5.9.2016

Kansallinen tulorekisteri - meillä ei ole varaa olla ilman


Olen ollut 30 vuotta tilitoimistossa työssä, palkkahallinto on muuttunut hurjan paljon sinä aikana. Silloin työ oli helpompaa, paljon yksinkertaisempaa. Muuttuvia määreitä oli paljon vähemmän. Aikataulut eivät olleet niin tiukkoja eikä sanktioita ollut samalla tavalla kuin nyt.

Kehitys on tuonut myös kiirettä

Palkkahallinnon kehityksessä valitettavasti on käynyt niin, että kerättävä tiedon määrä on lisääntynyt paljon. Ja koska sitä tietoa tarvitaan entistä tarkempana, ovat myös aikataulut kiristyneet. Kerran vuodessa palkkahallinnosta annetaan samaa tietoa hiukan eri paketissa monelle eri taholle. Tammikuu on palkkahallinnolle monessa tilitoimistossa tai yrityksen palkkahallinnossa niin kiireistä aikaa, ettei työrytmi kestä yhtään odottamatonta tapahtumaa. Sanktiot ovat kovat. Ne ovat kovat, koska se tieto tarvitaan henkilöverotuksen toimittamisessa. Kiireen keskellä tilanteen tekee ikäväksi lisäksi se, että on turhauttavaa kerätä ja lähettää samaa tietoa hiukan erilaisissa paketeissa. Lisäksi tehtävää vaikeuttaa se, että samat käsitteet merkitsevät eri yhteyksissä eri asioita.

Taloushallintoliitto etunenässä kehittämässä yhdenmukaisuutta

Olen itse ollut mukana Taloushallintoliiton toiminnassa kauan. Siitä kun aloimme pohtia miten hienoa olisi, jos sanasto olisi yhtenäinen ja kaikki voitaisiin lähettää vain yhteen paikkaan, on jo vuosia. Visioimme monenlaisia vaihtoehtoja tämän toteuttamiseksi. Puhuimme asiasta ja kerroimme kaikille mahdollisille tahoille, millaista rumbaa tanssimme näiden asioiden kanssa koko ajan. Ja miten turhauttavaa ja turhaa se on. Voisimme säästyvällä ajalla vaikka opetella tanssimaan sitä ihan oikeaa rumbaa :)

Samaan aikaan tähän turhaan työhön heräsivät myös viranomaistahot. He joutuvat skannaamaan dokumentteja tai pahimmassa tapauksessa heille sähköisesti lähetetty dokumentti tulostetaan ja skannataan oikeaan muotoon. Viranomaiset kysyvät tietoja toisilta viranomaisilta ja aikaa käytetään järkyttävän paljon siihen, että yrityksiltä kysytään tietoja, joita se on jo toimittanut jollekin toiselle viranomaiselle. Joskus käy myös niin että kaikki tiedot eivät välity oikeanlaisina perille ja niitä käytetään esimerkiksi sosiaalietuuksien laskemisessa, virhe tiedoissa aiheuttaa virheen etuuksissa.

Olikin upea juttu huomata, että vihdoin asioilla on mahdollisuus järkiperäistyä. Miten paljon alkuponnistusten jälkeen tulee säästymään turhaa työtä ja palkkahallinnon asiantuntijoiden aikaa vapautuu neuvontaan, ohjeistukseen ja toimintojen järkeistämiseen.



Moni on tämän kuvasarjan jo nähnytkin
Tässä palkkahallinnon kuukausiprosessi



Tässä vuosiprosessi



Koko palkanlaskijan työnkuva, jossa jää aivan liian vähän aikaa asiakkaan neuvonnalle.
Aika ymmärrettävää.
Kuten myös se että tämä työ ei tälläisenä nuoria kiinnosta.


Palkkakoodisto – Sanastotyö – Katre

Kun Taloushallintoliitto oli mukana kehittämässä kirjanpidon ja taloushallinnon avuksi koodistoa, syntyi ajatus, että myös palkkahallinto tarvitsee koodistonsa. Koodistoa alettiinkin työstää hyvässä yhteistyössä eri viranomaistahojen kanssa, erityiskiitos Verohallinnolle. Mukana resursseja tarjoamassa oli kiitettävästi myös Tieto. Palkkahallinnon koodistoa tehtäessä tapasimme useita tietojen vastaanottajatahoja, jotta pystyimme selvittämään mitä tietoja he tarvitsivat ja missä muodossa ne pitäisi saada. Kun koodisto alkoi olla siinä vaiheessa, että me jo hahmotimme sen toiminnan periaatteet, oli aika katsoa eteenpäin. Jotta koodisto voisi toimia, tarvitaan yhtenäinen sanasto. Jokainen palkkahallinnon kanssa toimiva tietää miten sama termi eri yhteydessä tarkoittaa eri asiaa. Tai samalle asialle eri laissa tai sopimuksessa voi olla eri nimi. Sanastotyö aloitettiin aivan alusta, alku olikin työläs. Työryhmää ajoi kuitenkin eteenpäin sen työn tärkeyden yhteinen ymmärrys. Jos ei ole yhteistä sanastoa, ei palkkakoodisto voi toimia tarkoituksenmukaisesti. Ja jos koodisto ei toimi on kansallisen tulorekisterin luominen liian työläs eikä se tulisi toimimaan. Usean vuoden työ sanaston ja palkkakoodiston parissa alkaakin nyt vihdoin kantaa hedelmää.


Kansallinen tulorekisteri valmistuu, hallinnollinen taakka pienenee 
    
Kansallinen tulorekisteri, Katre, on nyt vihdoin siinä tilanteessa, että sen teknisestä toteuttamisesta on annettu tarjouksia ja tulorekisteri ja sen toteuttaminen on lausuntokierroksella. Itse käytännön työtä tehneenä olin hämmästynyt, kun julkisuuteen tuli vastustavia kommentteja tahoilta, joiden olisi voinut kuvitella olevan tulorekisterin kannalla. Hän, joka laskee palkkoja ja altistuu joka vuosi siihen kiireeseen, jonka luonteen ja vaikutuksen ymmärtää vain, jos on siinä sisällä, tietää kyllä mitä tarkoittaa se, että vuosi-ilmoitukset poistuvat. Tai kun tietää laskevansa sellaisen henkilön palkkaa, jonka osa-aikaisesta työsuhteesta johtuen hänelle pitää todennäköisesti laatia palkkatodistus pidemmältä ajalta työttömyyskassalle tai Kelalle. Palkkahallinnon ihmiset tietävät miten työläs voi olla palkkatodistus useammalta viikolta joissa työssä on oltu riittävä tunti määrä. Yksi todistus voi viedä sitä laativalta yhden työpäivän, joskus enemmänkin. Yksi todistus! Hämmästyttävää on ollut näiden esiin tulleiden tahojen väite siitä, ettei palkkahallinnossa ole niitä tietoja, jotka on rekisteriin merkitty pakollisiksi tiedoiksi. Kaikki pakolliseksi määrätyt tiedot ovat tietoja jotka tarvitaan, kun palkkoja lasketaan.

