Synttärit - blogia kirjoitettu yhdeksän vuotta, yhdeksän muutoksen vuotta...

Tänään, juuri tänään, olen kirjoittanut tätä blogia yhdeksän vuotta. Paljon on mahtunut niihin vuosiin, alallamme on tapahtunut paljon. Tosin jos vähänkin vakavasti mietin, seuraavat yhdeksän vuotta tulevat olemaan varmasti yhtä vilkkaita muutoksen vuosia, ehkä jopa vilkkaampia. Ohessa ajatuksia vuosien kirjoittamisen linjoista ja tapahtumista.

Vuosien saatossa itsekin olen laajentanut kirjoittamisesta puhumiseen ja aloittanut YouTube videoiden tekemisen, hauskasti sanottuna vloggaamisen. Mutta vaikka pidän puhumisesta niin pidän kyllä myös kirjoittamisesta enkä tule tätä blogia niin vain jättämään. 

Mutta nyt aluksi jokaiselle lukijalle virtuaaliset pikkuleivokset, onhan blogilla ysisynttärit 😄

Kuten alussa sanoin, monenlaista on tapahtunut, keräsin tähän blogin sellaiset kirjoitukset jotka kuvaavat muutosta ehkä parhaiten. Luin silmäilemällä läpi omat kirjoitukseni ja kommentoin niistä jos minulla on jotain kommenttia. Yhtään sellaista kirjoitustani en ole tähän linkittänyt, jonka sisältö on ollut puhtaasti kertomusta jostakin kurssista tai vastaavasta. (niitäkin kun on tullut tänne kirjoitetuksi)

Ihan ensimmäinen kirjoitukseni tänne blogiin - yhdeksän vuotta sitten:

Blogini yhdeksän menneen vuoden sisältö siis tässä tiivistettynä, olkaapa hyvä!

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2009/03/verotili-tulee-oletko-valmis.html

Verotili tuli ja meni, meillä on taipumus tottua asioihin ja siksi onkin lievästi tylsää kun alallamme mikään muu kuin muutos ei ole ikuista. Verotili oli monelle kauhistus aikanaan ja vähintään yhtä moni jäi sitä kaipaamaan kun se poistui käytöstä OmaVeron korvatessa sen.


https://taloushallintoa.blogspot.fi/2009/05/sepa-112011.html

SEPA tuli ja jäi, muttei sitä enää juurikaan kukaan ajattele sen enempää, siitä on tullut arkea. Itselläni aikanaan tapahtui hauskoja asioita sen suhteen, yllä asiallinen kirjoitus aiheesta, alla surkuhupaisa tapaus, joka ei silloin naurattanut, nyt jo kyllä.

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2010/09/pieni-sepa-tarina.html

Verotilistä ja siihen liittyvistä tilitoimiston asiakkaalleen tarjoamista uusista mahdollisista palveluista tuli myös kirjoitettua aikanaan:

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2009/09/tilitoimistoilla-edessaan-uudet.html

Jokainen silloin taloushallinnon alalla työskennellyt muistaa kyllä miten Verotilin kanssa samaan aikaan tuli Katso. Itse sain olla sen kanssa hyvinkin läheisesti tekemisissä ja testaamassa. Sain myös "oppitunnin" siitä miten huolellisenkin testaamisen jälkeen voi ohjelmistoon jäädä paha moka. Käytimme aikaamme testaamiseen säästelemättä - kun sitten iso määrä tilitoimistoja kirjautui yhtäaikaa palveluun - se kaatui. Aivan, sitäpä ei oltukaan testattu, montako käyttäjää se kestäisi samaan aikaan...

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2009/11/katsoa-katsomasa.html

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2009/12/katson-jalkimaininkeja.html

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2010/05/kevaan-kiireiden-keskella-viela-kerran.html

Olen ollut jo vuosia huolissani tilitoimistojen henkilökunnan jaksamisesta ja tässä kirjoituksessani otan ehkä itselleni harvinaisen suorasanaisesti kantaa siihen asiaan. Toivon myös yhteistyötä työnantaja- ja työntekijäliittojen kesken - se tosin taitaa olla turha toive. 😔

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2011/06/tilitoimiston-henkilokunnan-kiireet-ja.html

Sähköisten palkkalaskelmien puolestakin tuli puhuttua, nyt kun tänä päivänä puhun EU:n tietosuoja-asetuksesta tuli se mieleeni kun tätä kirjoitustani luin. Jos kirjoittaisin tämän nyt, korostaisin siinä vielä verkkopankkiin lähetettävien palkkalaskelmien tietoturvaa. Henkilötietolain tosin mainitsen tässäkin jo.

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2011/07/palkkahallinnon-sahkoistaminen-on.html

Seuraava kirjoitukseni on yksi luetuimmista ja lainatuimmista. Kahden tilitoimiston (minulle tuntemattomien) kotisivuilta olen oman tekstini löytänyt - heidän omanaan. Siis ilman mitään mainintaa siitä mistä teksti on tullut, se on kirjoitettu heidän kotisivujensa osioon jossa on kirjoituksia asiakkaille tiedoksi. Teksti on pitkälti ajankohtainen vieläkin ja nämäkin lainaukset olivat tapahtuneet paljon alkuperäisen tekstini julkaisemisen jälkeen. Moni kehotti minua tekemään asiasta jutun tai vaatimaan korvauksia. En ole lähtenyt siihen, ilmeisesti olen sitten hyvin kirjoittanut ja olenkin ajatellut että suhtaudun asiaan samoin kuin yhden koulutusorganisaation henkilö (kun heidän kurssinsa sisältö oli kopioitu nimeä myöten lähes täydellisesti toisaalle) Hän nimittäin totesi että pitänee olla ylpeä kun on kelvannut, vanha sanonta kun sanoo: "Varasta vain parasta" 😀Näin siis minäkin ajattelin että olin onnistunut kirjoittamaan kirjoituksen joka oli ollut niin osuva että jotkut halusivat jakaa sen omana tekstinään. Tosin olin ja olen edelleen vähän huolestunut siitä etteikö alamme ihmiset tiedä ettei toisen tekstejä saa lainata kertomatta kenen tekstistä on kysymys. Toivottavasti sinä hyvä lukijani olet tiedostanut tämän asian?

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2011/07/kulujen-vahennyksesta-verotuksessa.html

En ole koskaan ollut puoluepoliittinen henkilö ajatuksiltani ja olen aina pyrkinyt olemaan ottamatta kantaa niihin asioihin millään tavalla silloinkaan kun ne sivuavat rakastamaani taloushallintoa. Olen pyrkinyt kirjoittamaan myös kohtuullisen "siististi" aiheista jotka liittyvät jollakin tavalla kollegiaalisiin suhteisiin. Tämä kirjoitus on ehkä yksi kantaa ottavimmista tämän tyylisistä kirjoituksista mitä ainakin toistaiseksi olen kirjoittanut, eikä sekään ole varsinaisesti puoluepolitiikkaa. Mutta oli mielenkiintoista lukea mitä silloin ajattelimme asiasta tätä pohtivassa ryhmässä. Kirjoitin tästä paljon silloin eri viranomaisille lausuntoja, Palkkalautakuntaa emme saaneet, mutta saamme onneksi Tulorekisterin.

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2011/08/poliittisten-tahojen-aika-toimia.html

Tässä otan itselleni harvinaisen suoraan, omasta näkökulmastani kantaa kysymykseen joka tuntuu aina vain olemaan epäselvä. Nyt tosin tänä päivänä jo näyttäisi siltä että verohallinto on kantaansa lieventänyt ja ollaan astuttu iso askel kohti järkeä tässä ikuisuuskysymyksessä, hyvä niin.

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2012/03/palkkaa-vai-tyokorvausta-joko-nyt-olisi.html

Pääsääntöisesti pyrin kannustamaan ja auttamaan kaikkia alalla toimivia aina kun se on mahdollista. Uskon posiviiviseen voimaan, siksi pyrin jakamaan sitä. Joskus olen jakanut pientä kritiikkiäkin, tässä ehkä se kirjoitus joka tähän astisista kirjoituksistani on kriittisin, eikä senkään tarkoitus toki ole mollata ketään vaan kannustaa hetkeksi pysähtymään ja miettimään asioita.

