Joulukuun 15 päivä oli ja meni, Katso -tunnistautumiseen liittyviä asianhoitajavaltakirjojen Excel taulukoita ladattiin, jos ladattiin. Kyseisenä päivänä ja vielä seuraavana palvelu tökkäsi meidän tili-ihmisten intoon ladata taulukoita, yhdistettynä inhimilliseen virheeseen palvelua tuottavassa tietotalossa. Lisämausteensa toivat virheelliset, sinänsä ihan oikeat taulukot, jotka oli tallennettu uusimpaan Excel–muotoon. Palvelu kun ei kykene lukemaan uusimpia taulukoita.
Yritysten ja erehdysten kautta moni onnistui taulukkonsa lataamaan ja asiakkaat valtakirjansa hyväksymään. Toki monella oli ongelmia vielä seuraavanakin päivänä. Mutta kun palveluun ladattavien taulukoiden ajoja jaksotettiin tilitoimistojen y-tunnusten mukaan, lataukset alkoivat sujua, kaikki kun eivät olleet yhtä aikaa linjoilla.
Oman toimistomme noin 400 valtakirjasta maanantaihin 21.12.2009 mennessä oli asiakkaan ja viranomaisen hyväksymänä vahvistettu reilu kolmannes. Osa odottaa vielä päämiehen, eli asiakkaamme hyväksyntää, osa viranomaisen hyväksyntää henkilöllisyyden tarkistamisen jälkeen.
Meillä oli noin 70 asiakasta, joilla ei ollut omaa sähköpostiosoitetta tai jotka eivät halunneet saada ko. valtakirjaviestiä omaan osoitteeseensa. Osa näistä on sellaisia, joilla ei ole pankkitunnisteita, heidän valtakirjasähköpostinsa me tulostimme ja lähetimme heille, jotta he voivat käydä verovirastossa, osa tulee toimistoomme hyväksymään valtakirjansa. Näitä asiakkaita meidän on vielä kutsumatta toimistoomme varmasti noin 30-40. Kutsuimme jo muutaman ennen joulua, mutta kun samaan aikaan neuvoimme puhelimessa asiakkaita jotka tekivät itse hyväksyntää, päätimme jättää suurimman osan joulun jälkeiseen aikaan. Nyt meillä on kalenterissa katso -tapaamisia niillä kahdella jotka näitä vahvistuksia toimistossamme asiakkaiden kanssa tekevät. Alkuhässäkän jälkeen kaikki on lähtenyt ihan kivasti käyntiin ja sujunut mukavasti.
Viikkoa ennen joulua, perjantaina oli jo 380 tilitoimistoa ajanut valtakirjataulukoita sisään palveluun ja siellä oli 34.000 valtakirjaa. Joten iloksemme voimme todeta että palvelu toimii kaikista alkuhässäköistä huolimatta. Ja uskon että jokainen halukas saa tilitoimistonsa taulukon sisään ja valtakirjat hyväksyttyä, vaikka aluksi olisi jotain hankaluuksiakin. Tietoteknisissä ratkaisuissa on aina vastassa jotain, mutta me ratkaisemme tilitoimistoissa päivittäin vaikeita pulmia, selviämme tästäkin.
Toki ongelmia varmasti vielä on, jollekin taulukon lataaminen tulee varmasti vieläkin olemaan haaste. Pieniä virheitä sattuu varmasti ihan vain sen takia että on ohittanut jonkun ohjeen, tyypillisimpiä kompastuskiviä ovat ne tilanteet, joissa asiakkaalla on jo katso–tunniste tai oma taulukko on liian uutta Exceliä. Excelin voi tallentaa vanhempaan versioon, jos se ei tunnu auttavan, kannattaa ladata uudelleen Veron tai Taloushallintoliiton sivuilta taulukko ja siirtää kopioimalla omat tiedot siihen, kuitenkin niin, että liittää vain arvot, ei kaavoja tai määrityksiä. Jos Excel on muuttanut 0–alkuiset postinumerot lyhyemmiksi poistamalla nollat, voi sen sarakkeen muotoilla niin että kaikki on tekstiä jolloin nollatkin pysyvät. Jos asiakkaalla on jo katso–tunniste, asiakas on jossain vaiheessa hankkinut itselleen ns. aidon katson. Tällöin tilitoimiston on pyydettävä asiakasta valtuuttamaan toimistonsa, valtakirja ei enää sovi käytettäväksi.
Excelin täyttämisessä on huomattavaa, että jos asiakkaan kanssa keskustellessa tullaan siihen tulokseen, että yhden henkilön hyväksyntä tälle valtakirjalle riittää, näin voi toimia vaikka normaalisti kaupparekisterin määräyksen mukaan nimenkirjoitusoikeutetuista tarvittaisiin useampi yhtä aikaa. Tämä helpottaa taulukon täyttämistä ja ennen kaikkea niiden tietojen etsimistä ja käytännön sähköpostihyväksyntää. Tässä kohdin pitää tietysti taulukon allekirjoittajien määrän tämän asiakkaan kohdalla olla taulukossa myös yksi. Jos asiakkaan riville syötetään jokin muu määrä niin silloin palvelu edellyttää tämän määrän ihmisten hyväksymistä.
Ulkomaalaisten yritysten, joilla siis ei ole Suomessa allekirjoitusoikeutettua henkilöä, tällä ei ole Suomen henkilötunnusta tai ei edes käy Suomessa, niiden kohdalla tunnistusmenettely valitettavasti on vielä kesken. Viivästykset johtuvat osin siitä että asian suunnittelu ja käytännön toteutuksen mietintä jäi varsinaisen toiminnon mietinnän jalkoihin. Mutta pääosin viivästys päämenettelyyn nähden johtuu tietoteknisistä syistä. On vaikea ymmärtää miten hienojakoista työtä tämän kaltaisen palvelun tekeminen tietoteknisesti on. Siinä on niin monta asiaa joiden pitää toimia yhteen ja erikseen. On otettava huomioon lukuisia yksityiskohtia ja etukäteen pyrittävä eliminoimaan niitä tilanteita joissa käyttäjä voi tehdä toisin kuin on ajateltu ja saa sillä järjestelmän toimimaan toisin. Kaikki pitäisi etukäteen miettiä, torjua ja testata. Ja samaan aikaan miettiä että kaiken pitää toimia, ei ainoastaan joustavasti tietoteknisessä mielessä vaan samanaikaisesti täyttää verotuksen tarpeet ja lakisääteisen salassapidon.
Ulkomaalaisille yrityksille tarkoitetusta menettelystä voi lukea jo nyt www.vero.fi/katso ja sieltä yläpalkista kohdasta ”ulkomaalaiset toimijat” Tuotantoon palvelu tullee helmikuussa. Paniikkiin ei ole kuitenkaan syytä aikataulullisesti, varsinkaan jos on käyttänyt ennen ns. tilitoimistokatsoa näiden asiakkaiden kohdalla. Se toimii ilmoitusten lähettämisessä 30.6.2010 asti, joten valtakirjan ehtii tehdä heillekin valmiiksi ennen sitä.
Yhtenä valtakirja-asiana on pohdittu miten menetellä kun valtakirjalla asiakas antaa kaikki valtuuden tilitoimistolle eikä näin voi itse käydä tarkistamassa verotiliään. Ensimmäisen vuoden ajan asiakas saa paperilla tiliotteen joten tämä ei ole ongelma. Tiliote kannattaa edellyttää mukaan kirjanpitoaineistoon, vaikka toki tilitoimisto saa sen näkyviin verotilipalvelustakin katso -tunnisteillaan. Vielä ensimmäisen vuoden jälkeenkin tiliotteen saa postitse paperilla jos asiakas niin haluaa, sen voi tilata verohallinnolta. Mutta ensi keväänä, kesällä ehkä, voi asiakkailta kysellä haluavatko he itse seurata jatkossakin tiliotetta, paperilla tai sähköisenä. Jos paperilla sen tilaaminen käy nopeasti. Jos taas sähköisesti näiden asiakkaiden kanssa voi tehdä aidon katson. Valtakirjassa annetut roolit siirtyvät suoraan eikä muuta tässä kohdin tarvita. Jos myöhemmin tulee uusia rooleja, asiakasta on ohjattava tekemään valtuutus siihen asiaan tilitoimistolleen.
Moni asiakas saattaa kuitenkin tässä kohdin sanoa, ettei halua itse seurata tiliotettaan aktiivisesti, jolloin asiakas ulkoistaa seurannan tilitoimistoon. Tilitoimiston pitää muistaa sopia asiakkaan kanssa tarkasti seurannan ehdoista ja hinnoista. On huomioitava perusseuranta, huomautusten välittäminen asiakkaalle ja muuta mahdolliset asiat joita seuranta voi tuoda tullessaan.
Toivottavasti jokainen tilitoimisto on muistanut tehdä palkkahallinnon asiakkailleen myös Kelan valtuutuksen joko aitona tai liitettynä valtakirjaan. Asiakkaallehan se ei aiheuta kuin joko pari rastia lisää aidossa katsossa tai toisen valtakirjan hyväksymisen valtakirjamenettelyssä. Kelan asioiden hoito sähköisesti kannattaa valita ehdottomasti, Suomessa Kelalla on hyvät sähköiset palvelut. Paperiseen vaihtoehtoon nähden ne helpottavat hakemusten täyttöä sekä tehtyjen hakemusten arkistointia. Lisäksi sähköinen hakemus nopeuttaa käsittelyä ja näin myös rahan saamista asiakkaalle. Parilla sanalla sanoen: parempaa asiakaspalvelua.
27.12.2009
1.11.2009
Katsoa katsomassa
Olen saanut ilokseni testata yritys.tunnistus -palvelua testiympäristössä. Ympäristöhän ei pääosin poikkea siitä mikä on käytössä ihan normaalisti tälläkin hetkellä. Ja on ollut jo reilut kaksi vuotta. Etuna testiympäristössä on kuitenkin se että siellä voi vapaasti kokeilla kaikkea sellaista mitä oikeassa elämässä ei voi. Merkittävin ero tällä hetkellä tuotantokäytössä olevaan palveluun on se että tuotannossa on vain ns. Tilitoimistokatson Excel taulukon lataaminen, kun taas testikäytössä pystyn kokeilemaan uutta Sähköisen asioinnin valtakirjaan liittyvää massa-ajon mahdollistavan taulukon sisäänajoa.
Verohallinto on luovuttanut käyttööni testiä varten y-tunnuksia ja henkilötunnuksia sekä tunnistautumiseen tarvittavia pankkitunnuksia vastaavia koodeja joista ei mikään vastaa mitään oikeaa yritystä tai henkilöä. On ollut jopa hauskaa testailla ja "seikkailla" palvelussa kokeilemassa erilaisia tapauksia. Ja niitä olen yrittänyt kokeilla kaikkia mahdollisia tapoja, joita oikeat käyttäjät tulevat käyttämään, jotta palvelu marraskuun 26 päivän jälkeen toimisi. Toki palvelu ns. aitojen Katsojen osalta jo täysin toimiikin, mutta taulukko on uusi asia. Ja käyttäjien määrä palvelulle tulee lisääntymään huomattavasti marras-joulukuussa. Olen kokeillut mahdollisia variaatioita myös aitojen tunnusten osalta, koska tarkoitukseni on löytää mahdolliset toimintahäiriöt tai ne kohdat joita ei ole huomattu. Aina on mahdollista se tilanne että käyttäjä keksii jonkun sellaisen tavan käyttää palvelua jota kukaan ei ole tullut ajatelleeksi. Yritän löytää näitä tilanteita. Toistaiseksi en oikeastaan ole mitään merkittävää huomannut, testaaminen siis tavallaan ei ole tuottanut tulosta, mutta tuotantokäytön kannalta se on pelkästään hyvä asia.
