Tilitoimistosta Taloushallinnon palvelukeskukseksi - mitä mieltä sinä olet?

Tänä päivänä tilitoimistoala näyttää lukujen valossa:
Alan liikevaihto 1 mrd € ja kasvaa vuosittain 2-3%, kate ei ole kovin iso, mutta voi johtua osittain myös siitä, että liikevaihdossa on tavallaan läpilaskutuksena ohjelmistotalojen veloituksia. Trendi on ollut jo jonkin aikaa se, että isot toimistot ostavat pienempiä toimistoja. Tilitoimistot työllistävät nyt noin 12000 henkilöä, automaatio on tulossa alalle hyvää vauhtia – millaiseksi muuttuvat työtehtävät?

Ne eivät varmasti vähene, mutta muuttuvat varmasti.

Vaikka teen tätä työtä koska pidän siitä, on mukavaa piristystä kun asiakas kiittää kukkasin

Tulevaisuus

Mitä tilitoimistoala on huomenna ja sen jälkeen? Vaihtoehtoja on monta. Onko niin että ohjelmistotalot ohittavat tilitoimistot ja myyvät ratkaisunsa suoraan yrityksille? Uskotko että näin tulee käymään entistä laajemmin ja myös pk-yritysten kanssa? Vai syntyykö vastapainoksi isoille yrityksille pieniä, yhden tai kahden hengen yrityksiä alalle? Monet nuoret haluavat olla itsenäisiä ja päättää itse omista asioistaan ennen kuin olla isojen toimijoiden osana.

Onko niin että kun toimistot ovat isoja, niissä on monenlaista osaamista ja syvempää osaamista vaativat tehtävät mahdollistavat myös korkeamman tuntihinnan laskuttamisen näistä palveluista? Nouseeko alan hintataso tätä myötä, mitä mieltä olet?

Olkaamme asiakkaan luottamuksen arvoisia, luotetaan myös itsemme!

Kirjanpitäjän rooli

Kirjanpitäjän tulee edelleen kuitenkin muistaa olevansa se joka auttaa asiakkaansa yritystä saavuttamaan hyvän taloudellisen tilan ja mahdollistaa neuvoillaan yrittäjän vaurastumisen mahdollisuuksien mukaan. Kun kirjanpitäjä toimii hyvin, hän synkronoi tekemisensä yrittäjän vuosikelloa peilaten ja hyödyntää erilaisia ohjelmia ja työkaluja voidakseen luoda asiakkaalleen lisäarvoa.

Se että kirjanpito on valmiina oikein ja ajallaan on jo itsestäänselvyys, tietotekniikka mahdollistaa sen automatisoinnin asiakkaasta riippuen hyvinkin pitkälle. Kaikki lakisääteinen kirjanpito, raportit ja maksut verohallinnolle on mahdollista käytännössä automatisoida, palkanlaskennankin rutiinit hoituvat pitkälle automatiikalla. Mutta apua yrittäjä tarvitsee yrityksen lukujen valossa pohdintaan. Apua pitkän aikavälin kehittämiselle. Tähän apuna on budjetointi ja välitilinpäätökset, joissa budjettia verrataan ja oikaistaan tulevaa mennen perusteella. Kirjanpitäjä auttaa vuosibudjetin laadinnassa ja tavoitteiden asettamisessa verosuunnittelua unohtamatta. Tilikauden päätyttyä tilinpäätösanalyysikin voi olla hyödyllinen johtamisen apuväline, vaikka siinä katsotaankin taaksepäin.

Mitä enemmän rutiineja voidaan automatisoida, sitä enemmän aikaa kirjanpitäjällä riittää yritystoiminnan raportointiin ja neuvontaan, kuten kassavirtalaskelmiin ja avainlukujen analysointiin. Hän voi hoitaa tarvittaessa myös erilaisia neuvonantoprojekteja, kuten esimerkiksi sukupolvenvaihdokset ja yritysjärjestelyt. Tämä kuitenkin edellyttää sitä, että asiakas ymmärtää kirjanpitäjän arvon yritystoiminnan johtamisen apuna ja on valmis maksamaan näistä palveluista. Näin kirjanpitäjällä on mahdollisuus varata rutiinien automatisoinnista säästynyt aika yritykselle ja sen kehittämiselle ilman että hänen pitää ottaa säästyneen ajan puitteissa lisää asiakkaita. Uskotko että tulevaisuudessa asiakkaat ymmärtävät tämän palvelun arvon ja ovat valmiit maksamaan siitä?

Omat palvelut ja osaaminen on myös uskallettava ja osattava hinnoitella

Henkilöstöhallinto tilitoimiston palveluna

Tilitoimisto voi auttaa yritystä myös tarjoamalla palkanlaskennan rutiinitöiden lisäksi henkilöstöhallinnon palveluita. Lakisääteisen palkanlaskennan automatisointi tarjoaa palkkahallinnon asiantuntijalle mahdollisuuden osallistua sairauspoissaolojen, työajan ja ylitöiden seurantaan unohtamatta loma-ajan seurantaa tai muita vapaa-ajan poissaolojen seurantatehtäviä. Hän voi myös tarjota apuaan lomautusten keston seurantaan ja suunnitteluun.