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2012/05/taloushallinto-on-tarkea-tyo.html

Verotuksen suhde politiikkaan saa tässä ehkä vähän sapiskaa. Demokratian huonoin puolihan on se ettei mitään oikeasti hyödyllistä tahdota saada aikaan jos siinä on joku taho jolle asia ei ole miellyttävä ja kaikkiahan ei yleisesti ottaen koskaan voi miellyttää. Suomessa vaaleja on liian usein kun kaikki vaalit ovat aina eri aikaan, siksi mitään ei tapahdu:

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2013/10/verotus-ei-saisi-olla-politiikkaa.html

Monen kollegan mainonta on minua ihmetyttänyt oikeastaan siitä asti kun mainontaa on alallamme ollut. Silloin kun oman toimiston aloitin 1988, tilitoimistoilla ei ollut mainoksia. Keltaisilla sivuilla oli ilmoitus, koska verottaja silloin oli sitä mieltä että jos ei siellä ilmoitellut, ei tehnyt sitä vakavissaan ja alkoi miettimään oliko kyseessä ollenkaan yritystoiminta. Mutta lehdissä mainostaminen olisi katsottu kertovan että tilitoimistolla oli pulaa asiakkaista eikä sellaista mainetta siihen aikaan kukaan halunnut. Kun sitten mainoksia alkoi olla, ne ovat monesti mielenkiintoisia:

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2014/01/tilitoimistojen-mainonta-on.html

Tässä on kirjoitus jonka otsikkoa aina vieläkin toistan jossain yhteyksissä, koska totuus on että harmaalla taloudella ei ole verovelkaa. Tämä nostatti tunteitani aikanaan kun verovelkoja alettiin julkaista jos ne olivat määrältään isompia, julkaisun raja oli aluksi tosi matala, mutta onneksi sitä vähän nostettiin ennen kuin laki tuli voimaan. Julkaisemista puolustettiin ja puolustetaan yhä sillä että näin harmaata taloutta pidetään kurissa. Aina kun kuulen tämän en tiedä pitäisikö itkeä vain nauraa. Harmaa talous on sitä että tuloja ei ilmoiteta. Verovelka syntyy siitä että ilmoitettua veroa ei pystytä maksamaan. Miten siis harmaalla taloudella voi olla verovelkaa? 

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2015/01/harmaalla-taloudella-ei-ole-verovelkaa.html

Olen aina arvostanut palkkahallinnon ammattilaisia ja tulen aina heitä arvostamaan, tämä on yksi niistä kirjoituksistani, jossa tuon asiaa esille:

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2015/04/palkkahallinto-on-kunnioitettava.html

Lomautukseen liittyvät asiat ovat pahimmassa tapauksessa todella kustannuksia synnyttäviä työnantajalle. Ja arkijärjellä käsittämättömiä. Tämä kirjoitukseni on varoitus tilitoimistoille, jotta he osaavat huolehtia asiakkaidensa eduista. Samasta aiheesta olen tehnyt videon muodossa tietoiskun myöhemmin

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2016/04/opasta-asiakastasi-seuraamaan.html

Tämä taitaa ollakin ensimmäinen ihan oikea kirjoitukseni Tulorekisteristä täällä blogissa. Sitä tulee varmasti lisää ja siitä tulee julki myös tietoiskua ja koulutusta.

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2016/05/palkkahallinto-kehittyy-kohti.html

Hermot meni siihen miten yrittäjät eivät tajua että vastaamattomuus sähköpostiin toimii yrityskuvaan vaikuttavana asiana kuluttajille - asiakkaille. Jos nyt kirjoittaisin tämän saman, voisin lisätä jo esimerkkejä paljon enemmän kun järjestimme hyväntekeväisyysgaalaan viime syksynä. On käsittämätöntä ettei yritys vaivaudu kirjoittamaan "kiitos, mutta ei kiitos" Miten yrittäjät voivat olla niin ymmärtämättömiä sille miten se vaikuttaa siihen joka viestin lähetti, varsinkin pienellä paikkakunnalla, jokainen viestin lähettäjä on potentiaalinen asiakas, ei välttämättä siinä ominaisuudessa kun viesti on lähetetty, mutta jossakin muussa ominaisuudessa.

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2016/08/vastaatko-sahkoposteihisi.html

Kannatuspuheenvuoroa Tuklorekisteristä, samalla avaan sen hyötyjä.

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2016/09/kansallinen-tulorekisteri-meilla-ei-ole.html

Tämä kirjoitus pohjautuu omiin kokemuksiin siitä miten oikeuslaitos toimii ja mietin kirjoituksessani sitä missä on uhrin oikeusturva talousrikoksissa. Näistä kerrotuista jutuista toinen oli erityisen rankka ja aikaavievä, surullinen tapaus joka hetkeksi meinasi viedä uskoni tilitoimistoihin asiakkaiden asioiden hoitamisessa, ei pelkästään tämän kyseisen tilitoimiston vuoksi, vaan muutamien muiden alan ihmisten tähän asiaan suhtautumisen vuoksi. Onneksi taas pystyin palaamaan peruspositiiviseen näkökantaani jutellessani monen alalla toimivan ihmisen kanssa, onneksi löytyy myös niin monta ihanaa ihmistä alallamme. 💛

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2017/03/suomessa-oikeuslaitos-antaa-nykyisin.html

Kahdessa alle linkittämässäni kirjoituksessa pohdin sekä menneiden aikojen muutoksia että tulevia uudistuksia. Vain muutos todellakin on ikuista. Olemme sellaisella alalla. Olen tehnyt kirjanpitoja jo 33 vuotta ja kovin moni asia on nyt toisin kuin silloin - no debet on edelleen debet ja kredit on kredit 😎

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2017/08/tilitoimistoissa-muutos-on-ikuista-yha.html

https://taloushallintoa.blogspot.fi/2017/11/tilitoimistosta-taloushallinnon.html

Takana on siis yhdeksän vuotta taloushallinnon blogikirjoittelua. Tiedottamista ja asioiden esilläpitämistä olen nykyisin tehnyt muullakin tavalla, mutta jatkan tätä edelleen, toivottavasti ainakin seuraavat yhdeksän vuotta. 😊

Synttäritunnelmin 

Riikka

ps. toivottavasti näemme mahdollisimman monen kanssa Tili- ja veropäivillä Finlandiatalossa 22.1.2018 - 23.1.2018 
Tulkaa moikkaamaan! 🙋

Tilitoimistoissa muutos on ikuista yhä kiihtyvällä tahdilla

Talous- ja palkkahallintoala ja ammattilaiset ovat olleet jatkuvien muutosten edessä pitkään. Jo monta vuotta tilanne on ollut se että juuri kun uudet määräykset on saatu ajettua läpi ja sen mukanaan tuomat muutokset käytänteissä on ns. hanskassa, tulee seuraava muutos. Muutostahti ei näytä hiljenevän, päinvastoin, nyt uusia muutoksia tulee niin, ettei vanhaakaan ole vielä ehditty omaksua.

Toiset muutoksista ovat loppukädessä hyviä juttuja, kun ne vaan on saatu sisäistettyä, toiset eivät välttämättä ole. Ovat muutokset sitten isoja tai pieniä, hyviä tai vähemmän hyviä, kaiken keskiössä on alan ammattilaisten jaksaminen. Varsinkin pienissä tilitoimistoissa ongelmaksi muodostuu se, ettei aikaa muutosten tehokkaaseen opiskeluun, sisäistämiseen ja toteutukseen ole kunnolla – jonkun kun on tehtävä ne varsinaiset työtkin.

Katsotaanpa vähän taaksepäin, joskus aikanaan "isoja" muutoksia olivat tasekaavojen kääntäminen, Vastaavat ja Vastattavaa ryhmien sisällä erät heittivät kärrynpyörää, rahatilit jäivät ensimmäisen osion loppuun, kun ne ennen olivat ensimmäisinä, oma pääoma kipusi oman puoliskonsa kärkeen, kun se ennen oli viimeisenä. Oikeasti siis mistään isosta asiasta ei varsinaisesti ollut kysymys, opeteltiin asioille uudet tilinumerot ja opettelimme katsomaan eri kohtaan sivulla. 😊  

Muutos oli sekin, kun monet siirtyivät YTJ tilikartasta Liikekirjuriin ja ohjelmistotalot tekivät raporttipohjat pääosin uuden tilikartan mukaan. Aikataulut muutoksiin olivat monin paikoin itsestä kiinni. Mikään viranomainen ei määrännyt siirtymisen aikataulua. Edelleen on periaatteessa mahdollista käyttää millaista tilikarttaa haluaa.

Tito -tiliote toi mahdollisuuksia ja säästi aikaa, kun pystimme seuraamaan reskontrasta saapuneita maksuja viitenumeron mukaan. Enää ei tarvinnut tuijottaa maksajan nimeä mikä olikin tervetullut uudistus, kun yhä useammin sillä kenen nimi maksatiedoissa näkyi, oli eri sukunimi kuin sillä jolle lasku oli kirjoitettu, silloin kun asiakkaat olivat kuluttajia. Viitenumerot ovat mahdollistaneet automaattista laskujen kohdistusta reskontraan ja sitä ominaisuutta enää tuskin kukaan haluaisi pois antaa.