Väite siitä, että hallinnollinen taakka lisääntyy tulorekisterin myötä, ei ole totta. On totta, että aluksi kun jokainen palkkahallinnon yksikkö tarkastaa omat järjestelmänsä, huolehtii prosessinsa ja toimintatapansa kuntoon sekä tiedottaa asiat palkkatietojen toimittajalle, niin varmasti on hetkellisesti enemmän työtä ja kustannuksiakin. Ja varmasti harmittaa, jos on ajatus olla alalla enää pari vuotta tulorekisterin voimaantulon jälkeen. Mutta hyödyt ovat kiistattomat, kun katsotaan eteenpäin. Palkkahallinnon työt jakaantuvat tasaisemmin, ihmisten ei tarvitse viettää alkuvuotta työssä yömyöhään. Kun työ jakautuu tasaisemmin myös virheet vähenevät. Tiedot ovat myös viranomaisten käytössä aikaisemmin, jolloin myös mahdolliset virheet ja väärinkäsitykset saadaan korjattua nopeasi. Lyhyen ajanjakson virheen etsiminen ja korjaaminen heti ilmoitusten jättäminen jälkeen on huomattavasti helpompaa ja tehokkaampaa, kuin koko vuoden tietojen tarkistaminen joskus pitkänkin ajan kuluttua ilmoituksen jättämisestä. Jokainen ymmärtää että poikkeaman löytäminen yhden maksukauden aineistosta heti sen päätyttyä on paljon helpompaa kuin koko vuoden aineistosta joskus reippaan puolen vuoden jälkeen suoritettu etsintä. Tämä on ehdottomasti myös palkansaajan etu.


Kaikki eivät selviä tulorekisteristä – väite perustuu isolta osalta tietämättömyyteen

On tuotu julkisuuteen ajatuksia siitä, että on olemassa yrityksiä, joissa palkanlaskenta hoidetaan käsin tai Excelissä.  Että heille tästä koituu lisää kustannuksia ja hallinnollista taakkaa. Tai että he joutuvat ulkoistamaan palkanlaskennan, kun eivät enää itse pysty sitä hoitamaan. Aivan varmasti on näitä yrityksiä. Mutta olen varma, että niitä ei ole niin paljon, kuin on julkisuudessa annettu ymmärtää. Tämä tieto vääristyy, kun asiaa kysytään yrityksiltä. Asiasta on toki puhuttu ja tulorekisterin toiminnasta on julkaistu tietoa, mutta silti uskon, että yrittäjän on vaikea ymmärtää mistä tai millaisesta muutoksesta oikeasti on kysymys. Perinteisesti ihmisen on helpompi vastustaa kuin puoltaa asiaa jota ei tunne, tai ymmärrä mitä käytännön toimia sen voimaantulo tarkoittaa. Moni ihminen on luonnostaan vastaan uusia asioita, varsinkin jos sen merkityksen hahmottaminen on vaikeaa.

Uskon että ne tilitoimistot jotka suhtautuvat vähemmän positiivisesti tulorekisteriin, eivät ole perehtyneet asiaan. Kuulin juuri pari viikkoa sitten kommentin, että jos ilmoitus lähetetään aina kun palkka maksetaan ja kuitenkin pitää maksu maksaa 12 päivä, niin sehän tarkoittaa, että työ vuoden aikana tuplaantuu. Ettei se auta, että vuosi-ilmoitus jää pois. Ihmettelin asiaa ja keskustelun jälkeen selvisi, että kun olimme tiedotuksessa puhuneet vuosi-ilmoitusten poistumisesta ja uudesta palkanmaksukohtaisesta ilmoittamisesta, olimme unohtaneet riittävän selkeästi puhua myös kuukausittain tehtävän kausiveroilmoitusten poistumisesta. Kun mainittiin että maksun eräpäivä ei muutu, oli kommentoijan ajatus, että näiden uusien ilmoitusten lisäksi lähetetään vielä kausiveroilmoitus, kun kerran maksukin maksetaan entiseen tapaan. Kysymys kuitenkin on vain maksamisesta, mitään kuukausi- tai vuosi-ilmoituksia ei sitten enää lähetetä. Jatkossa annaetaan vain palkanmaksukausittain laadittu ilmoitus.


Palkkahallinnon työkenttä järkeistyy ja asiantuntijat ehtivät tehdä muuta kuin rutiineja


Samaa tietoa ei tarvitse antaa kahdesti

Iso hallinnollisen taakan poistuminen tulee niistä tiedoista, jotka tulorekisteriin ilmoitetaan vapaaehtoisena. Tulevassa tulorekisterilaissa on määritelty, ettei viranomainen pyydä tietoa, joka on jo jollekin toiselle viranomaiselle annettu eli ilmoitettu tulorekisteriin. Poissaolot sekä muut vapaaehtoiset tiedot ovat niitä tietoja, joiden ilmoittaminen poistaa monen viikon palkkatodistusten laadinta tarpeen. Mutta jos ei halua näitä tietoja ilmoittaa palkanmaksukohtaisesti, voi olla antamatta. Silloin vaihtoehtoisesti annetaan tiedot viranomaisille silloin kun he niitä pyytävät. Kummalla tavalla sen haluaa tehdä, on oma valinta. Miten hallinnollinen taakka lisääntyy, kun itse voi valita?

Kun sitten mietimme niitä yrityksiä, jotka hoitavat palkanlaskennan Excelissä tai jopa paperilla, voivat käyttää ilmaista palkka.fi -palvelua. Tämä palvelu ei ole vielä paras mahdollinen, sitäkin kehitetään koko ajan. Sitä kuitenkin käyttävät jo nyt monet työnantajat, osa isojakin toimijoita. Toki tilanne voi olla myös se, ettei yrittäjä tai siellä palkkoja laskeva henkilö kykene tai halua palvelua käyttää tai hankkia niiden hoitamiseen tai uusia nykyistä järjestelmäänsä niin, että se toimisi tulorekisterin edellyttämällä tavalla. Se toki voi yksittäisen yrityksen kannalta olla harmittava tilanne. Kustannuksiakin voi syntyä, mutta kokonaisuuden kannalta yritys säästää aikaa ja aikahan tunnetusti on rahaa. Toki voi eteen myös tulla tilanne jossa palkanlaskenta on ulkoistettava. Ulkoistettaessa saadaan palkanlaskennan lisäksi ulkopuolinen asiantuntija, jolta voi kysyä palkkoihin liittyviä asioita. Tämä tuo yritykselle lisää tietoa ja resurssia. Kysymys on myös siitä, että maailma kehittyy ja ihmiset haluavat tietonsa reaaliaikaisena. Myös kesätöissä olevat opiskelijat ovat tyytyväisiä, kun Kela voi reagoida tuloihin heti eikä perimään liikaa maksettuja tukia takautuvasti takaisin.