Katso-tunnistautuminen on saanut tilitoimistokentän ja vähän varmasti yrityksetkin jossain mielessä raiteiltaan. On ikävä aikataulullinen asia että Katso-palvelun valtakirjamenettely tulee voimaan ja mahdolliseksi käyttää niin lähellä Verotilin voimaantuloa. Se on erilaisten yhteensattumien ja aikataulullisten pakottavuuksien summa. Se on saanut ihmiset puhumaan näistä kahdesta asiasta kuin ne olisivat lähes samaa asiaa, vaikka ne ovat kaksi täysin eri asiaa. Verotili on verotuksen menettelyyn liittyvä toiminnallisuus, joka ensin herättää vastustusta tili-ihmisissä lähinnä kai 20%:n vuotuista korkoa vastaavan laiminlyöntimaksunsa takia. Mutta uskon vakaasti että siitä vuosien saatossa kehittyy tilitoimistoille oiva ja luonteva työkalu asiakkaiden veroasioiden hallintaan. Joissakin tilanteissa olen kiristyvää aikataulua ja laiminlyöntimaksua kritisoivalle henkilölle sanonut (jos olen arvoinut hänen huumorintajunsa riittävän) että emmehän me Suomen tilitoimistot ole huonompia kuin Ruotsalaiset? Ruotsissahan verotilimenettely on ollut käytössä yli 20 vuotta...
Katso taas on tunnistautumisjärjestelmä, jolla voidaan hoitaa mitä erilaisimpia sähköisiä palveluja nyt ja jatkossa. Tällä hetkellä Verohallinto, Kela, Tulli, Tilastokeskus ja aivan tuoreena mukaan tuleva Eläketurvakeskus käyttävät omissa yrityksille suunnatuissa sähköisissä palveluissaan Katsoa tunnistautumisessa. Se on tulevaisuuden juttu, yhä useampi yrityksille sähköisiä palveluja tuottava kumppani tulee löytämään Katson. Verohallinto kehittää Verotiliä niin että se tulevaisuudessa tullee olemaan asioiden hoidon sähköisesti mahdollistava portaali.
Mutta alkuvaihe tunnistautumisen tiellä ja Katso -tunnisteiden hankkimisessa tuntuu olevan kovastikin kivinen. Se on toisaalta ymmärrettävää, mehän emme tilitoimistoissa yleensä tee tämän tyyppisiä asioita, mutta toisaalta vaikeasti ymmärrettävää, koska suurin osa tiliammattilaisita tekee joka päivä paljon vaikeampia asioita. Yksi vaikuttava asia on varmasti se ettei kokonaisuutta ole hahmotettu. Katso mielletään vain uudeksi veroilmoittamista vaikeuttavaksi asiaksi. Osa toimistoja ei ole vain huomannut asiaa, osa ei ainakaan tässä vaiheessa käytäkkään sitä muuhun, koska sen palveluvalikoimaan ei kuulu muuta sähköistä asiointia kuin veroilmoitukset. Osa tili-ihmisiä ovat niin vahvasti verotukseen ja taloushallinnon substanssiin keskittyneitä, että sähköinen Katsoprosessi on vaikea kokonaisuutena hahmottaa. Itse olen yrittänyt helpottaa näitä tilanteita antamalla neuvoja niin pitkälle mitä olen ehtinyt. Taloushallintoliitossa on jäsenille käytettävissä veroasiantuntija Markku Ojalan neuvontapalvelu sekä sähköposti verotili@taloushallintoliitto.fi. Sieltä voi kysyä toki katsoonkin liittyviä kysymyksiä. Myös ne joiden toimisto ei ole jäsen voivat lukea kumpaankin uuteen asiaan liittyvää tiedotusta osoitteesta www.taloushallintoliitto.fi. Siellä heti etusivulla on ohjeistusta asiaan sisältävät linkit. Itse olen saanut kokea tili-ihmisten liiallisenkin luovuuden siinä mitä kaikkia erilaisia variaatioita tunnisteiden hakeminen ja käyttösuunnitelmat pitävät sisällään. Tähän loppuun poimin niistä muutamia kommenttien kera.
Tilitoimiston pääkäyttäjä tai pääkäyttäjän nimeämä rinnakkaispääkäyttäjä tekee henkilökunnalle alitunnisteet. Henkilökunta vahvistaa alitunnisteensa katsotunnisteeksi käyttämällä henkilökohtaisia pankkitunnisteitaan tai jos niitä ei ole tai ei haluta käyttää, niin käydään verotoimistossa. Vahvistaminen on tarpeen jos halutaan tehdä muutakin kuin lähettää kausiveroilmoituksia. Niitä voi lähettää myös alitunnisteilla, mutta esim. Verotiliä ei voi selata alitunnisteilla. Väärinkäsityksiä on syntynyt, joku tilitoimiston johtaja on käsittänyt asian niin että on pyytänyt henkiökuntaansa tuomaan omat pankkitunnisteensa itselleen voidakseen tehdä tunnukset veroasiointiin! Harmillinen väärinkäsitys joka turhaan vaikeuttaa työpaikan ihmissuhteita. Suomessa on niin vahva yksilön henkilösuoja ettei viranomainen säädä mitään sellaista lakia joka velvoittaisi yksityisen henkilön antamaan toiselle omat pankkitunnisteensa. Jos joltakulta niitä pyydetään voi siitä aivan varmasti kieltäytyä. Esimiesasemassa olevan henkilön pitää muistaa, etteivät tunnistusasioista vellovat jutut saa sotkea loogista ajattelua. Kenenkään tunnuksia ei voi pyytää käyttöönsä. Jos haluataan tehdä tunnusten vahvennuksen valvotusti niin että esimies on mukana, voi hän muuten olla läsnä, mutta antaa jokaisen syöttää tunnuksensa itse ilman että katsoo niitä. Tai jos joku haluaa suorittaa tunnistautumisensa verotoimistossa käyttämättä pankkitunnuksiaan, hänellä on täysi oikeus tehdä niin.
Toinen luova ratkaisu liittyy asiakkaiden tunnusten hallintaan. Jossain toimistoissa on keksitty että asiakas saapuu pankkitunnuksineen, (jossain asiakasta on jopa pyydetty tuomaan tunnuksensa lainaksi tilitoimistoon) ja kun katso -tunniste on tehty se jää tilitoimistoon! Tilitoimistolla sitten joko valtuutetaan itse itsensä näillä tunnisteilla tai käytetään näitä tunnisteita suoraan asiakkaan ilmoitusten lähettämiseen. Näin asiaakkaan tunniste jää tilitoimiston käyttöön ja tilitoimistolla on mahdollisuus käyttää niitä kuin omiaan. On aina muistettava että asiakkaan tunnukset eivät ole asiakasyrityksen tunnukset, vaan sen pääkäyttäjän, eli nimenkirjotusoikeutetun henkilökohtaiset tunnukset. Niiden käyttäjä pääsee kaikkiin niihin sähköisiin palveluihin mihin tällä henkilöllä on oikeus. Myös muihin mahdollisiin yrityksiin tai yhdistyksiin joihin tällä henkilöllä on nimenkirjoitusoikeus. Kun tilitoimistossa mietitään asiaa tarkemmin, ymmärretään varmasti millaisen riskin yrittäjän henkilökohtaisten tunnusten käyttö tilitoimistolle muodostaa.
Riski on myös todella vahvasti, ehkä eniten läsnä siinä ratkaisussa, että kaikki tilitoimiston henkilökunnassa ilmoituksia lähettävät käyttävät tilitoimiston pääkäyttäjän, eli nimenkirjoitusoikeutetun tunnuksia. Näin menetelleen jälkikäteen ei voida todentaa kuka teki mitäkin, koska kaikki käyttävät samoja tunnuksia. Itse en tilitoimiston omistajan roolissa uskaltaisi sellaista riskiä ottaa ja jos itse olisin tilitoimiston työtekijä en haluaisi käyttää yhteisiä tunnuksia oman oikeusturvani takia. Koska tunnukset ovat tilitoimiston pääkäyttäjän tunnukset niillä pääsee myös tilitoimiston itsensä kaikkiin sähköisiin palveluihin - myös Kelan sivuille ilmoituksia selaamaan. Ketäpä ei joskus kiinnostaisi miksi naapurityöpisteen työkaveri oli juuri kolmen kuukauden sairauslomalla.... Joskus kiusaus kurkistaa on liian suuri vastustettavaksi kunnollisellekin ihmiselle.
Verohallinto on luovuttanut käyttööni testiä varten y-tunnuksia ja henkilötunnuksia sekä tunnistautumiseen tarvittavia pankkitunnuksia vastaavia koodeja joista ei mikään vastaa mitään oikeaa yritystä tai henkilöä. On ollut jopa hauskaa testailla ja "seikkailla" palvelussa kokeilemassa erilaisia tapauksia. Ja niitä olen yrittänyt kokeilla kaikkia mahdollisia tapoja, joita oikeat käyttäjät tulevat käyttämään, jotta palvelu marraskuun 26 päivän jälkeen toimisi. Toki palvelu ns. aitojen Katsojen osalta jo täysin toimiikin, mutta taulukko on uusi asia. Ja käyttäjien määrä palvelulle tulee lisääntymään huomattavasti marras-joulukuussa. Olen kokeillut mahdollisia variaatioita myös aitojen tunnusten osalta, koska tarkoitukseni on löytää mahdolliset toimintahäiriöt tai ne kohdat joita ei ole huomattu. Aina on mahdollista se tilanne että käyttäjä keksii jonkun sellaisen tavan käyttää palvelua jota kukaan ei ole tullut ajatelleeksi. Yritän löytää näitä tilanteita. Toistaiseksi en oikeastaan ole mitään merkittävää huomannut, testaaminen siis tavallaan ei ole tuottanut tulosta, mutta tuotantokäytön kannalta se on pelkästään hyvä asia.
Katso-tunnistautuminen on saanut tilitoimistokentän ja vähän varmasti yrityksetkin jossain mielessä raiteiltaan. On ikävä aikataulullinen asia että Katso-palvelun valtakirjamenettely tulee voimaan ja mahdolliseksi käyttää niin lähellä Verotilin voimaantuloa. Se on erilaisten yhteensattumien ja aikataulullisten pakottavuuksien summa. Se on saanut ihmiset puhumaan näistä kahdesta asiasta kuin ne olisivat lähes samaa asiaa, vaikka ne ovat kaksi täysin eri asiaa. Verotili on verotuksen menettelyyn liittyvä toiminnallisuus, joka ensin herättää vastustusta tili-ihmisissä lähinnä kai 20%:n vuotuista korkoa vastaavan laiminlyöntimaksunsa takia. Mutta uskon vakaasti että siitä vuosien saatossa kehittyy tilitoimistoille oiva ja luonteva työkalu asiakkaiden veroasioiden hallintaan. Joissakin tilanteissa olen kiristyvää aikataulua ja laiminlyöntimaksua kritisoivalle henkilölle sanonut (jos olen arvoinut hänen huumorintajunsa riittävän) että emmehän me Suomen tilitoimistot ole huonompia kuin Ruotsalaiset? Ruotsissahan verotilimenettely on ollut käytössä yli 20 vuotta...
Katso taas on tunnistautumisjärjestelmä, jolla voidaan hoitaa mitä erilaisimpia sähköisiä palveluja nyt ja jatkossa. Tällä hetkellä Verohallinto, Kela, Tulli, Tilastokeskus ja aivan tuoreena mukaan tuleva Eläketurvakeskus käyttävät omissa yrityksille suunnatuissa sähköisissä palveluissaan Katsoa tunnistautumisessa. Se on tulevaisuuden juttu, yhä useampi yrityksille sähköisiä palveluja tuottava kumppani tulee löytämään Katson. Verohallinto kehittää Verotiliä niin että se tulevaisuudessa tullee olemaan asioiden hoidon sähköisesti mahdollistava portaali.
Mutta alkuvaihe tunnistautumisen tiellä ja Katso -tunnisteiden hankkimisessa tuntuu olevan kovastikin kivinen. Se on toisaalta ymmärrettävää, mehän emme tilitoimistoissa yleensä tee tämän tyyppisiä asioita, mutta toisaalta vaikeasti ymmärrettävää, koska suurin osa tiliammattilaisita tekee joka päivä paljon vaikeampia asioita. Yksi vaikuttava asia on varmasti se ettei kokonaisuutta ole hahmotettu. Katso mielletään vain uudeksi veroilmoittamista vaikeuttavaksi asiaksi. Osa toimistoja ei ole vain huomannut asiaa, osa ei ainakaan tässä vaiheessa käytäkkään sitä muuhun, koska sen palveluvalikoimaan ei kuulu muuta sähköistä asiointia kuin veroilmoitukset. Osa tili-ihmisiä ovat niin vahvasti verotukseen ja taloushallinnon substanssiin keskittyneitä, että sähköinen Katsoprosessi on vaikea kokonaisuutena hahmottaa. Itse olen yrittänyt helpottaa näitä tilanteita antamalla neuvoja niin pitkälle mitä olen ehtinyt. Taloushallintoliitossa on jäsenille käytettävissä veroasiantuntija Markku Ojalan neuvontapalvelu sekä sähköposti verotili@taloushallintoliitto.fi. Sieltä voi kysyä toki katsoonkin liittyviä kysymyksiä. Myös ne joiden toimisto ei ole jäsen voivat lukea kumpaankin uuteen asiaan liittyvää tiedotusta osoitteesta www.taloushallintoliitto.fi. Siellä heti etusivulla on ohjeistusta asiaan sisältävät linkit. Itse olen saanut kokea tili-ihmisten liiallisenkin luovuuden siinä mitä kaikkia erilaisia variaatioita tunnisteiden hakeminen ja käyttösuunnitelmat pitävät sisällään. Tähän loppuun poimin niistä muutamia kommenttien kera.