Mahdollisuus lähettää veroilmoitus tuli ensin osakeyhtiöille ja sen jälkeen muillekin yrityksille, mutta edelleen muutos oli vapaaehtoinen. Tehokkuus toki lisääntyi, kun ilmoittaminen siirtyi sähköiseksi ja itsekin joskus mietin, onko moraalisesti oikein, että asiakas maksaa tilitoimistolle veroilmoituksesta eri hinnan sen mukaan millaisia järjestelmiä tilitoimistolla on käytössään. Mutta se on kuitenkin asia jonka markkinat hoitavat tai ovat hoitamatta. Sen jälkeen alkoi tapahtua.    

Ensin tuli euroihin siirtyminen, jossa kirjanpidossa tehtiin eurokonversioita ja opeteltiin hahmottamaan, onko tulos hyvä vai ei kun se yhtäkkiä oli noin 6 kertaa pienempi kuin ennen. Mutta sekin toki oli vain numeroita ja numeroissa me talousihmiset olemme hyviä. Muutokset rasittivat taloutta, vaadittiin taitoa hinnoitella, kun maksoimme joko taloushallinto-ohjelmiston toimittajille konversion automatisoimisesta tai vaihtoehtoisesti käytimme aikaamme tekemällä konversioita käsin. 

Samanlainen muutos tuli tilinumeroihin, kun astuimme SEPA -maailmaan. Taas oli vaihtoehtoina maksaa muunnoksista ohjelmistotalolle tai tehdä käsin. Pankkien Patu-kanavat vaihtuivat WebServiceen ja monella jo hiukan takkuili ymmärtäminen ja ajankäyttö.

Ajattelimme ehkä että nyt keskitytään taas vain vero- ja kirjanpitolain muutoksiin. Mutta muutaman vuoden jälkeen tapahtui taas

Katso -valtuutus syrjäytti eri ohjelmistotoimittajien omat tunnistautumismenetelmät. Sain ilon ja kunnian olla mukana luomassa tilitoimistoille omaa ns. Tilitoimisto-katsoa ja mahdollisuutta siirtää asiakkaita massasiirtoina palveluun. Kiitos Taloushallintoliitolle ja sen silloiselle puheenjohtaja Karri Niemiselle sekä toimitusjohtaja Juha Ahvenniemelle että sain olla mukana vaikuttamassa asiaan heidän edustajanaan. Kiitos kuuluu myös Verohallinnolle ja sen edustajille Kalevi Heiliölle, Reetta Järviselle ja Johanna Kotipellolle, joiden kanssa kävimme aitoa vuoropuhelua ja teimme töitä mahdollisimman helppokäyttöisen järjestelmän aikaansaamiseksi. Ongelmia jäi ja monet tilitoimistot tekivät asian kanssa töitä saadakseen sen toimimaan. Kuitenkin uskallan väittää, että ilman Taloushallintoliiton ja Verohallinnon hyvähenkistä yhteistyötä ja vuoropuhelua tilanne olisi tullut monelle paitsi yllätyksenä, myös sen muotoisena, että monet ilmoitukset olisi taas pitkään lähetetty paperilla. Tästä yhteistyöstä myös poiki monenlainen yhteistyö joka edelleen kantaa hedelmää, osin näkyvänä, osa taustalla.

Samaan yhteyteen ajallisesti valmistui verotilipalvelu. Ne eivät oikeastaan suoraan toisiinsa liittyneet, muutoin kuin siinä mielessä, ettei verotiliä voinut palvelussa käyttää ilman Katso -tunnistetta. Mutta samalla tunnisteella pystyi hoitamaan monta muutakin asiaa. Sen käyttömahdollisuuksia Veron ja Kelan palvelujen lisäksi mietittiin laajalti ja mukaan tulikin Tulli melko nopeasti. 

Taloushallintoliiton asiantuntijan Markku Ojalan lisäksi olin mukana neuvomassa tilitoimistoja puhelimessa, koulutuksissa ja joskus jopa tilitoimistotarkastuksia tehdessäni. Huomionarvoista tässä oli se, että ensimmäistä kertaa oman työurani aikana, kysymyksessä oli uudistus jossa paraskaan vero- tai kirjanpitotietämys ei auttanut. Mutta siitä selvittiin kohtuudella, varsinkin kun aina hätätilanteessa oli mahdollisuus käyttää paperia.

Mutta moni myös ajatteli historiaa peilaten, että kyllä se tästä rauhoittuu. No ei rauhoittunut. eikä rauhoittumisen merkkejä ole edes näkyvissä lähivuosina.

Hiljalleen verohallinto esitti toiveita sähköisiin veroilmoituksiin ja kuukausittain annettaviin ilmoituksiin arvonlisäverosta ja palkkojen maksuista yhä pienemmille yrityksille, tämän hetken tilanne niissä on se, ettei paperia enää haluta vastaanottaa kuin poikkeustapauksissa. EU:n myötä yhteisömyynneistä teemme ilmoituksia melko tiukalla aikataululla. Tiukka aikataulu tulee osittain lainsäätäjän ajatuksesta, että ilmoituksen tekee yritys tai yrittäjä omasta laskutusjärjestelmästään, kun totuus kuitenkin käytännössä on se, että iso osa niistä ilmoituksista kulkee tilitoimistojen kautta. Monelle tämän ilmoituksen aikataulut tuottavat ongelmia. Kun nyt verohallinto on ottanut käyttöön tiukennetun sanktiopolitiikan, jolla päivän myöhästymistä maksetaan 100 euroa yhteisömyynnin ilmoituksissa ja OmaVeron kuukausi-ilmoituksissakin 3 euroa per päivä per verolaji, tulee erilaisten töiden seurantalistojen tai järjestelmien kattava käyttäminen entistä tärkeämmäksi.

Verotiliä kritisoitiin rajusti, kun se tuli ja sitä toki kehitettiin koko ajan. Sitten se hylättiin, siirryttiin OmaVeroon, Verotiliä on vielä voinut käydä katsomassa ja tiliotteita tulostamassa, mutta sekin nyt loppuu tämän kuun lopussa. OmaVeron toimintaperiaate on aikalailla erilainen. Verotiliä onkin moni muistanut kaiholla. Hyviä puoliakin OmaVerosta toki löytyy.

Tilitoimisto saa sinne kaikki ne kirjeet mitä asiakkaalle on lähetetty postissa. Niihin voi vastata sitä kautta sähköisesti. Se on iso parannus. Tilinpäätöstä varten joillakin tarvittavan verovelkatodistuksen löytää sieltä, kun vaan muistaa sen oikeaan aikaan tilata. Myös perinnässä olevat verot löytyvät järjestelmästä. Yhdellä vilkaisulla tilitoimisto voi katsoa kenen asiakkaan kohdalla on huutomerkki merkkinä siitä, että jotain selvitettävää on.

Mutta sitten tulee se mutta. Palvelussa on ollut luvattoman paljon toimintahäiriöitä sekä ilmoitusten että maksujen kirjautumisessa. Se on kuitannut maksuja maksusuunnitelmiin aiheuttaen ison työmäärän heille jotka ovat näitä oikoneet. Kaikki tiedot eivät näy siellä heti ja jotain on mennyt hukkaankin. Nämä ongelmat toivottavasti hiljalleen loppuvat, kun järjetelmä kehittyy. Tilitoimistoissa työskentelee kuitenkin ylitunnollista väkeä, joka on tottunut täsmäyttämään ihan kaikki, koska niin meille on opetettu. Nyt kun tämä palvelu elää omaa elämäänsä viivästysmaksujen ja hyvityskorkojen kanssa, on hyvin vaikeaa löytää kohtaa, jossa saldot täsmäisivät kirjanpidon vastaaviin, jos asiakas on vähänkin poikennut maksupäivissä johonkin suuntaan eräpäivästä.