Samalla henkilöverotus kehittyy ja jokainen saa realiaikasiesti tietoon omat ilmoitetut ansionsa


Alaa on kehitettävä, Katrella se onnistuu

Nyt julkisuuteen tulleet lausunnot puhuvat osittain asioista virheellisen tiedon perusteella sekä osittain lyhytnäköisesti, vain pientä ryhmää ja sen vastustusta tai mahdollisesti syntyviä kertakustannuksia kauhistellen. Mieleeni väkisin hiipii myös ajatus siitä että tämä voi herättää myös pelkoja. Juuri sen takia kun sen toimintaa ei ymmärretä. Mitä sitten kun osaamisen kenttää pitääkin laajentaa, kun rutiinien jälkeen jää aikaa myös neuvoa ja ohjata asiakasta. Se on uusi asia, mutta kokemuksesta voin sanoa että siitä saa työhönsä mielekkyyttä. Myös alana palkkahallinto kaipaa nostoa, kuka nuori haluaisi ryhtyä ensimmäisten kuvien kuvaamaan työhön? Kun taas se että työ koostuu vähästä rutiinista ja ja suurelta osin asiantuntijatyöstä, on se mitä nuoriso työltään toivoo. Katre pelastaa siis osaltaan myös koko palkkahallinnon alan! 

Kuulin joskus yhdellä luennolla lausuman, joka oli kuuleman mukaan autoa kehittäneen Henry Fordin sanoma: ”Jos olisimme kysyneet ihmisiltä mitä he haluavat, he olisivat halunneet nopeamman hevosen” Ford kuitenkin omasi kykyä miettiä laajemmin ja nähdä tulevaisuutta. Hän suunnitteli auton. Meidänkin alana ja yhteiskuntana tulee nähdä laajemmin. Tarvitsemme tulorekisterin, emme voi ajatella niin että jos muutamalle yksittäiselle yritykselle tulee kertaluontoisia kustannuksia, tuhlaamme mahdollisuuden vähentää koko yhteiskunnan kustannuksia. Meillä ei ole siihen varaa.


Katre on osa yhteistä hyvää tapaa toimia tulevaisuudessa.


Riikka

10.8.2016

Vastaatko sähköposteihisi?

Tämän kirjoituksen olen kirjoittanut henk.kohtaiseen blogiini: http://ihmisenlampoa.blogspot.fi/ jo aikaisemmin, mutta sen paikka voisi olla täälläkin...


Kun saat sähköpostia työssäsi miten nopeasti vastaan postiin? Vai vastaatko ollenkaan? Monella se varmasti riippuu paljon siitä millaista postia saa. Olen saanut yrittäjänä monenlaista sähköpostia, mutta myös lähettänyt. Sähköpostitulva on nykypäivänä jo lähes ähkyä ja helposti joku tärkeäkin viesti voi jäädä hetkeksi huomaamatta. Siksi on ymmärrettävää, että moni on väsynyt vastailemaan posteihin. Omien kokemusteni pohjalta pohdin tätä asiaa vähän eri näkökulmasta mitä ehkä moni on pohtinut. Pohdinnasta jätän kokonaan pois ne varsinaiset asiakaspostit, siis sellaiset joita olemassa olevat asiakkaat lähettävät säännöllisen epäsäännöllisesti, niihinhän kaikki vastaavat melko ripeästi -eikö niin?

Koska tähän juttuun ei varsinaisesti liity kuvia, nappasin joitakin ottamiani kuvia tekstiä piristämään :)

Työ- tai harjoittelupaikan hakija

Itse saan tietyin ajoin tilitoimistooni näitä posteja melkoisiakin määriä. Joskus aikanaan minulla oli yrityksessäni sellainen tilanne, että aina välillä pystyn näistä jonkun hakijan poimimaan harjoittelijaksi tai koulun näyttötyötä tekeväksi toimistollemme. Talteen laitoin jokaisen meilin siltä varalta, että joskus tarvitsisin työntekijää. Joskus jopa useamman vuoden jälkeen otin yhteyttä ja palkkasin hyvän hakemuksen tehneen ihmisen töihin.
Mutta olennaista nyt ei ole se onnistuuko hakija saamaan harjoittelu- tai työpaikan, vaan se miten vastaat näihin posteihin. Tai oikeastaan vastaatko ollenkaan. Jos et vastaa, sähköpostin lähettäjä ei voi tietää, onko vastaamattomuutesi merkki siitä, ettei sinua kiinnosta, siitä että et ole vielä edes lukenut postia vai siitä että mietit asiaa.  Jos sinulla ei ole mahdollisuutta palkata ketään tai tarjota harjoittelupaikkaa, ilmoita se lyhyesti ja ystävällisesti. Hakijat ovat kyllä tottuneet kielteisiin vastauksiin, sillä et erotu negatiivisesti. Jos mietit asiaa, kerro miettiväsi ja ilmoita mihin mennessä teet päätöksesi, tai jos haluat nähdä hänet, sovi tapaaminen. Kunhan vastaat.

Miksi vastaaminen on tärkeää? Se on totta kai tärkeää viestin sinulle lähettäneelle, että hän saa vastauksen, jotta tietää jatkaa. Miksi se sitten on sinulle, tai oikeammin yrityksellesi tärkeää? Tämä henkilö muodostaa kuvan yrityksestäsi se perusteella vastaatko vai et ja jos vastaan vastaatko ystävällisesti. Hän voi myöhemmin olla jossakin yrityksessä siinä asemassa, että hän päättää hankinnoista. Arvaa onko yrityksesi luottamuslistan kärjessä, kun et aikanaan vaivautunut edes vastaamaan hänen viestiinsä? Tai hän itse kuluttajana voi olla tekemässä isohkoa ostopäätöstä, tai hän sukulaisensa tai tuttavansa. Voi löytää vastaamattomuutesi edestäsi yllättävistä paikoista, ilman että edes tiedät mistä johtui se, että hävisit tarjouskilvan, tai että asiakas hakee vaikka vähän kauempaakin saman tavaran eikä tule sinun yritykseesi. 