Tilitoimiston pääkäyttäjä tai pääkäyttäjän nimeämä rinnakkaispääkäyttäjä tekee henkilökunnalle alitunnisteet. Henkilökunta vahvistaa alitunnisteensa katsotunnisteeksi käyttämällä henkilökohtaisia pankkitunnisteitaan tai jos niitä ei ole tai ei haluta käyttää, niin käydään verotoimistossa. Vahvistaminen on tarpeen jos halutaan tehdä muutakin kuin lähettää kausiveroilmoituksia. Niitä voi lähettää myös alitunnisteilla, mutta esim. Verotiliä ei voi selata alitunnisteilla. Väärinkäsityksiä on syntynyt, joku tilitoimiston johtaja on käsittänyt asian niin että on pyytänyt henkiökuntaansa tuomaan omat pankkitunnisteensa itselleen voidakseen tehdä tunnukset veroasiointiin! Harmillinen väärinkäsitys joka turhaan vaikeuttaa työpaikan ihmissuhteita. Suomessa on niin vahva yksilön henkilösuoja ettei viranomainen säädä mitään sellaista lakia joka velvoittaisi yksityisen henkilön antamaan toiselle omat pankkitunnisteensa. Jos joltakulta niitä pyydetään voi siitä aivan varmasti kieltäytyä. Esimiesasemassa olevan henkilön pitää muistaa, etteivät tunnistusasioista vellovat jutut saa sotkea loogista ajattelua. Kenenkään tunnuksia ei voi pyytää käyttöönsä. Jos haluataan tehdä tunnusten vahvennuksen valvotusti niin että esimies on mukana, voi hän muuten olla läsnä, mutta antaa jokaisen syöttää tunnuksensa itse ilman että katsoo niitä. Tai jos joku haluaa suorittaa tunnistautumisensa verotoimistossa käyttämättä pankkitunnuksiaan, hänellä on täysi oikeus tehdä niin.
Toinen luova ratkaisu liittyy asiakkaiden tunnusten hallintaan. Jossain toimistoissa on keksitty että asiakas saapuu pankkitunnuksineen, (jossain asiakasta on jopa pyydetty tuomaan tunnuksensa lainaksi tilitoimistoon) ja kun katso -tunniste on tehty se jää tilitoimistoon! Tilitoimistolla sitten joko valtuutetaan itse itsensä näillä tunnisteilla tai käytetään näitä tunnisteita suoraan asiakkaan ilmoitusten lähettämiseen. Näin asiaakkaan tunniste jää tilitoimiston käyttöön ja tilitoimistolla on mahdollisuus käyttää niitä kuin omiaan. On aina muistettava että asiakkaan tunnukset eivät ole asiakasyrityksen tunnukset, vaan sen pääkäyttäjän, eli nimenkirjotusoikeutetun henkilökohtaiset tunnukset. Niiden käyttäjä pääsee kaikkiin niihin sähköisiin palveluihin mihin tällä henkilöllä on oikeus. Myös muihin mahdollisiin yrityksiin tai yhdistyksiin joihin tällä henkilöllä on nimenkirjoitusoikeus. Kun tilitoimistossa mietitään asiaa tarkemmin, ymmärretään varmasti millaisen riskin yrittäjän henkilökohtaisten tunnusten käyttö tilitoimistolle muodostaa.
Riski on myös todella vahvasti, ehkä eniten läsnä siinä ratkaisussa, että kaikki tilitoimiston henkilökunnassa ilmoituksia lähettävät käyttävät tilitoimiston pääkäyttäjän, eli nimenkirjoitusoikeutetun tunnuksia. Näin menetelleen jälkikäteen ei voida todentaa kuka teki mitäkin, koska kaikki käyttävät samoja tunnuksia. Itse en tilitoimiston omistajan roolissa uskaltaisi sellaista riskiä ottaa ja jos itse olisin tilitoimiston työtekijä en haluaisi käyttää yhteisiä tunnuksia oman oikeusturvani takia. Koska tunnukset ovat tilitoimiston pääkäyttäjän tunnukset niillä pääsee myös tilitoimiston itsensä kaikkiin sähköisiin palveluihin - myös Kelan sivuille ilmoituksia selaamaan. Ketäpä ei joskus kiinnostaisi miksi naapurityöpisteen työkaveri oli juuri kolmen kuukauden sairauslomalla.... Joskus kiusaus kurkistaa on liian suuri vastustettavaksi kunnollisellekin ihmiselle.
4.10.2009
Työsuhteessa ja ihmissuhteessa on eri säännöt
Lähiaikoina olen törmännyt monella taholla tilanteisiin jolloin työsuhteesa oleva työntekijä käyttäytyy kuin yleensä ihmissuhteissa jotkut käyttäytyvät. He odottavat että toinen osapuoli joustaa loputtomiin. Niin ei tietysti saisi olla missään ihmissuhteissa, mutta on totta, että Suomikin on pullollaan avioliittoja, joissa toinen osapuoli tekee mitä haluaa ja toinen joustaa, tai isä/äiti suhdetta lapsen kanssa jossa jo aikuinen lapsi käyttää täysin hyväkseen vanhan vanhemman halua pitää oma lapsi kuitenkin lähellä. Murrosikäiset saattavat käyttää täysin omiin tarkoituksiinsa vanhempiensa hyväuskoisuutta - tätä näkee tosin jo alle kouluikäisten onnituneesti harrastavan. Mutta työsuhde ei ole sellainen suhde, jossa osapuolista kummankaan millään muotoa olisi hyväksyttävää toimia toisin kuin on sovittu. Ihmissuhteissa joissa mukana ovat tunteet, moni tiedostaa hyväksikäytön muttei kuitenkaan halua tehdä asialle mitään, ihmissuhteissa yksityiskohdista kun ei ole etuläteen sovittu.
Työsuhde taas on erilainen suhde. Siinä kaikki tärkeät yksityiskohdat on sovittu ja niitä pitää noudattaa. Nyt kun yrityksillä on mennyt huonosti, saa kuulla ja lukea niitä jotka toteavat että yrittäjä voisi luopua omasta elintasostaan ja olla lomauttamatta tai irtisanomatta henkilökuntaansa. Miksi pitäisi? Tottakai on fiksua joustaa ja pitää oma hyvä henkilökuntansa yrityksessään jotta yrityksellä on taas hyvä iskukyky kun lähdemme ylöspäin. Mutta kukaan ei voi vaatia yrityksen omistajaa luopumaan omasta elintasostaan, koska ulkopuolinen ei tiedä mitä se oikeasti on. Hyvä auto saattaa olla velkana, samoin asunto. Auton myymällä ei velkaa makseta, koska sen arvo ei ole enää sitä mitä se oli kun se ostettiin. Asuntoa ei voi myydä niin vaan, se on muidenkin kuin itse yirttäjän koti. Näitä esimerkkejä olisi paljonkin. Ja loppukädessä on muistettava ettei se yrittäjä monessa yrityksessä mitään ruhtinaallisia palkkoja nosta, monen pienen yrittäjän tulot ovat pienemmät kuin yrityksen työntekijöiden, yrittäjä vaan ei valita.
Nyt olen kuitenkin tutustunut toisenlaisiin ilmiöihin. Tehdastyöntekijät ovat keksineet, että jos on uhkana lomautukset kun työt loppuvat ennen kuin saadaan uusia tilauksia, niin tehdään jäljelläolevat työt niin hitaasti, että niitä riittäisi uusiin tilauksiin asti. Kukaan ei ehkä ole miettinyt että näin syödään yrityksen loppukin kannattavuus, työpaikat voivat vähentyä pysyvästi. Uusia tilauksia ei ehkä saada kun yrityksen maineeseen tulee merkintä että se on todella hidas toimittamaan tavaraa. Jos on työsopimuksessa sovittu työt ja työstä saatava palkka on toisella osapuolella oikeus odottaa että työt myös tehdään. Miten totta onkaan että joukossa tyhmyys tiivistyy. Voi olla että kun nousu taas alkaa ja kaikki ovat valmiina, tälle yirtykselle ei enää töitä tule, koska se ei ole pysynyt sopimuksissa, jotka se on tehnyt omille liikekumppaneilleen, toimitukset ovat myöhästyneet. Siinä voi sitten jokainen itsekseen miettiä olisiko jotain pitänyt tehdä toisin? En toivo kenellekään pahaa ja toivon tämänkin yrityksen selviävän nousukauden tullessa taas voittajana eteeenpäin, mutta toisaalta toivoisi että näille ihmisille jollakin tavalla kävisi selville se mitä he voisivat saada aikaan sillä että miettivät vain itseään. Tällä hetkellä Suomessa monella menee huonosti, tilannetta ei ainakaan paranneta sillä ettei pidetä kiinni siitä mitä on sovittu.
Toinen ilmiö on sairaslomien käyttäminen lomautuksen estämiseksi. Kun on kerran lomautettu jokisin aikaa, niin tietysti harmittaa. Kun sitten välillä tullaan töihin, tai pitäisi tulla, tiedetään jo että lomautus on vielä edesä jatkossakin. Pyydetään sairaslomaa, ei tarvitse tulla töihin kun se harmittaa, eikä ole pelkoa ainakaan irtisanomisesta töiden puutteessa. Stressi ja kaiken kaikkiset masennuksen eri tilat ovat nykyään se sairaus, jolla saadaan helposti kuukausi sairaslomaa. Näkemäni tapaus tosin asetti seuraavan kuukauden sairasloman kirjoittaneen lääkärin aika mielenkiintoiseen asemaan. Tutkimatta, ilman mitään muuta kuin potilaan haastattelu hän antoi ensin kuukauden ja sitten toisen kuukauden sairaslomaa erään vakavan sairauden jälkitilasta, jota potilas hänen mukaansa nyt "sairasti". Maallikkokin ymmärtää että jälkitilaa ei voi olla ellei ensin ole varsinaista sairautta. Mutta nyt sekin on todistettu vääräksi. Kysymys on kuitenkin kyseisen alan erikoislääkäristä, ei terveyskeskuksen nuoresta harjoittelijasta jota olisi pystytty huijaamaan.
Ja miten sairaslomalla vakavasta sairaudesta voidaan tehdä raskaita töitä, matkustella lentokoneella yms. Se on aivan uskomatonta. Miten vahva on lääkärin valta kun sitä käytetään väärin, miten työntekijä voi yksipuolisesti muuttaa sopimuksen ehtoja. Missään työsopimuksessa ei ole mainittu että kun ei huvita tulla töihin tai kun pelkää työsuhteen loppuvan, voi pyytää jonkin muodollisesti pätevän todistuksen ja jäädä kotiin täydellä palkalla tekemään kaikkea kivaa. Tämä ei varmasti ole ainut vastaava tapaus, tämä vain oli niin törkeä että neuvoin yrittäjää miten toimia eteenpäin ja toivon sydämessäni että hän saa avun oikeasta paikasta ja työntekijä huomaa mitä jää ahneelle ja toisista piittaamattomalle lopulta käteen.
Varmasti on yrittäjiäkin jotka käyttävät lamaa ja muita vastaavia tilanteita hyväkseen, he tosin yleensä vievät samalla omaa yritystään pitkällä aikavälillä alaspäin, nykyään kun työvoimasta alkaa olla pulaa, nousukauden alkaessa pula konkretisoituu monella alalla. Eikä mielestäni ole mitään väärää siinä että työsuhde lopetetaan sellaisen ihmisen osalta jolle ei ole enää antaa niitä töitä jotka hänelle sopivat. Totuus kuitenkin on että jotain yksittäistapuksia lukuunottamatta, työntekijä on aina vahvoilla ja yrittäjä heikoilla. Siksi mielestäni yleisen moraalin nimissä ja yrittämisen ilmapiirin vuoksi kaikki törkeät väärinkäytökset on otettava esille. Työntekijällä ei ole oikeutta oman mukavuutensa nimissä riistää työnantajalta rahaa tai pahimmassa tapauksessa suistaa koko yritystä kierteeseen josta se ei selviä. Se ei ole kenenkään etu. Ei myöskään niiden rehellisten työntekijödien jotka lomautettuina ovat odottaneet työttömyskorvaustaan viikkoja, jopa kuukausia. Jo heidän vuokseen röyhkeät väärin toimivat työntekijät olisi laitettava kuriin. He pilaavat kaikkien työntekijöiden maineen.