Itse olen heti OmaVeron alussa todennut, että minun on tärkeää valvoa palvelusta se, että lähettämäni ilmoitukset ovat menneet perille kuten pitääkin ja toisaalta myös asiakkaan tekemät maksusuoritukset kirjautuvat tilille. Ja että huomaan jos asiakkaalta on jotain kysytty. Toisaalta kirjanpidossa tiedän mikä velkatilanne asiakkaalla on, paljonko hänellä verovelkaa tulee kirjanpidossa olla. Jos ero on suuri tutkin asiaa, mutta pienet erot tarkistan tilinpäätöksessä. Kun tiedän asiakkaan maksavan maksunsa aina myöhässä, uskallan kirjata pienet erot veronkorotuksiin. On oman ajan haaskausta yrittää täsmäyttää muutamaa senttiä tai euroa joka kuukausi. Lisäksi se on myös turhan laskun keräämistä asiakkaan ”piikkiin”

Tästä tullaankin siihen mitä asiakkaalta laskutetaan? Toivon että tilitoimistoista valtaosa olisi laskuttanut katso-tunnisteissa avustamisen, SEPA-muunnokset ja eurokonversiot. Ja että Verotilin ja nyt Omaveron seuranta osattaisiin ajatella laskutettavaksi työksi. Mehän teemme sen kaiken asiakkaan puolesta ja hänen etujaan valvoen. Jos nämä ovat jääneet laskuttamatta, nyt olisi aika miettiä uudelleen, sillä muutokset lisääntyvät kiihtyvällä vauhdilla, eivätkä kaikki niistä tule olemaan helppoja. Jos nyt on tähän asti tehty talkoilla kaikki omaveron asiat, on tilanne vielä korjattavissa. Asiakkaille on vielä mahdollista kertoa, miten on tähän asti tehnyt näitä töitä niistä kovinkaan paljon laskuttamatta, kun on ajatellut niiden olevan tilapäisiä. Mutta kun nyt näyttää, ettei näistä selvitystöistä eroon pääse, niin niiden osalta siirrytään palveluhinnastonmukaiseen laskutukseen.

Tämä on tärkeää sen takia, että tilitoimiston henkilökunnan aikaa ei voi loputtomasti käyttää työhön jota kukaan ei maksa. Jos näin menetellään, lopputuloksena on joko tilitoimiston ajautuminen talousvaikeuksiin tai henkilöstön loppuun palaminen. Ei voida ajatella, että kun henkilöiden työaika menee normaalien töiden hoitamiseen, he iltaisin omalla ajallaan hoitaisivat näitä selvitystöitä. Se johtaa siihen, ettei pian kukaan jaksa. Jos taas työstä maksetaan oikea korvaus, tilitoimisto voi sanoa hyvästit kehittämiselle, koska nämä työt syövät katteet. Kumpikin on tilanne, jota tulee välttää. Pahin tilanne on yksin tai yhden työntekijän kanssa tilitoimistoa pitävillä, joita Suomessa on paljon. Siis lopettakaamme OmaVeron kaikki turha täsmäyttäminen ja miettikkäämme olellisuuden periaatetta tässä asiassa. ja kaikki se työ mitä oikeasti on tehtävä, laskutetaan asiakkaalta.

Kannan tästä huolta koska ennakot siirtyvät omaveroon ja veroista tulee vain veroja. Kun tiedämme mitä kirjanpidossa tulee olla ja seuraamme että ilmoitukset menevät oikein ja maksut näkyvät tilillä, ei lopputulos ole pahasti pielessä. Täsmäyttäminen tulee siis entistä vaikeammaksi. Ennakkoverojen siirtyminen tähän palveluun ei itsessään ole kovin suuri asia, mutta siihen liittyy koko ennakkoverotuksen muutos. Kokonaan uudestaan pitää miettiä miten hoidetaan ennakot jotka ovat mahdollisimman lähellä oikeaa. Täydennysmahdollisuudet muuttuvat.

Jatkossa toki voi yritys maksaa ylimääräistä oma-aloitteisesti OmaVeroon, mutta jotta se sieltä kirjataan tuloverotuksen hyödyksi, on ennakoihin haettava muutosta. En näe tässä uudistuksessa muuta isompaa ikävää kuin sen että korko alkaa kertyä maksamattomalle veron osalle aikaisemmin. Mutta en näe tässä kyllä mitään sellaista hyvääkään, että ymmärtäisin miksi uudistus on ollut tehtävä. Ymmärrän ennakkoverojen siirtymisen OmaVeroon, mutta muuten en. Tilitoimiston kannata varmaa on kuitenkin se, että ennakoiden seuranta on nyt tuotteistettava entistä tarkemmin ja näin ollen tästä seurannasta on asiakasta laskutettava tai mahdollinen kiinteä veloitus on mitoitettava niin että se sisältää tämän työn.

Seuraava muutos jo kolkuttelee ovella, kun EU tietosuoja-asetuksen siirtymäaika loppuu 28.5.2018 Tämä on iso muutos, enkä sitä tässä käy syvällisesti läpi. Mutta seuratkaa Taloushallintoliiton tiedotusta, koulutusta ja kaikkia mahdollisia artikkeleita asiasta. Ja muistakaa, että tilitoimistoilla on iso rooli asiakasta auttavana tässä asiassa – laskuttakaa palvelunne. Näistä rikkomuksista on luvassa jopa 4% liikevaihdosta oleva sakko, joten asiakkaan on järkevää maksaa tilitoimistolle, jotta asiat ovat kunnossa! 

Jos toimeksiantosopimus palkkahallinnosta ei ole kirjallinen, nyt on sen aika ja samalla kannattaa tehdä taloushallinonkin sopimus kuntoon. Jos ne ovat kunnossa nyt on aika päivittää ne. Sopimuksiin kun tulee muutoksia jotka vaativat ihan jokaisen sopimuksen päivittämistä. Ja sopimus pitää jatkossa olla kirjallinen, kun hoidamme palkkahallintoa. Seuratkaa Taloushallintoliiton tarjontaa, olin juuri eilen palaverissa, jossa pohdimme näitä asioita ja katsoimme mitä erilaista ohjeistusta tullaan jäsenille tarjoamaan.

Kuten sanoin aluksi ei enää ehditä hoitaa kaikkia, kun jo seuraava muutos kolkuttelee ovella. OmaVeron asiat eivät vielä ole kunnossa, kun sinne tulee ennakoiden muutosprosessin muutos ja verojen siirto tähän palveluun. Päälle pukkaa samaan aikaan valmistautumien Tietosuoja-asetuksen muutokseen ja Tulorekisterikin kolkuttelee ovella.

Tulorekisteri tulee olemaan hyvä asia, siitä olen henkilökohtaisesti varma, mutta olen myös varma, että jossain kohdin on kiire. Syksyllä 2018 viimeistään pitää asiat olla tilitoimistoissa käyty läpi ja ohjelmiston toimivuus tämän suhteen varmistettuna. Prosessit mietitty ja vastuulliset henkilöt nimetty. 

Tammikuussa 2019 tulee olemaan kiire, sille ei kukaan voi mitään. Siksi vuoden 2018 loppupuolella on tehtävä palkkahallinnossa niin paljon vuosi-ilmoituksiin liittyviä tarkistuksia kuin mahdollista niin että tammikuussa 2019 niissä päästään mahdollisimman helpolla ajankäytöllisesti. Tämä siksi että tammikuun 2019 palkat ilmoitetaan jo uudella tavalla Tulorekisteriin. Tulorekisterin vaatimien tietojen ohjaaminen ohjelmistosta oikein oikeisiin kohteisiin ei ole vaikea tehtävä, mutta siihen aikaa tulee käyttää sen henkilön joka osaa laskea palkkoja ja ymmärtää mistä on kysymys, se ei ole harjoittelijan työtä. Eli aika on budjetoitava. ja tässäkin muistettava, että työ tehdään asiakkaalle, asiakasta varten, se on lakisääteistä, mutta se on laskutettavaa.

Uusia muutoksia näidenkin jälkeen on aivan varmasti tulossa, muutos on ikuinen, mutta tässä kohdin ovat ne jotka nyt ovat menneessä ja tulevassa. Toivottavasti saamme sen jälkeen hetken hengähdystauon.

Itse olen onnellisessa asemassa, kun olen voinut seurata asioita ennalta ja valmistella omia toiminojani riittävästi, niin etten usko minulla tulevan aikatauluongelmia näiden asioiden kanssa. Mnun on helpompaa löytää joustoa kun koko työaikani ei koostu tilitoimistotöistä, vaan teen myös koulutuksia ja konsultointeja. Minulla tulee olemaan aikaa auttaa muita. 

Jos koet että voisin auttaa sinua suunnittelemaan toimistosi prosesseja, toimimaan mahdollisesti tilitoimistosi tietosuojavastaavana, kouluttaa henkilökuntaasi tai tulla auttamaan tulorekisterin tietojen ”mäppäämisessä” tai vaihtoehtoisesti auttamaan 2018 vuosi-ilmoituksissa oman henkilökunnan hoitaessa tulorekisteriasioita, ota yhteyttä. 