Keväinen kotipiha
Yhteistyökyselyt ja sponsorointihakemukset

Jos noissa työ- ja harjoittelupaikan kysymyksissä olen ollut se joka vastaa, niin näissä yhteistyökysymyksissä olen lähiaikoina ollut se lähettävä osapuoli. Toki harvoin saan myös tukea pyytäviä sähköposteja, mutta se on harvassa johtuen luultavasti tilitoimistotoimialasta.
Mutta siis nämä pyynnöt. Käytän itse mielelläni sähköpostia kahdesta syystä. Ensinäkin siinä voin selittää mistä on kysymys ja jakaa mukaan pari valokuvaa. Toiseksi haluan antaa vastaanottajalle mietintäaikaa. Minulle joku sanoi, että ei kun soittaa pitää ja vaatia vastaus heti. Se on jollekin ehkä sopiva tapa, mutta koska ajattelen tätä asiaa kuten elämää yleensäkin niin että asettaudun itse toisen asemaan, niin jos minulle soitetaan ja pyydetään tukea ja vastaus pitää antaa heti, vastaus on 99,999% varmasti; EI KIITOS. Soiton kesken työpäivää koen häiritsevänä ja se että siinä pitää yhtäkkiä keskittyä johonkin ja päättää lähteekö mukaan, koen sellaisena, ettei soittaja arvosta minun työtäni tai työaikaani, kun hän haluaa päättää, keskeytänkö sen juuri nyt hänen asiansa kuullakseni. Siksi itse en soita, kun haluan kysyä yritystä mukaan.

Näitä sähköposteja olen nyt kirjoitellut Pitsimissikilpailun tiimoilta. Meillä on muutama hyvä yhteistyökumppani, jotka ovat olleet mukana rakentamassa tätä kilpailua useamman vuoden ja me arvostamme heitä sunnattoman paljon, hyviä tyyppejä kaikki ihmisinä ja heidän tukensa on arvokasta. Joka vuosi olen kuitenkin kerännyt myös pieniä palkintoja, jotta jokainen finalisti saisi jotain pientä, kun on kilpailuun osallistunut, vaikka ei sijoittuisikaan. Tänä vuonna meillä lisäksi oli uusi tilanne, kun hotellin sijasta majoituimme Freinet koululla, yhteismajoituksessa. Idea osoittautui loistavaksi ja tulemme sitä jatkamaan. Tämä uusi tilanne sai aikaan uudenlaisia tarpeita, niinpä käännyin yritysten puoleen vuoteiden ja vuodevaatteiden sekä aamu- ja iltapalatarvikkeiden hankinnassa. Hiustenkuivaajistakin kyselin ja on sanottava, että reaktiot sähköposteihini olivat mielenkiintoisia. Hyvin opettavaisia.

Taitava henkilö tekee kauppaa, vaikka ei suostu ehdotukseen!

Hei kärkeen haluan sanoa, että se, oliko vastaus mielestäni hyvä ei ole kiinni siitä lähtikö yritys mukaan vai ei. Ensiksi yksi erittäin hyvä tapa vastata. Kysyi Jyskistä sähköpumpulla varustettuja ilmatäytteisiä ”sänkyjä” ja vuodevaatteita. He kuitenkin tukevat paraolympialiasiin lähtevää Suomen joukkuetta, joten he vastasivat, ettei muiden kohteiden tukeminen onnistu. Me toki tarjosimme vastineeksi mainontaa, mutta ymmärrän, ettei meidän mainontamme Jyskin kokoiselle yritykselle ole merkittävää, joten menimme samaan kategoriaan avustusten kanssa. Mutta vaikka he kieltäytyivät lähtemästä yhteistyökumppaniksi vuodetarpeita lahjoittamalla, he tekivät vastatarjouksen, heidän yritysmyyntinsä lähetti minulle erittäin edullisen tarjouksen tarvitsemistani tuotteista.  Näin he saivat kauppaa ja minusta tyytyväisen asiakkaan itselleen myös yksityishenkilönä. Ja jos tarvitsen myöhemmin Pitsimissikilpailun merkeissä jotain, käyn kyllä ihan ensin katsomassa, löytyykö heiltä. Vaikka he torjuivat pyyntöni saada mitä tarvitsemme, he ymmärsivät, ettei budjettimme ole suuri ja tarjosivat edullista vaihtoehtoa. Vastauksellaan he myös osoittivat, etteivät ignooranneet meitä. Tiedostan kyllä, että se on opeteltu markkinointi- ja asiakaspalvelutaktiikka, mutta entä sitten? He ovat välittäneet asiasta sen verran että ovat opetelleet ja ottaneet sen käyttöön.



Poroholman kaunis rantamaisema

On toki mukava lukea innostuneita vastauksia


Uusista kontakteista sain Kontion Leipomolta, Kivikylän Palvaamosta ja K-Market Lapinpadasta ihania myönteisiä vastauksia, he lähtivät mukaan ja vastaukset olivat ystävällisiä, samoin Rauman Keskus Apteekin kanssa uusi yhteistyö oli antoisaa ja heidän kanssaan oli miellyttävä asioida. Mutta kuten sanoin ei se vaikuta yrityskuvaan minun mielessäni lähtivätkö he mukaan vai eivät. Toki kun yhteistyötä tehtiin se vaikuttaa käytökseeni, sen myönnän. Olen ennenkin pyrkinyt asioimaan kotiseudulla K-Market Lapinpadassa, koska mielestäni lähikauppaa pitää tukea, eikä kantaa ostoksia isoista marketeista, ellei sitten asu sellaisen vieressä. Mutta aivan varmasti yhä tarkemmin katson, että teen ostokseni heillä. Samoin varmasti valitsen entistä enemmän Kivikylän tai Kontion tuotteita. Kun tarvitsen apteekkituotteita, totta kai askeleeni vie juuri siihen apteekkiin jonka henkilökuntaa nyt tunnen paremmin. Onhan minulle muutoinkin selvää, että jos tarvitsen tietyntyypistä asua, käyn ensiksi Cameo Boutiquessa tai vähän toisenlaista asua niin matkani vie Designhouse Hellapuuhun. Jos tarvitsen uima- tai alusasuja, en mieti vaan matkaan Alusasuliike Helmeen. Kun piti hankkia kummilapselle risti, en edes miettinyt vaan kävelin Kultasepänliike Helkelään ja ostin kauniin ristin. Tai kun tarvitsen näkemisen tuotteita, valintani on luonnollisesti Silmäoptikot Palmu. Tai kun tarvitsen jollekin kukkia, Kukka Shop Rosassa osataan tehdä juuri minun tarpeisiin sopiva kimppu. Tai kun hiukseni tarvitsevat jotain kohennusta, Tukkapaja on se paikka johon menen. Nämä ostokäyttäytymiseen vaikuttavat asiat johtuvat osaksi siitä, että yhteistyön puitteissa tutustuin paremmin ihmisiin, joita yrityksessä on. On aina mukavampaa asioida tuttujen kanssa. Toki se johtuu myös siitä, että nämä yritykset ovat alansa parhaita Raumalla. 