Työsuhde taas on erilainen suhde. Siinä kaikki tärkeät yksityiskohdat on sovittu ja niitä pitää noudattaa. Nyt kun yrityksillä on mennyt huonosti, saa kuulla ja lukea niitä jotka toteavat että yrittäjä voisi luopua omasta elintasostaan ja olla lomauttamatta tai irtisanomatta henkilökuntaansa. Miksi pitäisi? Tottakai on fiksua joustaa ja pitää oma hyvä henkilökuntansa yrityksessään jotta yrityksellä on taas hyvä iskukyky kun lähdemme ylöspäin. Mutta kukaan ei voi vaatia yrityksen omistajaa luopumaan omasta elintasostaan, koska ulkopuolinen ei tiedä mitä se oikeasti on. Hyvä auto saattaa olla velkana, samoin asunto. Auton myymällä ei velkaa makseta, koska sen arvo ei ole enää sitä mitä se oli kun se ostettiin. Asuntoa ei voi myydä niin vaan, se on muidenkin kuin itse yirttäjän koti. Näitä esimerkkejä olisi paljonkin. Ja loppukädessä on muistettava ettei se yrittäjä monessa yrityksessä mitään ruhtinaallisia palkkoja nosta, monen pienen yrittäjän tulot ovat pienemmät kuin yrityksen työntekijöiden, yrittäjä vaan ei valita.
Nyt olen kuitenkin tutustunut toisenlaisiin ilmiöihin. Tehdastyöntekijät ovat keksineet, että jos on uhkana lomautukset kun työt loppuvat ennen kuin saadaan uusia tilauksia, niin tehdään jäljelläolevat työt niin hitaasti, että niitä riittäisi uusiin tilauksiin asti. Kukaan ei ehkä ole miettinyt että näin syödään yrityksen loppukin kannattavuus, työpaikat voivat vähentyä pysyvästi. Uusia tilauksia ei ehkä saada kun yrityksen maineeseen tulee merkintä että se on todella hidas toimittamaan tavaraa. Jos on työsopimuksessa sovittu työt ja työstä saatava palkka on toisella osapuolella oikeus odottaa että työt myös tehdään. Miten totta onkaan että joukossa tyhmyys tiivistyy. Voi olla että kun nousu taas alkaa ja kaikki ovat valmiina, tälle yirtykselle ei enää töitä tule, koska se ei ole pysynyt sopimuksissa, jotka se on tehnyt omille liikekumppaneilleen, toimitukset ovat myöhästyneet. Siinä voi sitten jokainen itsekseen miettiä olisiko jotain pitänyt tehdä toisin? En toivo kenellekään pahaa ja toivon tämänkin yrityksen selviävän nousukauden tullessa taas voittajana eteeenpäin, mutta toisaalta toivoisi että näille ihmisille jollakin tavalla kävisi selville se mitä he voisivat saada aikaan sillä että miettivät vain itseään. Tällä hetkellä Suomessa monella menee huonosti, tilannetta ei ainakaan paranneta sillä ettei pidetä kiinni siitä mitä on sovittu.
Toinen ilmiö on sairaslomien käyttäminen lomautuksen estämiseksi. Kun on kerran lomautettu jokisin aikaa, niin tietysti harmittaa. Kun sitten välillä tullaan töihin, tai pitäisi tulla, tiedetään jo että lomautus on vielä edesä jatkossakin. Pyydetään sairaslomaa, ei tarvitse tulla töihin kun se harmittaa, eikä ole pelkoa ainakaan irtisanomisesta töiden puutteessa. Stressi ja kaiken kaikkiset masennuksen eri tilat ovat nykyään se sairaus, jolla saadaan helposti kuukausi sairaslomaa. Näkemäni tapaus tosin asetti seuraavan kuukauden sairasloman kirjoittaneen lääkärin aika mielenkiintoiseen asemaan. Tutkimatta, ilman mitään muuta kuin potilaan haastattelu hän antoi ensin kuukauden ja sitten toisen kuukauden sairaslomaa erään vakavan sairauden jälkitilasta, jota potilas hänen mukaansa nyt "sairasti". Maallikkokin ymmärtää että jälkitilaa ei voi olla ellei ensin ole varsinaista sairautta. Mutta nyt sekin on todistettu vääräksi. Kysymys on kuitenkin kyseisen alan erikoislääkäristä, ei terveyskeskuksen nuoresta harjoittelijasta jota olisi pystytty huijaamaan.
Ja miten sairaslomalla vakavasta sairaudesta voidaan tehdä raskaita töitä, matkustella lentokoneella yms. Se on aivan uskomatonta. Miten vahva on lääkärin valta kun sitä käytetään väärin, miten työntekijä voi yksipuolisesti muuttaa sopimuksen ehtoja. Missään työsopimuksessa ei ole mainittu että kun ei huvita tulla töihin tai kun pelkää työsuhteen loppuvan, voi pyytää jonkin muodollisesti pätevän todistuksen ja jäädä kotiin täydellä palkalla tekemään kaikkea kivaa. Tämä ei varmasti ole ainut vastaava tapaus, tämä vain oli niin törkeä että neuvoin yrittäjää miten toimia eteenpäin ja toivon sydämessäni että hän saa avun oikeasta paikasta ja työntekijä huomaa mitä jää ahneelle ja toisista piittaamattomalle lopulta käteen.
Varmasti on yrittäjiäkin jotka käyttävät lamaa ja muita vastaavia tilanteita hyväkseen, he tosin yleensä vievät samalla omaa yritystään pitkällä aikavälillä alaspäin, nykyään kun työvoimasta alkaa olla pulaa, nousukauden alkaessa pula konkretisoituu monella alalla. Eikä mielestäni ole mitään väärää siinä että työsuhde lopetetaan sellaisen ihmisen osalta jolle ei ole enää antaa niitä töitä jotka hänelle sopivat. Totuus kuitenkin on että jotain yksittäistapuksia lukuunottamatta, työntekijä on aina vahvoilla ja yrittäjä heikoilla. Siksi mielestäni yleisen moraalin nimissä ja yrittämisen ilmapiirin vuoksi kaikki törkeät väärinkäytökset on otettava esille. Työntekijällä ei ole oikeutta oman mukavuutensa nimissä riistää työnantajalta rahaa tai pahimmassa tapauksessa suistaa koko yritystä kierteeseen josta se ei selviä. Se ei ole kenenkään etu. Ei myöskään niiden rehellisten työntekijödien jotka lomautettuina ovat odottaneet työttömyskorvaustaan viikkoja, jopa kuukausia. Jo heidän vuokseen röyhkeät väärin toimivat työntekijät olisi laitettava kuriin. He pilaavat kaikkien työntekijöiden maineen.
19.9.2009
KLT risteilyn toinen päivä
.jpg)
Kuten aina, jo yhdeksän vuoden ajan, laivan saavuttua Värtanin satamaan, osa risteilijöistä osallistui Ilmarisen kustantamaan vapaa-ajan ohjelmaan. Tällä kertaa mahdollisuuksina oli joko vapaa kuljetus keskustaan, ihan vain viettämään aikaa tai shoppailemaan sekä vaihtoehtoisesti opastettu retki Millesgårdeniin. Laivallakin aamun vapaa-aikaa saattoi viettää katselemalla melko aurinkoista satamaa tai vaikkapa ihan univelkaa kiinniottaen hytissä.
Laivalla ennen luentojen alkua järjestettiin, myös jo perinteinen, tilaisuus jossa etukäteen ilmoittautuneet KLT kirjanpitäjät keskustelivat Taloushallintoliiton henkilökunnan kanssa mahdollisuudesta liittyä Liiton jäseneksi.
Luennot alkoivatkin sitten tiukalla asialla sosiaalialan järjestöiden ja urheiluseurojen verotustilanteesta. Valtiovarainministeriön erityisasiantuntija Ilkka lahti kertoi tuhtia asiaa yleishyödyllisten yhteisöjen verotusnäkökulmista. Osanottajat saivat pohdittavaa omien asiakkaidensa kohdalla, onko yhteisö oikeasti yleishyödyllinen, vaikka niin onkin aina tullut ajateltua...
Kahvin jälkeen asianajaja Mika Ilveskero Castren & Snellmanilta luennoi keskustelua herättäneestä aiheesta tällä hetkellä ajankohtaisella otsikolla: "Mitä taloushallinnon ammattilaisen tulee tietää yrityssaneerausmenettelyn oikeudellisesta perustasta" Mika sanoi ansiokkaan luennon lopuksi että jos emme muuta hänen luennostaa jälkeenpäin muista, niin kunhan muistamme ettei yrityssaneeraus oli velkasaneerausta, jos yrityksen normaali toiminta ei ole kannattavaa ei siitä saada kannattavaa velkoja leikkaamalla. Siinä kohdin itsekin mietin juuri sitä miten liian helposti sanomme asiakkaalle ettei saneeraus kannata, koska se vain maksaa ja johtaa konkurssiin. Tämän mieikuvan olemme varmasti saaneet, koska liian moni jättää saneerauksen joko liian myöhään tai vaihtoehtoisesti käyttää saneerausta vain väistämättä edessä olevan konkurssin lykkäämiseen. Mika totesi osuvasti myös että jos velkojat saavat saneerauksessa saamisiaan enemmän takaisin mitä he olisivat saaneet konkurssissa, niin saneeraus on onnistunut. Luento herätti ajatuksia ja monia puheenvuoroja käytettiin.
Tätä luentoa osittain täydensi illan ja risteilyn viimeinen asialuento, kun Taloushallintoliiton puheenjohtaja, KLT, ekonomi Leena Rekola-Nieminen Rantalainen & Rekola Oy:stä valotti asiaa otsikolla "Mitä taloushallinnon ammattilaisen tulee tietää yrityssaneerausmenettelyn ivaikutuksesta taloushallintoon" Leena kertoi edellistä luentoa täydentäen, mitä asiakirjoja tarvitsemme kirjanpitoon, mitä asioita mistäkin tulee kirjata. Miten saneeraus vaikuttaa tilitoimiston käytännön työhön, kun tilitoimisto hoitaa saneerattavan yrityksen reskontrat? Mitä uusia tilejä tarvitsemme saneerausvelan erottamiseksi kirjanpidossa muista veloista?
Leenan ansiokkaan luennon lisäksi kuulimme lopuksi, ennen Leenan luentoa myös Taloushallintoliiton toimistopäälikön Sirpa Airolan lyhyen "kaupallisen tiedotteen" kertoen liiton koulutuksesta joka alkaa lokakuussa. Kyseessä on TAL Controller koulutus, jossa osallistujat vuoden ajan käyttvät aikaansa miettien asioita joita taloushallinnon ihmiset yleisesti ottaen miettivät aivan liian vähän. Koulutus sisältää yhteisiä kaksi päiväisiä tapaamisia viisi, eli kymmenen päivää. Koulutuksessa opetetaan miten auttaa asiakasta siinä kaikkein vaikeimmassa, miten rahat riittävät ja miten saada tulevaisuuden suunnittelusta järkevää. Koulutuksessa luodaan tästä palvelusta myös tuote tilitoimistolle sekä opetetaan vielä sekin miten tätä tuotetta kykenemme asiakkaillemme myymään. Eli juuri sitä mitä emme oikein osaa! Samalla kaavalla voimme myöhemmin tuotteistaa kaikki palvelumme. Tuotteistamisen idea on yleisesti ottaen ollut ja monelle taloushallinnon ammattilaiselle on edelleen melko vieras. Kuitenkin totuus on se, että mitä enemmän palvelumme siirtyvät pelkästä debet/kredit kirjaamisesta ja lakisääteisen tilinpäätökssen tekemisestä joko sähköiseen suuntaan tai konsultatiivisempaan suuntaan, mitä enemmän laajennamme palveluvalikoimaamme, sitä enemmän tarvitsemme juuri tuotteistamista. Sitä enemmän tarvitsemme juuti TAL Controller -koulutuksen oppeja.
