Synttärit - blogia kirjoitettu yhdeksän vuotta, yhdeksän muutoksen vuotta...

Tänään, juuri tänään, olen kirjoittanut tätä blogia yhdeksän vuotta. Paljon on mahtunut niihin vuosiin, alallamme on tapahtunut paljon. Tosin jos vähänkin vakavasti mietin, seuraavat yhdeksän vuotta tulevat olemaan varmasti yhtä vilkkaita muutoksen vuosia, ehkä jopa vilkkaampia. Ohessa ajatuksia vuosien kirjoittamisen linjoista ja tapahtumista.

Vuosien saatossa itsekin olen laajentanut kirjoittamisesta puhumiseen ja aloittanut YouTube videoiden tekemisen, hauskasti sanottuna vloggaamisen. Mutta vaikka pidän puhumisesta niin pidän kyllä myös kirjoittamisesta enkä tule tätä blogia niin vain jättämään. 

Mutta nyt aluksi jokaiselle lukijalle virtuaaliset pikkuleivokset, onhan blogilla ysisynttärit 😄

Kuten alussa sanoin, monenlaista on tapahtunut, keräsin tähän blogin sellaiset kirjoitukset jotka kuvaavat muutosta ehkä parhaiten. Luin silmäilemällä läpi omat kirjoitukseni ja kommentoin niistä jos minulla on jotain kommenttia. Yhtään sellaista kirjoitustani en ole tähän linkittänyt, jonka sisältö on ollut puhtaasti kertomusta jostakin kurssista tai vastaavasta. (niitäkin kun on tullut tänne kirjoitetuksi)

Ihan ensimmäinen kirjoitukseni tänne blogiin - yhdeksän vuotta sitten:

Blogini yhdeksän menneen vuoden sisältö siis tässä tiivistettynä, olkaapa hyvä!

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2009/03/verotili-tulee-oletko-valmis.html

Verotili tuli ja meni, meillä on taipumus tottua asioihin ja siksi onkin lievästi tylsää kun alallamme mikään muu kuin muutos ei ole ikuista. Verotili oli monelle kauhistus aikanaan ja vähintään yhtä moni jäi sitä kaipaamaan kun se poistui käytöstä OmaVeron korvatessa sen.


https://taloushallintoa.blogspot.fi/2009/05/sepa-112011.html

SEPA tuli ja jäi, muttei sitä enää juurikaan kukaan ajattele sen enempää, siitä on tullut arkea. Itselläni aikanaan tapahtui hauskoja asioita sen suhteen, yllä asiallinen kirjoitus aiheesta, alla surkuhupaisa tapaus, joka ei silloin naurattanut, nyt jo kyllä.

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2010/09/pieni-sepa-tarina.html

Verotilistä ja siihen liittyvistä tilitoimiston asiakkaalleen tarjoamista uusista mahdollisista palveluista tuli myös kirjoitettua aikanaan:

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2009/09/tilitoimistoilla-edessaan-uudet.html

Jokainen silloin taloushallinnon alalla työskennellyt muistaa kyllä miten Verotilin kanssa samaan aikaan tuli Katso. Itse sain olla sen kanssa hyvinkin läheisesti tekemisissä ja testaamassa. Sain myös "oppitunnin" siitä miten huolellisenkin testaamisen jälkeen voi ohjelmistoon jäädä paha moka. Käytimme aikaamme testaamiseen säästelemättä - kun sitten iso määrä tilitoimistoja kirjautui yhtäaikaa palveluun - se kaatui. Aivan, sitäpä ei oltukaan testattu, montako käyttäjää se kestäisi samaan aikaan...

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2009/11/katsoa-katsomasa.html

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2009/12/katson-jalkimaininkeja.html

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2010/05/kevaan-kiireiden-keskella-viela-kerran.html

Olen ollut jo vuosia huolissani tilitoimistojen henkilökunnan jaksamisesta ja tässä kirjoituksessani otan ehkä itselleni harvinaisen suorasanaisesti kantaa siihen asiaan. Toivon myös yhteistyötä työnantaja- ja työntekijäliittojen kesken - se tosin taitaa olla turha toive. 😔

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2011/06/tilitoimiston-henkilokunnan-kiireet-ja.html

Sähköisten palkkalaskelmien puolestakin tuli puhuttua, nyt kun tänä päivänä puhun EU:n tietosuoja-asetuksesta tuli se mieleeni kun tätä kirjoitustani luin. Jos kirjoittaisin tämän nyt, korostaisin siinä vielä verkkopankkiin lähetettävien palkkalaskelmien tietoturvaa. Henkilötietolain tosin mainitsen tässäkin jo.

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2011/07/palkkahallinnon-sahkoistaminen-on.html

Seuraava kirjoitukseni on yksi luetuimmista ja lainatuimmista. Kahden tilitoimiston (minulle tuntemattomien) kotisivuilta olen oman tekstini löytänyt - heidän omanaan. Siis ilman mitään mainintaa siitä mistä teksti on tullut, se on kirjoitettu heidän kotisivujensa osioon jossa on kirjoituksia asiakkaille tiedoksi. Teksti on pitkälti ajankohtainen vieläkin ja nämäkin lainaukset olivat tapahtuneet paljon alkuperäisen tekstini julkaisemisen jälkeen. Moni kehotti minua tekemään asiasta jutun tai vaatimaan korvauksia. En ole lähtenyt siihen, ilmeisesti olen sitten hyvin kirjoittanut ja olenkin ajatellut että suhtaudun asiaan samoin kuin yhden koulutusorganisaation henkilö (kun heidän kurssinsa sisältö oli kopioitu nimeä myöten lähes täydellisesti toisaalle) Hän nimittäin totesi että pitänee olla ylpeä kun on kelvannut, vanha sanonta kun sanoo: "Varasta vain parasta" 😀Näin siis minäkin ajattelin että olin onnistunut kirjoittamaan kirjoituksen joka oli ollut niin osuva että jotkut halusivat jakaa sen omana tekstinään. Tosin olin ja olen edelleen vähän huolestunut siitä etteikö alamme ihmiset tiedä ettei toisen tekstejä saa lainata kertomatta kenen tekstistä on kysymys. Toivottavasti sinä hyvä lukijani olet tiedostanut tämän asian?

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2011/07/kulujen-vahennyksesta-verotuksessa.html

En ole koskaan ollut puoluepoliittinen henkilö ajatuksiltani ja olen aina pyrkinyt olemaan ottamatta kantaa niihin asioihin millään tavalla silloinkaan kun ne sivuavat rakastamaani taloushallintoa. Olen pyrkinyt kirjoittamaan myös kohtuullisen "siististi" aiheista jotka liittyvät jollakin tavalla kollegiaalisiin suhteisiin. Tämä kirjoitus on ehkä yksi kantaa ottavimmista tämän tyylisistä kirjoituksista mitä ainakin toistaiseksi olen kirjoittanut, eikä sekään ole varsinaisesti puoluepolitiikkaa. Mutta oli mielenkiintoista lukea mitä silloin ajattelimme asiasta tätä pohtivassa ryhmässä. Kirjoitin tästä paljon silloin eri viranomaisille lausuntoja, Palkkalautakuntaa emme saaneet, mutta saamme onneksi Tulorekisterin.

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2011/08/poliittisten-tahojen-aika-toimia.html

Tässä otan itselleni harvinaisen suoraan, omasta näkökulmastani kantaa kysymykseen joka tuntuu aina vain olemaan epäselvä. Nyt tosin tänä päivänä jo näyttäisi siltä että verohallinto on kantaansa lieventänyt ja ollaan astuttu iso askel kohti järkeä tässä ikuisuuskysymyksessä, hyvä niin.

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2012/03/palkkaa-vai-tyokorvausta-joko-nyt-olisi.html

Pääsääntöisesti pyrin kannustamaan ja auttamaan kaikkia alalla toimivia aina kun se on mahdollista. Uskon posiviiviseen voimaan, siksi pyrin jakamaan sitä. Joskus olen jakanut pientä kritiikkiäkin, tässä ehkä se kirjoitus joka tähän astisista kirjoituksistani on kriittisin, eikä senkään tarkoitus toki ole mollata ketään vaan kannustaa hetkeksi pysähtymään ja miettimään asioita.