 
Poroholman maisema purjeveneineen
Kielteinenkin vastaus on paljon parempi kuin ei vastausta ollenkaan…

Sain myös vastauksia, joissa kohteliaasti kieltäydyttiin yhteistyöstä. Rehellinen kieltäytyminen ei ole pahasta. Totta kai yrityksellä on oikeus sanoa, ettei tämä yhteistyö juuri nyt kiinnosta, enkä minä siitä pahastu. Olen itsekin yrittäjä ja tiedän ettei kaikkeen voi lähteä mukaan. Jokaisessa lähettämässäni viestissä kirjoitin loppuun pyynnön, että jos tämä esittämäni yhteistyötarjous ei juuri nyt kiinnosta, olisi mukavaa, jos siitä ilmoitettaisiin, niin teidän kääntyä asiassa jonkun toisen puoleen. Silti moni jätti vastaamatta. En voi ymmärtää sitä, että joku yrittäjä kokee, ettei viestini ole vastaamisen arvoinen. Enkä nyt tarkoita, että se olisi jotenkin arvokkaampi, kun se tulee juuri minulta :) Vaan sen vuoksi että minä olen heidän potentiaalinen asiakkaansa, sekä tämän edustamani yrityksen edustajana, että myös yksityishenkilönä. Ja muistanhan minä sen, ettei viestiini vaivauduttu vastaamaan. Edessä on alkutalvella mm. poikamme ylioppilasjuhlat ja mietin kyllä tarkkaan, mistä ostan sinne kalaa, tai sanotaanko mistä en osta. Koska tulen tekemään sinne pääosin ruuan itse, minulle on selvää, että leivän jota en itse ajatellut leipoa, ostan Kontiolta ja tarvitsemani lihan Kivikylästä, muut tarveaineet kotikylän K-Market Lapinpadasta, mutta olisin ehkä ostanut jotain muutakin valmiina kuin leivän, mutta myönnän että vastaamattomat sähköpostit vaikuttavat valintoihini. Ei siis se, että sain kieltävän vastauksen vaan se että minusta ja asiastani ei välitetty tai minua arvostettu potentiaalisena asiakkaana niin paljon, että olisi jaksettu vastata muutama rivi, vaikka vain: ”Hei, kiitos tarjouksestasi, mutta emme nyt lähde mukaan” ja asiaan kuuluvat allekirjoitukset perään. Silloin minulle olisi tullut tunne siitä minut ja asiani on huomioitu, minua ja minun aikaani on arvostettu niin, että on kerrottu, ettei asia nyt kiinnosta ja olen vapaa kysymään muualta.


Mitä se kertoo, kun et vastaa viestiin?

Minulle se kertoo, että et välitä. Sinua ei kiinnosta se mistä olen kertonut sinulle, vaikka vielä loppuun olen pyytänyt, että ilmoitat jos et halua olla mukana. Potentiaalinen asiakas ei kiinnosta. Minulla nyt sattuu olemaan tilitoimisto, joka on se varsinainen ammattini ja työni. Mutta aivan hyvin voisin olla jonkun yrityksen sisäänostaja tai johdon assistentti joka päättää hankinnoista kokousten tiimoilta. Tai puolisoni olisi tai sisareni tai paras ystäväni jne. Kyllä nytkin sanon omat mielipiteeni yrityksistä jotka eivät vastanneet mitään. En nyt luettele niitä tähän, vaikka mieli tekisi, mutta ajattelin olla myös ihan pikkusen fiksu joskus edes ja jättää ne mainitsematta. Toki vielä "paremmaksikin" voi pistää kuin olla vastaamatta (siitäkin on kokemusta): vastata ensin, olla kiinnostunut ja jo suunnitella yhdessä mitä toteutetaan, niin että ehdin jos kertoa toiselle yhteistyökumppanille asiasta, että yhdessä keksitään kiva juttu (tosin onneksi olen jo sen verran kokenut että mainitsen asiasta tyyliin ”jos lähtee mukaan”, vaikka minulla on kyseisen yrityksen toimitusjohtajan sähköposti jossa sovitaan että he ovat mukana) Kun sitten nimittäin päivä lähestyy ja pitäisi alkaa mainostaa / tiedottaa asiasta ja kyselen tarkempia aikatauluja, vastausta viestiini ei koskaan tule, eikä varmaan enää tulekaan, tästä kun on jo yli vuosi aikaa. Meni ne kilpailut ilman heitä ja jo seuraavatkin, enkä enää ole kysynytkään. Enkä kysy. Enkä myöskään osta kyseistä tuotetta, koska samaa tuotetta saa muidenkin valmistamana


Joskus voi sataa - siihen kannattaa varautua :)
Muita syitä kuin välinpitämättömyys

Joku sanoi minulle joskus, että jos vain on niin vaikea vastata ei, niin on helpompaa jättää vastaamatta. Ettei se välinpitämättömyyttä ole. No kyllä se on. Jos sähköpostilla ei pysty vastaamaan ”ei kiitos” ja työnkuva on sellainen, että näihin sähköposteihin yrityksessä vastaa, niin kyllä se on välipitämättömyyttä. Tai sitten on syytä hakeutua muihin töihin. Toiseksi syyksi minulle on sanottu, että jos yrittäjä (pienemmissä yrityksissä) ei ole lukenut sähköpostiaan. Onhan se toki mahdollista, sitä en kiistä. Mutta jos yrittäjä ei lue viikon aikana sähköpostiaan kertaakaan, kyllä hän on välinpitämätön. Välinpitämätön ihan kaikkia yhteistyökumppaneitaan kohtaan. Niin asiakkaitaan kuin tavaran toimittajiaan kohtaan. Jos yrityksen sähköpostia ei lueta, sitä ei julkisesti ilmoiteta. Se vaan on yksinkertaisesti yritysmaailman totuus, jos et lue sähköpostiasi, älä julkaise sitä.


Lopuksi

Miksi kirjoitan aiheesta? En sen takia että minua tai minun henkilökohtaisia tunteitani olisi loukattu. Että minua ei olisi noteerattu. Toki tunnustin kirjoituksessani, että nämä asiat vaikuttavat ostopäätöksiini, mutta en sen takia olisi lähtenyt kirjoittamaan yhtään mitään. Olen yrittäjä ja minua surettaa, etteivät yrittäjät ymmärrä sitä tosiasiaa, että jokainen ihminen on asiayhteydestä huolimatta potentiaalinen asiakas, mahdollisen tulevan yhteistyökumppanin yhteyshenkilö tai muutoin henkilö joka voi vaikuttaa omien ostopäätöstensä lisäksi myös muiden ostopäätöksiin. ”Parhaassa” tapauksessa näitä kaikkea. Paha kello kauas kuuluu, on vanha sanonta ja se pitää edelleen paikkansa. Se että yrittäjä tai yrityksen edustaja vaikuttaa välinpitämättömältä on paha moka. Kirjoitukseni tuskin tavoittaa niitä yrittäjiä joiden vastaamattomuus aikaansai kirjoitukseni, mutta toivon että mahdollisimman moni tajuaisi sen mahdollisuuden mikä piilee siinä, miten reagoimme sähköposteihin, joilla meitä lähestytään.  