Yhteistyötä voimme tehdä myös asiakastiedotteissa, somepäivityksissä ja monenlaisessa vastaavassa tekemisessä tilitoimistosi parhaaksi.

Voin tulla kanssasi myös pohtimaan, miten järkeistät oman hinnoittelusi näiltä osin. Tai jos mietit mitä tarvitset nyt tässä kohdin, keskustellaan asiasta. Tulen myös järjestämään kohtuuhintaisia webinaareja näistä kysymyksistä, joten ollaan kuulolla.

Pääasia on, ettemme täsmäytä itseämme hengiltä, seuraamme taloushallintoliiton tiedotusta ja koulutusta ja muistamme että tekemämme työ asiakkaan hyväksi on arvokasta, laskutetaan siis työpanoksenne.  

Arvostakaamme työtämme

Riikka

Palkkahallinto kehittyy kohti Kansallista tulorekisteriä

Kun itse aloitin työn tilitoimistossa noin 30 vuotta sitten, palkanlaskenta oli tilitoimistoissa se käytännössä lähes tuottamaton sivutuote. Sitä tehtiin kirjanpitoasiakkaille, kun haluttiin palvella asiakasta, eikä sitä pidetty mitenkään tärkeänä osana tilitoimistoammattilaisen työtä. Sitä tehtiin sivutyönä, käsin palkkakortteihin jotka laskettiin vuosittain yhteen ja tehtiin tarvittava ilmoitus verottajalle ja vakuutusyhtiöön. Harva asiakas lasketti palkkansa tilitoimistossa, moni hoiti sen itse, se oli silloin huomattavasti helpompaa kuin nyt, eikä siitä haluttu maksaa.

Kirjoitin Kansallisesta tulorekisteristä Vieraskynäkirjoituksen Taloushallintoliiton jäsenlehteen Saldoon. Kirjoitus oli lyhyehkö yhteenveto tulevasta, avaan alla vähän laajemmin kehityksen taustoja ja tulevaisuutta

PHT

Kun yli 10 vuotta sitten Taloushallintoliitto aloitti tilitoimiston palkanlaskijoille pitkäkestoisen koulutuksen PHT:n, (PalkkaHallinto Tilitoimistossa) ajatuksena oli että kaikki tilitoimistojen palkanlaskijat olisi noin kolmessa vuodessa koulutettu. Sillä hetkellä tilanne oli se. Ajateltiin että sen jälkeen koulutusta voitaisiin järjestää tarvittaessa vaikka joka toinen vuosi pienemällä ryhmällä. Tällä hetkellä kurssilla opiskelee 50 opiskelijaa ja syksyllä alkaa 12. kurssi. Palkkahallinto ja sen ammattilaiset ovat kehittyneet paljon kymmenessä vuodessa. Nykyisin palkkahallinto on todellisten ammattilaisten ala. Minulla on ilo olla mukana näillä kursseilla ja tutustua näihin ammattilaisiin. Laadin vuosittain heille kurssin loppupuolella palautettavan projektityön jossa testataan käytännön osaamista ja voin vilpittömästi kertoa miten laadukasta osaamista nämä ihmiset edustavat. He tietävät substanssin ja osaavat vastata asiakkaille. Meillä on Suomessa suuri määrä todella ammattitaitoisia palkkahallinnon asiantuntijoita ja palkanlaskijoita. PHT tentin läpäisseitä asiantuntijoita meillä on tällä hetkellä 342 henkilöä. Nämä ammattilaiset ja koko ala todella ansaitsevat arvostuksemme. 

Sanasto, koodisto ja rekisteri

Vuonna 2010 keskustelimme työnimellä Pala kulkeneesta elimestä joka keräisi oikeita käytäntöjä vastaavasti kuin Kila kirjanpitoalalla. Asialla oli kuitenkin omat vaikeutensa palkka- ja henkilöstöhallinnon alan ollessa monisyisempi kuin taloushallinnon vastaavat normit. Lopulta keskitimme ajatuksemme siihen miten muutoin voisimme tätä asiaa edistää. Kun puhuimme ensi kerran Palkkakoodistosta, emme olleet ihan varmoja mihin kaikkeen sitä voisi hyödyntää ja miten se toimisi, mutta olimme varmoja sen tarpeellisuudesta. Kiersimme syntyneen hankkeen merkeissä palkkahallinnosta tietoja vastaanottavien tahojen luona, tutuksi tulivat Eläkevakuuttajat, Tapaturmavakuuttajien edustajat, Työttömyysvakuutusrahasto, Kela, Verohallinto, EK ja monet muuta alalla ilmoituksia vastaanottavat tahot. Monelle jouduimme vielä perustelemaan miksi tämä tulee olemaan hyvä asia. Toimin ryhmässä Taloushallintoliiton edustajana, mukana oli Tiedon edustus koordinaattorin ominaisuudessa, sekä Aditron edustajat ohjelmistotalon näkemystä edustamassa. Me uskoimme että teimme jotain hyvää ja tulevaisuudessa todella tarpeellista. Tässäkin vaiheessa vielä iso kiitos pienelle mutta tehokkaalle ryhmällemme, kun jaksoitte kaikki uskoa siihen mitä teimme. Kiitos myös Verohallinnon ihmisille jotka jaksoivat tsempata meitä ja uskoa asiaan.

Olin samaan aikaan myös SADe klusterin jäsen. Klusteriryhmä jonka osa-alueena oli yrityksen perustamiseen ja työnantajana toimimiseen liittyviä sähköisten palvelujen kehittäminen, kävi paljon läpi näitäkin asioita työssä Yritys Suomen eteen. Saimmekin aikaan päätöksen ns. sanastotyön aloittamisesta. Jokainen joka on tekemisissä palkkahallinnon kanssa, tietää miten monella sanalla on eri yhteyksissä aivan eri merkitys. Miten palkkahallinnon tehostamista ja mielekkyyttä häiritsee se, ettei yhtenäistä sanastoa ole. Alun jälkeen asiat ovat kehittyneet nopeasti. Kun hallitus otti kärkihankkeekseen digiloikan johon oleellisena kuuluu palkkakoodisto ja sen pohjana sanastotyö, oli tunne hyvä. Tiesin että uskomme aikanaan siihen mitä teimme, ei ollut turhaa. Nyt palkkakoodistoa tultaisiin tarvitsemaan ja siinä pohjatyö oli tehty. Vielä tulisi olemaan paljon työtä, mutta se kannattaisi. Vihdoin saamme Suomeen Kansallisen tulorekisterin. Tulorekisteri mahdollistaa paljon ja vie pois turhaa byrokratiaa, turhaa työtä, hallinnollista taakkaa. Hyvin tehtynä se mahdollistaa turhien kustannusten karsimisen sekä jokaisen ihmisen mahdollisuuden nähdä tulonsa reaaliaikaisena. Myös etuudenmaksajilla tulee olemaan oikeat tulotiedot käytössään koko ajan.

Järkevien tahojen ja ihmisten yhteinen päämäärä

Sitä että asia on edistynyt tehokkaasti, saamme isolta osin kiittää Taloushallintoliittoa ja sen puheenjohtajan Vuokko Mäkisen sitkeää ja periksi antamatonta uskoa yhdistettynä hänen kykyynsä ymmärtää asioita kokonaisuuksina. Kiitos kuuluu myös monelle yhteistyökumppanille, joista yhden mainitakseni nostan esiin Verohallinnon joka on eri tavoin tukenut Taloushallintoliittoa tässä alusta asti. Sekä tietysti Tietoa joka on ollut monessa kehitysprojektissa mukana jotta asiat on saatu kehittymään. Upeaa on ollut myös työskennellä Valtiovarainministeriön sekä Työ- ja elinkeinoministeriön virkamiesten ja muiden ryhmissä työskentelevien henkilöiden kanssa. Alun aktiivisen toiminnan jälkeen olin omien työkuvioitteni vuoksi sivustaseuraajana jonkin aikaa, nyt saan taas ilon olla mukana tässä projektissa juuri sanastotyötä ja koodistoa valmistelevassa ryhmässä. Olen ryhmässä joka tekee työtä jota itse olin aloittamassa, joku voisikin sanoa ”Ympyrä on sulkeutunut” Itse uskon ettei se sulkeudu, vaan jatkaa kehittymistään avoimesti eikä sulje mitään hyvää ideaa ulkopuolelle. Taloushallintoliitto vaikuttaa kaikissa tulorekisteriä valmistelevassa neljässä ryhmässä, jotka oman ryhmäni lisäksi ovat järjestelmiin, käytännön tilanteisiin ja lakimuutoksiin keskittyneet ryhmät.