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2012/05/taloushallinto-on-tarkea-tyo.html

Verotuksen suhde politiikkaan saa tässä ehkä vähän sapiskaa. Demokratian huonoin puolihan on se ettei mitään oikeasti hyödyllistä tahdota saada aikaan jos siinä on joku taho jolle asia ei ole miellyttävä ja kaikkiahan ei yleisesti ottaen koskaan voi miellyttää. Suomessa vaaleja on liian usein kun kaikki vaalit ovat aina eri aikaan, siksi mitään ei tapahdu:

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2013/10/verotus-ei-saisi-olla-politiikkaa.html

Monen kollegan mainonta on minua ihmetyttänyt oikeastaan siitä asti kun mainontaa on alallamme ollut. Silloin kun oman toimiston aloitin 1988, tilitoimistoilla ei ollut mainoksia. Keltaisilla sivuilla oli ilmoitus, koska verottaja silloin oli sitä mieltä että jos ei siellä ilmoitellut, ei tehnyt sitä vakavissaan ja alkoi miettimään oliko kyseessä ollenkaan yritystoiminta. Mutta lehdissä mainostaminen olisi katsottu kertovan että tilitoimistolla oli pulaa asiakkaista eikä sellaista mainetta siihen aikaan kukaan halunnut. Kun sitten mainoksia alkoi olla, ne ovat monesti mielenkiintoisia:

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2014/01/tilitoimistojen-mainonta-on.html

Tässä on kirjoitus jonka otsikkoa aina vieläkin toistan jossain yhteyksissä, koska totuus on että harmaalla taloudella ei ole verovelkaa. Tämä nostatti tunteitani aikanaan kun verovelkoja alettiin julkaista jos ne olivat määrältään isompia, julkaisun raja oli aluksi tosi matala, mutta onneksi sitä vähän nostettiin ennen kuin laki tuli voimaan. Julkaisemista puolustettiin ja puolustetaan yhä sillä että näin harmaata taloutta pidetään kurissa. Aina kun kuulen tämän en tiedä pitäisikö itkeä vain nauraa. Harmaa talous on sitä että tuloja ei ilmoiteta. Verovelka syntyy siitä että ilmoitettua veroa ei pystytä maksamaan. Miten siis harmaalla taloudella voi olla verovelkaa? 

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2015/01/harmaalla-taloudella-ei-ole-verovelkaa.html

Olen aina arvostanut palkkahallinnon ammattilaisia ja tulen aina heitä arvostamaan, tämä on yksi niistä kirjoituksistani, jossa tuon asiaa esille:

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2015/04/palkkahallinto-on-kunnioitettava.html

Lomautukseen liittyvät asiat ovat pahimmassa tapauksessa todella kustannuksia synnyttäviä työnantajalle. Ja arkijärjellä käsittämättömiä. Tämä kirjoitukseni on varoitus tilitoimistoille, jotta he osaavat huolehtia asiakkaidensa eduista. Samasta aiheesta olen tehnyt videon muodossa tietoiskun myöhemmin

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2016/04/opasta-asiakastasi-seuraamaan.html

Tämä taitaa ollakin ensimmäinen ihan oikea kirjoitukseni Tulorekisteristä täällä blogissa. Sitä tulee varmasti lisää ja siitä tulee julki myös tietoiskua ja koulutusta.

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2016/05/palkkahallinto-kehittyy-kohti.html

Hermot meni siihen miten yrittäjät eivät tajua että vastaamattomuus sähköpostiin toimii yrityskuvaan vaikuttavana asiana kuluttajille - asiakkaille. Jos nyt kirjoittaisin tämän saman, voisin lisätä jo esimerkkejä paljon enemmän kun järjestimme hyväntekeväisyysgaalaan viime syksynä. On käsittämätöntä ettei yritys vaivaudu kirjoittamaan "kiitos, mutta ei kiitos" Miten yrittäjät voivat olla niin ymmärtämättömiä sille miten se vaikuttaa siihen joka viestin lähetti, varsinkin pienellä paikkakunnalla, jokainen viestin lähettäjä on potentiaalinen asiakas, ei välttämättä siinä ominaisuudessa kun viesti on lähetetty, mutta jossakin muussa ominaisuudessa.

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2016/08/vastaatko-sahkoposteihisi.html

Kannatuspuheenvuoroa Tuklorekisteristä, samalla avaan sen hyötyjä.

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2016/09/kansallinen-tulorekisteri-meilla-ei-ole.html

Tämä kirjoitus pohjautuu omiin kokemuksiin siitä miten oikeuslaitos toimii ja mietin kirjoituksessani sitä missä on uhrin oikeusturva talousrikoksissa. Näistä kerrotuista jutuista toinen oli erityisen rankka ja aikaavievä, surullinen tapaus joka hetkeksi meinasi viedä uskoni tilitoimistoihin asiakkaiden asioiden hoitamisessa, ei pelkästään tämän kyseisen tilitoimiston vuoksi, vaan muutamien muiden alan ihmisten tähän asiaan suhtautumisen vuoksi. Onneksi taas pystyin palaamaan peruspositiiviseen näkökantaani jutellessani monen alalla toimivan ihmisen kanssa, onneksi löytyy myös niin monta ihanaa ihmistä alallamme. 💛

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2017/03/suomessa-oikeuslaitos-antaa-nykyisin.html

Kahdessa alle linkittämässäni kirjoituksessa pohdin sekä menneiden aikojen muutoksia että tulevia uudistuksia. Vain muutos todellakin on ikuista. Olemme sellaisella alalla. Olen tehnyt kirjanpitoja jo 33 vuotta ja kovin moni asia on nyt toisin kuin silloin - no debet on edelleen debet ja kredit on kredit 😎

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2017/08/tilitoimistoissa-muutos-on-ikuista-yha.html

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2017/11/tilitoimistosta-taloushallinnon.html

Takana on siis yhdeksän vuotta taloushallinnon blogikirjoittelua. Tiedottamista ja asioiden esilläpitämistä olen nykyisin tehnyt muullakin tavalla, mutta jatkan tätä edelleen, toivottavasti ainakin seuraavat yhdeksän vuotta. 😊

Synttäritunnelmin 

Riikka

ps. toivottavasti näemme mahdollisimman monen kanssa Tili- ja veropäivillä Finlandiatalossa 22.1.2018 - 23.1.2018 
Tulkaa moikkaamaan! 🙋

Tilitoimistoissa muutos on ikuista yhä kiihtyvällä tahdilla

Talous- ja palkkahallintoala ja ammattilaiset ovat olleet jatkuvien muutosten edessä pitkään. Jo monta vuotta tilanne on ollut se että juuri kun uudet määräykset on saatu ajettua läpi ja sen mukanaan tuomat muutokset käytänteissä on ns. hanskassa, tulee seuraava muutos. Muutostahti ei näytä hiljenevän, päinvastoin, nyt uusia muutoksia tulee niin, ettei vanhaakaan ole vielä ehditty omaksua.

Toiset muutoksista ovat loppukädessä hyviä juttuja, kun ne vaan on saatu sisäistettyä, toiset eivät välttämättä ole. Ovat muutokset sitten isoja tai pieniä, hyviä tai vähemmän hyviä, kaiken keskiössä on alan ammattilaisten jaksaminen. Varsinkin pienissä tilitoimistoissa ongelmaksi muodostuu se, ettei aikaa muutosten tehokkaaseen opiskeluun, sisäistämiseen ja toteutukseen ole kunnolla – jonkun kun on tehtävä ne varsinaiset työtkin.

Katsotaanpa vähän taaksepäin, joskus aikanaan "isoja" muutoksia olivat tasekaavojen kääntäminen, Vastaavat ja Vastattavaa ryhmien sisällä erät heittivät kärrynpyörää, rahatilit jäivät ensimmäisen osion loppuun, kun ne ennen olivat ensimmäisinä, oma pääoma kipusi oman puoliskonsa kärkeen, kun se ennen oli viimeisenä. Oikeasti siis mistään isosta asiasta ei varsinaisesti ollut kysymys, opeteltiin asioille uudet tilinumerot ja opettelimme katsomaan eri kohtaan sivulla. 😊  

Muutos oli sekin, kun monet siirtyivät YTJ tilikartasta Liikekirjuriin ja ohjelmistotalot tekivät raporttipohjat pääosin uuden tilikartan mukaan. Aikataulut muutoksiin olivat monin paikoin itsestä kiinni. Mikään viranomainen ei määrännyt siirtymisen aikataulua. Edelleen on periaatteessa mahdollista käyttää millaista tilikarttaa haluaa.