Koska itse olen ollut hallitustyöskentelyn ja siihen liittyvien työryhmien kokousten kanssa niin työllistetty, en uskatanut ilmoittautua ensimmäiseen vuosi sitten alkaneeseen ja juuri nyt syksyllä päättyneeseen koulutukseen. Mutta koska nyt ensi kesänä kuuden vuoden hallituskauteni on ohi ja olen lopullisesti erovuorossa, uskalsin ajatella selvittäväni syksyn ja
alkuvuoden yhtäaikaisesti tämän tärkeän koulutuksen kanssa ja ilmoittauduin 8.10.1009 alkavaan koulutukseen.
Meillä KLT kirjanpitäjillä on substanssi hoidossa ja sitä osaamista me ahkerasti päivitämme kuten kuuluukin. Mutta meidän tulisi huomata miten asiakkaat, asiakkaiden toiminta ja heidän toiveensa muuttuvat yhtä kiihtyvää tahtia. Asiakkaat tarvitsevat neuvoja ja lunnollisin paikka niihen on oma tilitoimisto, neuvot vaan eivät enää ole niin veropainotteisia kuin ennen.
Toki niitäkin on, mutta yhtä enemmän asiakkaat toivovat oman yritystoimintansa ymmärtämistä. Tämän tiedon ja taidon tiellä on hyvä alottaa TAL Controller koulutuksesta.
Ja ensi vuonna onkin KLT risteilyn 10 vuosi, joten tulkaamme suurella joukolla ja täyttäkäämme laiva hyvillä luennoilla sekä osaavilla KLT ihmisillä.
Merellä tavataan taas ensi vuonna!
18.9.2009
KLT:t meren aalloilla
-781027.jpg)
Tänään torstaina aloitimme EK:n Päivi Rätyn luennolla joka vei meidät IFRS:n saloihin, tällä kertaa pohdinnalla käyttöönoton haasteista ja hyödyistä. Tunti oli täynnä painavaa asiaa ja henkilökohtaisesti on tunnustettava tunteneeni lievää helpotusta kun en itse - ainakaan tällä hetkellä joudu soveltamaan Päivin oppeja käytäntöön.
KLT tentissähän IFRS on tällä hetkellä aihe, josta esitetään kysymyksiä ja varmasti yli 200 hengen yleisössä oli useampi ulkoisen laskennan ammattilainen joka jokapäiväisessä työssään pohtii näitä asioita.
Lounaan jälkeisen tunnin ajan Tero Honkavaara, myös EK:sta pohti yritysverotuksen tulevia muutoksia ja osinkoverotuksen ajankohtaisia asioita sekä tulevaisuudennäkymiä. SVOP rahaston verotuksen muuttuvat käytännöt herättivät vilkasta keskustelua niin luennon aikana kun sen jälkeenkin.
Helsingin kauppakorkeakoulun tuttu professori Jarmo Leppiniemi taas johdatti seuraavan tunnin aikana läsnäolijat pohtimaan pysyvien vastaavien arvostamista ja jaksottamista kirjanpidossa ja verotuksessa. Tuttuun tapaan kuulimme asiantuntevaa kommentointia poistosuunnitelmista sekä kirjanpidon ja verotuksen kytkennöistä.
Kahvin jälkeen Keskon IFRS asiantuntija Johanna Grönroos sai meidät mietteliääksi otsikolla "Pysyvien vastaavien arvostaminen ja jaksottaminen kirjanpidossa ja verotuksessa käytännönläheisesti KILAn ohjeen esimerkein" Luennolla kuultiin mm. sumupoistosta ja verotuspoistosta kun kyseessä on ylipoisto, alipoisto, jälleenhankintavaraus, romutus tai myynti.
Päivän luento-osuuden päätti Ilmarisen myyntipäällikkö Heikki Isotupa kertoen lyhyesti ajankohtaisia asioita työeläkkeestä.
Kovan luentopäivän päättyessä noin klo 19 jäi hetki aikaa ostoksiin ennen illan ruokailua. Kun illallisella a 'la cartessa katsoin juhlavasti pukeutunutta ammattilaisten joukkoa, mietin miten monialaisia taloushallinnon ammattilaisia salissa istuikaan ammattitaitoisen ravintolahenkilökunnan palveltavana.
Se joka tämän päivän luentojen jokaisen luennon sisällön onnistui sisäistämään ansaitsee kyllä enemmän kuin "kymmenen pistettä ja papukaijamerkin" Onneksi meitä onkin monen eri osa-alueen hallitsijoita tässä ammattilaisten suuressa joukossa! Päivä oli kova ja tiukka, mutta ehdottomasti osallistumisen arvoinen. Nukkumaan mennessä jään odottamaan huomisen antia luottavaisin mielin. Aiheita ja luennoitsijoiden nimiä katsellessa tiedän että voin odottaa antoisaa päivää huomisestakin.
16.9.2009
Lähellä asiakasta
Taloushallinnon ihmiset ovat lähes jatkuvasti asiakasrajapinnassa, vaikka moni mieltää kirjanpidon ja palkanlaskennan hyvinkin yksinäiseksi numeroiden ja säännösten kanssa toimimiseksi.
Oman tilitoimistoni Euran toimipiste täytti syyskuun alussa 40 vuotta. Juhlimme kutsumalla asiakkaat paikalliselle juhlatalolle, Euran Pirtille. Suunnittelin ja toteutin juhlat - tai oikeastaan annoin siunaukseni niille suunnitelmille ja toteutuksille jotka sihteerini teki. Juhlat onnistuivat hyvin, kiitettävä määrä asiakkaita ja sidosryhmäläisiä oli paikalla ja meillä oli mukavaa. Vietimme illan yhdessä. Eura on suhteellisen pieni paikka, joten monet kutsutuista tunsivat toisensa. Juhlaan kuului toki virallistakin osuutta, juhlapuhe ja ansiomerkkien jakaminen Euran toimistossa pitkään palvelleille henkilöille. Mutta pääosin kuuntelimme ja katselimme musiikki tai tanssiesityksiä, söimme mukavasti ja nautimme viiniä ruuan kanssa. Booliakin oli tarjolla.
Monet vieraamme olivat iltaan tyytyväisiä ja fiksuina ihmisinä myös sanoivat sen kun lähtivät kotiinsa illan päätteeksi. Näin mekin järjestäjänä saimme hyvän mielen.
Kun olen miettinyt asiaa jälkikäteen tulee taas kerran mieleen miten pienistä asioista miellyttävä kanssakäyminen on kiinni. Tilitoimiston ei toki ole mahdollista järjestää jatkuvasti juhlia asiakkailleen, se on sellaisenaan jo taloudellinenkin kysymys, kustannus juhlasta kun ei ole vain se juhlaan suoraan satsattu raha, vaan myös se oman henkilöstön käyttämä aika juhlien järjestelyyn. Rauman toimistossamme muistamme asiakkaitamme joka vuosi pienempimuotoisella juhlalla. Kokoonnumme syksyisin yhtenä iltana toimistollemme ja tarjoamme vapaata seurustelua, pientä purtavaa ja juotavaa. Tilaisuus on suosittu, monille asiakkaille se on hauskaa vaihtelua nähdä tilitoimisto toisin silmin, silloin ovat valot himmennetyt ja ihmiset ihmisiä, ei asiakkaita tai taloushallinnon ammattilaisia. Vain ihmisiä.
Juhlat ovat mukavia tapoja viettää aikaa pienimuotoisempanakin, mutta miten voimme olla oikeasti lähellä asiakasta hänen tarpeissaan, ihan arjessa? Monesti nämä asiat ovat pienestä kiinni. Kun asiakas saapuu tilitoimistoon ja tuo aineistoaan kirjanpitäjälle, keskustelu on yleensä hyvinkin yleisluontoista. Se koskee yrityksen toimintaa jos asiakas jotain kysyy. Voisiko ajatella että kirjanpitäjä kysyisikin jotain asiakkaan toiminnasta? Moni kirjanpitäjä on sanonut tästä keskustellessamme ettei hän tiedä niin hyvin asiakkaansa toimialaa että voisi esittää mitään kysymyksiä. Jospa kirjanpitäjä kysyisikin asiakkaalta jotain jossa asiakas saisi kertoa siitä mitä oikeasti tekee? Tai jos näkee jonkun uutisen lehdessä tai kuulee radiossa jossa puhutaan samasta toimialasta, voi siitäkin kysyä. Ei asiakas oleta kirjanpitäjän tietävän laajalti hänen toimialastaan, mutta on tyytyväinen jos huomaa kirjanpitäjän olevan siitä kiinnostunut. Niinhän me kaikki olemme iloisia jos jotakuta kiinnostaa se mitä me teemme - se on inhimillistä. Ja mitä enemmän keskustelemme asiakkaan kanssa hänen toiminnastaan, sitä enemmän hän alkaa myös oma-aloitteisesti siitä puhumaan ja sitä helpompi meidän on hänen asioitaan hoitaa. Ja antaa neuvoja. Huomata asioita. Olla oikeasti taloushallinnon ammattilaisia eikä vain kirjanpitäjiä.
Olen ollut paljon tekemisissä palkkahallinnon ihmisten kanssa ja saanut huomata että siellä on sama ongelma kuin kirjanpitäjilläkin, ihmisten on vaikea kommunikoida asiakkaan kanssa. On vaikeaa, varsinkin oma-aloitteisesti kirjoittaa asiakkaalle asioista. Kun usein se tuntuu vaikealta vaikka asiakas olisi kysynytkin. Osalle ongelma on se tyypillinen taloushallinnon alan ihmisten ongelma: osataan numerot tarkasti, mutta on kovin vaikeaa tuottaa tekstiä. Se on kuitenkin harjoiteltavissa oleva taito, kaikista ei koskaan tule siinä mestareita, emme kaikki ole kirjailijoita, mutta riittävän hyvin se on mahdollista oppia. Asiakas ei odota kieliopillisia mestarinnäytteitä, vaan tekstiä jonka hän ymmärtää. Ja miksi tekstiä? Koska me emme voi oman vastuumme vuoksi kertoa suullisesti asioita joissa neuvomme, koska väärinymmärryksen mahdollisuus on aina olemassa. Taloushallintoliitto on juuri työstämässä jäsenilleen käyttöön palkkahallinnon puolelle laatulomakkeisiin lisälomakkeita auttamaan rutiiniasioiden kysymisessä ja tiedottamisessa. Mutta siinä miten vastata asiakkaan esittämiin kysymyksiin, siinä ei voi auttaa kuin harjoittelu ja asiaan paneutuminen.
Mutta kuten kirjanpitäjässä ja taloushallinnon ammattilaisessa on eroa, on niin myös palkkahallinnossa. Kun henkilö laskee tarkasti, oikein ja oikea-aikaisesti palkat ja tekee tarvittavat todistukset hän voi olla hyvä palkanlaskija. Mutta silloin kun hän vastaa asiakkaan kysymyksiin ja ennen kaikkea oma-aloitteisesti neuvoo asiakasta huomaamaan mahdollisuudet ja sudenkuopat hän on matkalla palkkahallinnon ammattilaiseksi.
On toki ymmärrettävää, että monessa tilitoimistossa palkkahallinnon aikataulut ovat niin kireät ettei oma-aloitteisiin asiakkaan asioiden tarkasteluihin ole aikaa. Moni asia on kuitenkin sellainen että ammatitaitoinen palkka-ammattilainen huomaa laskiessaan palkkoja jos vain pitää silmät auki muullekin kuin juuri niille numeroille joita silloin käsittelee. Asiasta voi myös keskustella tilitoimiston päättävän johdon kanssa, huolenpito asiakkaita on mahdollista tuotteistaa ja näin siitä saadaan sitä "oikeaa" työtä jolla on myös hintalappu. Emme ehkä edes tajua miten moni asiakkaistamme olisi valmis maksamaan siitä että me hoidamme hänen asioitaa kuin omiamme, tarkastamme ja mietimme mahdollisuuksia ja kompastuskiviä jo etukäteen.
Paras talous/palkkahallinnon ammattilainen on se joka on lähellä asiakasta, ei hänen yksityiselämässään vaan yrityksen toiminnassa. Valmiina auttamaan ja huolehtimaan asioista, käyttäen hyväkseen laajaa ammattitaitoaan, sillä sitä meillä tilitoimistojen henkilökunnilla on. Substanssiasiat osaamme, kun käytämme sitä asiakkaan hyväksi muutenkin kuin lakisääteisiltä osin ja vieläpä omatoimisesti ja aloitteellisesti, silloin meillä on toimisto täynnä oikeita ammattilaisia.