Katre - iso muutos

Kansallinen tulorekisteri, Katre, on merkittävä muutos Suomessa. Sitä ei vielä kovin moni tiedä miten iso asia se onkaan, eikä se todellista vaikutusta ymmärrä, ellei asiaan ole perehtynyt. Se on hyvin ymmärrettävää, joskus tuntuu, etten varmasti vielä itsekään näe sen kaikkia mahdollisuuksia. Se tulee olemaan niin hyvä että nekin tahot, jotka sitä nyt vielä epäilevät, voivat ilolla todeta olleensa väärässä epäillessään asian hyödyllisyyttä ja merkitystä. Vuonna 2019 rekisteri tulee koskemaan jokaista jolla on palkkatuloja. Kaikki tulomme ilmoitetaan reaaliaikaisena rekisteriin, josta viranomaiset saavat tietoa sillä laajuudella johon heillä on oikeus. Palkanlaskennan ammattilaiset vapautuvat turhista rutiineista vuosi-ilmoitusten ja palkkatodistusten poistuessa. Palkanlaskijoiden turhaa työtä ei ymmärrä jos sen kanssa ei ole tekemisissä. Mutta lyhyesti asian voisi kuvata niin että kerran kuukaudessa lasketaan yhteen kaikki maksetut palkat ja ilmoitetaan yhteissumma verottajalle ja sen jälkeen kerran vuodessa puretaan tuo yhteissumma henkilöittäin ja ilmoitetaan taas verottajalle ja sen lisäksi vielä toisella formaatilla eläkevakuuttajalle ja sitten vielä yhteissummana työttömyysvakuutusrahastolle. Sen lisäksi tehdään vielä lukuisia muita ilmoituksia. Kun voitaisiin ilmoittaa yhteen paikkaan tiedot silloin kun ne on laskettu. Kun sitten joku sairastuu tai lomautetaan, lasketaan pahimmassa tapauksessa pari vuotta taaksepäin hänen palkkansa, ne poimitaan papereista ja lasketaan ikään kuin uudelleen, tiedot kun tarvitaan viikoittain ja palkka on maksettu kuukaudessa tai kahden viikon jaksossa. Nämäkin tiedot olisi voitu ilmoittaa samalla kun palkat lasketaan. Jatkossa Kela voi hoitaa tukien maksun reaaliaikaisesti tulojen perusteella ilman takaisinperintää. Myöhemmin järjestelmää tullaan vielä kehittämään niin että se laskee reaaliaikaisen ennakonpidätyksen, jolloin yhteiskunnalle suuria summia maksava verojen kerran vuodessa tapahtuva palautus ja perintä voidaan lopettaa.

Ei vain digitalisoinnin ilosta

Henkilökohtaisesti en ole koskaan kannattanut digitalisointia vain digitalisoinnin takia, että olisi jotenkin ”makeeta” olla mukana jossain edelläkävijänä, ellei siitä ole oikeaa hyötyä. Uskon digitalisoinnin säästöihin ja hyötyihin, mutta ymmärrän myös että on vielä paljon asioita ja yrittäjiä joille se ei ehkä sovi ainakaan täydellisesti toteutettuna. Kansallinen tulorekisteri taas on asia jonka takana olen täysin, olen ollut alusta asti. Jo ennen kuin täysin tajusin mitä sen kanssa voimme tehdä ja mitä se mahdollistaa. Heti sen alkutaipaleilla tiesin että tästä tulee jotain ennen näkemätöntä Suomessa, mutta nyt tiedän että siitä tulee vaikuttavampi mitä silloin osasin kuvitella. Kun asia etenee, siitä tiedotetaan ja järjestetään koulutusta, osallistukaa ja olkaa aktiivisia, sitä ette varmasti kadu. Tässä on nyt kyseessä se ihan oikea ”digiloikka” – ihan kaikille hyödyksi. 

Katse siis tulevaan, Katre tulee ja työnkuvamme muuttuu, mutta hyvään suuntaan!

Riikka

Kevään kiireiden keskellä vielä kerran – katsoa ja verotiliä

Tämä kevät on mennyt itseltäni kuin siivillä, kuten varmasti suurimmalta osalta tili-ihmisiä, omia aikataulujani sekoitti vielä mukavasti helmikuun viimeisestä viikosta eteenpäin kuukauden jatkunut sairasloma. Onneksi ei sentään burn out tai muuta niin vakavaa, vaan ihan fyysisiä vaivoja, jotka olivat mukavasti jo lähes vuoden verottaneet työkykyä. Joten siinä mielessä kannatti kuukausi makoilla kotona vuoden kiireisimpään aikaan, koska nyt taas jaksaa.

Verotilin ihmeellisyydet ja katson koukerot, ne ovat pitäneet tilitoimistot kiireisenä, jokaisen asiakaspalvelutaidot ovat punnittu. Verotili on laaja tietotekninen ohjelmisto, jonka testaaminen etukäteen kaikkien näiden ikävien tilanteiden varalta ei ollut mahdollista. Suomen hallitus ja Eduskunta antoivat valmiin lain aivan liian myöhään ulos, alkuperäinen aikataulu oli aivan eri. Jotta edes osasta näistä tilanteista olisi vältytty, olisi laissa ollut voimaanastumispäivä pitänyt siirtää vuodella. Nyt asetettiin kaikki asioita hoitavat tahot, niin tilitoimistot, yritykset kuin verohallintokin kohtuuttoman tilanteen eteen. Toki verovelvollisten on katsottava joissakin asioissa peiliinkin. Monet verohallinnon ohjeet ovat jääneet lukematta. On toki ymmärrettävää että yrittäjä tai tilitoimistokaan ei koko ajan lueskele www.vero.fi sivustoa siltä varalta että onko uutta tietoa tullut. Mutta jos lukematta jää verotiliviitteen mukana tullut ohjepaketti, niin voi vähän syyttää itseäänkin. Sen lukemalla nyt toki osa näistä vastoinkäymisistä olisi silti olemassa, mutta lisätyöt verohallinnossa olisivat jääneet vähemmälle jos yrittäjät esim. olisivat maksaneet verot sinne minne ne kuuluvatkin, eivätkä innostuneet maksamaan jo vuoden 2009 veroja verotilille tammi-helmikuussa. Näiden rahojen kohdistaminen oikeille maksuille vei verovirkailijoiden aikaa juuri silloin kun verotilin muut asiat olisivat tarvinneet neuvontahenkilökuntaa asiakaspalveluun.

Myös verotililain vaatimus negatiivisen arvonlisäveron välittömästä palautuksesta aina kun se on mahdollista, aiheutti edestakaista sotkua kun yritykset jättivät työnantajamaksut maksamatta koska ne piti kuitata negatiivisesta arvonlisäverosta, mutta verotilijärjestelmä ehtikin palauttaa koko negatiivisen veron ja tili jäi miinukselle. Vastaavia tapahtumia eri yhteyksissä on erilaisia. Ja taas meni virkailijoiden aika turhaan näitä sotkuja selvitettäessä. Mutta uskon edelleen että kun tässä vuosi mennään, osaamme kaikki tämän ja verotili toimii mukavasti ja hoitaa sitä tehtävä mihin se on luotukin.

Myös tunnistautumisen alkuhässäkän jälkeen on tässäkin järjestelmässä esiintynyt asioita jotka eivät itse asiassa ole virheitä, mutta joiden kanssa eläminen on joskus vähän hankalaa. Yhden ongelman aiheuttaa tilitoimiston työntekijän työpaikan vaihto. Vaikka tilitoimisto poistaa työntekijän omasta listastaan ja peruuttaa tunnuksen niin nyt näyttäisi että asiakaskohtaiset valtuutuksien jaot jäävätkin voimaan. Tämä tuntuu oudolta, koska työntekijä on saanut nämä valtuutukset tilitoimiston työntekijän asemassa, jota hänellä ei sitten enää ole. Tätä asiaa tutkimme ja yritämme löytää ratkaisuja. Se vaihtoehto, että jokaisen asiakkaan takaa tämän henkilön tiedot käytäisiin poistamassa erikseen, ei tunnu kohtuulliselta. Toinen katso -tunnisteisiin liittyvä yllätys tulee siinä että jos tilitoimisto on valtuutettu asiakkaan aidolla katsolla, ei valtakirjalla, asiakkaan tulisi kuitenkin välillä käyttää myös omaa tunnustaan. Jos tunnus on 3 vuotta käyttämättä se lukittuu. Tällöin sen avaamisen tarvitaan pankkitunnusta tai käyntiä verovirastossa, jos myöhemmin tarvitaan esim. uusia valtuutuksia tilitoimistolle tai muulle taholle. Katso –tunnisteen käyttökin kuitenkin laajenee koko ajan ja sitä tulevat tulevaisuudessa käyttämään yhä useammat tahot. Myös yksityishenkilöt tulevat tänä vuonna samaan mahdollisuuden katsotunnisteen luomiseen itselleen toisen tahon valtuuttamista varten. Ikävä kyllä myös verohallintoa kiusaa määrärahojen puute, jolloin on mahdollista tehdä vain se mikä on välttämätöntä.