Pidemmälle omaa ammattiosaamistaan kehittäneet henkilöstöhallinnon asiantuntijat tilitoimistoissa voivat auttaa myös työoikeus- ja sopimusasioissa, miettiä erilaisia koulutus- ja kehityssuunnitelmia, palkkamalleja tai auttaa irtisanomisprojekteissa tai vaikkapa YT-neuvotteluissa. Tilitoimistoissa työskentelee ihmisiä, joiden osaaminen on hyvinkin laajaa, kun heidän kanssaan keskustelee henkilöstöhallinnon asioista. Heillä on lisäksi halua ja kykyä kehittää osaamistaan entisestään, jos asiakkailla on näitä tarpeita.

Taloushallintoliitolla on paljon koultuksia, joissa osaaminen paitsi kasvaa, myös laajenee

Tilitoimistojen työ muuttuu

Kaiken kaikkiaan tilitoimistossa työskentelevän työ ei lopu, mutta se muuttuu. Kun itse aloitin 30 vuotta sitten, oli tilitoimisto työympäristönä aivan toisenlainen. Se on ollut sitä vielä ihan lähiaikoinakin, monissa paikoin on edelleen. Nyt ja menneisyydessä hyvä kirjanpitäjä ja palkanlaskija on luonteeltaan hyvin numero-orientoinut ja hänen kykynsä keskittyä yksityiskohtiin on käsittämättömän hyvä. Kirjaussäännöt ja niiden soveltaminen ovat hyvin hallinnassa, hän osaa analysoida tapahtunutta uskomattoman tarkasti oikein.

Mutta näillä ominaisuuksilla ei ole enää niin kovin kysyntää tulevaisuuden tilitoimistossa, joissakin tämä tulevaisuus alkaa olla totta jo nyt, tänä päivänä. Hyvä kirjanpitäjä tai palkanlaskija on muuttunut asiakaspalvelijaksi, johon tarvitaan aivan erilaista kykyä, on kyettävä näkemään kokonaisuuksia ja ymmärrettävä numeroiden sijaan asiakasta. Liiketoimintaympäristö on hallittava ainakin riittävällä tasolla, on osattava käyttää hyväksi tietoa yrityksen menneestä sekä ympäristöstä ja ennustettava tulevaa.

Mikään ei ole niin helppoa kuin menneen ennustaminen, mutta nyt meidän tulisi kyetä ennustamaan myös tulevaa. Oltava asiakkaamme apuna. Nähtävä liiketoiminta myös hänen näkökulmastaan ja autettava niillä tiedoilla ja taidoilla joita meillä on. Ja niitä meillä on paljon. On vain uskallettava murtautua entisistä kaavoista ja tarjottava apua asiakkaalle yrityksen toiminnan kehittämisessä.

Hoidan itse melko pieniä yrityksiä, mutta yritän tarjota apuani aina kun näen sen mahdolliseksi. Totta kai asiakkaan on yrityksiä jotka eivät tarvitse neuvojani, koska heidän liiketoimintansa on sellaista, että se toimii hyvin vuosi toisensa jälkeen samanlaisena – joissakin toimialoissa sekin on mahdollista. Mutta suurin osa toimialoista kehittyy ja kilpailu kiristyy. Siinä tilitoimiston apu on korvaamatonta. Uskaltakaamme vain tarjota sitä!

Tilitoimiston rooli ohjelmistohankinnoissa

Toinen asia johon tilitoimiston kannattaa ottaa aktiivinen rooli on asiakkaan ohjelmistohankinnat. Kun asiakas siirtyy käyttämään ohjelmistoa, jolla seurataan tuotantoa tai työaikaa, on hyvä olla hereillä. Se että laskutus ja ostolaskujen kierrätysjärjestelmät sopivat yhteen tilitoimiston ohjelmistojen kanssa, alkaa olla jo itsestäänselvyys, mutta myös muiden ohjelmistojen kanssa tulisi olla valppaana. Kun kaikki yhteensovitetaan kokonaiskustannus laskee, toiminta on tehokasta ja aikaa vapautuu muuhun – siihen mikä oikeasti auttaa yritystä kehittymään ja pärjäämään markkinoilla. Näin voidaan myös rakentaa järkevä järjestelmä jossa kontrollit toimivat niin että aina joku huomaa, jos osassa ketjua on tapahtunut poikkeama.

Tilitoimiston henkilökunta osaa myös useimmiten helpommin keskustella ”samaa kieltä” ohjelmiston toimittavan yrityksen kanssa. Jotta tilitoimisto tietää milloin asiakas on hankkimassa uusia järjestelmiä ja mitä hän niiltä odottaa ja mitä tarvitsee, on tilitoimiston oltava perillä asiakkaansa toiminnasta. Kokonaisprosessin onnistumiseksi on tärkeää, että taloushallinnon asiantuntijan ja asiakasyrityksen henkilöiden välillä on luottamukselliset välit. Asiakkaan on koettava, että tilitoimisto ja hänen oma yhteyshenkilönsä on aidosti kiinnostunut siitä mitä yritys tekee ja miten sillä menee, mitä se haluaa tehdä ja mitä olla tulevaisuudessa.

Aikaa on käytettävä kouluttautumisen lisäksi myös asioiden seuraamiseen ajantasaisesti

Apua kehittämiseen

On tutkittu ja yllättävästi todettu että hyvin harva työntekijä, esimies tai jopa johtaja tietää mihin suuntaan yritys oikeasti on menossa. Tässä on se kohta, jossa taloushallinnon asiantuntijan tulee astua kuvaan. Yleensä yrityksen liiketoiminnan kehittäminen ei ole helppoa, liikkeellelähtö on hidasta ja työlästä kun ei oikein tiedetä mistä aloittaa, on vaikea päättää mikä olisi se ykkösjuttu jota pitäisi kehittää. Henkilöstöä ei monessa yrityksessä saada kunnolla mukaan, yritetään kehittää vähän kaikkea ja kehitystyö kaatuu omaan mahdottomuuteensa, nekin joita kehittäminen ensin kiinnosti, kyllästyvät.