Tito -tiliote toi mahdollisuuksia ja säästi aikaa, kun pystimme seuraamaan reskontrasta saapuneita maksuja viitenumeron mukaan. Enää ei tarvinnut tuijottaa maksajan nimeä mikä olikin tervetullut uudistus, kun yhä useammin sillä kenen nimi maksatiedoissa näkyi, oli eri sukunimi kuin sillä jolle lasku oli kirjoitettu, silloin kun asiakkaat olivat kuluttajia. Viitenumerot ovat mahdollistaneet automaattista laskujen kohdistusta reskontraan ja sitä ominaisuutta enää tuskin kukaan haluaisi pois antaa.

Mahdollisuus lähettää veroilmoitus tuli ensin osakeyhtiöille ja sen jälkeen muillekin yrityksille, mutta edelleen muutos oli vapaaehtoinen. Tehokkuus toki lisääntyi, kun ilmoittaminen siirtyi sähköiseksi ja itsekin joskus mietin, onko moraalisesti oikein, että asiakas maksaa tilitoimistolle veroilmoituksesta eri hinnan sen mukaan millaisia järjestelmiä tilitoimistolla on käytössään. Mutta se on kuitenkin asia jonka markkinat hoitavat tai ovat hoitamatta. Sen jälkeen alkoi tapahtua.    

Ensin tuli euroihin siirtyminen, jossa kirjanpidossa tehtiin eurokonversioita ja opeteltiin hahmottamaan, onko tulos hyvä vai ei kun se yhtäkkiä oli noin 6 kertaa pienempi kuin ennen. Mutta sekin toki oli vain numeroita ja numeroissa me talousihmiset olemme hyviä. Muutokset rasittivat taloutta, vaadittiin taitoa hinnoitella, kun maksoimme joko taloushallinto-ohjelmiston toimittajille konversion automatisoimisesta tai vaihtoehtoisesti käytimme aikaamme tekemällä konversioita käsin. 

Samanlainen muutos tuli tilinumeroihin, kun astuimme SEPA -maailmaan. Taas oli vaihtoehtoina maksaa muunnoksista ohjelmistotalolle tai tehdä käsin. Pankkien Patu-kanavat vaihtuivat WebServiceen ja monella jo hiukan takkuili ymmärtäminen ja ajankäyttö.

Ajattelimme ehkä että nyt keskitytään taas vain vero- ja kirjanpitolain muutoksiin. Mutta muutaman vuoden jälkeen tapahtui taas

Katso -valtuutus syrjäytti eri ohjelmistotoimittajien omat tunnistautumismenetelmät. Sain ilon ja kunnian olla mukana luomassa tilitoimistoille omaa ns. Tilitoimisto-katsoa ja mahdollisuutta siirtää asiakkaita massasiirtoina palveluun. Kiitos Taloushallintoliitolle ja sen silloiselle puheenjohtaja Karri Niemiselle sekä toimitusjohtaja Juha Ahvenniemelle että sain olla mukana vaikuttamassa asiaan heidän edustajanaan. Kiitos kuuluu myös Verohallinnolle ja sen edustajille Kalevi Heiliölle, Reetta Järviselle ja Johanna Kotipellolle, joiden kanssa kävimme aitoa vuoropuhelua ja teimme töitä mahdollisimman helppokäyttöisen järjestelmän aikaansaamiseksi. Ongelmia jäi ja monet tilitoimistot tekivät asian kanssa töitä saadakseen sen toimimaan. Kuitenkin uskallan väittää, että ilman Taloushallintoliiton ja Verohallinnon hyvähenkistä yhteistyötä ja vuoropuhelua tilanne olisi tullut monelle paitsi yllätyksenä, myös sen muotoisena, että monet ilmoitukset olisi taas pitkään lähetetty paperilla. Tästä yhteistyöstä myös poiki monenlainen yhteistyö joka edelleen kantaa hedelmää, osin näkyvänä, osa taustalla.

Samaan yhteyteen ajallisesti valmistui verotilipalvelu. Ne eivät oikeastaan suoraan toisiinsa liittyneet, muutoin kuin siinä mielessä, ettei verotiliä voinut palvelussa käyttää ilman Katso -tunnistetta. Mutta samalla tunnisteella pystyi hoitamaan monta muutakin asiaa. Sen käyttömahdollisuuksia Veron ja Kelan palvelujen lisäksi mietittiin laajalti ja mukaan tulikin Tulli melko nopeasti. 

Taloushallintoliiton asiantuntijan Markku Ojalan lisäksi olin mukana neuvomassa tilitoimistoja puhelimessa, koulutuksissa ja joskus jopa tilitoimistotarkastuksia tehdessäni. Huomionarvoista tässä oli se, että ensimmäistä kertaa oman työurani aikana, kysymyksessä oli uudistus jossa paraskaan vero- tai kirjanpitotietämys ei auttanut. Mutta siitä selvittiin kohtuudella, varsinkin kun aina hätätilanteessa oli mahdollisuus käyttää paperia.

Mutta moni myös ajatteli historiaa peilaten, että kyllä se tästä rauhoittuu. No ei rauhoittunut. eikä rauhoittumisen merkkejä ole edes näkyvissä lähivuosina.

Hiljalleen verohallinto esitti toiveita sähköisiin veroilmoituksiin ja kuukausittain annettaviin ilmoituksiin arvonlisäverosta ja palkkojen maksuista yhä pienemmille yrityksille, tämän hetken tilanne niissä on se, ettei paperia enää haluta vastaanottaa kuin poikkeustapauksissa. EU:n myötä yhteisömyynneistä teemme ilmoituksia melko tiukalla aikataululla. Tiukka aikataulu tulee osittain lainsäätäjän ajatuksesta, että ilmoituksen tekee yritys tai yrittäjä omasta laskutusjärjestelmästään, kun totuus kuitenkin käytännössä on se, että iso osa niistä ilmoituksista kulkee tilitoimistojen kautta. Monelle tämän ilmoituksen aikataulut tuottavat ongelmia. Kun nyt verohallinto on ottanut käyttöön tiukennetun sanktiopolitiikan, jolla päivän myöhästymistä maksetaan 100 euroa yhteisömyynnin ilmoituksissa ja OmaVeron kuukausi-ilmoituksissakin 3 euroa per päivä per verolaji, tulee erilaisten töiden seurantalistojen tai järjestelmien kattava käyttäminen entistä tärkeämmäksi.

Verotiliä kritisoitiin rajusti, kun se tuli ja sitä toki kehitettiin koko ajan. Sitten se hylättiin, siirryttiin OmaVeroon, Verotiliä on vielä voinut käydä katsomassa ja tiliotteita tulostamassa, mutta sekin nyt loppuu tämän kuun lopussa. OmaVeron toimintaperiaate on aikalailla erilainen. Verotiliä onkin moni muistanut kaiholla. Hyviä puoliakin OmaVerosta toki löytyy.

Tilitoimisto saa sinne kaikki ne kirjeet mitä asiakkaalle on lähetetty postissa. Niihin voi vastata sitä kautta sähköisesti. Se on iso parannus. Tilinpäätöstä varten joillakin tarvittavan verovelkatodistuksen löytää sieltä, kun vaan muistaa sen oikeaan aikaan tilata. Myös perinnässä olevat verot löytyvät järjestelmästä. Yhdellä vilkaisulla tilitoimisto voi katsoa kenen asiakkaan kohdalla on huutomerkki merkkinä siitä, että jotain selvitettävää on.

