Tilitoimistoissa muutos on ikuista yhä kiihtyvällä tahdilla

Talous- ja palkkahallintoala ja ammattilaiset ovat olleet jatkuvien muutosten edessä pitkään. Jo monta vuotta tilanne on ollut se että juuri kun uudet määräykset on saatu ajettua läpi ja sen mukanaan tuomat muutokset käytänteissä on ns. hanskassa, tulee seuraava muutos. Muutostahti ei näytä hiljenevän, päinvastoin, nyt uusia muutoksia tulee niin, ettei vanhaakaan ole vielä ehditty omaksua.

Toiset muutoksista ovat loppukädessä hyviä juttuja, kun ne vaan on saatu sisäistettyä, toiset eivät välttämättä ole. Ovat muutokset sitten isoja tai pieniä, hyviä tai vähemmän hyviä, kaiken keskiössä on alan ammattilaisten jaksaminen. Varsinkin pienissä tilitoimistoissa ongelmaksi muodostuu se, ettei aikaa muutosten tehokkaaseen opiskeluun, sisäistämiseen ja toteutukseen ole kunnolla – jonkun kun on tehtävä ne varsinaiset työtkin.

Katsotaanpa vähän taaksepäin, joskus aikanaan "isoja" muutoksia olivat tasekaavojen kääntäminen, Vastaavat ja Vastattavaa ryhmien sisällä erät heittivät kärrynpyörää, rahatilit jäivät ensimmäisen osion loppuun, kun ne ennen olivat ensimmäisinä, oma pääoma kipusi oman puoliskonsa kärkeen, kun se ennen oli viimeisenä. Oikeasti siis mistään isosta asiasta ei varsinaisesti ollut kysymys, opeteltiin asioille uudet tilinumerot ja opettelimme katsomaan eri kohtaan sivulla. 😊  

Muutos oli sekin, kun monet siirtyivät YTJ tilikartasta Liikekirjuriin ja ohjelmistotalot tekivät raporttipohjat pääosin uuden tilikartan mukaan. Aikataulut muutoksiin olivat monin paikoin itsestä kiinni. Mikään viranomainen ei määrännyt siirtymisen aikataulua. Edelleen on periaatteessa mahdollista käyttää millaista tilikarttaa haluaa.

Tito -tiliote toi mahdollisuuksia ja säästi aikaa, kun pystimme seuraamaan reskontrasta saapuneita maksuja viitenumeron mukaan. Enää ei tarvinnut tuijottaa maksajan nimeä mikä olikin tervetullut uudistus, kun yhä useammin sillä kenen nimi maksatiedoissa näkyi, oli eri sukunimi kuin sillä jolle lasku oli kirjoitettu, silloin kun asiakkaat olivat kuluttajia. Viitenumerot ovat mahdollistaneet automaattista laskujen kohdistusta reskontraan ja sitä ominaisuutta enää tuskin kukaan haluaisi pois antaa.

Mahdollisuus lähettää veroilmoitus tuli ensin osakeyhtiöille ja sen jälkeen muillekin yrityksille, mutta edelleen muutos oli vapaaehtoinen. Tehokkuus toki lisääntyi, kun ilmoittaminen siirtyi sähköiseksi ja itsekin joskus mietin, onko moraalisesti oikein, että asiakas maksaa tilitoimistolle veroilmoituksesta eri hinnan sen mukaan millaisia järjestelmiä tilitoimistolla on käytössään. Mutta se on kuitenkin asia jonka markkinat hoitavat tai ovat hoitamatta. Sen jälkeen alkoi tapahtua.    

Ensin tuli euroihin siirtyminen, jossa kirjanpidossa tehtiin eurokonversioita ja opeteltiin hahmottamaan, onko tulos hyvä vai ei kun se yhtäkkiä oli noin 6 kertaa pienempi kuin ennen. Mutta sekin toki oli vain numeroita ja numeroissa me talousihmiset olemme hyviä. Muutokset rasittivat taloutta, vaadittiin taitoa hinnoitella, kun maksoimme joko taloushallinto-ohjelmiston toimittajille konversion automatisoimisesta tai vaihtoehtoisesti käytimme aikaamme tekemällä konversioita käsin. 