Siksi tilitoimiston on nyt ja entistä enemmän tulevaisuudessa, satsattava liiketoiminnan kehittämisen ja sen jalkauttamisen osaamiseen. Näitä taitoja on taloushallinnon ihmisten kehitettävä itsessään entistä enemmän ja pidemmälle. Tilitoimiston on oman osaamisensa lisäksi helppo tarjota asiakkaalle myös kehittämiseen tarvittavat työkalut ja joustavat resurssit. Tilitoimiston tulisi kehittää omaa palvelukonseptiaan tulevaa varten, niin että se tietää asiakkaidensa pidemmän ajanjakson tavoitteet ja jos asiakas ei ole niitä itse ajatellut, herätellä ajattelemaan ja suunnittelemaan.

Tilitoimiston on hyvä myös ymmärtää mitä on asiakkaan tosiasiallinen liiketoiminta, mitä se myy? Ja yhtä tärkeää on miettiä ja ymmärtää mikä tai mitkä ovat asiakkaan tulevaisuuden kehittämisen painopisteet. Kun nämä asiat ovat tilitoimistossa tiedostettu, on sillä mahdollisuus tarjota omia palvelujaan asiakkaalle, noudattaen samalla asiakkaan vuosikelloa palvelujen tarjoamisessa. Mielenkiintoista on se, että kun tilitoimisto lisää omiin palveluihinsa asiakasneuvontaa ja tarjoaa yrityksen kehittämisen palveluita, se samalla tuo omaan liikevaihtoonsa lisäystä ja kehittää omaa toimintaansa!

Niin helppoahan se on - periaatteessa 😅

Tilitoimistolla on etulyöntiasema konsultteihin verrattuna

Moneen muuhun yrityksen toiminnan kehittämisen tähtääviä palveluja tarjoaviin tahoihin verrattuna tilitoimistolla on etulyöntiasema. Me tilitoimistossa tunnemme jo asiakkaamme, meillä on asiakasyrityksen luvut halussa ja suhde asiakkaaseen on luottamuksellinen.  Taloushallintoliiton nykyinen toimitusjohtaja, Antti Soro usein muistuttaa puheessaan siitä miten erikoisessa, positiivisella tavalla ainutlaatuisessa asemassa tilitoimistot ovat. Jos konsultti ottaa yhteyttä asiakkaaseen, menee aikaa ennen kuin tämä on tutustunut kaikkeen mitä yrityksestä tulisi tietää ja hän joutuukin usein tekemään työnsä vajailla tiedoilla, osin tietämättä sitä. Hänen on luotava suhde alusta. Kuten Antti sanoo, yritys ei aina halua edes vastata puhelimeen, mutta tilitoimiston soittoon tämä vastaa aina. Miksi silti niin usein konsultit saavat kehittämisprojektit joissa tilitoimistot sitten toimivat vain lukujen toimittajina? Onko sinulla jotain ajatuksia miksi?

Nyt meidän viimeistään on opittava näkemään laajemmalle ja kauemmas

Se kehitämmekö toimintaamme taloushallinnon alalla, on pitkälti kiinni meistä itsestämme.

Toki aivan varmasti perinteisellä tilitoimistolla, jopa sillä joka tekee kirjanpidon alusta asti paperilla, on vielä useita vuosia kysyntää, ainakin pienemmillä paikkakunnilla. Jos tilitoimiston omistajatahon suunnitelmissa on luopua koko toiminnasta muutaman vuoden kuluessa, heidän ei tarvitse miettiä tätä asiaa. Mutta isolla osalla tilitoimistoja on nyt edessä tilanne jossa pitää sanoista siirtyä tekoihin. On aika muuttua taloushallinnon palvelukeskuksiksi – itse olen omaa tilitoimistotoimintaani jo pitkään kutsunut sillä nimellä. Teen lakisääteistä palvelua niille, joille se on se mitä he haluavat. Mutta kaikki ne asiakkaani jotka haluavat hyötyä siitä valtavasta määrästä tietoa jota minulla on ja jota olen valmis heidän hyväkseen käyttämään, saavat minulta palvelua jossa ”sotkeudun” pitkällekin heidän yritystoimintaansa. Koen taloushallinnon työssä motivoivaksi juuri sen, että asiakas tarvitsee minua ja osaamistani.

Kun asiakkaan luottamus on saavutettu, on oltava sen arvoinen.

Miten sinä näet tulevaisuuden, mitä haluat tehdä, missä työskennellä?

Millaisessa taloushallintopalveluja tarjoavassa yrityksessä itse haluat työskennellä tulevaisuudessa? Näetkö että sinulla olisi mahdollisuus ja kiinnostusta entistä enemmän tulevaisuudessa keskittyä neuvomaan asiakkaittasi? Vai haluatko tehdä perinteisesti taloushallintoa niin kauan kuin mahdollista? Siinäkään ei ole mitään häpeämistä, emme me kaikki tykkää samoista asioista.

Entä haluatko työskennellä pienessä yksikössä vai olla osa jotain isompaa? Millaiseksi sinä uskot taloushallinnon tulevaisuuden muodostuvan ja missä osassa haluat siinä olla?

Aurinkoisia ajatuksia teille kaikille!

Koko alan tulevaisuutta miettien

Riikka

ps. 