Mutta sitten tulee se mutta. Palvelussa on ollut luvattoman paljon toimintahäiriöitä sekä ilmoitusten että maksujen kirjautumisessa. Se on kuitannut maksuja maksusuunnitelmiin aiheuttaen ison työmäärän heille jotka ovat näitä oikoneet. Kaikki tiedot eivät näy siellä heti ja jotain on mennyt hukkaankin. Nämä ongelmat toivottavasti hiljalleen loppuvat, kun järjetelmä kehittyy. Tilitoimistoissa työskentelee kuitenkin ylitunnollista väkeä, joka on tottunut täsmäyttämään ihan kaikki, koska niin meille on opetettu. Nyt kun tämä palvelu elää omaa elämäänsä viivästysmaksujen ja hyvityskorkojen kanssa, on hyvin vaikeaa löytää kohtaa, jossa saldot täsmäisivät kirjanpidon vastaaviin, jos asiakas on vähänkin poikennut maksupäivissä johonkin suuntaan eräpäivästä.

Itse olen heti OmaVeron alussa todennut, että minun on tärkeää valvoa palvelusta se, että lähettämäni ilmoitukset ovat menneet perille kuten pitääkin ja toisaalta myös asiakkaan tekemät maksusuoritukset kirjautuvat tilille. Ja että huomaan jos asiakkaalta on jotain kysytty. Toisaalta kirjanpidossa tiedän mikä velkatilanne asiakkaalla on, paljonko hänellä verovelkaa tulee kirjanpidossa olla. Jos ero on suuri tutkin asiaa, mutta pienet erot tarkistan tilinpäätöksessä. Kun tiedän asiakkaan maksavan maksunsa aina myöhässä, uskallan kirjata pienet erot veronkorotuksiin. On oman ajan haaskausta yrittää täsmäyttää muutamaa senttiä tai euroa joka kuukausi. Lisäksi se on myös turhan laskun keräämistä asiakkaan ”piikkiin”

Tästä tullaankin siihen mitä asiakkaalta laskutetaan? Toivon että tilitoimistoista valtaosa olisi laskuttanut katso-tunnisteissa avustamisen, SEPA-muunnokset ja eurokonversiot. Ja että Verotilin ja nyt Omaveron seuranta osattaisiin ajatella laskutettavaksi työksi. Mehän teemme sen kaiken asiakkaan puolesta ja hänen etujaan valvoen. Jos nämä ovat jääneet laskuttamatta, nyt olisi aika miettiä uudelleen, sillä muutokset lisääntyvät kiihtyvällä vauhdilla, eivätkä kaikki niistä tule olemaan helppoja. Jos nyt on tähän asti tehty talkoilla kaikki omaveron asiat, on tilanne vielä korjattavissa. Asiakkaille on vielä mahdollista kertoa, miten on tähän asti tehnyt näitä töitä niistä kovinkaan paljon laskuttamatta, kun on ajatellut niiden olevan tilapäisiä. Mutta kun nyt näyttää, ettei näistä selvitystöistä eroon pääse, niin niiden osalta siirrytään palveluhinnastonmukaiseen laskutukseen.

Tämä on tärkeää sen takia, että tilitoimiston henkilökunnan aikaa ei voi loputtomasti käyttää työhön jota kukaan ei maksa. Jos näin menetellään, lopputuloksena on joko tilitoimiston ajautuminen talousvaikeuksiin tai henkilöstön loppuun palaminen. Ei voida ajatella, että kun henkilöiden työaika menee normaalien töiden hoitamiseen, he iltaisin omalla ajallaan hoitaisivat näitä selvitystöitä. Se johtaa siihen, ettei pian kukaan jaksa. Jos taas työstä maksetaan oikea korvaus, tilitoimisto voi sanoa hyvästit kehittämiselle, koska nämä työt syövät katteet. Kumpikin on tilanne, jota tulee välttää. Pahin tilanne on yksin tai yhden työntekijän kanssa tilitoimistoa pitävillä, joita Suomessa on paljon. Siis lopettakaamme OmaVeron kaikki turha täsmäyttäminen ja miettikkäämme olellisuuden periaatetta tässä asiassa. ja kaikki se työ mitä oikeasti on tehtävä, laskutetaan asiakkaalta.

Kannan tästä huolta koska ennakot siirtyvät omaveroon ja veroista tulee vain veroja. Kun tiedämme mitä kirjanpidossa tulee olla ja seuraamme että ilmoitukset menevät oikein ja maksut näkyvät tilillä, ei lopputulos ole pahasti pielessä. Täsmäyttäminen tulee siis entistä vaikeammaksi. Ennakkoverojen siirtyminen tähän palveluun ei itsessään ole kovin suuri asia, mutta siihen liittyy koko ennakkoverotuksen muutos. Kokonaan uudestaan pitää miettiä miten hoidetaan ennakot jotka ovat mahdollisimman lähellä oikeaa. Täydennysmahdollisuudet muuttuvat.

Jatkossa toki voi yritys maksaa ylimääräistä oma-aloitteisesti OmaVeroon, mutta jotta se sieltä kirjataan tuloverotuksen hyödyksi, on ennakoihin haettava muutosta. En näe tässä uudistuksessa muuta isompaa ikävää kuin sen että korko alkaa kertyä maksamattomalle veron osalle aikaisemmin. Mutta en näe tässä kyllä mitään sellaista hyvääkään, että ymmärtäisin miksi uudistus on ollut tehtävä. Ymmärrän ennakkoverojen siirtymisen OmaVeroon, mutta muuten en. Tilitoimiston kannata varmaa on kuitenkin se, että ennakoiden seuranta on nyt tuotteistettava entistä tarkemmin ja näin ollen tästä seurannasta on asiakasta laskutettava tai mahdollinen kiinteä veloitus on mitoitettava niin että se sisältää tämän työn.

Seuraava muutos jo kolkuttelee ovella, kun EU tietosuoja-asetuksen siirtymäaika loppuu 28.5.2018 Tämä on iso muutos, enkä sitä tässä käy syvällisesti läpi. Mutta seuratkaa Taloushallintoliiton tiedotusta, koulutusta ja kaikkia mahdollisia artikkeleita asiasta. Ja muistakaa, että tilitoimistoilla on iso rooli asiakasta auttavana tässä asiassa – laskuttakaa palvelunne. Näistä rikkomuksista on luvassa jopa 4% liikevaihdosta oleva sakko, joten asiakkaan on järkevää maksaa tilitoimistolle, jotta asiat ovat kunnossa! 

Jos toimeksiantosopimus palkkahallinnosta ei ole kirjallinen, nyt on sen aika ja samalla kannattaa tehdä taloushallinonkin sopimus kuntoon. Jos ne ovat kunnossa nyt on aika päivittää ne. Sopimuksiin kun tulee muutoksia jotka vaativat ihan jokaisen sopimuksen päivittämistä. Ja sopimus pitää jatkossa olla kirjallinen, kun hoidamme palkkahallintoa. Seuratkaa Taloushallintoliiton tarjontaa, olin juuri eilen palaverissa, jossa pohdimme näitä asioita ja katsoimme mitä erilaista ohjeistusta tullaan jäsenille tarjoamaan.

Kuten sanoin aluksi ei enää ehditä hoitaa kaikkia, kun jo seuraava muutos kolkuttelee ovella. OmaVeron asiat eivät vielä ole kunnossa, kun sinne tulee ennakoiden muutosprosessin muutos ja verojen siirto tähän palveluun. Päälle pukkaa samaan aikaan valmistautumien Tietosuoja-asetuksen muutokseen ja Tulorekisterikin kolkuttelee ovella.

Tulorekisteri tulee olemaan hyvä asia, siitä olen henkilökohtaisesti varma, mutta olen myös varma, että jossain kohdin on kiire. Syksyllä 2018 viimeistään pitää asiat olla tilitoimistoissa käyty läpi ja ohjelmiston toimivuus tämän suhteen varmistettuna. Prosessit mietitty ja vastuulliset henkilöt nimetty. 