Samanlainen muutos tuli tilinumeroihin, kun astuimme SEPA -maailmaan. Taas oli vaihtoehtoina maksaa muunnoksista ohjelmistotalolle tai tehdä käsin. Pankkien Patu-kanavat vaihtuivat WebServiceen ja monella jo hiukan takkuili ymmärtäminen ja ajankäyttö.

Ajattelimme ehkä että nyt keskitytään taas vain vero- ja kirjanpitolain muutoksiin. Mutta muutaman vuoden jälkeen tapahtui taas

Katso -valtuutus syrjäytti eri ohjelmistotoimittajien omat tunnistautumismenetelmät. Sain ilon ja kunnian olla mukana luomassa tilitoimistoille omaa ns. Tilitoimisto-katsoa ja mahdollisuutta siirtää asiakkaita massasiirtoina palveluun. Kiitos Taloushallintoliitolle ja sen silloiselle puheenjohtaja Karri Niemiselle sekä toimitusjohtaja Juha Ahvenniemelle että sain olla mukana vaikuttamassa asiaan heidän edustajanaan. Kiitos kuuluu myös Verohallinnolle ja sen edustajille Kalevi Heiliölle, Reetta Järviselle ja Johanna Kotipellolle, joiden kanssa kävimme aitoa vuoropuhelua ja teimme töitä mahdollisimman helppokäyttöisen järjestelmän aikaansaamiseksi. Ongelmia jäi ja monet tilitoimistot tekivät asian kanssa töitä saadakseen sen toimimaan. Kuitenkin uskallan väittää, että ilman Taloushallintoliiton ja Verohallinnon hyvähenkistä yhteistyötä ja vuoropuhelua tilanne olisi tullut monelle paitsi yllätyksenä, myös sen muotoisena, että monet ilmoitukset olisi taas pitkään lähetetty paperilla. Tästä yhteistyöstä myös poiki monenlainen yhteistyö joka edelleen kantaa hedelmää, osin näkyvänä, osa taustalla.

Samaan yhteyteen ajallisesti valmistui verotilipalvelu. Ne eivät oikeastaan suoraan toisiinsa liittyneet, muutoin kuin siinä mielessä, ettei verotiliä voinut palvelussa käyttää ilman Katso -tunnistetta. Mutta samalla tunnisteella pystyi hoitamaan monta muutakin asiaa. Sen käyttömahdollisuuksia Veron ja Kelan palvelujen lisäksi mietittiin laajalti ja mukaan tulikin Tulli melko nopeasti. 

Taloushallintoliiton asiantuntijan Markku Ojalan lisäksi olin mukana neuvomassa tilitoimistoja puhelimessa, koulutuksissa ja joskus jopa tilitoimistotarkastuksia tehdessäni. Huomionarvoista tässä oli se, että ensimmäistä kertaa oman työurani aikana, kysymyksessä oli uudistus jossa paraskaan vero- tai kirjanpitotietämys ei auttanut. Mutta siitä selvittiin kohtuudella, varsinkin kun aina hätätilanteessa oli mahdollisuus käyttää paperia.

Mutta moni myös ajatteli historiaa peilaten, että kyllä se tästä rauhoittuu. No ei rauhoittunut. eikä rauhoittumisen merkkejä ole edes näkyvissä lähivuosina.

Hiljalleen verohallinto esitti toiveita sähköisiin veroilmoituksiin ja kuukausittain annettaviin ilmoituksiin arvonlisäverosta ja palkkojen maksuista yhä pienemmille yrityksille, tämän hetken tilanne niissä on se, ettei paperia enää haluta vastaanottaa kuin poikkeustapauksissa. EU:n myötä yhteisömyynneistä teemme ilmoituksia melko tiukalla aikataululla. Tiukka aikataulu tulee osittain lainsäätäjän ajatuksesta, että ilmoituksen tekee yritys tai yrittäjä omasta laskutusjärjestelmästään, kun totuus kuitenkin käytännössä on se, että iso osa niistä ilmoituksista kulkee tilitoimistojen kautta. Monelle tämän ilmoituksen aikataulut tuottavat ongelmia. Kun nyt verohallinto on ottanut käyttöön tiukennetun sanktiopolitiikan, jolla päivän myöhästymistä maksetaan 100 euroa yhteisömyynnin ilmoituksissa ja OmaVeron kuukausi-ilmoituksissakin 3 euroa per päivä per verolaji, tulee erilaisten töiden seurantalistojen tai järjestelmien kattava käyttäminen entistä tärkeämmäksi.