Julkisen hallinnon aika- ja rahapulaan toivottavasti auttavat erilaiset meneillään olevat hankkeet, joihin syvennyn nyt kun en enää kirjoita katsosta tai verotilistä, ellei niissä tapahdu jotain uutta ja ihmeellistä 

Tiellä aitoon sähköiseen raportointiin

Taloushallintoalan suurin vuosittainen tilaisuus, Taloushallintoliiton Tili- ja veropäivät ovat tältä vuodelta ohi. Kahden päivän aikana alamme ihmiset voivat saada paljon kun osaavat hyödyntää tilaisuuden. Päivien luennot olivat tänäkin vuonna ajankohtaisia ja tili-ihmisille tärkeitä asioita käsitteleviä. Luentojen lisäksi osallistujilla oli jälleen kerran mahdollisuus keskustella ajankohtaisista asioista tai ihan vain muuten vaihtaa kuulumisia kollegoiden kanssa, monelle se on tärkeä lisä päivien antiin. Tutustumalla Taloushallintoliiton yhteistyöjäsenten monipuoliseen tarjontaan, moni sai uusia ideoita toimintatapoihinsa tai uusiin hankintoihinsa, tuttujen palveluntarjoajien henkilöiden kanssa on myös mukava vaihtaa kuulumisia vähintään tämän kerran vuodessa.

Sähköisestä taloushallintoa harkitsevilla tai sitä jo aloittaneilla oli mahdollisuus maanantai-illan päätteeksi nauttia ohjelmistotalon tarjoamasta tarjoilusta ja ohjelmiston tuote-esittelystä mukavassa ilmapiirissä. Maanantain luentojen lopuksi Finlandia-talolla voi myös seurata uusien KLT kirjanpitäjien juhlahetkeä kun he saivat vaativan tenttiponnistuksensa onnistumisesta tunnustuksena KLT-merkin ja -kirjan. KLT-tutkinnon saavuttaneita oli mahdollisuus juhlia myös KLT illallisella. Päivien aikana oli mahdollisuus molempina päivinä kysyä myös tili-ihmisten arkeen vuoden alussa tulleista uusista asioita, Katso-tunnistautumisesta sekä Verotilistä. Toisena ständinä Finlandia-talon ala-aulassa oli FIA projektin raportointikoodistoa esittelevä osasto. Raportointikoodistosta kiinnostuneet saivat tilaisuuden kuunnella asiasta myös Vuokko Mäkisen lyhyen ja selkeän esittelyn lounaan yhteydessä.

Tili- ja veropäivät aloittavat vuosittain sen ajan jolloin tilitoimistot ja kaikki taloushallinnon kanssa tekemisissä olevat tekevät suurimman paineen alla töitään. Palkkahallinnon vuosi-ilmoitukset, osinkoveroilmoitukset, tilinpäätökset ja tuloveroilmoitukset täyttävät arkemme. Siinä samassa hoidamme normaalit rutiinit niin palkka- kuin taloushallinnossakin. Esitelty raportointikoodisto tulee muuttamaan tili-ihmisten raportoinnin arkea, toisten enemmänkuin toisten, riippuen mitä menetelmiä he käyttävät tällä hetkellä. Kun käytämme taloushallinnossa ohjelmistoa jossa käytetään raportoinnin apuna raportointikoodistoa se mahdollistaa oikean sähköisen raportoinnin verottajalle, kaupparekisteriin, tilastokeskukseen, rahoittajille ja minne muualle vain yhdessä haluamme sen sitä tekevän. Kun ohjelmiston käyttämä tilikartta on koodattu raportointikoodistoon, se tuottaa aitoa sähköistä sanomaa kaikkien tahojen käyttöön.

Osa tilitoimistoista lähettää veroilmoitukset ja kaiken muunkin viranomaisraportoinnin paperilla. koodisto mahdollistaa heille helpon tavan siirtyä kerralla sähköiseen ilmoittamiseen. Osa toimistoista lähettää veroilmoituksen sähköisesti joko syöttämällä luvut lähetysohjelmaan tai siirtämällä tiedoston kirjanpito-ohjelmistosta lähettävään ohjelman. Kummassakin tapauksessa tuloslaskelma ja tase lähetetään pdf tiedostona ilmoituksen mukana. Muut viranomaisraportit siirtyvät suurimmalla osalla pääosin papereilla. Pdf tiedosto ei ole sähköinen raportti. Sähköisen veroilmoituksen mukana lähetettävä pdf tiedosto on yhtä vähän sähköinen tuloslaskelma tai tase kuin sähköpostin liitteenä lähetetty pdf lasku on sähköinen lasku. Lasku ei ole sähköinen koska sitä ei voida käsitellä tai sen tietoja siirtää jatkokäsiteltäväksi ilman tulostusta tai käsittelyä tunnistusohjelmia.

Hallinnollisen taakan vähentäminen on EU-tasoinen tavoite, jota tämän koodiston mahdollistama aito sähköinen raportointi tulee mahdollistamaan. Nyt lähettämämme pdf tiedostot tai paperilla lähettämämme tilinpäätökset skannataan tunnistusohjelmilla verohallinnossa jotta niiden tiedot voidaan käsitellä sähköisesti. Verohallinto lähettää pdf tiedostot kaupparekisteriin joka taas tekee saman käsittelyn omilla ohjelmillaan, tilastokeskus omillaan, rahoittaja omillaan…lista on loputon. Jokainen viranomaistaho tarvitsee erilaisia tietoja ja niiden käyttämät ohjelmat ovat erilaisia. En osaa edes kuvitella miten monia ihmistyövuosia tähän turhaan työhön on jo kulutettu. Ja paljonko siihen vielä tullaan kuluttamaan, ellei asialle tehdä jotain. Onneksi nyt on tehty. Meillä ammatti-ihmisinä ja toisaalta yksityisinä veronmaksajina on velvollisuus tehdä jotain ja oikeus saada yhteiskunnan varoja käytettäviksi hyödyllisimpiin asioihin. EU tason vaatimus hallinnollisen taakan vähentämisestä joka maassa suhteessa saman verran, on helppo toteuttaa maissa joissa käytetään shekkejä, joissa ei ole viitenumeroita tai joissa osa Suomessa jo kauan olleista sähköisistä automatisoinneista on vielä tulevaisuutta. Mutta Suomen on tehtävä jotain oikeasti hallinnollista taakkaa vähentävää, mikä on mielestäni todella hyvä juttu.

Me taloushallinnon ammattilaiset voimme tehdä paljon tämän asian edistämiseksi. Antamalla yhteisvoimin selkeän viestin taloushallinnon ohjelmistojen valmistajille että haluamme ohjelmien käyttävän raportointikoodistoa raportoinnin perustana, siirrämme vastuuta heille tehdäksemme hyvä teon tulevaisuudelle. Pois turha tulokseton työ ja samalla hiilijalanjälkemme pienenee. Sen olemme velkaa tuleville sukupolville, lapsillemme, lapsenlapsillemme ja heidän lapsilleen….

Katson jälkimaininkeja

Joulukuun 15 päivä oli ja meni, Katso -tunnistautumiseen liittyviä asianhoitajavaltakirjojen Excel taulukoita ladattiin, jos ladattiin. Kyseisenä päivänä ja vielä seuraavana palvelu tökkäsi meidän tili-ihmisten intoon ladata taulukoita, yhdistettynä inhimilliseen virheeseen palvelua tuottavassa tietotalossa. Lisämausteensa toivat virheelliset, sinänsä ihan oikeat taulukot, jotka oli tallennettu uusimpaan Excel–muotoon. Palvelu kun ei kykene lukemaan uusimpia taulukoita.

Yritysten ja erehdysten kautta moni onnistui taulukkonsa lataamaan ja asiakkaat valtakirjansa hyväksymään. Toki monella oli ongelmia vielä seuraavanakin päivänä. Mutta kun palveluun ladattavien taulukoiden ajoja jaksotettiin tilitoimistojen y-tunnusten mukaan, lataukset alkoivat sujua, kaikki kun eivät olleet yhtä aikaa linjoilla.