Tammikuussa 2019 tulee olemaan kiire, sille ei kukaan voi mitään. Siksi vuoden 2018 loppupuolella on tehtävä palkkahallinnossa niin paljon vuosi-ilmoituksiin liittyviä tarkistuksia kuin mahdollista niin että tammikuussa 2019 niissä päästään mahdollisimman helpolla ajankäytöllisesti. Tämä siksi että tammikuun 2019 palkat ilmoitetaan jo uudella tavalla Tulorekisteriin. Tulorekisterin vaatimien tietojen ohjaaminen ohjelmistosta oikein oikeisiin kohteisiin ei ole vaikea tehtävä, mutta siihen aikaa tulee käyttää sen henkilön joka osaa laskea palkkoja ja ymmärtää mistä on kysymys, se ei ole harjoittelijan työtä. Eli aika on budjetoitava. ja tässäkin muistettava, että työ tehdään asiakkaalle, asiakasta varten, se on lakisääteistä, mutta se on laskutettavaa.

Uusia muutoksia näidenkin jälkeen on aivan varmasti tulossa, muutos on ikuinen, mutta tässä kohdin ovat ne jotka nyt ovat menneessä ja tulevassa. Toivottavasti saamme sen jälkeen hetken hengähdystauon.

Itse olen onnellisessa asemassa, kun olen voinut seurata asioita ennalta ja valmistella omia toiminojani riittävästi, niin etten usko minulla tulevan aikatauluongelmia näiden asioiden kanssa. Mnun on helpompaa löytää joustoa kun koko työaikani ei koostu tilitoimistotöistä, vaan teen myös koulutuksia ja konsultointeja. Minulla tulee olemaan aikaa auttaa muita. 

Jos koet että voisin auttaa sinua suunnittelemaan toimistosi prosesseja, toimimaan mahdollisesti tilitoimistosi tietosuojavastaavana, kouluttaa henkilökuntaasi tai tulla auttamaan tulorekisterin tietojen ”mäppäämisessä” tai vaihtoehtoisesti auttamaan 2018 vuosi-ilmoituksissa oman henkilökunnan hoitaessa tulorekisteriasioita, ota yhteyttä. 

Yhteistyötä voimme tehdä myös asiakastiedotteissa, somepäivityksissä ja monenlaisessa vastaavassa tekemisessä tilitoimistosi parhaaksi.

Voin tulla kanssasi myös pohtimaan, miten järkeistät oman hinnoittelusi näiltä osin. Tai jos mietit mitä tarvitset nyt tässä kohdin, keskustellaan asiasta. Tulen myös järjestämään kohtuuhintaisia webinaareja näistä kysymyksistä, joten ollaan kuulolla.

Pääasia on, ettemme täsmäytä itseämme hengiltä, seuraamme taloushallintoliiton tiedotusta ja koulutusta ja muistamme että tekemämme työ asiakkaan hyväksi on arvokasta, laskutetaan siis työpanoksenne.  

Arvostakaamme työtämme

Riikka

Pieni SEPA -tarina

Vanha tuttu sanonta suutarin lasten kengistä pitää kyllä edelleen paikkansa melkeinpä alalla kuin alalla. Moneen sellaiseen olen törmännyt. Joskus itsekin huomaa, ettei tule hoidettua kaikkia oman yrityksen asioita aikanaan kuten pitäisi. Tai että oma johtaminen on jäänyt retuperälle, koska pitää niin paljon olla poissa toimistolta ja toimistolla ollessa on tietysti hoidettava asiakkaiden asioita. Niin että johtamisesta tulee etäjohtamista, onneksi henkilökunta on luotettavaa ja voin olla varma siitä että asiakkaiden asioita hoidetaan hyvin poissaoloistani huolimatta.


Olen puhunut SEPAsta ja sen tulemisesta todeksi jo kauan sitten, Taloushallintoliiton jossakin tilaisuudessa varmaan ainakin kaksi vuotta sitten. Silloin puheenvuoro ei ollut niinkään opettavainen, sitä se ei olisi voinut edes olla kun asioista ei vielä niin tiedetty, se oli lähinnä ”wake-up” -luento. Sen jälkeen on monia asioita tapahtunut ja olen puhunut Vuokko Mäkisen kanssa TAL tietotekniikkapäivissä pariin otteeseen SEPAsta ja sen vaatimista asioista. Nyt meneillään olevassa Tilitoimistopäivien kiertueessa puhumme vuorotellen eri paikkakunnilla asiasta. Edelleen kuitenkin tuntuu että tarvittaisiin herätyskelloa tälle asialle. Liian moni ilmoittaa, ettei ole pahemmin vielä asiaa miettinyt tai että luottaa siihen että pankki ja atk-ohjelmistotalo hoitavat homman.

Voisi siis kaiken tämän SEPA -tietouden levittämiseen panostamisen jälkeen ajatella oman toimistoni ja asiakkaiden asioiden olevan hyvin hoidettu ja ajan tasalla. Voin sanoakin hyvällä omallatunnolla, että kaikkien niiden asiakkaiden maksatus tulee olemaan toimiva joiden maksuja me maksamme. Muille tiedotamme parhaamme mukaan ja järjestämme vielä erikseen koulutusta. Mutta vaikka olen tehnyt kaikkieni pysyäkseni ajan tasalla siinä missä mennään, niin joudun myöntämään, ettei kaikki ole sujunut kuin tanssi. Tosin hyviä puolia siinä on se että minulla on ollut Tilitoimistopäivien kiertueella kerrottavaa ja oikeaa esimerkkiä siitä että missä kohdin kannattaa olla varovainen :)

Oma SEPA-sotkuni alkoi siitä että minä ymmärsin ohjelmistossa olevan "SEPA -maksuvalmiuden" eri tavalla kuin ohjelmistotaloni. Vieläkään en voi käsittää asiaa. Ohjelmistossa kun mainostettiin olevan SEPA -maksatus kunnossa, eikä minulla ollut sitä mitään syytä epäillä, koska olen aina ennen ollut tyytyväinen kaikkiin uusiin piirteisiin ja lakimuutosten toteuttamisen aikatauluihin ohjelmassamme. Ohjelmistotaloni oli oikeassa toki siinä että SEPA -maksatus löytyi, eli ohjelmalla kykeni muodostamaan xml-tiedostoa - sehän on SEPA -maksatuksen perusedellytys. Mutta ohjelma hyväksynytkään muita kuin kotimaisia IBAN tilinumeroita, ostoreskontraan vain jos oli hankittuna ns. valuuttareskontra (maksullinen lisäpiirre) ja palkkaohjelmaan tilinumeroita ei saanut edes rahalla. En voi käsittää miten voidaan puhua SEPA -maksatuksesta ilman ulkomaisia tilinumeroita, emmehän me sellaista tarvitsisi vielä tässä vaiheessa, ensi vuonna vasta.

Koska olin luullut että ohjelma toimii, tein asiakkaan kanssa sopimuksen siitä että myös maksamme palkat jotka laskemme. Työntekijämäärä kun oli kasvanut ja maksatus kotimaassa oli hidasta. Kyse oli noin 300 ihmisen palkasta. Vain noin 8-9 % näistä ihmisistä on avannut pankkitilin Suomeen, loput ovat kotimaassaan. Kun sain tilinumerot taulukossa, oli ajatus vain siirtää ne ohjelmistoon ja aloittaa työt iloisesti. Mutta tietojen siirto meni tietysti virheeseen koska ohjelmistomme ei tilinumeroita tunnistanut. Pitkään etsin virhettä taulukosta, miksi ohjelma ei tilejä lue sisään... Kunnes tajusimme kokeilla syöttää numeroa suoraan ohjelmaa ja totuus selvisi. Kammottava totuus. Asiakkaan kanssa oli tehty pankkiin nettipankkisopimus tiedoston siirtämiseksi, koska olin tiennyt, ettei pankkiohjelmamme vielä kykene SEPA -maksuja välittämään. Mutta edessä oli uusi ongelma: palkkaohjelmisto ei tee SEPA -maksua koska aineistoon ei saa työntekijöiden tilinumeroita sisään eikä nettipankkisopimus sallinut asiakkaan tililtä kuin tiedostomaksut :(

Asia selvisi niin tiukalla aikataululla, ettei oikein mitään ollut tehtävissä. Palkat oli maksettava ja ihmiset odottivat rahojaan. Mutta tiedostoa ei syntynyt ulkomaisilla tilinumeroilla. Eipä auttanut kuin syöttää nettipankkiin palkat YKSITELLEN... ja siinä kohdin selvisi että asiakas oli pankkiin tehnyt sopimuksen vain tiedostojen välittämisestä, ei yksittäisten maksujen maksamisesta. Nopeasti kehitimme ratkaisun ja siirsimme tiedostona rahat toiselle suomalaiselle pankkitilille, johon itselläni oli oikeus tehdä sopimuksia, asiakas kun ei enää tähän hätään ehtinyt pankkiin. Ja taas tuli uusi ongelma: tietoja syöttäessämme muutaman pankin kohdalla ohjelmisto antoi herjan siitä, ettei vastaanottava pankki ota vastaan SEPA -maksuja. Koska nettipankissa ei minulla ollut sovittu ulkomaanmaksuja maksettavaksi, siirryin pankkiohjelmistomme puolelle ja syötin nämä muutamat palkat sitä kautta, siellä kun minulla on hankittuna ulkomaanmaksujen ominaisuus. Kun sitten maksujen syöttämisen jälkeen illalla vahvistin maksut tuli vastaan taas ongelma: Nettipankissa on raja sille minkä suuruisia yksittäisiä maksuja voi maksaa ilman varmennusta. Suurin osa palkoista ylitti tämän rajan.