Verotiliä kritisoitiin rajusti, kun se tuli ja sitä toki kehitettiin koko ajan. Sitten se hylättiin, siirryttiin OmaVeroon, Verotiliä on vielä voinut käydä katsomassa ja tiliotteita tulostamassa, mutta sekin nyt loppuu tämän kuun lopussa. OmaVeron toimintaperiaate on aikalailla erilainen. Verotiliä onkin moni muistanut kaiholla. Hyviä puoliakin OmaVerosta toki löytyy.

Tilitoimisto saa sinne kaikki ne kirjeet mitä asiakkaalle on lähetetty postissa. Niihin voi vastata sitä kautta sähköisesti. Se on iso parannus. Tilinpäätöstä varten joillakin tarvittavan verovelkatodistuksen löytää sieltä, kun vaan muistaa sen oikeaan aikaan tilata. Myös perinnässä olevat verot löytyvät järjestelmästä. Yhdellä vilkaisulla tilitoimisto voi katsoa kenen asiakkaan kohdalla on huutomerkki merkkinä siitä, että jotain selvitettävää on.

Mutta sitten tulee se mutta. Palvelussa on ollut luvattoman paljon toimintahäiriöitä sekä ilmoitusten että maksujen kirjautumisessa. Se on kuitannut maksuja maksusuunnitelmiin aiheuttaen ison työmäärän heille jotka ovat näitä oikoneet. Kaikki tiedot eivät näy siellä heti ja jotain on mennyt hukkaankin. Nämä ongelmat toivottavasti hiljalleen loppuvat, kun järjetelmä kehittyy. Tilitoimistoissa työskentelee kuitenkin ylitunnollista väkeä, joka on tottunut täsmäyttämään ihan kaikki, koska niin meille on opetettu. Nyt kun tämä palvelu elää omaa elämäänsä viivästysmaksujen ja hyvityskorkojen kanssa, on hyvin vaikeaa löytää kohtaa, jossa saldot täsmäisivät kirjanpidon vastaaviin, jos asiakas on vähänkin poikennut maksupäivissä johonkin suuntaan eräpäivästä.

Itse olen heti OmaVeron alussa todennut, että minun on tärkeää valvoa palvelusta se, että lähettämäni ilmoitukset ovat menneet perille kuten pitääkin ja toisaalta myös asiakkaan tekemät maksusuoritukset kirjautuvat tilille. Ja että huomaan jos asiakkaalta on jotain kysytty. Toisaalta kirjanpidossa tiedän mikä velkatilanne asiakkaalla on, paljonko hänellä verovelkaa tulee kirjanpidossa olla. Jos ero on suuri tutkin asiaa, mutta pienet erot tarkistan tilinpäätöksessä. Kun tiedän asiakkaan maksavan maksunsa aina myöhässä, uskallan kirjata pienet erot veronkorotuksiin. On oman ajan haaskausta yrittää täsmäyttää muutamaa senttiä tai euroa joka kuukausi. Lisäksi se on myös turhan laskun keräämistä asiakkaan ”piikkiin”

Tästä tullaankin siihen mitä asiakkaalta laskutetaan? Toivon että tilitoimistoista valtaosa olisi laskuttanut katso-tunnisteissa avustamisen, SEPA-muunnokset ja eurokonversiot. Ja että Verotilin ja nyt Omaveron seuranta osattaisiin ajatella laskutettavaksi työksi. Mehän teemme sen kaiken asiakkaan puolesta ja hänen etujaan valvoen. Jos nämä ovat jääneet laskuttamatta, nyt olisi aika miettiä uudelleen, sillä muutokset lisääntyvät kiihtyvällä vauhdilla, eivätkä kaikki niistä tule olemaan helppoja. Jos nyt on tähän asti tehty talkoilla kaikki omaveron asiat, on tilanne vielä korjattavissa. Asiakkaille on vielä mahdollista kertoa, miten on tähän asti tehnyt näitä töitä niistä kovinkaan paljon laskuttamatta, kun on ajatellut niiden olevan tilapäisiä. Mutta kun nyt näyttää, ettei näistä selvitystöistä eroon pääse, niin niiden osalta siirrytään palveluhinnastonmukaiseen laskutukseen.