Oman tilitoimistoni Euran toimipiste täytti syyskuun alussa 40 vuotta. Juhlimme kutsumalla asiakkaat paikalliselle juhlatalolle, Euran Pirtille. Suunnittelin ja toteutin juhlat - tai oikeastaan annoin siunaukseni niille suunnitelmille ja toteutuksille jotka sihteerini teki. Juhlat onnistuivat hyvin, kiitettävä määrä asiakkaita ja sidosryhmäläisiä oli paikalla ja meillä oli mukavaa. Vietimme illan yhdessä. Eura on suhteellisen pieni paikka, joten monet kutsutuista tunsivat toisensa. Juhlaan kuului toki virallistakin osuutta, juhlapuhe ja ansiomerkkien jakaminen Euran toimistossa pitkään palvelleille henkilöille. Mutta pääosin kuuntelimme ja katselimme musiikki tai tanssiesityksiä, söimme mukavasti ja nautimme viiniä ruuan kanssa. Booliakin oli tarjolla.
Monet vieraamme olivat iltaan tyytyväisiä ja fiksuina ihmisinä myös sanoivat sen kun lähtivät kotiinsa illan päätteeksi. Näin mekin järjestäjänä saimme hyvän mielen.
Kun olen miettinyt asiaa jälkikäteen tulee taas kerran mieleen miten pienistä asioista miellyttävä kanssakäyminen on kiinni. Tilitoimiston ei toki ole mahdollista järjestää jatkuvasti juhlia asiakkailleen, se on sellaisenaan jo taloudellinenkin kysymys, kustannus juhlasta kun ei ole vain se juhlaan suoraan satsattu raha, vaan myös se oman henkilöstön käyttämä aika juhlien järjestelyyn. Rauman toimistossamme muistamme asiakkaitamme joka vuosi pienempimuotoisella juhlalla. Kokoonnumme syksyisin yhtenä iltana toimistollemme ja tarjoamme vapaata seurustelua, pientä purtavaa ja juotavaa. Tilaisuus on suosittu, monille asiakkaille se on hauskaa vaihtelua nähdä tilitoimisto toisin silmin, silloin ovat valot himmennetyt ja ihmiset ihmisiä, ei asiakkaita tai taloushallinnon ammattilaisia. Vain ihmisiä.
Juhlat ovat mukavia tapoja viettää aikaa pienimuotoisempanakin, mutta miten voimme olla oikeasti lähellä asiakasta hänen tarpeissaan, ihan arjessa? Monesti nämä asiat ovat pienestä kiinni. Kun asiakas saapuu tilitoimistoon ja tuo aineistoaan kirjanpitäjälle, keskustelu on yleensä hyvinkin yleisluontoista. Se koskee yrityksen toimintaa jos asiakas jotain kysyy. Voisiko ajatella että kirjanpitäjä kysyisikin jotain asiakkaan toiminnasta? Moni kirjanpitäjä on sanonut tästä keskustellessamme ettei hän tiedä niin hyvin asiakkaansa toimialaa että voisi esittää mitään kysymyksiä. Jospa kirjanpitäjä kysyisikin asiakkaalta jotain jossa asiakas saisi kertoa siitä mitä oikeasti tekee? Tai jos näkee jonkun uutisen lehdessä tai kuulee radiossa jossa puhutaan samasta toimialasta, voi siitäkin kysyä. Ei asiakas oleta kirjanpitäjän tietävän laajalti hänen toimialastaan, mutta on tyytyväinen jos huomaa kirjanpitäjän olevan siitä kiinnostunut. Niinhän me kaikki olemme iloisia jos jotakuta kiinnostaa se mitä me teemme - se on inhimillistä. Ja mitä enemmän keskustelemme asiakkaan kanssa hänen toiminnastaan, sitä enemmän hän alkaa myös oma-aloitteisesti siitä puhumaan ja sitä helpompi meidän on hänen asioitaan hoitaa. Ja antaa neuvoja. Huomata asioita. Olla oikeasti taloushallinnon ammattilaisia eikä vain kirjanpitäjiä.
Olen ollut paljon tekemisissä palkkahallinnon ihmisten kanssa ja saanut huomata että siellä on sama ongelma kuin kirjanpitäjilläkin, ihmisten on vaikea kommunikoida asiakkaan kanssa. On vaikeaa, varsinkin oma-aloitteisesti kirjoittaa asiakkaalle asioista. Kun usein se tuntuu vaikealta vaikka asiakas olisi kysynytkin. Osalle ongelma on se tyypillinen taloushallinnon alan ihmisten ongelma: osataan numerot tarkasti, mutta on kovin vaikeaa tuottaa tekstiä. Se on kuitenkin harjoiteltavissa oleva taito, kaikista ei koskaan tule siinä mestareita, emme kaikki ole kirjailijoita, mutta riittävän hyvin se on mahdollista oppia. Asiakas ei odota kieliopillisia mestarinnäytteitä, vaan tekstiä jonka hän ymmärtää. Ja miksi tekstiä? Koska me emme voi oman vastuumme vuoksi kertoa suullisesti asioita joissa neuvomme, koska väärinymmärryksen mahdollisuus on aina olemassa. Taloushallintoliitto on juuri työstämässä jäsenilleen käyttöön palkkahallinnon puolelle laatulomakkeisiin lisälomakkeita auttamaan rutiiniasioiden kysymisessä ja tiedottamisessa. Mutta siinä miten vastata asiakkaan esittämiin kysymyksiin, siinä ei voi auttaa kuin harjoittelu ja asiaan paneutuminen.
Mutta kuten kirjanpitäjässä ja taloushallinnon ammattilaisessa on eroa, on niin myös palkkahallinnossa. Kun henkilö laskee tarkasti, oikein ja oikea-aikaisesti palkat ja tekee tarvittavat todistukset hän voi olla hyvä palkanlaskija. Mutta silloin kun hän vastaa asiakkaan kysymyksiin ja ennen kaikkea oma-aloitteisesti neuvoo asiakasta huomaamaan mahdollisuudet ja sudenkuopat hän on matkalla palkkahallinnon ammattilaiseksi.
On toki ymmärrettävää, että monessa tilitoimistossa palkkahallinnon aikataulut ovat niin kireät ettei oma-aloitteisiin asiakkaan asioiden tarkasteluihin ole aikaa. Moni asia on kuitenkin sellainen että ammatitaitoinen palkka-ammattilainen huomaa laskiessaan palkkoja jos vain pitää silmät auki muullekin kuin juuri niille numeroille joita silloin käsittelee. Asiasta voi myös keskustella tilitoimiston päättävän johdon kanssa, huolenpito asiakkaita on mahdollista tuotteistaa ja näin siitä saadaan sitä "oikeaa" työtä jolla on myös hintalappu. Emme ehkä edes tajua miten moni asiakkaistamme olisi valmis maksamaan siitä että me hoidamme hänen asioitaa kuin omiamme, tarkastamme ja mietimme mahdollisuuksia ja kompastuskiviä jo etukäteen.
Paras talous/palkkahallinnon ammattilainen on se joka on lähellä asiakasta, ei hänen yksityiselämässään vaan yrityksen toiminnassa. Valmiina auttamaan ja huolehtimaan asioista, käyttäen hyväkseen laajaa ammattitaitoaan, sillä sitä meillä tilitoimistojen henkilökunnilla on. Substanssiasiat osaamme, kun käytämme sitä asiakkaan hyväksi muutenkin kuin lakisääteisiltä osin ja vieläpä omatoimisesti ja aloitteellisesti, silloin meillä on toimisto täynnä oikeita ammattilaisia.
9.9.2009
Tilitoimistoilla edessään uudet haasteet
Suomen laaja tilitoimistokenttä on aina ollut hyvin mukautuvainen. Uudet vero- ja kirjanpitosäännökset on onnistuttu vastalauseista huolimatta aina viemään käytäntöön huikean lyhyissäkin aikatauluissa. Uusia alv-sääntöjä on sujuvasti kouluttautumisen jälkeen tiedotettu asiakkaille. Olemme hyviä tässä asiassa.
Nyt Verotilin ja sähköiseen ilmoittamiseen liittyvien tunnistautumisten vuoksi tilitoimistot ovat uuden haasteen edessä. Verotili muuttaa totuttuja tapoja toimia, aikataulutkin kiristyvät. Ilmoituksia ei enää korjata uudella oikealla ilmoituksella päälle, vaan lisäilmoituksella. Tietoja ilmoitetaan vain siltä osin mitä ne muuttuvat. Taloushallinnon ohjelmistoilta vaaditaan uutta joustavuutta, uutta tapaa toimia. Eikä kukaan pääse testaamaan tätä etukäteen käytännössä. Tottakai asioita on testattu siitä asti kun ne on jollakin tasolla valmiiksi saatu, mutta oikeaa käytännön testausta pitää odottaa vuoteen 2010.
Ohjelmistotalot eivät ole kadehdittavassa asemassa, vaikka joku vitsailikin että Verotili, alv:n edes takaisin sahaavat prosentit ja Sepa tuotavat rahaa ohjelmistotalojen kassoihin, niin tuovat ne stressiä aikatauluineen ja kustannuksia palkkamenoina. Ohjelmistotaloille suunnatussa tilaisuudessa, jossa olin läsnä, kerrottiin uusista koodeista ja määrityksistä toukokuun 2009 lopussa, parin viikon kuluessa luvattiin tarkat koodit jotka talot tarvitsevat tehdäkseen tarvittavat muutokset, joten aikaa ei ohjelmistotaloille liikaa jäänyt. Varsinkin kun ne samaan aikaan tekevät Sepaan liittyviä muutoksia, jotka nekin elävät koko ajan.
Tilitoimistojen pitää nyt tehdä päätöksensä miten jatkossa lähettää sähköisesti ilmoituksia. Varsinaiseen ilmoittamiseen ja tietojen syöttöön tai lähettämiseen on monia vaihtoehtoja, joiden välillä tehtävät valinnat eivät itseasiassa ole ne kiireisimmät. Nyt on päätettävä käytetäänkö tilitoimistojen ja muiden asianhoitajien käyttöön vartavasten suunniteltua sähköisten asioiden valtakirjaa, jonka syntyprosesissa olen itse saanut olla mukana verohallinnossa. Tämä toiminto on asiakkaalle melko helppo, tilitoimistolle työläämpi. Mutta niin sen tavallaan "kuuluukin" olla, koska kysymys on siitä että tässä tilitoimisto on aktiivinen osapuoli.
Kun taas toinen tapa on tilitoimistolle helpompi, edellyttäen että sen asiakkaat kykenevät tämän itse hoitamaan. Eli silloin asiakasyritys tekee yritys.tunnistus.fi palvelussa itselleen katso-tunnisteen ja valtuuttaa tilitoimiston - se kuulostaa ihanan helpolta meidän tiliammattilaisten kannalta. Ikävä totuus lienee kuitenkin ettei iso osa asiakkaista kykene tätä itse tekemään, jolloin he tulevat tilitoimistoon ja tunnistautuminen hoidetaan siellä - tämä työllistää tilitoimistoja taas melkoisesti.
Ja jotta asia ei olisi liian helppoa, kaiken tulisi olla valmiina 12.2.2010, jolloin ensimmäiset vuoden 2010 palkkoja koskevat kausi-ilmoitukset annetaan. Alv:n ensimmäisen ilmoituksen aika on 12.3.2010.
Jos tilitoimiston valinta on aidot tunnisteet asiakkaille, niitä on siis syytä aloittaa hakemaan. Tällöin asiakkaille on asiasta tiedotettava ja ehkä valvottavakin että ne tulevat tehdyksi.
Jos taas valinta on sähköisen asioinnin valtakirja, tarvitaan asiakkaita tiedot: yrityksen nimi ja osoite sekä y-tunnus, nimenkirjoitusoikeutetun henkilön nimi ja hlötunnus, kielivalinta (suomi-ruotsi-englanti) sekä tieto siitä jos nimenkirjoittamiseen tarvitaan enemmän kuin yksi henkilö.