Eipä jäänyt muuta vaihtoehtoa kun seuraavan aamuna heti klo 8 soittamaan pankin varmistuspalveluun. Siellä hyvin ystävällinen nuori nainen ilmoittaa että meidän on käytävä nyt läpi sitten kaikki syöttämäni maksut. Kysyn ääneen "kaikki?" ja hän iloisesti toteaa "kyllä". Aloitamme ja ensimmäinen palkka löytyykin melko nopeasti kun se on sattumalta maksulistan ensimmäisellä sivulla. Nettipankki järjestää aakkosjärjestykseen sivun kerrallaan ja niinpä toiseen nimeen meni jo aikaa kun etsin sitä eri sivuilta. Tämän jälkeen hän ystävällisesti kysyi olisiko minulle helpompaa jos minä sanoisin maksun ja hän hakisi sen sitten omasta listastaan. Totesin sen olevan parempi ehdottomasti, kyseessä kun oli puolalaisia nimiä, joiden etsiminen sen perusteella kun toinen suomalainen ne lausuu, ei ole kovin helppo tehtävä. Siinä vaiheessa hän huomasi toisessa päässä että niitähän on paljon! Totean rauhallisesti että noin 260, kun pienemmät menivät läpi ilman varmennusta ja osan olin maksanut pankkiohjelmistolla (suomaisille tileille menevät)

Sen jälkeen odottelin puolisen tuntia kun hän kävi neuvottelemassa esimiehensä kanssa toimintatavasta tässä tapauksessa. Kävimme läpi monta eri kysymystä, joilla hän varmistui että olin se joka olin sanonut olevani. Tämän jälkeen hän aloitti maksujen vahvistamisen maksu kerrallaan minun odottaessa linjalla – ja hyvä kun odotin, hän ei päässyt kuin alkuun kun yhtäkkiä kysyi retorisen kysymyksen ”mikä tähän nyt tuli?” Hän ihmetteli syytä sille että ohjelma odottamatta hylkäsi maksuja. Koska emme keksineet mitään järkevää syytä asialle, hän meni taas esimiehen luo kysymään ja minä odotin, nyt noin 45 minuuttia. Syy selvisi: nettipankista voi yksittäisiä maksuja maksaa korkeintaan 84.000 päivässä. Tiedostona olisi voinut maksaa, mutta kun minulla sitä tiedostoa ei ollut. Siinä asiaa mietittiin ja sain neuvon että maksaisin joka päivä sen 84.000, niin asia tuli hoidettua. Se ei ollut vaihtoehto, yhteissumma oli noin 550.000 ja kysymys oli palkkarahoista joita ihmiset odottivat.

Hän oli ystävällisesti ottanut yhteyttä paikalliseen pankkiimme, josta minulle soitettiin saman tien. Mutta mitään apukeinoa hänellä ei ollut tarjota. Selvisi sellainenkin asia että vaikka heidän nettipankkinsa oli täysin SEPA –valmiuksin toimiva, niin vastaavasti pankissa ei samaa valmiutta ollut vielä. Eli jos olisin mennyt listan kanssa pankkiin, siellä maksut olisi pitänyt käsitellä ulkomaanmaksuina. Tämä olisi tarkoittanut jokaisesta maksusta ulkomaanmaksun toimeksianto ja ne olisi faksattu Helsinkiin, en edes kysynyt mikä olisi ollut kustannus. Siinä keskustelussa sitten päädyin siihen ratkaisuun että maksoin maksut ulkomaanmaksuina pankkiyhteysohjelmistollamme. Tässä oli melkoinen työ kun jouduimme syöttämään pankkiohjelmaan noin 260 ihmisen kohdalta: pankkitili (pitkä) nimi (puolalainen) BIC -koodi, maakoodi (PL) ja summa. Saimme vihdoin maksut maksettua, mutta oli edessä ongelma siitä miten tarkistan nyt kun maksuja on maksettu vaikka ja mistä, että kaikki varmasti saivat palkkansa? Ainut vaihtoehto oli tulostaa maksutililtä tapahtumaluettelo ja verrata sitä yksitellen siihen listaan joka oli maksettavista palkoista.


Koko projektin olin aloittanut edellisenä päivänä kun olimme syöttäneet kaikki maksut nettipankkiin, siinä aikaa kului pari tuntia. Sitten aloitin maanantaina heti klo 8 soittamisella pankkiin ja sen jälkeen teimme kaikki edellä kuvatut toimenpiteet ja sain tarkistettua maksujen perillemenon klo 16.02. Siinä meni siis se päivä. Seuraavana päivänä ihmeteltiin vielä sitä miksi yhden miehen palkka palautui virhekoodilla ”virheellinen tilinumero”. Syy selvisikin lopulta. Puolassa maksussa tulee olla juuri sen henkilön nimi saajana, jonka nimissä tili on. Meillä oli maksussa työntekijän nimi ja maksu meni vaimon nimissä olevalle tilille.

Palkat tulivat maksuun ja opin yhtä ja toista erilaisista tavoista maksaa sekä siitä ettei luotettavaltakaan taholta tuleviin tietoihin voi luottaa, koska samoilla sanoilla voidaan tarkoittaa eri asioita. Eli kun SEPA –asioita sovitte ja teille kerrotaan jonkin asian onnistuvan ohjelmistolla, kannattaa kertoa oma tapaus ja kysyä sopiiko se varmasti myös tähän tilanteeseen.

Seuraavatkin palkat on maksettu, se sujui jo paremmin, kun tiesimme mitä emme voi tehdä. Varasimme enemmän aikaa niin että maksut ehtivät perille ajoissa ulkomaanmaksuinakin. Tosin pienten sekaannusten kautta viisi miestä meinasi jäädä ilman palkkaansa ja niitä aloin maksamaan reippaasti pankkiyhteysohjelmallamme, johon tässä välissä oli tälle pankille päivitetty SEPA – maksuominaisuus. Ja yllätys yllätys, ei mennyt läpi. Selvisi ettei ohjelmistotoimittajan edustaja ollut tehnyt kaikkia koodimuutoksia mitä oli tarpeen, se onneksi järjestyi ihan oman atk-tukemme toimilla.

Projekti on ollut pitkä, ensi kuun alussa testaamme miten SEPA –maksut onnistuvat perusmaksuina, täysin luottavainen en vielä ole ennen kun näen rahan siirtyneen tililtä toiselle. Saman me teemme vielä ainakin marraskuussa ja ehkä joulukuussa. Palkanlaskentaohjelmistomme lupaa että puolalaisetkin tilinumerot hyväksytään ohjelmistoon marras-joulukuun vaihteessa päivitettävässä seuraavassa versiossa. Ikävä kyllä en usko ennen kuin näen.

En ole varma muistinko kaikki käänteet, mutta tässä oli oma pieni SEPA –tarinani, jonka tarkoitus on ehkä vähän viihdyttää (itseäkin naurattaa jo jälkeenpäin) mutta myös toimia opetuksena siitä että kaikki asiat kannattaa varmistaa kun puhutaan tietotekniikasta ja SEPAsta joka on monille asia jossa voimme puhua samasta asiasta niin eri termein, tai eri asioista samoilla termeillä.