Tämä on tärkeää sen takia, että tilitoimiston henkilökunnan aikaa ei voi loputtomasti käyttää työhön jota kukaan ei maksa. Jos näin menetellään, lopputuloksena on joko tilitoimiston ajautuminen talousvaikeuksiin tai henkilöstön loppuun palaminen. Ei voida ajatella, että kun henkilöiden työaika menee normaalien töiden hoitamiseen, he iltaisin omalla ajallaan hoitaisivat näitä selvitystöitä. Se johtaa siihen, ettei pian kukaan jaksa. Jos taas työstä maksetaan oikea korvaus, tilitoimisto voi sanoa hyvästit kehittämiselle, koska nämä työt syövät katteet. Kumpikin on tilanne, jota tulee välttää. Pahin tilanne on yksin tai yhden työntekijän kanssa tilitoimistoa pitävillä, joita Suomessa on paljon. Siis lopettakaamme OmaVeron kaikki turha täsmäyttäminen ja miettikkäämme olellisuuden periaatetta tässä asiassa. ja kaikki se työ mitä oikeasti on tehtävä, laskutetaan asiakkaalta.

Kannan tästä huolta koska ennakot siirtyvät omaveroon ja veroista tulee vain veroja. Kun tiedämme mitä kirjanpidossa tulee olla ja seuraamme että ilmoitukset menevät oikein ja maksut näkyvät tilillä, ei lopputulos ole pahasti pielessä. Täsmäyttäminen tulee siis entistä vaikeammaksi. Ennakkoverojen siirtyminen tähän palveluun ei itsessään ole kovin suuri asia, mutta siihen liittyy koko ennakkoverotuksen muutos. Kokonaan uudestaan pitää miettiä miten hoidetaan ennakot jotka ovat mahdollisimman lähellä oikeaa. Täydennysmahdollisuudet muuttuvat.

Jatkossa toki voi yritys maksaa ylimääräistä oma-aloitteisesti OmaVeroon, mutta jotta se sieltä kirjataan tuloverotuksen hyödyksi, on ennakoihin haettava muutosta. En näe tässä uudistuksessa muuta isompaa ikävää kuin sen että korko alkaa kertyä maksamattomalle veron osalle aikaisemmin. Mutta en näe tässä kyllä mitään sellaista hyvääkään, että ymmärtäisin miksi uudistus on ollut tehtävä. Ymmärrän ennakkoverojen siirtymisen OmaVeroon, mutta muuten en. Tilitoimiston kannata varmaa on kuitenkin se, että ennakoiden seuranta on nyt tuotteistettava entistä tarkemmin ja näin ollen tästä seurannasta on asiakasta laskutettava tai mahdollinen kiinteä veloitus on mitoitettava niin että se sisältää tämän työn.

Seuraava muutos jo kolkuttelee ovella, kun EU tietosuoja-asetuksen siirtymäaika loppuu 28.5.2018 Tämä on iso muutos, enkä sitä tässä käy syvällisesti läpi. Mutta seuratkaa Taloushallintoliiton tiedotusta, koulutusta ja kaikkia mahdollisia artikkeleita asiasta. Ja muistakaa, että tilitoimistoilla on iso rooli asiakasta auttavana tässä asiassa – laskuttakaa palvelunne. Näistä rikkomuksista on luvassa jopa 4% liikevaihdosta oleva sakko, joten asiakkaan on järkevää maksaa tilitoimistolle, jotta asiat ovat kunnossa! 

Jos toimeksiantosopimus palkkahallinnosta ei ole kirjallinen, nyt on sen aika ja samalla kannattaa tehdä taloushallinonkin sopimus kuntoon. Jos ne ovat kunnossa nyt on aika päivittää ne. Sopimuksiin kun tulee muutoksia jotka vaativat ihan jokaisen sopimuksen päivittämistä. Ja sopimus pitää jatkossa olla kirjallinen, kun hoidamme palkkahallintoa. Seuratkaa Taloushallintoliiton tarjontaa, olin juuri eilen palaverissa, jossa pohdimme näitä asioita ja katsoimme mitä erilaista ohjeistusta tullaan jäsenille tarjoamaan.

