sähköinen palkkalaskelma on kuitenkin asia joka nimenomaan lisää tilitoimiston kykyä huolehtia henkilötietojen suojasta. Jos asiaan perhetyy huomaa pian sen miten järkevää on siirtyä sähköiseen palkkalaskelmien välitykseen. Jos jollakin työntekijällä ei ole mahdollisuutta ottaa laskelmaa vastaa nettipankkiinsa, hän voi avata itselleen NetPost -"laatikon" . Kun järjestelmä havaitsee ettei nettipankkia ole, se ohjaa laskelma Itellan palveluun. Asia on helppo järjestää niin, siihen tarvitaan vain sopimus ohjelmistotoimittajan ja Itellan kanssa asiasta.
Mitä yhteiskunta voisi tehdä asian edistämiseksi? Yleinen mielipide siitä miten järjestelmien tulisi toimia yhtenevästi menetelmien helpottamiseksi entisestään, auttaisi varmasti. Samoin se että ne joita asia koskee painottaisivat ohjelmistotaloille että tämä ominaisuus on palkkahallinnon ohjelmistoista löydyttävä (joistakin se vielä valitettavasti puuttuu) Mutta kaikken tärkein on uuden eduskunnan käsissä. Asian luulisi kiinnostavan jokaista puoluetta, koska tässä voittajia ovat kaikki: työnantaja, työntekijä, yhteiskunta ja luonto. Ei liene yhtään puoluetta jota ainakin joku näistä asioista puhuttelisi. Uusi eduskunta korostaa luontoa ja uusiutuvien energiamuotojen tärkeyttä ja haluaa tukea luontoa, samalla yhteiskunnan kustannuksissa säästäen. Verkkopalkkalaskelma vastaa noihin kaikkiin tekijöihin malta osaltaan positiivisesti.
Hallituksen ja eduskunnan vastuu on ottaa kantaa siihen että jokaisen kansalaisen moraalinen ja yhteiskunnallinen velvollisuus on ottaa vastaan sähköinen palkkaerittely. Jos moraalinen velvoite ei ole riittävä, olisi lailla taattava ettei sähköisen palkkaerittelyn vastaanottamisesta voi kieltäytyä. Tämä on pieni asia jolla on iso merkitys, Suomella ei ole varaa jättää tätä mahdollisuutta käyttämättä.
Taloushallinnon yksi osa, palkkahallinto tai laajemmin sanottuna henkilöstöhallinto, on jäänyt ehkä hieman unholaan. Koska niin moni on kiinnostunut ns. kirjanpitopuolen ja laskutuksen digitalisoinnista, jätän sen itse hetkeksi sivummalle ja keskityn sen tosiasian korostamiseen ja tunnetuksi tekemiseen että palkkahallinnon puolella saamme helposti kertymään tuntuvia säästöjä ja samalla teemme yhden pienen osamme hiilijalanjäljen pienentämiseksi.
Ensimmäinen askel kustannusten säästämiseen ja tietoturvan parantamiseen on palkkaerittelyjen (tilinauhojen) sähköistäminen. Se ei vaadi isoja ponnisteluja ja on helposti monistettavissa tilitoimistoympäristössä. Kun sen vaiva mitä asian suhteen on valmisteluissa nähtävä, on kerran hoidettu kuntoon, saman järjestelyn siirtäminen seuraavalle asiakkaalle on helppoa. Asiakkaalle menettelystä ei koidu lisäkustanuksia, joten suostumus on helppoa saada. Tilitoimisto säästää kustannuksia, sekä suoraa rahaa että työtä - joka sekin on rahaa. Rahaa, jonka se voi kompensoida vaikkapa ammattitaitoisen henkilöstön työviihtyvyyteen. Sen lisäksi ns. verkkopalkkalaskelma on ekologinen vaihtoehto. Miten paljon turhaa energiaa kuluukaan palkkalaskelman tulostukseen, kirjekuoreen ja kuorittamiseen, siihen kun posti kuljettaa ko. kirjekuoren perille jne. Kaiken tämän voisi hoitaa lähettämällä yhden tiedoston lähes "nappia painamalla" ja palkkaerittely olisi käytännössä samalla hetkellä palkansaajan nettipankissa. Ja se on siellä arkistossa usean vuoden ja halutessaan pidemmän säilytysajan, jokainen voi sen itse tallentaa omalle koneelleen. Näin laskelmaa ei enää syö kotieläimet, ei tuhoa lapset eivätkä ne muutossa katoa.