Haluatko lukea tai kuulla ajatuksiani aina kun niitä julkaisen?

Kirjoitan tänne monenlaisia kirjoituksia, yrityselämästä, tilitoimistosta, kursseista ja tapahtumista, jos haluat saada tiedon kun olen julkaissut uudet kirjoituksen, klikkaile itsesi lukijaksi.

Julkaisen myös erilaisia linkkejä muiden kirjoituksiin ja tekemiäni videoklippejä saman tyyppisistä aiheista Facebookissa nimellä Taloushallinnon asiantuntija Riikka Lehtinen, tykkäämällä sivusta saat tiedon linkkaamistani asioista

Teen videoita ajankohtaisista talous- ja palkkahallinnon asioista tai muuten vaan yrittämiseen liittyvistä jutuista tai käydyistä koulutuksista, ne löytyvät myös YouTubesta nimellä Riikka Lehtinen, voit tilata kanavani, niin näet aina uusimmat päivitykseni heti

PHT Koulutusohjelma 12 vuotta

Palkkahallinto on nykypäivänä tärkeä osa-alue tilitoimistojen palveluissa. On tärkeää, että palkoista ja koko henkilöstöhallinnosta huolehtii asiansa osaava ja aikaansa seuraava ammattilainen. Taloushallintoliitto on kouluttanut palkanlaskijoista PHT -asiantuntijoita jo 12 vuotta. Juuri tänään alkoi jo 13. vuosikurssi. Ohessa tunnelmia juuri päättyneen kurssin tentistä ja päätösjuhlasta. Arvostan jokaista tämän kurssin käynyttä hyvin korkealle. Kurssi 12 päättyi ja nyt jännätään tentin tuloksia. Kurssi 13 alkoi ja se on täynnä. Ensi syksyksi ehdit mukaan kurssiin 14 jos sinua kiinnostaa oppia palkkahallinnon asiantuntijaksi!

Original Sokos Hotel Pasila on aina kerran vuodessa se paikka, jossa yövyn näiden koulutus- ja tenttipäivien ajan. Siitä on lyhyt matka ja se on kiva hotelli. 😘

Suosittelen kokeilemaan jos et vielä ole kokeillut!

 Oli kyllä melkoinen nälkä, kun saavuin torstaina illalla tai oikeammin jo yöllä hotelliin, mutta onneksi ravintola oli vielä hetken auki ja ensi hätään nautin maukkaasta leivästä...

Varsinainen ruoka suli suussa. Voi että se oli hyvää! Uusia perunoita, kasviksia ja kevyesti savustettua lohta. 

Hotelli Pasilan Sevillan keittiö on kyllä super! 😋

Kiitokset hotellille myös siitä, että he siirsivät lauantain aamupalaa aikaisemmaksi, jotta kurssilaiset ehtivät nauttia sen rauhassa ennen koetta. Ja minäkin ehdin syödä. 😊Kiitokset myös niille kurssilaisille, jotka tajusivat kysyä tätä mahdollisuutta hotellista. 

Eteran auditorio odottaa...

Kaikki valmiina.

Taloushallintoliiton ihmiset osaavat kyllä asiansa.

Nopeasti on kaikki paperit oikeissa paikoissa, kurssilaiset sisään ja koe alkakoon...

Etera järjesti mukavasti pientä välipalaa koetta valvoville. 

Tällä jaksaa. Kiitos! 

Kukkakauppa on tuonut ruusut, kurssitodistukset ja kirjalahjat odottavat...

Niin kauniita ruusuja että piti ottaa kuva vähän lähempääkin. 

Ihan jokainen kurssin läpikäynyt on ruusunsa ansainnut. 

 Ruusut ja kurssitodistuksen värit sopivat kivasti yhteen

Rohtoja Raatajille on Heikki Peltolan uusin kirja. Se on kirjoitettu teemalla "Tuhat tapaa kohota" Heikki on mahtava tyyppi ja hengen nostattaja. Kurssilaiset saivat kuulla häntä perjantaina viimeisenä puheenvuorona ja jokainen heistä saa Heikin signeeramana omalla nimellään kirjan, jotta perjantain puheenvuoron ajatukset pysyvät mielessä vielä tämän viikonlopun jälkeekin. 😍

Ruusut odottavat

Kurssijuhlan puheet aloitti Päivi Nuolioja,

joka on ollut kurssilaisten tukena ja kurssin vetäjänä monet vuodet hyvällä fiiliksellä

Kannustavan ja asiantuntijoita arvostavan juhlapuheen piti 

Taloushallintoliiton toimitusjohtaja Antti Soro

Ja sitten otetaan kuvia. 

Hanna Huovinlahti, toinen kurssilaisten koko vuoden tukijoista kiipesi oikein tuolille saadakseen hyvä kuvan...

... upeista kurssilaisista

 Etera tarjosi alkuun kuohuvaa, malja oli helppo kohottaa näille upeille ja osaaville ihmisille!

Eteran lasikattoinen, valoisa ja kauniisti somisteltu tila odottaa, pian se täytyy iloisista ihmisistä ja puheensorinasta

 Eterassa on aina ollut hyvä ruoka, niin oli tälläkin kerralla

Kaunista, hyvää ja ihan terveellistäkin 

 Ja superhyvää... tämä katkarapusalaatti on jotain, joka vie kielen mennessään 😋

 Kyllä tässä ruokapöydässä kelpasi asioida. Upea juttu kun ihmiset opiskelevat, käyttävät aikaansa ja ahkeroivat. 
Hienoa kun Etera palkitsee heitä juhlavasti. 
Ja tosi kiva kun minäkin saan olla tässä mukana 😍

Punaista ja valkoista. 