Toivon kaikille onnea omissa SEPA -projekteissaan

Syksyn oikeat sateet ovat saapuneet

Kesäkuussa pohdin tuleeko kesällä sadetta vaan vain SADetta. Moni sanoisi että onneksi ei tullut sitä kosteaa sadetta. Itse olisin sitäkin jo kaivannut, kuumuus kun ei ole minun juttuni. Mutta kesä on ohi ja syksyn kosteat kunnon sateet ovat alkaneet. Niin on alkanut samoin myös aktiivinen työskentely eri tahoilla.

Itse ajattelin että syksy tuo minulle sellaista "vapaa-aikaa" jonka käyttämistä oikein erikseen joudun pohtimaan kun Taloushallintoliiton hallitus ja sitä myötä myös muutama TAL työryhmä jäi pois kalenterista. Elokuu jo alkoi vilkkaasti, mutta syyskuu on ottanut sellaisen spurtin ettei vielä ainakaan mitään tyhjää kalenterissa ole näkynyt, eikä lokakuun puoliväliin mennessä näy. Luulin syyskuun jo olevan täynnä ja tänään täytin taas lisää :) Kuulemma niin käy jos ei osaa laittaa niitä kahta kirjaina E ja I oikeaan järjestykseen. Mutta itse kaikesta kiireestä huolimatta en ole siitä stressaantunut, koska asiat joissa työskentelen ovat sellaisia joiden parissa haluankin työskennellä. Vaikkakin kotipaikkakuntani Rauma aiheuttaa sijaintinsa vuoksi pientä järjestelyä silloin tällöin, lyhyet palaverit kun ovat haasteellisia jos matka yhteensuuntaan kestää 3-4 tuntia.

Taloushallintoliiton Tilitoimistopäivä on työllistänyt maakuntamatkailullaan ympäri Suomen. Siellä aiheina kohdallani ovat olleet yleiset muuttuneet tai muuttumassa olevat asiat sekä SEPA - se "iki-ihana" asia joka nyt vie kaikki tietotekniikkatalojen resurssit hidastaen muita projekteja huomattavasti. Onneksi se on kohta "ohi" siinä mielessä että jos jotain ei ole tehty vuoden vaihteeseen ei sillä enää ole niin hirmu kiire...

Tilitoimistopäivä on tuonut mieleen sen tosiasian että tässä asiassa myös käyttäjät, niin tilitoimistot kuin yrityksetkin ovat liikkellä tekniikalla jota voisi kuvailla "kiiruhdetaan hitaasti" Toivon sydämestäni ettei liian hitaasti. Moni tietotekninen neuvonantaja atk-taloissa kun voi olla ja on jo nyt melko varattu. Mitä heidän palvelunsa maksavat vuoden vaihteen lähellä jos niitä yleensäkin on saatavissa. Samoin pankkien asiakaspalveluhenkilöstö SEPA-asioissa tullee olemaan enemmän kuin täystyöllistetty. Eikä näitä ihmisiä yhtäkkiä oteta mistään varastosta. Niillä ihmisillä on pärjättävä jotka nyt ovat asiasta jotain tietäviä.

Olen itse käynyt läpi sellaiset SEPAn mukanaan tuomat haasteet että toivon ettei kukaan joudu käymään läpi mitään vastaavaa. Asia ei minulle ollut sinänsä vaikea, mutta luotin siihen että kaikki tarkoitamme samoilla sanoilla ja termeillä samoja asioita. Emme tarkoittaneet ja lupasin asiakkaalle tehdä sellaista mitä emme voineetkaan tehdä niin kuin oli suunniteltu - saimme "pienen" haasteen itsellemme, nyt olemme sitä hoitaneet vaihtelevalla menestyksellä. Siitä voisi kertoa ihan oman tarinan.

Raportointikoodisto julkaistiin 9.9.2010 ja siitä löytää tietoa http://www.raportointikoodisto.fi/ sivustolta. Aivan mahtava juttu! Toivon että jokainen tilitoimisto ja myös yritys joka hoitaa itse taloushallintoaan, esittää omalle ohjelmistotalolleen kysymyksen. - Milloin tämä koodisto on meidän käytössämme? Se on se keino jolla saamme koodiston käytön ja sen hyödyt mahdollisimman laajalle kaikkien käyttöön. Osa ohjelmistotaloista jo tosin on ilmoittanut ottavansa koodiston omaan ohjelmaansa ilman muuta, osa jo odottanut sen tulemista. Osalla valitettavasti edellä mainuttu SEPA vie vielä hetken energiaa.

Mielestäni on alamme kannalta mahtavaa se että vihdoin saamme näkyviin hiljalleen kohtia joissa voimme aidosti hyödyntää sähköisyyttä, se itsessäänhän ei saa kenellekään nousta itseisarvoksi. Pitää muistaa vanha sananparsi "tuli on hyvä renki mutta huono isäntä" Tietotekniikka ja sähköinen taloushallinto sopii enemmän kuin hyvin vanhaan sanontaan korvaamaan sanaa "tuli". Sen kun muistamme ja kehitämme kaikkia hyödyntävää tekniikkaa ja menetelmiä, pidämme Suomen edelleen edellä tässä kehityksessä, meillä on kaikki edellytykset siihen. Raportointikoodisto on aivan loistava esimerkki siitä mitä päättäväisellä työskentelyllä saadaan aikaan - siitä on hyvä jatkaa!

SADetta keskellä kesääkin!

Toivottavasti otsikko ei kuvaa Suomen säätä, vaan jää ainoastaan sitä mitä sillä itse tällä hetkellä tarkoitan :)

Työ- ja elinkeinoministeriössä on jo jonkin aikaa ollut meneillään Sähköisen Asioinnin ja Demokratian edistämiseen ja sen kehittäiseen keskittyvä projekti. Osa-alueita tässä projektissa on useampia, osa liittyy asumiseen, osa oppimiseen tai kansainvälistymiseen. Itse olen saanut olla mukana siinä klusteriryhmässä joka käsittelee kahta osa-aluetta: Työnantajana toimimista ja yrityksen perustamista.

Koko projektin ajatus perustuu EU:n jäsenmailleen antamaan määräykseen hallinnollisen taakan kustannusten vähentämiseen 25% vuoteen 2012. Monissa Euroopan maissa tämän toteuttaminen on paljon helpompaa kuin Suomessa. Meillä ei ole shekkejä eikä meillä veroja enää makseta leimamerkeillä. Viitenumero laskuissa ja maksamisessa on Suomen juttu, joka onneksi saatiin viime tipassa mukaan myös SEPAan. Monissa maissa reskontran hoitaminen on usemman ihmisen työtä, koska maksut on käsin kohdistettava tiliotteilta, jotka tulevat paperilla. Tito -tiliotteesta ei ole kuultukkaan. Suomessa Tito on ollut jo parikymmentä vuotta - kiitos Pauli Vaahteran innovatiivisen ajattelun ja periksiantamattomuuden. Muistan hyvin kun järjestelmä tuli käyttöömme. Miten alku oli monissa pankeissa kuten käyttäjilläkin haparoivaa - ja miten nyt pidämme sitä itsestään selvänä.

Olen tilitoimistotyössäni tällä hetkellä paljon tekemisissä muiden Euroopan maiden kansalaisten kanssa, toimistomme kun on melko lähellä OL3 työmaata ja palvelemme muullakin kielellä kuin suomeksi. Keskustelut heidän kanssaan ovat saaneet minut tajuamaan miten hyvin Suomessa on käytössä tietotekniikan suomat lähes huomaamattomat automatisoinnit juuri maksamisessa ja siihen liittyvässä talous- / palkkahallinnossa.