Miksi tilitoimistot eivät markkinoi tätä vaihtoehtoa asiakkailleen? Onko niin etteivät hekään vielä ihan tiedä asiasta? Pankit markkinoivat palvelua huonosti, vähän tai ei ollenkaan. Ohjelmistotalot mainitsevat sen yhtenä osana ohjelmiston toimintaa. Kilpaileva järjestelmä on NetPost, jossa Itella toivoo palkkaerittelyjen tupsahtavan jokaisen NetPost -laatikkoon. Ongelma vaan on se ettei kaikilla ole sellaista laatikkoa, nettipankki on lähes jokaisella. Paitsi jos pankkitili on yhteinen, voi olla että nettipankkikin on vain toisen puolison nimissä. Silloin toisen palkkalaskelmat eivät löydä tietään sinne. Ehkä pankit voisivat tehdä asialle jotain, ehkä ei, pankkisalaisuus on Suomessa tiukka. Ja hyvä niin. Keinoja sähköiseen palkkaerittelyyn löytyy kuitenkin jokaiselle.
Henkilöstöhallinnon tietojen salassapitoa koskee oma lakinsa, henkilötietolaki. Se on tiukka laki ja se sanelee osaltaan varmasti pankin toimia tässä asiassa. Sähköinen palkkalaskelma on kuitenkin asia joka nimenomaan lisää tilitoimiston kykyä huolehtia henkilötietojen suojasta. Jos asiaan perhetyy huomaa pian sen miten järkevää on siirtyä sähköiseen palkkalaskelmien välitykseen. Jos jollakin työntekijällä ei ole mahdollisuutta ottaa laskelmaa vastaa nettipankkiinsa, hän voi avata itselleen NetPost -"laatikon" . Kun järjestelmä havaitsee ettei nettipankkia ole, se ohjaa laskelma Itellan palveluun. Asia on helppo järjestää niin, siihen tarvitaan vain sopimus ohjelmistotoimittajan ja Itellan kanssa asiasta.
Mitä yhteiskunta voisi tehdä asian edistämiseksi? Yleinen mielipide siitä miten järjestelmien tulisi toimia yhtenevästi menetelmien helpottamiseksi entisestään, auttaisi varmasti. Samoin se että ne joita asia koskee painottaisivat ohjelmistotaloille että tämä ominaisuus on palkkahallinnon ohjelmistoista löydyttävä (joistakin se vielä valitettavasti puuttuu) Mutta kaikken tärkein on uuden eduskunnan käsissä. Asian luulisi kiinnostavan jokaista puoluetta, koska tässä voittajia ovat kaikki: työnantaja, työntekijä, yhteiskunta ja luonto. Ei liene yhtään puoluetta jota ainakin joku näistä asioista puhuttelisi. Uusi eduskunta korostaa luontoa ja uusiutuvien energiamuotojen tärkeyttä ja haluaa tukea luontoa, samalla yhteiskunnan kustannuksissa säästäen. Verkkopalkkalaskelma vastaa noihin kaikkiin tekijöihin malta osaltaan positiivisesti.
Hallituksen ja eduskunnan vastuu on ottaa kantaa siihen että jokaisen kansalaisen moraalinen ja yhteiskunnallinen velvollisuus on ottaa vastaan sähköinen palkkaerittely. Jos moraalinen velvoite ei ole riittävä, olisi lailla taattava ettei sähköisen palkkaerittelyn vastaanottamisesta voi kieltäytyä. Tämä on pieni asia jolla on iso merkitys, Suomella ei ole varaa jättää tätä mahdollisuutta käyttämättä.
Tilaa:
Blogitekstit (Atom)