Oman toimistomme noin 400 valtakirjasta maanantaihin 21.12.2009 mennessä oli asiakkaan ja viranomaisen hyväksymänä vahvistettu reilu kolmannes. Osa odottaa vielä päämiehen, eli asiakkaamme hyväksyntää, osa viranomaisen hyväksyntää henkilöllisyyden tarkistamisen jälkeen.

Meillä oli noin 70 asiakasta, joilla ei ollut omaa sähköpostiosoitetta tai jotka eivät halunneet saada ko. valtakirjaviestiä omaan osoitteeseensa. Osa näistä on sellaisia, joilla ei ole pankkitunnisteita, heidän valtakirjasähköpostinsa me tulostimme ja lähetimme heille, jotta he voivat käydä verovirastossa, osa tulee toimistoomme hyväksymään valtakirjansa. Näitä asiakkaita meidän on vielä kutsumatta toimistoomme varmasti noin 30-40. Kutsuimme jo muutaman ennen joulua, mutta kun samaan aikaan neuvoimme puhelimessa asiakkaita jotka tekivät itse hyväksyntää, päätimme jättää suurimman osan joulun jälkeiseen aikaan. Nyt meillä on kalenterissa katso -tapaamisia niillä kahdella jotka näitä vahvistuksia toimistossamme asiakkaiden kanssa tekevät. Alkuhässäkän jälkeen kaikki on lähtenyt ihan kivasti käyntiin ja sujunut mukavasti.

Viikkoa ennen joulua, perjantaina oli jo 380 tilitoimistoa ajanut valtakirjataulukoita sisään palveluun ja siellä oli 34.000 valtakirjaa. Joten iloksemme voimme todeta että palvelu toimii kaikista alkuhässäköistä huolimatta. Ja uskon että jokainen halukas saa tilitoimistonsa taulukon sisään ja valtakirjat hyväksyttyä, vaikka aluksi olisi jotain hankaluuksiakin. Tietoteknisissä ratkaisuissa on aina vastassa jotain, mutta me ratkaisemme tilitoimistoissa päivittäin vaikeita pulmia, selviämme tästäkin.

Toki ongelmia varmasti vielä on, jollekin taulukon lataaminen tulee varmasti vieläkin olemaan haaste. Pieniä virheitä sattuu varmasti ihan vain sen takia että on ohittanut jonkun ohjeen, tyypillisimpiä kompastuskiviä ovat ne tilanteet, joissa asiakkaalla on jo katso–tunniste tai oma taulukko on liian uutta Exceliä. Excelin voi tallentaa vanhempaan versioon, jos se ei tunnu auttavan, kannattaa ladata uudelleen Veron tai Taloushallintoliiton sivuilta taulukko ja siirtää kopioimalla omat tiedot siihen, kuitenkin niin, että liittää vain arvot, ei kaavoja tai määrityksiä. Jos Excel on muuttanut 0–alkuiset postinumerot lyhyemmiksi poistamalla nollat, voi sen sarakkeen muotoilla niin että kaikki on tekstiä jolloin nollatkin pysyvät. Jos asiakkaalla on jo katso–tunniste, asiakas on jossain vaiheessa hankkinut itselleen ns. aidon katson. Tällöin tilitoimiston on pyydettävä asiakasta valtuuttamaan toimistonsa, valtakirja ei enää sovi käytettäväksi.

Excelin täyttämisessä on huomattavaa, että jos asiakkaan kanssa keskustellessa tullaan siihen tulokseen, että yhden henkilön hyväksyntä tälle valtakirjalle riittää, näin voi toimia vaikka normaalisti kaupparekisterin määräyksen mukaan nimenkirjoitusoikeutetuista tarvittaisiin useampi yhtä aikaa. Tämä helpottaa taulukon täyttämistä ja ennen kaikkea niiden tietojen etsimistä ja käytännön sähköpostihyväksyntää. Tässä kohdin pitää tietysti taulukon allekirjoittajien määrän tämän asiakkaan kohdalla olla taulukossa myös yksi. Jos asiakkaan riville syötetään jokin muu määrä niin silloin palvelu edellyttää tämän määrän ihmisten hyväksymistä.

Ulkomaalaisten yritysten, joilla siis ei ole Suomessa allekirjoitusoikeutettua henkilöä, tällä ei ole Suomen henkilötunnusta tai ei edes käy Suomessa, niiden kohdalla tunnistusmenettely valitettavasti on vielä kesken. Viivästykset johtuvat osin siitä että asian suunnittelu ja käytännön toteutuksen mietintä jäi varsinaisen toiminnon mietinnän jalkoihin. Mutta pääosin viivästys päämenettelyyn nähden johtuu tietoteknisistä syistä. On vaikea ymmärtää miten hienojakoista työtä tämän kaltaisen palvelun tekeminen tietoteknisesti on. Siinä on niin monta asiaa joiden pitää toimia yhteen ja erikseen. On otettava huomioon lukuisia yksityiskohtia ja etukäteen pyrittävä eliminoimaan niitä tilanteita joissa käyttäjä voi tehdä toisin kuin on ajateltu ja saa sillä järjestelmän toimimaan toisin. Kaikki pitäisi etukäteen miettiä, torjua ja testata. Ja samaan aikaan miettiä että kaiken pitää toimia, ei ainoastaan joustavasti tietoteknisessä mielessä vaan samanaikaisesti täyttää verotuksen tarpeet ja lakisääteisen salassapidon.

Ulkomaalaisille yrityksille tarkoitetusta menettelystä voi lukea jo nyt www.vero.fi/katso ja sieltä yläpalkista kohdasta ”ulkomaalaiset toimijat” Tuotantoon palvelu tullee helmikuussa. Paniikkiin ei ole kuitenkaan syytä aikataulullisesti, varsinkaan jos on käyttänyt ennen ns. tilitoimistokatsoa näiden asiakkaiden kohdalla. Se toimii ilmoitusten lähettämisessä 30.6.2010 asti, joten valtakirjan ehtii tehdä heillekin valmiiksi ennen sitä.

Yhtenä valtakirja-asiana on pohdittu miten menetellä kun valtakirjalla asiakas antaa kaikki valtuuden tilitoimistolle eikä näin voi itse käydä tarkistamassa verotiliään. Ensimmäisen vuoden ajan asiakas saa paperilla tiliotteen joten tämä ei ole ongelma. Tiliote kannattaa edellyttää mukaan kirjanpitoaineistoon, vaikka toki tilitoimisto saa sen näkyviin verotilipalvelustakin katso -tunnisteillaan. Vielä ensimmäisen vuoden jälkeenkin tiliotteen saa postitse paperilla jos asiakas niin haluaa, sen voi tilata verohallinnolta. Mutta ensi keväänä, kesällä ehkä, voi asiakkailta kysellä haluavatko he itse seurata jatkossakin tiliotetta, paperilla tai sähköisenä. Jos paperilla sen tilaaminen käy nopeasti. Jos taas sähköisesti näiden asiakkaiden kanssa voi tehdä aidon katson. Valtakirjassa annetut roolit siirtyvät suoraan eikä muuta tässä kohdin tarvita. Jos myöhemmin tulee uusia rooleja, asiakasta on ohjattava tekemään valtuutus siihen asiaan tilitoimistolleen.

Moni asiakas saattaa kuitenkin tässä kohdin sanoa, ettei halua itse seurata tiliotettaan aktiivisesti, jolloin asiakas ulkoistaa seurannan tilitoimistoon. Tilitoimiston pitää muistaa sopia asiakkaan kanssa tarkasti seurannan ehdoista ja hinnoista. On huomioitava perusseuranta, huomautusten välittäminen asiakkaalle ja muuta mahdolliset asiat joita seuranta voi tuoda tullessaan.

Toivottavasti jokainen tilitoimisto on muistanut tehdä palkkahallinnon asiakkailleen myös Kelan valtuutuksen joko aitona tai liitettynä valtakirjaan. Asiakkaallehan se ei aiheuta kuin joko pari rastia lisää aidossa katsossa tai toisen valtakirjan hyväksymisen valtakirjamenettelyssä. Kelan asioiden hoito sähköisesti kannattaa valita ehdottomasti, Suomessa Kelalla on hyvät sähköiset palvelut. Paperiseen vaihtoehtoon nähden ne helpottavat hakemusten täyttöä sekä tehtyjen hakemusten arkistointia. Lisäksi sähköinen hakemus nopeuttaa käsittelyä ja näin myös rahan saamista asiakkaalle. Parilla sanalla sanoen: parempaa asiakaspalvelua.