Punaista en maistanut, mutta valkoinen oli juuri sellaista kun tämän ruuan kanssa sopi nauttia - ja vähän ruuan jälkeenkin 

Juustokakkua mansikoilla. Juustokakut ovat niin minun suosikkejani ja kun ne sitten ovat hyvin tehtyjä hyvistä raaka-aineista, ne ovat ihan supereita.

Ja omenahyvettä kylkeen, oi että voi olla hyvää!

Kiitos Etera!

Ja vielä kerran, onnea kaikille kurssin suorittaneille. 
Arvostan panostanne oman osaamisenne kehittämiseen, ahkeraa opiskelua ja aktiivista oppimista. Tunnollista lähipäiville osallistumista ja kollegiaalisia keskusteluja. 

Ihan jokaiselle teille: Onnea ja suuri kunnioitus!


Koulutusterveisin

Riikka

Kansallinen tulorekisteri - meillä ei ole varaa olla ilman

Olen ollut 30 vuotta tilitoimistossa työssä, palkkahallinto on muuttunut hurjan paljon sinä aikana. Silloin työ oli helpompaa, paljon yksinkertaisempaa. Muuttuvia määreitä oli paljon vähemmän. Aikataulut eivät olleet niin tiukkoja eikä sanktioita ollut samalla tavalla kuin nyt.

Kehitys on tuonut myös kiirettä

Palkkahallinnon kehityksessä valitettavasti on käynyt niin, että kerättävä tiedon määrä on lisääntynyt paljon. Ja koska sitä tietoa tarvitaan entistä tarkempana, ovat myös aikataulut kiristyneet. Kerran vuodessa palkkahallinnosta annetaan samaa tietoa hiukan eri paketissa monelle eri taholle. Tammikuu on palkkahallinnolle monessa tilitoimistossa tai yrityksen palkkahallinnossa niin kiireistä aikaa, ettei työrytmi kestä yhtään odottamatonta tapahtumaa. Sanktiot ovat kovat. Ne ovat kovat, koska se tieto tarvitaan henkilöverotuksen toimittamisessa. Kiireen keskellä tilanteen tekee ikäväksi lisäksi se, että on turhauttavaa kerätä ja lähettää samaa tietoa hiukan erilaisissa paketeissa. Lisäksi tehtävää vaikeuttaa se, että samat käsitteet merkitsevät eri yhteyksissä eri asioita.

Taloushallintoliitto etunenässä kehittämässä yhdenmukaisuutta

Olen itse ollut mukana Taloushallintoliiton toiminnassa kauan. Siitä kun aloimme pohtia miten hienoa olisi, jos sanasto olisi yhtenäinen ja kaikki voitaisiin lähettää vain yhteen paikkaan, on jo vuosia. Visioimme monenlaisia vaihtoehtoja tämän toteuttamiseksi. Puhuimme asiasta ja kerroimme kaikille mahdollisille tahoille, millaista rumbaa tanssimme näiden asioiden kanssa koko ajan. Ja miten turhauttavaa ja turhaa se on. Voisimme säästyvällä ajalla vaikka opetella tanssimaan sitä ihan oikeaa rumbaa :)

Samaan aikaan tähän turhaan työhön heräsivät myös viranomaistahot. He joutuvat skannaamaan dokumentteja tai pahimmassa tapauksessa heille sähköisesti lähetetty dokumentti tulostetaan ja skannataan oikeaan muotoon. Viranomaiset kysyvät tietoja toisilta viranomaisilta ja aikaa käytetään järkyttävän paljon siihen, että yrityksiltä kysytään tietoja, joita se on jo toimittanut jollekin toiselle viranomaiselle. Joskus käy myös niin että kaikki tiedot eivät välity oikeanlaisina perille ja niitä käytetään esimerkiksi sosiaalietuuksien laskemisessa, virhe tiedoissa aiheuttaa virheen etuuksissa.

Olikin upea juttu huomata, että vihdoin asioilla on mahdollisuus järkiperäistyä. Miten paljon alkuponnistusten jälkeen tulee säästymään turhaa työtä ja palkkahallinnon asiantuntijoiden aikaa vapautuu neuvontaan, ohjeistukseen ja toimintojen järkeistämiseen.

Moni on tämän kuvasarjan jo nähnytkin
Tässä palkkahallinnon kuukausiprosessi

Tässä vuosiprosessi

Koko palkanlaskijan työnkuva, jossa jää aivan liian vähän aikaa asiakkaan neuvonnalle.
Aika ymmärrettävää.
Kuten myös se että tämä työ ei tälläisenä nuoria kiinnosta.