Äidin pihallemme istuttamien ruusujen kauneutta

Kesän jatkoja kaikille tasapuolisesti!


Riikka

4.5.2016

Palkkahallinto kehittyy kohti Kansallista tulorekisteriä

Kun itse aloitin työn tilitoimistossa noin 30 vuotta sitten, palkanlaskenta oli tilitoimistoissa se käytännössä lähes tuottamaton sivutuote. Sitä tehtiin kirjanpitoasiakkaille, kun haluttiin palvella asiakasta, eikä sitä pidetty mitenkään tärkeänä osana tilitoimistoammattilaisen työtä. Sitä tehtiin sivutyönä, käsin palkkakortteihin jotka laskettiin vuosittain yhteen ja tehtiin tarvittava ilmoitus verottajalle ja vakuutusyhtiöön. Harva asiakas lasketti palkkansa tilitoimistossa, moni hoiti sen itse, se oli silloin huomattavasti helpompaa kuin nyt, eikä siitä haluttu maksaa.


Kirjoitin Kansallisesta tulorekisteristä Vieraskynäkirjoituksen Taloushallintoliiton jäsenlehteen Saldoon. Kirjoitus oli lyhyehkö yhteenveto tulevasta, avaan alla vähän laajemmin kehityksen taustoja ja tulevaisuutta





PHT
Kun yli 10 vuotta sitten Taloushallintoliitto aloitti tilitoimiston palkanlaskijoille pitkäkestoisen koulutuksen PHT:n, (PalkkaHallinto Tilitoimistossa) ajatuksena oli että kaikki tilitoimistojen palkanlaskijat olisi noin kolmessa vuodessa koulutettu. Sillä hetkellä tilanne oli se. Ajateltiin että sen jälkeen koulutusta voitaisiin järjestää tarvittaessa vaikka joka toinen vuosi pienemällä ryhmällä. Tällä hetkellä kurssilla opiskelee 50 opiskelijaa ja syksyllä alkaa 12. kurssi. Palkkahallinto ja sen ammattilaiset ovat kehittyneet paljon kymmenessä vuodessa. Nykyisin palkkahallinto on todellisten ammattilaisten ala. Minulla on ilo olla mukana näillä kursseilla ja tutustua näihin ammattilaisiin. Laadin vuosittain heille kurssin loppupuolella palautettavan projektityön jossa testataan käytännön osaamista ja voin vilpittömästi kertoa miten laadukasta osaamista nämä ihmiset edustavat. He tietävät substanssin ja osaavat vastata asiakkaille. Meillä on Suomessa suuri määrä todella ammattitaitoisia palkkahallinnon asiantuntijoita ja palkanlaskijoita. PHT tentin läpäisseitä asiantuntijoita meillä on tällä hetkellä 342 henkilöä. Nämä ammattilaiset ja koko ala todella ansaitsevat arvostuksemme. 



Sanasto, koodisto ja rekisteri
Vuonna 2010 keskustelimme työnimellä Pala kulkeneesta elimestä joka keräisi oikeita käytäntöjä vastaavasti kuin Kila kirjanpitoalalla. Asialla oli kuitenkin omat vaikeutensa palkka- ja henkilöstöhallinnon alan ollessa monisyisempi kuin taloushallinnon vastaavat normit. Lopulta keskitimme ajatuksemme siihen miten muutoin voisimme tätä asiaa edistää. Kun puhuimme ensi kerran Palkkakoodistosta, emme olleet ihan varmoja mihin kaikkeen sitä voisi hyödyntää ja miten se toimisi, mutta olimme varmoja sen tarpeellisuudesta. Kiersimme syntyneen hankkeen merkeissä palkkahallinnosta tietoja vastaanottavien tahojen luona, tutuksi tulivat Eläkevakuuttajat, Tapaturmavakuuttajien edustajat, Työttömyysvakuutusrahasto, Kela, Verohallinto, EK ja monet muuta alalla ilmoituksia vastaanottavat tahot. Monelle jouduimme vielä perustelemaan miksi tämä tulee olemaan hyvä asia. Toimin ryhmässä Taloushallintoliiton edustajana, mukana oli Tiedon edustus koordinaattorin ominaisuudessa, sekä Aditron edustajat ohjelmistotalon näkemystä edustamassa. Me uskoimme että teimme jotain hyvää ja tulevaisuudessa todella tarpeellista. Tässäkin vaiheessa vielä iso kiitos pienelle mutta tehokkaalle ryhmällemme, kun jaksoitte kaikki uskoa siihen mitä teimme. Kiitos myös Verohallinnon ihmisille jotka jaksoivat tsempata meitä ja uskoa asiaan.

Olin samaan aikaan myös SADe klusterin jäsen. Klusteriryhmä jonka osa-alueena oli yrityksen perustamiseen ja työnantajana toimimiseen liittyviä sähköisten palvelujen kehittäminen, kävi paljon läpi näitäkin asioita työssä Yritys Suomen eteen. Saimmekin aikaan päätöksen ns. sanastotyön aloittamisesta. Jokainen joka on tekemisissä palkkahallinnon kanssa, tietää miten monella sanalla on eri yhteyksissä aivan eri merkitys. Miten palkkahallinnon tehostamista ja mielekkyyttä häiritsee se, ettei yhtenäistä sanastoa ole. Alun jälkeen asiat ovat kehittyneet nopeasti. Kun hallitus otti kärkihankkeekseen digiloikan johon oleellisena kuuluu palkkakoodisto ja sen pohjana sanastotyö, oli tunne hyvä. Tiesin että uskomme aikanaan siihen mitä teimme, ei ollut turhaa. Nyt palkkakoodistoa tultaisiin tarvitsemaan ja siinä pohjatyö oli tehty. Vielä tulisi olemaan paljon työtä, mutta se kannattaisi. Vihdoin saamme Suomeen Kansallisen tulorekisterin. Tulorekisteri mahdollistaa paljon ja vie pois turhaa byrokratiaa, turhaa työtä, hallinnollista taakkaa. Hyvin tehtynä se mahdollistaa turhien kustannusten karsimisen sekä jokaisen ihmisen mahdollisuuden nähdä tulonsa reaaliaikaisena. Myös etuudenmaksajilla tulee olemaan oikeat tulotiedot käytössään koko ajan.