Tämä tarkoittaa kääntäen sitä että "joudumme" miettimään jotain konkreettisia ja oikeita keinoja hallinnollisen taakan keventämiseksi ja kustannusten alentamiseksi. Se teettää töitä, mutta se on toisaalta aivan loistava asia. SADe ryhmän työ lähti hallinnollisen taakan kustannusten kartoittamisesta. Mikä on hallinnollista taakkaa ja mitkä muuten vain hallinnollisia kustannuksia? On paljon ns. hallinnollisia kustannuksia jotka eivät ole suoraan riippuvaisia lainsäädännöstä. Esim. osa työsuojelun kustannuksista on sellaisia. Mutta sellaiset hallinnolliset kustannukset, jotka syntyvät yrityksille tai viranomaisile vain sen takia että asiasta on laki - se on hallinnollista taakkaa.

Kustannuksia syntyy paitsi yrityksille myös vastaanottavaan viranomaispäähän. Jo se että että eri virastoilla on käytössään erilaiset järjestelmät tietojen käsittelyyn aiheuttaa uskomattoman suuret kustannukset. SADe Klusteriryhmässä on edustettuina juuri näitä tietoa vastaanottavia sekä erilaista neuvontaa yrityksille antavia tahoja. Ryhmässä on myös edustettuina mm EK, Suomen Yrittäjät ja Suomen Taloushallintoliitto.

Tarkoituksena on luoda yritys suomi -portaaliin käyttäjän näkökulmasta tehty palvelu. Nykyisin yrityksen perustamiseen tilanteisiin tarvittavat neuvot ovat monessa eri paikassa. Tai kun yrittäjä sela nettiä työntekijää palkatessaan tai etsiessään muuta työnantajana toimimiseen  tarvittavia neuvoja, hänen pitää tietää mistä etsii mitäkin. Uudessa palvelussa asia käännetään. Yrittäjä tai yrittäjäksi aikova klikkaa mitä haluaa tehdä, palvelu tuo oikeat neuvot ja lomakkeet saataville. Monet viranomaisvetoiset projektit ovat pitkiä ja tuloksettomia kokouksia. Mutta kuten kirjoitin otsikkoon SADe etenee kesälläkin. Konsulttiyritys suorittaa tarvittavia haastatteluja eri tahoille kesänkin aikana, niin että syksyllä suurin osa kartoituksista on tehty ja työ voi jatkua tehokkaasti eteenpäin.

Tämän ryhmän vierellä kehitetään pienemmällä kokoonpanolla mm. Palkka.fi palvelua. Tässä työssä ajetaan jokaisen palkanmaksajan etuja, sen ryhmän työssä olen saanut ilon olla mukana ja kerron siitä tarkemmin toisella kertaa, ettei tästä kirjoituksesta tule "romaania" :)

Syksyllä julkaistava raportointikoodisto tuo helpotusta viranomaisilmoittamiseen ja on tavallaan osa hallinnollisen taakan vähentämmistä, vaikka onkin täysin erillinen TEKES rahoitteinen projekti. Se saa jatkokseen syksyllä projektin jossa pohditaan sähköisen tilinpäätöksen olemusta ja tehdään oma koodisto palkkahallinnon tarpeisiin.

SEPA saapuu vuoden vaihteeseen ja meidän on tehtävä paljon ennen sitä, mutta uskallan sanoa että syksy tuo muutenkin mukanaan paljon mielenkiintoisia asioita.

SEPA – 1.1.2011

SEPA, Euroopan yhtenäinen maksualue on tulossa elämäämme vähän kuin varkain. Kun EU määräsi pankeille katon sille hinnalle mitä maksut rajojen yli saavat maksaa, lähtivät pankit kehittämään edullisempaa tapaa toteuttaa maksuliikenne. Aluksi kukaan ei ollut kiinnostunut asiasta julkisesti, pankit kyllä kirjoittivat omilla nettisivuillaan. Nyt ihmiset ovat heränneet keskustelemaan asiasta. Asiasta järjestetään kursseja ilmaiseksi mutta myös isolla rahalla. Jotkut maksuohjelmistot tarjoavat kalliita ”takuita” siitä että SEPA -valmius varmasti on käytettävissä kun se on ajankohtaista.

Asia on tavallaan yksinkertainen ja samalla monisyinen. Vaikea hahmotettava kerralla, jolloin sillä on helppo sekoittaa ajatukset. Jotta suurempia turhia investointeja ei tulisi tehtyä, mutta kuitenkin olisi tarvittava valmius, on asiaa hetken mietittävä. SEPA ja siihen liittyvät tarvittavat toimet voisi itselleen selvittää vertaamalla tilannetta vaikkapa tietokoneen hankintaan.

On olemassa monipuolisia ja tehokkaita koneita joilla voi tehdä vaikka mitä, mutta kannattaako tehokasta konetta ostaa jos käyttö on vain laskujen maksua? Tai myyjä mainostaa miten hienot grafiikka-ominaisuudet koneessa on, miten hienosti sen ominaisuudet mahdollistavat kuvien katsomisen ja jopa äänen toisto on laatuluokkaa. Koneessa on ajateltu käyttää tekstinkäsittelyä, taulukkolaskentaa ja reskontraohjelmaa. Miten helposti myyjän koneen ominaisuuksia kehuvat puheet sekoittavatkaan ostajan mielen. Hän ostaa hyvän koneen, mutta tarvitseeko hän sen kaikkia hienoja ominaisuuksia? SEPAan valmistautuminen on vähän samanlaista. Monet tahot myyvät monenlaista ohjelmistoa, palvelua ja koulutusta. Kannattaa ensin jokaisen miettiä mihin SEPA itsellä vaikuttaa.

Tilitoimistoissa ja niissä yrityksissä joissa lasketaan itse palkat, työläin muutos on palkansaajien tilinumerot palkkaohjelmistossa. Jos yritys itse laske esim. 20 hengen palkat, muutos ei ole työläs. Mutta kun kyseessä on tilitoimisto jossa palkkojen laskenta on osa palvelua, on asiaa mietittävä.

Sama tilanne on laskujen maksamisessa, jos yrittäjä maksaa muutamia laskuja kuukaudessa pankkiyhteysohjelmalla, työ on melko helppo. Mutta jos yrittäjällä on reskontra jossa on paljon tallennettuna toimittajia, asia on toisin. Samoin tilitoimistolla joka hoitaa asiakkaiden maksuliikennettä voi olla muutettavia tilinumeroita satoja.

On muistettava myös varmistaa että laskutusohjelmaan on tulossa päivitys joka sallii pitkän tilinumeron yrityksen omissa laskuissa.

Tärkeää on kuitenkin muistaa että ihan ensin on huolehdittava pankkiyhteysohjelman kyvystä maksaa IBAN tilinumeroilla. Jokainen ohjelmisto mainostaa omia muunnoksiaan ja aikataulujaan erikseen Mutta käyttäjän on mietittävä miten päivityksistä huolehtii. On otettava selville milloin minkäkin päivityksen saa käyttöönsä ja miten asiat hoitaa. Tärkeintä on selvittää hyvissä ajoin aikataulut eri ohjelmissa, tehdä suunnitelma muutosten aikataululle. Selvittää mitä mahdollisuuksia on muuntaa tilinumeroita teknisesti ohjelmiston avulla tai pankin palveluja hyväksikäyttäen.

Mikä on tämän kustannus? Vai käytetäänkö sen sijaan enemmän ihmisten työaikaa ja tehdään muutokset manuaalisesti? Jos ohjelmistot eivät mahdollista automaattista muuttamista, tilinumerot on manuaalisen syöttäminen lisäksi myös kerättävä manuaalisesi. Kuka huolehtii yrityksessä tilinumeroiden keräämisestä, minne ne arkistoidaan muutosta odottamaan? Ostolaskuissa uusia tilinumeroita alkaa olla hiljalleen, mutta henkilöstöhallintoon uudet tilit on kerättävä palkansaajilta.
Kaikki nämä asiat on suunniteltava, aikataulutettava ja budjetoitava hyvissä ajoin - sekä talous- että henkilöresurssien näkökulmasta.

Kun SEPAan uhraa nyt hetken aikaa ja tekee hyvän pohjatyön suunnittelemalla asiat, selviää varmasti ilman paniikkia. Se on varmaa että SEPA tulee ja se ettei henkilöstöhallinnon tilimuutoksia tule jättää tammikuulle 2011, silloin tehdään vuosi-ilmoituksia ja lasketaan uusia palkkoja – silloin aikaa ei ole SEPAlle.