Palkkakoodisto – Sanastotyö – Katre

Kun Taloushallintoliitto oli mukana kehittämässä kirjanpidon ja taloushallinnon avuksi koodistoa, syntyi ajatus, että myös palkkahallinto tarvitsee koodistonsa. Koodistoa alettiinkin työstää hyvässä yhteistyössä eri viranomaistahojen kanssa, erityiskiitos Verohallinnolle. Mukana resursseja tarjoamassa oli kiitettävästi myös Tieto. Palkkahallinnon koodistoa tehtäessä tapasimme useita tietojen vastaanottajatahoja, jotta pystyimme selvittämään mitä tietoja he tarvitsivat ja missä muodossa ne pitäisi saada. Kun koodisto alkoi olla siinä vaiheessa, että me jo hahmotimme sen toiminnan periaatteet, oli aika katsoa eteenpäin. Jotta koodisto voisi toimia, tarvitaan yhtenäinen sanasto. Jokainen palkkahallinnon kanssa toimiva tietää miten sama termi eri yhteydessä tarkoittaa eri asiaa. Tai samalle asialle eri laissa tai sopimuksessa voi olla eri nimi. Sanastotyö aloitettiin aivan alusta, alku olikin työläs. Työryhmää ajoi kuitenkin eteenpäin sen työn tärkeyden yhteinen ymmärrys. Jos ei ole yhteistä sanastoa, ei palkkakoodisto voi toimia tarkoituksenmukaisesti. Ja jos koodisto ei toimi on kansallisen tulorekisterin luominen liian työläs eikä se tulisi toimimaan. Usean vuoden työ sanaston ja palkkakoodiston parissa alkaakin nyt vihdoin kantaa hedelmää.

Kansallinen tulorekisteri valmistuu, hallinnollinen taakka pienenee 

    

Kansallinen tulorekisteri, Katre, on nyt vihdoin siinä tilanteessa, että sen teknisestä toteuttamisesta on annettu tarjouksia ja tulorekisteri ja sen toteuttaminen on lausuntokierroksella. Itse käytännön työtä tehneenä olin hämmästynyt, kun julkisuuteen tuli vastustavia kommentteja tahoilta, joiden olisi voinut kuvitella olevan tulorekisterin kannalla. Hän, joka laskee palkkoja ja altistuu joka vuosi siihen kiireeseen, jonka luonteen ja vaikutuksen ymmärtää vain, jos on siinä sisällä, tietää kyllä mitä tarkoittaa se, että vuosi-ilmoitukset poistuvat. Tai kun tietää laskevansa sellaisen henkilön palkkaa, jonka osa-aikaisesta työsuhteesta johtuen hänelle pitää todennäköisesti laatia palkkatodistus pidemmältä ajalta työttömyyskassalle tai Kelalle. Palkkahallinnon ihmiset tietävät miten työläs voi olla palkkatodistus useammalta viikolta joissa työssä on oltu riittävä tunti määrä. Yksi todistus voi viedä sitä laativalta yhden työpäivän, joskus enemmänkin. Yksi todistus! Hämmästyttävää on ollut näiden esiin tulleiden tahojen väite siitä, ettei palkkahallinnossa ole niitä tietoja, jotka on rekisteriin merkitty pakollisiksi tiedoiksi. Kaikki pakolliseksi määrätyt tiedot ovat tietoja jotka tarvitaan, kun palkkoja lasketaan.

Väite siitä, että hallinnollinen taakka lisääntyy tulorekisterin myötä, ei ole totta. On totta, että aluksi kun jokainen palkkahallinnon yksikkö tarkastaa omat järjestelmänsä, huolehtii prosessinsa ja toimintatapansa kuntoon sekä tiedottaa asiat palkkatietojen toimittajalle, niin varmasti on hetkellisesti enemmän työtä ja kustannuksiakin. Ja varmasti harmittaa, jos on ajatus olla alalla enää pari vuotta tulorekisterin voimaantulon jälkeen. Mutta hyödyt ovat kiistattomat, kun katsotaan eteenpäin. Palkkahallinnon työt jakaantuvat tasaisemmin, ihmisten ei tarvitse viettää alkuvuotta työssä yömyöhään. Kun työ jakautuu tasaisemmin myös virheet vähenevät. Tiedot ovat myös viranomaisten käytössä aikaisemmin, jolloin myös mahdolliset virheet ja väärinkäsitykset saadaan korjattua nopeasi. Lyhyen ajanjakson virheen etsiminen ja korjaaminen heti ilmoitusten jättäminen jälkeen on huomattavasti helpompaa ja tehokkaampaa, kuin koko vuoden tietojen tarkistaminen joskus pitkänkin ajan kuluttua ilmoituksen jättämisestä. Jokainen ymmärtää että poikkeaman löytäminen yhden maksukauden aineistosta heti sen päätyttyä on paljon helpompaa kuin koko vuoden aineistosta joskus reippaan puolen vuoden jälkeen suoritettu etsintä. Tämä on ehdottomasti myös palkansaajan etu.

Kaikki eivät selviä tulorekisteristä – väite perustuu isolta osalta tietämättömyyteen

On tuotu julkisuuteen ajatuksia siitä, että on olemassa yrityksiä, joissa palkanlaskenta hoidetaan käsin tai Excelissä.  Että heille tästä koituu lisää kustannuksia ja hallinnollista taakkaa. Tai että he joutuvat ulkoistamaan palkanlaskennan, kun eivät enää itse pysty sitä hoitamaan. Aivan varmasti on näitä yrityksiä. Mutta olen varma, että niitä ei ole niin paljon, kuin on julkisuudessa annettu ymmärtää. Tämä tieto vääristyy, kun asiaa kysytään yrityksiltä. Asiasta on toki puhuttu ja tulorekisterin toiminnasta on julkaistu tietoa, mutta silti uskon, että yrittäjän on vaikea ymmärtää mistä tai millaisesta muutoksesta oikeasti on kysymys. Perinteisesti ihmisen on helpompi vastustaa kuin puoltaa asiaa jota ei tunne, tai ymmärrä mitä käytännön toimia sen voimaantulo tarkoittaa. Moni ihminen on luonnostaan vastaan uusia asioita, varsinkin jos sen merkityksen hahmottaminen on vaikeaa.