Järkevien tahojen ja ihmisten yhteinen päämäärä
Sitä että asia on edistynyt tehokkaasti, saamme isolta osin kiittää Taloushallintoliittoa ja sen puheenjohtajan Vuokko Mäkisen sitkeää ja periksi antamatonta uskoa yhdistettynä hänen kykyynsä ymmärtää asioita kokonaisuuksina. Kiitos kuuluu myös monelle yhteistyökumppanille, joista yhden mainitakseni nostan esiin Verohallinnon joka on eri tavoin tukenut Taloushallintoliittoa tässä alusta asti. Sekä tietysti Tietoa joka on ollut monessa kehitysprojektissa mukana jotta asiat on saatu kehittymään. Upeaa on ollut myös työskennellä Valtiovarainministeriön sekä Työ- ja elinkeinoministeriön virkamiesten ja muiden ryhmissä työskentelevien henkilöiden kanssa. Alun aktiivisen toiminnan jälkeen olin omien työkuvioitteni vuoksi sivustaseuraajana jonkin aikaa, nyt saan taas ilon olla mukana tässä projektissa juuri sanastotyötä ja koodistoa valmistelevassa ryhmässä. Olen ryhmässä joka tekee työtä jota itse olin aloittamassa, joku voisikin sanoa ”Ympyrä on sulkeutunut” Itse uskon ettei se sulkeudu, vaan jatkaa kehittymistään avoimesti eikä sulje mitään hyvää ideaa ulkopuolelle. Taloushallintoliitto vaikuttaa kaikissa tulorekisteriä valmistelevassa neljässä ryhmässä, jotka oman ryhmäni lisäksi ovat järjestelmiin, käytännön tilanteisiin ja lakimuutoksiin keskittyneet ryhmät.


Katre - iso muutos
Kansallinen tulorekisteri, Katre, on merkittävä muutos Suomessa. Sitä ei vielä kovin moni tiedä miten iso asia se onkaan, eikä se todellista vaikutusta ymmärrä, ellei asiaan ole perehtynyt. Se on hyvin ymmärrettävää, joskus tuntuu, etten varmasti vielä itsekään näe sen kaikkia mahdollisuuksia. Se tulee olemaan niin hyvä että nekin tahot, jotka sitä nyt vielä epäilevät, voivat ilolla todeta olleensa väärässä epäillessään asian hyödyllisyyttä ja merkitystä. Vuonna 2019 rekisteri tulee koskemaan jokaista jolla on palkkatuloja. Kaikki tulomme ilmoitetaan reaaliaikaisena rekisteriin, josta viranomaiset saavat tietoa sillä laajuudella johon heillä on oikeus. Palkanlaskennan ammattilaiset vapautuvat turhista rutiineista vuosi-ilmoitusten ja palkkatodistusten poistuessa. Palkanlaskijoiden turhaa työtä ei ymmärrä jos sen kanssa ei ole tekemisissä. Mutta lyhyesti asian voisi kuvata niin että kerran kuukaudessa lasketaan yhteen kaikki maksetut palkat ja ilmoitetaan yhteissumma verottajalle ja sen jälkeen kerran vuodessa puretaan tuo yhteissumma henkilöittäin ja ilmoitetaan taas verottajalle ja sen lisäksi vielä toisella formaatilla eläkevakuuttajalle ja sitten vielä yhteissummana työttömyysvakuutusrahastolle. Sen lisäksi tehdään vielä lukuisia muita ilmoituksia. Kun voitaisiin ilmoittaa yhteen paikkaan tiedot silloin kun ne on laskettu. Kun sitten joku sairastuu tai lomautetaan, lasketaan pahimmassa tapauksessa pari vuotta taaksepäin hänen palkkansa, ne poimitaan papereista ja lasketaan ikään kuin uudelleen, tiedot kun tarvitaan viikoittain ja palkka on maksettu kuukaudessa tai kahden viikon jaksossa. Nämäkin tiedot olisi voitu ilmoittaa samalla kun palkat lasketaan. Jatkossa Kela voi hoitaa tukien maksun reaaliaikaisesti tulojen perusteella ilman takaisinperintää. Myöhemmin järjestelmää tullaan vielä kehittämään niin että se laskee reaaliaikaisen ennakonpidätyksen, jolloin yhteiskunnalle suuria summia maksava verojen kerran vuodessa tapahtuva palautus ja perintä voidaan lopettaa.



Ei vain digitalisoinnin ilosta

Henkilökohtaisesti en ole koskaan kannattanut digitalisointia vain digitalisoinnin takia, että olisi jotenkin ”makeeta” olla mukana jossain edelläkävijänä, ellei siitä ole oikeaa hyötyä. Uskon digitalisoinnin säästöihin ja hyötyihin, mutta ymmärrän myös että on vielä paljon asioita ja yrittäjiä joille se ei ehkä sovi ainakaan täydellisesti toteutettuna. Kansallinen tulorekisteri taas on asia jonka takana olen täysin, olen ollut alusta asti. Jo ennen kuin täysin tajusin mitä sen kanssa voimme tehdä ja mitä se mahdollistaa. Heti sen alkutaipaleilla tiesin että tästä tulee jotain ennen näkemätöntä Suomessa, mutta nyt tiedän että siitä tulee vaikuttavampi mitä silloin osasin kuvitella. Kun asia etenee, siitä tiedotetaan ja järjestetään koulutusta, osallistukaa ja olkaa aktiivisia, sitä ette varmasti kadu. Tässä on nyt kyseessä se ihan oikea ”digiloikka” – ihan kaikille hyödyksi. 


Katse siis tulevaan, Katre tulee ja työnkuvamme muuttuu, mutta hyvään suuntaan!

Riikka


19.4.2016

Opasta asiakastasi seuraamaan lomautusaikoja tai tarjoa seurantaa palveluna


Tilitoimiston on erittäin tärkeää sopia kirjallisesti asiakasyrityksensä kanssa siitä mitä kumpikin sopimuksen osapuoli seuraa ja mistä he vastaavat. Palkkahallinnon palveluista on henkilötietolain mukaan sovittava kirjallisesti - taloushallintoliiton jäsenille kirjallinen sopiminen on itsestään selvyys, ainakin sen tulisi olla.

Kun sopimusta tehdään ja päivitetään, keskustelu on tärkeää

Palkkahallinnossa on paljon sovittavia asioita. On syytä hoitaa sopimus niin että sovitaan mitä tilitoimisto seuraa ja mitä palveluja se suorittaa ja mistä se vastaa. Sopimusteknisistä syistä johtuen, on muistettava että ei tule ottaa kantaa, mitä asiakas seuraa ja tekee. Vain se merkitään mitä tilitoimisto seuraa tai mitä palveluja tilitoimisto tarjoaa. Asiakkaan velvoitteita ovat kaikki ne mitä ei ole sovittu tilitoimiston seurattavaksi. Sopimuksen allekirjoitustilanteessa kun sopimusta käydään asiakkaan kanssa läpi, on kuitenkin hyvä vielä tuoda esiin joitakin yksityiskohtia, jotta asiakas huomio ne – silloin asiakas voi vielä päätyä ulkoistamaan jotain seurantoja ja palveluja tilitoimistolle. 