Kuten sanoin aluksi ei enää ehditä hoitaa kaikkia, kun jo seuraava muutos kolkuttelee ovella. OmaVeron asiat eivät vielä ole kunnossa, kun sinne tulee ennakoiden muutosprosessin muutos ja verojen siirto tähän palveluun. Päälle pukkaa samaan aikaan valmistautumien Tietosuoja-asetuksen muutokseen ja Tulorekisterikin kolkuttelee ovella.

Tulorekisteri tulee olemaan hyvä asia, siitä olen henkilökohtaisesti varma, mutta olen myös varma, että jossain kohdin on kiire. Syksyllä 2018 viimeistään pitää asiat olla tilitoimistoissa käyty läpi ja ohjelmiston toimivuus tämän suhteen varmistettuna. Prosessit mietitty ja vastuulliset henkilöt nimetty. 

Tammikuussa 2019 tulee olemaan kiire, sille ei kukaan voi mitään. Siksi vuoden 2018 loppupuolella on tehtävä palkkahallinnossa niin paljon vuosi-ilmoituksiin liittyviä tarkistuksia kuin mahdollista niin että tammikuussa 2019 niissä päästään mahdollisimman helpolla ajankäytöllisesti. Tämä siksi että tammikuun 2019 palkat ilmoitetaan jo uudella tavalla Tulorekisteriin. Tulorekisterin vaatimien tietojen ohjaaminen ohjelmistosta oikein oikeisiin kohteisiin ei ole vaikea tehtävä, mutta siihen aikaa tulee käyttää sen henkilön joka osaa laskea palkkoja ja ymmärtää mistä on kysymys, se ei ole harjoittelijan työtä. Eli aika on budjetoitava. ja tässäkin muistettava, että työ tehdään asiakkaalle, asiakasta varten, se on lakisääteistä, mutta se on laskutettavaa.

Uusia muutoksia näidenkin jälkeen on aivan varmasti tulossa, muutos on ikuinen, mutta tässä kohdin ovat ne jotka nyt ovat menneessä ja tulevassa. Toivottavasti saamme sen jälkeen hetken hengähdystauon.

Itse olen onnellisessa asemassa, kun olen voinut seurata asioita ennalta ja valmistella omia toiminojani riittävästi, niin etten usko minulla tulevan aikatauluongelmia näiden asioiden kanssa. Mnun on helpompaa löytää joustoa kun koko työaikani ei koostu tilitoimistotöistä, vaan teen myös koulutuksia ja konsultointeja. Minulla tulee olemaan aikaa auttaa muita. 

Jos koet että voisin auttaa sinua suunnittelemaan toimistosi prosesseja, toimimaan mahdollisesti tilitoimistosi tietosuojavastaavana, kouluttaa henkilökuntaasi tai tulla auttamaan tulorekisterin tietojen ”mäppäämisessä” tai vaihtoehtoisesti auttamaan 2018 vuosi-ilmoituksissa oman henkilökunnan hoitaessa tulorekisteriasioita, ota yhteyttä. 

Yhteistyötä voimme tehdä myös asiakastiedotteissa, somepäivityksissä ja monenlaisessa vastaavassa tekemisessä tilitoimistosi parhaaksi.

Voin tulla kanssasi myös pohtimaan, miten järkeistät oman hinnoittelusi näiltä osin. Tai jos mietit mitä tarvitset nyt tässä kohdin, keskustellaan asiasta. Tulen myös järjestämään kohtuuhintaisia webinaareja näistä kysymyksistä, joten ollaan kuulolla.

Pääasia on, ettemme täsmäytä itseämme hengiltä, seuraamme taloushallintoliiton tiedotusta ja koulutusta ja muistamme että tekemämme työ asiakkaan hyväksi on arvokasta, laskutetaan siis työpanoksenne.  

Arvostakaamme työtämme

Riikka