Uskon että ne tilitoimistot jotka suhtautuvat vähemmän positiivisesti tulorekisteriin, eivät ole perehtyneet asiaan. Kuulin juuri pari viikkoa sitten kommentin, että jos ilmoitus lähetetään aina kun palkka maksetaan ja kuitenkin pitää maksu maksaa 12 päivä, niin sehän tarkoittaa, että työ vuoden aikana tuplaantuu. Ettei se auta, että vuosi-ilmoitus jää pois. Ihmettelin asiaa ja keskustelun jälkeen selvisi, että kun olimme tiedotuksessa puhuneet vuosi-ilmoitusten poistumisesta ja uudesta palkanmaksukohtaisesta ilmoittamisesta, olimme unohtaneet riittävän selkeästi puhua myös kuukausittain tehtävän kausiveroilmoitusten poistumisesta. Kun mainittiin että maksun eräpäivä ei muutu, oli kommentoijan ajatus, että näiden uusien ilmoitusten lisäksi lähetetään vielä kausiveroilmoitus, kun kerran maksukin maksetaan entiseen tapaan. Kysymys kuitenkin on vain maksamisesta, mitään kuukausi- tai vuosi-ilmoituksia ei sitten enää lähetetä. Jatkossa annaetaan vain palkanmaksukausittain laadittu ilmoitus.

Palkkahallinnon työkenttä järkeistyy ja asiantuntijat ehtivät tehdä muuta kuin rutiineja

Samaa tietoa ei tarvitse antaa kahdesti

Iso hallinnollisen taakan poistuminen tulee niistä tiedoista, jotka tulorekisteriin ilmoitetaan vapaaehtoisena. Tulevassa tulorekisterilaissa on määritelty, ettei viranomainen pyydä tietoa, joka on jo jollekin toiselle viranomaiselle annettu eli ilmoitettu tulorekisteriin. Poissaolot sekä muut vapaaehtoiset tiedot ovat niitä tietoja, joiden ilmoittaminen poistaa monen viikon palkkatodistusten laadinta tarpeen. Mutta jos ei halua näitä tietoja ilmoittaa palkanmaksukohtaisesti, voi olla antamatta. Silloin vaihtoehtoisesti annetaan tiedot viranomaisille silloin kun he niitä pyytävät. Kummalla tavalla sen haluaa tehdä, on oma valinta. Miten hallinnollinen taakka lisääntyy, kun itse voi valita?

Kun sitten mietimme niitä yrityksiä, jotka hoitavat palkanlaskennan Excelissä tai jopa paperilla, voivat käyttää ilmaista palkka.fi -palvelua. Tämä palvelu ei ole vielä paras mahdollinen, sitäkin kehitetään koko ajan. Sitä kuitenkin käyttävät jo nyt monet työnantajat, osa isojakin toimijoita. Toki tilanne voi olla myös se, ettei yrittäjä tai siellä palkkoja laskeva henkilö kykene tai halua palvelua käyttää tai hankkia niiden hoitamiseen tai uusia nykyistä järjestelmäänsä niin, että se toimisi tulorekisterin edellyttämällä tavalla. Se toki voi yksittäisen yrityksen kannalta olla harmittava tilanne. Kustannuksiakin voi syntyä, mutta kokonaisuuden kannalta yritys säästää aikaa ja aikahan tunnetusti on rahaa. Toki voi eteen myös tulla tilanne jossa palkanlaskenta on ulkoistettava. Ulkoistettaessa saadaan palkanlaskennan lisäksi ulkopuolinen asiantuntija, jolta voi kysyä palkkoihin liittyviä asioita. Tämä tuo yritykselle lisää tietoa ja resurssia. Kysymys on myös siitä, että maailma kehittyy ja ihmiset haluavat tietonsa reaaliaikaisena. Myös kesätöissä olevat opiskelijat ovat tyytyväisiä, kun Kela voi reagoida tuloihin heti eikä perimään liikaa maksettuja tukia takautuvasti takaisin.

Samalla henkilöverotus kehittyy ja jokainen saa realiaikasiesti tietoon omat ilmoitetut ansionsa

Alaa on kehitettävä, Katrella se onnistuu

Nyt julkisuuteen tulleet lausunnot puhuvat osittain asioista virheellisen tiedon perusteella sekä osittain lyhytnäköisesti, vain pientä ryhmää ja sen vastustusta tai mahdollisesti syntyviä kertakustannuksia kauhistellen. Mieleeni väkisin hiipii myös ajatus siitä että tämä voi herättää myös pelkoja. Juuri sen takia kun sen toimintaa ei ymmärretä. Mitä sitten kun osaamisen kenttää pitääkin laajentaa, kun rutiinien jälkeen jää aikaa myös neuvoa ja ohjata asiakasta. Se on uusi asia, mutta kokemuksesta voin sanoa että siitä saa työhönsä mielekkyyttä. Myös alana palkkahallinto kaipaa nostoa, kuka nuori haluaisi ryhtyä ensimmäisten kuvien kuvaamaan työhön? Kun taas se että työ koostuu vähästä rutiinista ja ja suurelta osin asiantuntijatyöstä, on se mitä nuoriso työltään toivoo. Katre pelastaa siis osaltaan myös koko palkkahallinnon alan! 