Näiden tietojen kerääminen ja syöttäminen verohallinnon tai taloushallintoliiton sivuilta saatavaan excel-taulukkoon ei ole isommilla toimistoilla yhden hetken juttu. Siihen on pakko nimetä vastuuhenkilö ja työ on aloitettava. Kun palvelu 26.11.2009 aukeaa olisi hyvä olla jo alussa valmiina taulukon kanssa, tarkistustyö verovirastossa on käsityötä ja vaikka he parhaansa yrittävät, jokaisen nimenkirjoitusoikeutetun tarkistaminen vie aikaa.
Verotilin pidennetyt ilmoituskaudet kääntyivät valitettavasti niin että asikas saadessaan lokakuussa Verohallinnon kirjeen siirtyy pidennettyyn kauteen ellei itse ilmoita ettei halua siirtyä. Eli tätäkin asiaa tilitoimistojen on valvottava jos ei halua asiakkaansa siirtyvän 3 kuukauden tai vuoden jaksoon.
Verotilin verkkopalvelun tai paperisen verotiliotteen seuraaminen on myös todella tärkeää, koska vain sieltä näkyy jatkossa yrityksen mahdolliset korot tai myöhästymismaksut, kahden kuukauden kuluessa ne siirtyvät perintään.
Kaikki nämä asiat ovat tärkeitä sovittavia yksityiskohtia asiakkaiden kanssa. Kuka vastaa mistäkin ja mikä on viimeinen aineiston toimittamispäivä. Ja jos asiakas ei tätä noudata, siitä on huomautettava, muutoin myöhässä toimittamisesta tulee vallitseva tapa joka ohittaa jopa kirjallisessa sopimuksessa sovitun toimittamisaikataulun. Tämän kanssa siis oltava tarkkana.
Lisäksi on muistettava että jos tilitoimisto lupaa asiakkaalle seurata hänen verotiliään verkkopalvelussa ja tiedottaa mahdollista puutteista - tämä on työtä joka on tuotteistettava. Tai ainakin laskutettava. Tili-ihmiset helposti ajattelevat ettei viranomaismääräyksiä ja niiden muutosten mukanaan tuomia töitä voi asiakkaalta laskuttaa kun ei asiakas siitä mitään hyödy. Kuitenkin on muistettava että kaikki se aika jonka kirjanpitäjä, palkanlaskija, controller, reskontranhoitaja - tai kuka tahansa tilitoimiston henkilökunnasta käyttää asiakkaan asioiden hoitamiseen on asiakkaan ostamaa aikaa.
Kun tilitoimistot tekivät euromuunnoksia, siihen käytettyä aikaa ei monessakaan paikassa laskutettu. Ymmärrän että joissakin toimistoissa ajateltiin sen vievän niin vähän aikaa ettei sitä haluttu laskuttaa, varsinkin kun työ oli viranomaisten määräämää ja jossa asiakkaalla ei ollut vaihtoehtoja. Nyt ollaan taas verotilin ja aitojen katso-tunnisteiden kanssa viranomaismääräyksistä johtuvien asioiden parissa. Nyt kun tilitoimisto miettii hintaa työlleen tai sitä laskuttaako mitään kannattaa pitää mielessä: katso-tunnisteiden haku on alunperin ajateltu yrityksensä itse tehtäväksi, jos tilitoimisto sen tekee, se on asiakkaan antama työtilaus. Verotilin verkkopalvelun tai paperisen tiliotteen seuranta on ajateltu asiakkaan itsensä tehtäväksi - jos tilitoimisto ottaa sen tehtäväkseen on taas kysymys työstä jonka asiakas tilaa kun ei itse joko osaa/halua/ehdi/viitsi tehdä. Siis yhtäkaikki aivan samalla tavalla laskutettavaa työtä kuin peruskirjanpito, tilinpäätös tai veroneuvonta.
Kun itse tilitoimisto käyttää aikaa asioiden oppimiseen ja niiden tiedottamiseen asiakaskunnalleen, on muistettava ettei mahdollisesti syntyvää "fyysistä" työtä saa valuttaa läpi käsien, se on asiakkaallekin tärkeää palvelua.
15.5.2009
SEPA – 1.1.2011
SEPA, Euroopan yhtenäinen maksualue on tulossa elämäämme vähän kuin varkain. Kun EU määräsi pankeille katon sille hinnalle mitä maksut rajojen yli saavat maksaa, lähtivät pankit kehittämään edullisempaa tapaa toteuttaa maksuliikenne. Aluksi kukaan ei ollut kiinnostunut asiasta julkisesti, pankit kyllä kirjoittivat omilla nettisivuillaan. Nyt ihmiset ovat heränneet keskustelemaan asiasta. Asiasta järjestetään kursseja ilmaiseksi mutta myös isolla rahalla. Jotkut maksuohjelmistot tarjoavat kalliita ”takuita” siitä että SEPA -valmius varmasti on käytettävissä kun se on ajankohtaista.
Asia on tavallaan yksinkertainen ja samalla monisyinen. Vaikea hahmotettava kerralla, jolloin sillä on helppo sekoittaa ajatukset. Jotta suurempia turhia investointeja ei tulisi tehtyä, mutta kuitenkin olisi tarvittava valmius, on asiaa hetken mietittävä. SEPA ja siihen liittyvät tarvittavat toimet voisi itselleen selvittää vertaamalla tilannetta vaikkapa tietokoneen hankintaan.
On olemassa monipuolisia ja tehokkaita koneita joilla voi tehdä vaikka mitä, mutta kannattaako tehokasta konetta ostaa jos käyttö on vain laskujen maksua? Tai myyjä mainostaa miten hienot grafiikka-ominaisuudet koneessa on, miten hienosti sen ominaisuudet mahdollistavat kuvien katsomisen ja jopa äänen toisto on laatuluokkaa. Koneessa on ajateltu käyttää tekstinkäsittelyä, taulukkolaskentaa ja reskontraohjelmaa. Miten helposti myyjän koneen ominaisuuksia kehuvat puheet sekoittavatkaan ostajan mielen. Hän ostaa hyvän koneen, mutta tarvitseeko hän sen kaikkia hienoja ominaisuuksia? SEPAan valmistautuminen on vähän samanlaista. Monet tahot myyvät monenlaista ohjelmistoa, palvelua ja koulutusta. Kannattaa ensin jokaisen miettiä mihin SEPA itsellä vaikuttaa.
Tilitoimistoissa ja niissä yrityksissä joissa lasketaan itse palkat, työläin muutos on palkansaajien tilinumerot palkkaohjelmistossa. Jos yritys itse laske esim. 20 hengen palkat, muutos ei ole työläs. Mutta kun kyseessä on tilitoimisto jossa palkkojen laskenta on osa palvelua, on asiaa mietittävä.
Sama tilanne on laskujen maksamisessa, jos yrittäjä maksaa muutamia laskuja kuukaudessa pankkiyhteysohjelmalla, työ on melko helppo. Mutta jos yrittäjällä on reskontra jossa on paljon tallennettuna toimittajia, asia on toisin. Samoin tilitoimistolla joka hoitaa asiakkaiden maksuliikennettä voi olla muutettavia tilinumeroita satoja.
On muistettava myös varmistaa että laskutusohjelmaan on tulossa päivitys joka sallii pitkän tilinumeron yrityksen omissa laskuissa.
Tärkeää on kuitenkin muistaa että ihan ensin on huolehdittava pankkiyhteysohjelman kyvystä maksaa IBAN tilinumeroilla. Jokainen ohjelmisto mainostaa omia muunnoksiaan ja aikataulujaan erikseen Mutta käyttäjän on mietittävä miten päivityksistä huolehtii. On otettava selville milloin minkäkin päivityksen saa käyttöönsä ja miten asiat hoitaa. Tärkeintä on selvittää hyvissä ajoin aikataulut eri ohjelmissa, tehdä suunnitelma muutosten aikataululle. Selvittää mitä mahdollisuuksia on muuntaa tilinumeroita teknisesti ohjelmiston avulla tai pankin palveluja hyväksikäyttäen.
Mikä on tämän kustannus? Vai käytetäänkö sen sijaan enemmän ihmisten työaikaa ja tehdään muutokset manuaalisesti? Jos ohjelmistot eivät mahdollista automaattista muuttamista, tilinumerot on manuaalisen syöttäminen lisäksi myös kerättävä manuaalisesi. Kuka huolehtii yrityksessä tilinumeroiden keräämisestä, minne ne arkistoidaan muutosta odottamaan? Ostolaskuissa uusia tilinumeroita alkaa olla hiljalleen, mutta henkilöstöhallintoon uudet tilit on kerättävä palkansaajilta.
Kaikki nämä asiat on suunniteltava, aikataulutettava ja budjetoitava hyvissä ajoin - sekä talous- että henkilöresurssien näkökulmasta.
Kun SEPAan uhraa nyt hetken aikaa ja tekee hyvän pohjatyön suunnittelemalla asiat, selviää varmasti ilman paniikkia. Se on varmaa että SEPA tulee ja se ettei henkilöstöhallinnon tilimuutoksia tule jättää tammikuulle 2011, silloin tehdään vuosi-ilmoituksia ja lasketaan uusia palkkoja – silloin aikaa ei ole SEPAlle.
Asia on tavallaan yksinkertainen ja samalla monisyinen. Vaikea hahmotettava kerralla, jolloin sillä on helppo sekoittaa ajatukset. Jotta suurempia turhia investointeja ei tulisi tehtyä, mutta kuitenkin olisi tarvittava valmius, on asiaa hetken mietittävä. SEPA ja siihen liittyvät tarvittavat toimet voisi itselleen selvittää vertaamalla tilannetta vaikkapa tietokoneen hankintaan.
On olemassa monipuolisia ja tehokkaita koneita joilla voi tehdä vaikka mitä, mutta kannattaako tehokasta konetta ostaa jos käyttö on vain laskujen maksua? Tai myyjä mainostaa miten hienot grafiikka-ominaisuudet koneessa on, miten hienosti sen ominaisuudet mahdollistavat kuvien katsomisen ja jopa äänen toisto on laatuluokkaa. Koneessa on ajateltu käyttää tekstinkäsittelyä, taulukkolaskentaa ja reskontraohjelmaa. Miten helposti myyjän koneen ominaisuuksia kehuvat puheet sekoittavatkaan ostajan mielen. Hän ostaa hyvän koneen, mutta tarvitseeko hän sen kaikkia hienoja ominaisuuksia? SEPAan valmistautuminen on vähän samanlaista. Monet tahot myyvät monenlaista ohjelmistoa, palvelua ja koulutusta. Kannattaa ensin jokaisen miettiä mihin SEPA itsellä vaikuttaa.
Tilitoimistoissa ja niissä yrityksissä joissa lasketaan itse palkat, työläin muutos on palkansaajien tilinumerot palkkaohjelmistossa. Jos yritys itse laske esim. 20 hengen palkat, muutos ei ole työläs. Mutta kun kyseessä on tilitoimisto jossa palkkojen laskenta on osa palvelua, on asiaa mietittävä.
Sama tilanne on laskujen maksamisessa, jos yrittäjä maksaa muutamia laskuja kuukaudessa pankkiyhteysohjelmalla, työ on melko helppo. Mutta jos yrittäjällä on reskontra jossa on paljon tallennettuna toimittajia, asia on toisin. Samoin tilitoimistolla joka hoitaa asiakkaiden maksuliikennettä voi olla muutettavia tilinumeroita satoja.
On muistettava myös varmistaa että laskutusohjelmaan on tulossa päivitys joka sallii pitkän tilinumeron yrityksen omissa laskuissa.
Tärkeää on kuitenkin muistaa että ihan ensin on huolehdittava pankkiyhteysohjelman kyvystä maksaa IBAN tilinumeroilla. Jokainen ohjelmisto mainostaa omia muunnoksiaan ja aikataulujaan erikseen Mutta käyttäjän on mietittävä miten päivityksistä huolehtii. On otettava selville milloin minkäkin päivityksen saa käyttöönsä ja miten asiat hoitaa. Tärkeintä on selvittää hyvissä ajoin aikataulut eri ohjelmissa, tehdä suunnitelma muutosten aikataululle. Selvittää mitä mahdollisuuksia on muuntaa tilinumeroita teknisesti ohjelmiston avulla tai pankin palveluja hyväksikäyttäen.