On vastuullista sekä asiakasta että tilitoimiston itsensä kannalta että tilitoimisto ei sovi tarjoavansa jotain sellaista mitä se ei pysty koko ajan tarjoamaan riittävällä laadulla. Taloushallintoliiton jäsensäännöissä sanotaankin että omat resurssit on muistettava ja sellaisista toimeksiannoista on pidättäydyttävä mihin ei ole resursseja. On toivottavaa että sitä noudattaisivat kaikki tilitoimistot. Resurssien puute voi olla joko se, ettei aika riitä tai se ettei juuri sen tehtävän suorittamiseen ole kenelläkään tilitoimiston henkilökunnasta asiantuntemusta. 

Asiakkaan kanssa käyty avoin keskustelu on aina hyväksi, eikä se tarkoitus tietenkään saa olla pelkästään uusien palvelujen myynti asiakkaalle. On muistettava se tosiasia, että mitä paremmin tilitoimisto tuntee asiakkaansa, sitä helpompi sen on tarjota hyvää palvelua. Ja sitä paremmin asiakas sitoutuu tilitoimistoon. Hyvän asiakassuhteen osapuolet tuntevat toisensa ja luottavat toisiinsa.

Lomautuspäivien seuranta

Yksi seurattavista asioista on ehdottomasti lomautusajat. Se on asia josta on hyvä vähintään tiedotteen muodossa lähestyä asiakasyrityksiä. Asiakkaan voi olla vaikeaa ymmärtää työntekijöiden lomautusaikojen olevan asia, jota ei tilitoimistossa huomata, jos sitä ei ole sovittu seurattavaksi. Siksi on tärkeää tuoda esille että se on asia jota on seurattava ja asiakkaan on päätettävä seuraako hän sitä itse vai ulkoistaako hän seurannan. Asiakkaalle on hyvä kertoa miksi aikaa pitää seurata ja miten voi välttyä ylimääräisiltä kustannuksilta. On kuitenkin muistettava että tämä on palvelu jonka hinnoitteluun on käytettävä hetki aikaa ja mietittävä miten se toteutetaan ja miten se hinnoitellaan. 

On myös hyvä kertoa asia selkeästi niin että asiakas ymmärtää millainen työ seurannassa on. On selkeästi kerrottava ettei tätä tietoa näe mistään suoraan normaalin palkanlaskennan lomassa, eikä palkanlaskija voi muistaa näitä asioita ulkoa. On kerrottava että tämä on asia jonka seuraamiseen on erikseen paneuduttava ja että seurannassa on iso vastuu. Tähän voi asiakkaasta riippuen olla useampiakin erilaisia vaihtoehtoja, joita ei heti huomaa, ellei asiaa ole miettinyt tarkemmin. 

Jos asiakaan kanssa ei ole asiasta puhuttu eikä tilitoimisto ole lähettänyt asiakkaille edes tiedotetta asiasta, voi syntyä ikäviä tilanteita kun työsuhteen päättyminen 200 päivän ylittäneen lomautuksen johdosta realisoituu. Tilitoimisto on asiassa oikeassa, jos ei ole sovittu että sitä seurataan, asia on asiakkaan vastuulla. Silloin korvauksen määrä ei ole tilitoimiston vastuulla kun asiakas sitä tilitoimistolta pyytää. Korvattava summa voi olla ikävän suuri kun sitä tilitoimistolta vaaditaan maksettavaksi, onko se kuitenkin liian pieni siihen että asiakas menetetään, kun vastuusta tässä asiassa kiistellään?

Hyvä palvelutuote, jonka kanssa pitää olla normaaliakin huolellisempi

Tilitoimiston näkökulmasta katsottuna tämä on tilanne, jossa on hyvä tilaisuus tuotteistamiseen ja palvelun myymisen. Asiassa on muistettava noudattaa erityistä huolellisuutta. Jos tilitoimisto tarjoaa tätä palvelua, on varmistettava että seuranta tilitoimistossa varmasti toimii oikein. Palkanlaskennan ohjelmistoissa on monissa mahdollisuus seurata työntekijöiden syntymäpäiviä, työvuosia, ylitöitä jne. Mutta kovin usein ei ole mahdollista järkevästi seurata lomautuksen kestoa niin että lomautusajat tulevat esiin normaaleissa kuukausirutiineissa. Seuranta on mahdollista luonnollisesti järjestää esimerkiksi Excel-taulukolla tai vaikka ruutupaperilla, kunhan seuranta on järjestää niin että se toimii aukottomasti ja asia on myös palkanlaskijan sijaisella tiedossa. 

Lomautusten keston seuranta on hyvä tuote ja palvelu myytäväksi asiakkaille koska seurannan puuttuminen voi aiheuttaa työnantajalle isoja kustannuksia jotka hän olisi voinut välttää. Mutta juuri tästä syystä on tilitoimiston oltava varma siitä että se pystyy tarjoamaan tämän seurannan kun se ottaa sen palvelutuotteekseen. Asia on tärkeä ja seuranta onkin pystyttävä järjestämään niin että lomautuspäivät tulevat tarkistettua säännöllisesti riittävän usein. Jos epäilyttää saadaanko syntymään aukoton seurantajärjestelmä joka toimii myös vuosilomien aikana, on parempi sanoa asiakkaalle että tämä on asia jota hänen on itse seurattava. Epäonnistuminen asiassa voi johtaa luottamuksen menettämiseen muissakin palveluissa.

On tärkeää että huolehdimme asiakkaistamme, mutta samalla on huolehdittava omista vastuistamme, jotta voimme jatkossakin huolehtia asiakkaistamme.

Faktaa lomautuksista:

·         Kun työntekijä on ollut lomautettuna 200 päivää (mukaan lasketaan kaikki päivät), hänellä on oikeus irtisanoutua ja hänelle on maksettava irtisanomisajan palkkaa vastaava korvaus lomakorvauksineen – irtisanomisaika tässä lasketaan työnantajan irtisanomisajan mukaisesti. Irtisanomisaika voi siis olla pitkäkin jos kyseessä on pitkä työsuhde

·         Työnantaja saa vähentää irtisanomisajan palkasta 14 päivän palkan, jos työntekijä on lomautettu lain tai sopimuksen mukaista yli 14 päivän lomautusilmoitusaikaa käyttäen. Tästä voidaan sopia poikkeavasti valtakunnallisilla työehtosopimuksilla.

·         Jos lomauttaminen on tapahtunut toistaiseksi, työnantajan on ilmoitettava työn alkamisesta vähintään viikkoa ennen, jollei toisin ole sovittu. Lomautuksen loppumisesta on siis ilmoitettava viikkoa ennen 200 päivän täyttymistä jos haluaa välttää irtisanoutumisen siihen vedoten


·         Keinotekoinen lyhytaikainen työskentely ei katkaise lomautusta, vaan työntekijän työpanoksen on oltava työpaikalla tarvittavaa kun lomautus katkaistaan.



ö