Mikä on tämän kustannus? Vai käytetäänkö sen sijaan enemmän ihmisten työaikaa ja tehdään muutokset manuaalisesti? Jos ohjelmistot eivät mahdollista automaattista muuttamista, tilinumerot on manuaalisen syöttäminen lisäksi myös kerättävä manuaalisesi. Kuka huolehtii yrityksessä tilinumeroiden keräämisestä, minne ne arkistoidaan muutosta odottamaan? Ostolaskuissa uusia tilinumeroita alkaa olla hiljalleen, mutta henkilöstöhallintoon uudet tilit on kerättävä palkansaajilta.
Kaikki nämä asiat on suunniteltava, aikataulutettava ja budjetoitava hyvissä ajoin - sekä talous- että henkilöresurssien näkökulmasta.
Kun SEPAan uhraa nyt hetken aikaa ja tekee hyvän pohjatyön suunnittelemalla asiat, selviää varmasti ilman paniikkia. Se on varmaa että SEPA tulee ja se ettei henkilöstöhallinnon tilimuutoksia tule jättää tammikuulle 2011, silloin tehdään vuosi-ilmoituksia ja lasketaan uusia palkkoja – silloin aikaa ei ole SEPAlle.
21.3.2009
Verotili tulee, oletko valmis?
Verotili mitä suurimmalla todennäköisyydellä tulee arkeemme 1.1.2010. Asiasta on kirjoiteltu puoleen ja toiseen. Niin syvällisiä kuin vähemmän syvällisiä mielipiteitä ja katsontakantoja on asian tiimoilta saatu lukea.
Asia näyttää hyvin erilaiselta riippuen siitä miltä kannalta asiaa katsotaan. Me tilitoimistoissa kauhistelemme 3 kk tai vuoden pidennettyjä jaksoja Se on kuitenkin käytännön kysymys. Sopimusasia asiakkaiden kanssa. Kirjanpitolakihan ei miksikään ole muuttunut, eikä edelleenkään ole sallittua laatia yrityksen kirjanpitoa 3 kuukauden jaksoissa. Tässä kohdin voimme vain toivoa eduskunnan ymmärtävän lain säätämisessä ottaa huomioon alamme toiveen siirtymisen oma-aloitteisuudesta. Nyt ehdotushan siirtäisi pienet yritykset pidempään jaksoon, ellei yritys asiaa vastustaisi.
Verohallinto on puoleltaan perustellut pidennettyä jaksoa hallinnollisen taakan vähentämisellä. Jos asiaa ajatellaan Verohallinnon kannalta näin varmasti onkin. Tutustuessani asiaan olin yllättynyt, suorastaan järkyttynyt siitä määrästä kuukausi-ilmoituksia joita verotusta varten nyt joudutaan verovelvollisilta pyytämään. Sen jälkeen vielä iso osa arviomaan kun ilmoitusta ei ole satu pyynnöstä huolimatta. Ja miten iso osa arvioista sitten korjataan kun arvion jälkeen yritys lähettää ilmoituksen. On kyse todella ison hallinnollisen taakan vähentämisestä jos tämä prosessi käytäisiin läpi vain 4 kertaa vuodessa, kun se nyt tehdään 12 kertaa. Totuus kuitenkin on että suurin osa näistä ilmoitusvelvollisuutensa laiminlyöneistä yrityksistä on juuri näitä rajat alittavia yrityksiä.
Haluan uskoa, ja uskon ammattikuntamme tietoon, taitoon ja ammattiylpeyteen, kun sanon että pääosin nämä puutteet ilmoitusvelvollisuuden täyttämisessä koskevat yrityksiä, jotka eivät ole ulkoistaneet taloushallintoaan tilitoimiston hoidettavaksi.
Tilitoimistojen työrytmiin tuo 3 kuukauden jakso pääosin sopii huonosti. Siksi meidän on muistettava valvoa Verohallinnon kirjeiden saapumista yrityksiin mikäli eduskunnan lopullinen kanta asian jää samaksi, kuin hallituksen esityksessä. Silloin siirtyminen pidennettyyn ilmoittamisjaksoon määrätään automaattiseksi, ellei yritys vastusta. Suurimmalle osalle asiakkaistamme nykyinen kuukausitilitys on varmasti parempi vaihtoehto kassavirrankin kannalta kuin kolmen kuukauden jakso.
Koska Verotilin nimi on TILI, se on synnyttänyt kirjanpitäjissä huolen miten tilin saldo täsmäytetään kirjanpitoon. Me elämme täsmäytysten maailmassa ja se on arkeamme. Meille itsestään selvää on kirjanpidon tilien täsmäävyys. Mutta Verotiliä emme tulevaisuudessa täsmäytä sen tili – nimestä huolimatta, koska se ei ole mahdollista. Kun kirjanpitoon kuukauden kuluessa ja sen lopuksi on syntynyt verovelkaa arvonlisäverosta ja työnantajasuorituksista, edellisen kuukaudenkin arvonlisäveron ollessa vielä kirjanpidossa velkana, Verotilille ko. verot kirjautuvat velvoitteiksi kuukausittain eräpäivänä. Jolloin kirjanpito ja Verotili eivät kulje käsikkäin näissä saldoissa Siis unohtakaamme tässä kohdin täsmäyttäminen. Voimme toimia kuten tähänkin asti; tileillä kirjanpidossa on kahden kuukauden alv ja yhden kuukauden työnantajasuoritukset. Sitä Verotili ei muuta mihinkään.
Eräpäivät muuttuvat ja virheellisesti ilmoitetut tiedot korjataan jatkossa eri menetelmällä. Paperi-ilmoitukset jäänevät historiaan pääosin ainakin tilitoimistojen lähettäminä ja työmme on oltava entistä tarkempaa, ettei lipsahduksia ilmoitusten jättämisessä synny. Siinä on pääosin Verotilin aiheuttamat muutokset Tiliammattilaisen arkeen.
Seuratkaamme siis mitä eduskunta päättää pidennettyyn tilitys/ilmoittamisjaksoon siirtymisestä ja kohdistakaamme tarmomme työn ohella Verotilin pohtimisen sijaan vaikkapa SEPA -suunnitelmien tekemiseen. Sekä oman tilitoimistomme rutiineihin, että asiakaskonsultoinnin näkökulmasta.
Asia näyttää hyvin erilaiselta riippuen siitä miltä kannalta asiaa katsotaan. Me tilitoimistoissa kauhistelemme 3 kk tai vuoden pidennettyjä jaksoja Se on kuitenkin käytännön kysymys. Sopimusasia asiakkaiden kanssa. Kirjanpitolakihan ei miksikään ole muuttunut, eikä edelleenkään ole sallittua laatia yrityksen kirjanpitoa 3 kuukauden jaksoissa. Tässä kohdin voimme vain toivoa eduskunnan ymmärtävän lain säätämisessä ottaa huomioon alamme toiveen siirtymisen oma-aloitteisuudesta. Nyt ehdotushan siirtäisi pienet yritykset pidempään jaksoon, ellei yritys asiaa vastustaisi.
Verohallinto on puoleltaan perustellut pidennettyä jaksoa hallinnollisen taakan vähentämisellä. Jos asiaa ajatellaan Verohallinnon kannalta näin varmasti onkin. Tutustuessani asiaan olin yllättynyt, suorastaan järkyttynyt siitä määrästä kuukausi-ilmoituksia joita verotusta varten nyt joudutaan verovelvollisilta pyytämään. Sen jälkeen vielä iso osa arviomaan kun ilmoitusta ei ole satu pyynnöstä huolimatta. Ja miten iso osa arvioista sitten korjataan kun arvion jälkeen yritys lähettää ilmoituksen. On kyse todella ison hallinnollisen taakan vähentämisestä jos tämä prosessi käytäisiin läpi vain 4 kertaa vuodessa, kun se nyt tehdään 12 kertaa. Totuus kuitenkin on että suurin osa näistä ilmoitusvelvollisuutensa laiminlyöneistä yrityksistä on juuri näitä rajat alittavia yrityksiä.
Haluan uskoa, ja uskon ammattikuntamme tietoon, taitoon ja ammattiylpeyteen, kun sanon että pääosin nämä puutteet ilmoitusvelvollisuuden täyttämisessä koskevat yrityksiä, jotka eivät ole ulkoistaneet taloushallintoaan tilitoimiston hoidettavaksi.
Tilitoimistojen työrytmiin tuo 3 kuukauden jakso pääosin sopii huonosti. Siksi meidän on muistettava valvoa Verohallinnon kirjeiden saapumista yrityksiin mikäli eduskunnan lopullinen kanta asian jää samaksi, kuin hallituksen esityksessä. Silloin siirtyminen pidennettyyn ilmoittamisjaksoon määrätään automaattiseksi, ellei yritys vastusta. Suurimmalle osalle asiakkaistamme nykyinen kuukausitilitys on varmasti parempi vaihtoehto kassavirrankin kannalta kuin kolmen kuukauden jakso.
Koska Verotilin nimi on TILI, se on synnyttänyt kirjanpitäjissä huolen miten tilin saldo täsmäytetään kirjanpitoon. Me elämme täsmäytysten maailmassa ja se on arkeamme. Meille itsestään selvää on kirjanpidon tilien täsmäävyys. Mutta Verotiliä emme tulevaisuudessa täsmäytä sen tili – nimestä huolimatta, koska se ei ole mahdollista. Kun kirjanpitoon kuukauden kuluessa ja sen lopuksi on syntynyt verovelkaa arvonlisäverosta ja työnantajasuorituksista, edellisen kuukaudenkin arvonlisäveron ollessa vielä kirjanpidossa velkana, Verotilille ko. verot kirjautuvat velvoitteiksi kuukausittain eräpäivänä. Jolloin kirjanpito ja Verotili eivät kulje käsikkäin näissä saldoissa Siis unohtakaamme tässä kohdin täsmäyttäminen. Voimme toimia kuten tähänkin asti; tileillä kirjanpidossa on kahden kuukauden alv ja yhden kuukauden työnantajasuoritukset. Sitä Verotili ei muuta mihinkään.
Eräpäivät muuttuvat ja virheellisesti ilmoitetut tiedot korjataan jatkossa eri menetelmällä. Paperi-ilmoitukset jäänevät historiaan pääosin ainakin tilitoimistojen lähettäminä ja työmme on oltava entistä tarkempaa, ettei lipsahduksia ilmoitusten jättämisessä synny. Siinä on pääosin Verotilin aiheuttamat muutokset Tiliammattilaisen arkeen.
Seuratkaamme siis mitä eduskunta päättää pidennettyyn tilitys/ilmoittamisjaksoon siirtymisestä ja kohdistakaamme tarmomme työn ohella Verotilin pohtimisen sijaan vaikkapa SEPA -suunnitelmien tekemiseen. Sekä oman tilitoimistomme rutiineihin, että asiakaskonsultoinnin näkökulmasta.
9.1.2009
Ajatuksia 20 vuoden takaa tähän päivään
Taloushallinto ammattina
Olen tehnyt taloushallinnon parissa työtä vuodesta 1986 päätoimisesti. Jo sitä ennen tein opiskelun ohella pari vuotta muutaman yrityksen kirjanpitoa. Nämä sivutoimiset kirjanpidot tehtiin tietysti käsin sitä varten hankittuihin vihkoihin. Vakituisessa työssäni käytin jo tietokonetta, jossa oli kaksi lerppuasemaa, toiseen työnnettiin työn tekemisen ajaksi ohjelman sisältämä lerppu, toinen asema oli asiakaskohtaista lerppua varten. Siihen aikaan kallista tekniikkaa :)Kun miettii asiaa niin niistä ajoista taloushallinnon säännökset ja määräykset ovat muuttuneet paljon, mutta niin ovat kyllä välineetkin. Tavat tehdä - koko ajatusmaailma melko pitkälti.
Miten hyötyä taloushallinnosta
Minua henkilökohtaisesti kiinnostavat taloushallinnon saralla kaksi asiaa enemmän kuin muut. Ensinäkin erilaiset tavat hoitaa asioita niin että asiakas saa enemmän hyötyä taloushallinnostaan kuin ns. verokirjanpidon käyttäjänä saisi, sekä toiseksi erilaiset menetelmät mitä tilitoimisto voi käyttää selvitäkseen kovenevista paineista joita eri sidosryhmät yrityksille tuottavat.Koska ihminen yleensä haluaa puhua tai kirjoittaa niistä asioista jotka häntä kiinnostavat minäkin kirjoitan juuri näistä asioista pääsääntöisesti. Saatan joskus poiketa ”sivuraiteille”, mutta taloushallinnossa pysynen aina jollakin tavalla näissä mietteissäni.
Tilaa:
Blogitekstit (Atom)