Kuulin joskus yhdellä luennolla lausuman, joka oli kuuleman mukaan autoa kehittäneen Henry Fordin sanoma: ”Jos olisimme kysyneet ihmisiltä mitä he haluavat, he olisivat halunneet nopeamman hevosen” Ford kuitenkin omasi kykyä miettiä laajemmin ja nähdä tulevaisuutta. Hän suunnitteli auton. Meidänkin alana ja yhteiskuntana tulee nähdä laajemmin. Tarvitsemme tulorekisterin, emme voi ajatella niin että jos muutamalle yksittäiselle yritykselle tulee kertaluontoisia kustannuksia, tuhlaamme mahdollisuuden vähentää koko yhteiskunnan kustannuksia. Meillä ei ole siihen varaa.

Katre on osa yhteistä hyvää tapaa toimia tulevaisuudessa.


Riikka

Palkkahallinto kehittyy kohti Kansallista tulorekisteriä

Kun itse aloitin työn tilitoimistossa noin 30 vuotta sitten, palkanlaskenta oli tilitoimistoissa se käytännössä lähes tuottamaton sivutuote. Sitä tehtiin kirjanpitoasiakkaille, kun haluttiin palvella asiakasta, eikä sitä pidetty mitenkään tärkeänä osana tilitoimistoammattilaisen työtä. Sitä tehtiin sivutyönä, käsin palkkakortteihin jotka laskettiin vuosittain yhteen ja tehtiin tarvittava ilmoitus verottajalle ja vakuutusyhtiöön. Harva asiakas lasketti palkkansa tilitoimistossa, moni hoiti sen itse, se oli silloin huomattavasti helpompaa kuin nyt, eikä siitä haluttu maksaa.

Kirjoitin Kansallisesta tulorekisteristä Vieraskynäkirjoituksen Taloushallintoliiton jäsenlehteen Saldoon. Kirjoitus oli lyhyehkö yhteenveto tulevasta, avaan alla vähän laajemmin kehityksen taustoja ja tulevaisuutta

PHT

Kun yli 10 vuotta sitten Taloushallintoliitto aloitti tilitoimiston palkanlaskijoille pitkäkestoisen koulutuksen PHT:n, (PalkkaHallinto Tilitoimistossa) ajatuksena oli että kaikki tilitoimistojen palkanlaskijat olisi noin kolmessa vuodessa koulutettu. Sillä hetkellä tilanne oli se. Ajateltiin että sen jälkeen koulutusta voitaisiin järjestää tarvittaessa vaikka joka toinen vuosi pienemällä ryhmällä. Tällä hetkellä kurssilla opiskelee 50 opiskelijaa ja syksyllä alkaa 12. kurssi. Palkkahallinto ja sen ammattilaiset ovat kehittyneet paljon kymmenessä vuodessa. Nykyisin palkkahallinto on todellisten ammattilaisten ala. Minulla on ilo olla mukana näillä kursseilla ja tutustua näihin ammattilaisiin. Laadin vuosittain heille kurssin loppupuolella palautettavan projektityön jossa testataan käytännön osaamista ja voin vilpittömästi kertoa miten laadukasta osaamista nämä ihmiset edustavat. He tietävät substanssin ja osaavat vastata asiakkaille. Meillä on Suomessa suuri määrä todella ammattitaitoisia palkkahallinnon asiantuntijoita ja palkanlaskijoita. PHT tentin läpäisseitä asiantuntijoita meillä on tällä hetkellä 342 henkilöä. Nämä ammattilaiset ja koko ala todella ansaitsevat arvostuksemme. 

Sanasto, koodisto ja rekisteri

Vuonna 2010 keskustelimme työnimellä Pala kulkeneesta elimestä joka keräisi oikeita käytäntöjä vastaavasti kuin Kila kirjanpitoalalla. Asialla oli kuitenkin omat vaikeutensa palkka- ja henkilöstöhallinnon alan ollessa monisyisempi kuin taloushallinnon vastaavat normit. Lopulta keskitimme ajatuksemme siihen miten muutoin voisimme tätä asiaa edistää. Kun puhuimme ensi kerran Palkkakoodistosta, emme olleet ihan varmoja mihin kaikkeen sitä voisi hyödyntää ja miten se toimisi, mutta olimme varmoja sen tarpeellisuudesta. Kiersimme syntyneen hankkeen merkeissä palkkahallinnosta tietoja vastaanottavien tahojen luona, tutuksi tulivat Eläkevakuuttajat, Tapaturmavakuuttajien edustajat, Työttömyysvakuutusrahasto, Kela, Verohallinto, EK ja monet muuta alalla ilmoituksia vastaanottavat tahot. Monelle jouduimme vielä perustelemaan miksi tämä tulee olemaan hyvä asia. Toimin ryhmässä Taloushallintoliiton edustajana, mukana oli Tiedon edustus koordinaattorin ominaisuudessa, sekä Aditron edustajat ohjelmistotalon näkemystä edustamassa. Me uskoimme että teimme jotain hyvää ja tulevaisuudessa todella tarpeellista. Tässäkin vaiheessa vielä iso kiitos pienelle mutta tehokkaalle ryhmällemme, kun jaksoitte kaikki uskoa siihen mitä teimme. Kiitos myös Verohallinnon ihmisille jotka jaksoivat tsempata meitä ja uskoa asiaan.

Olin samaan aikaan myös SADe klusterin jäsen. Klusteriryhmä jonka osa-alueena oli yrityksen perustamiseen ja työnantajana toimimiseen liittyviä sähköisten palvelujen kehittäminen, kävi paljon läpi näitäkin asioita työssä Yritys Suomen eteen. Saimmekin aikaan päätöksen ns. sanastotyön aloittamisesta. Jokainen joka on tekemisissä palkkahallinnon kanssa, tietää miten monella sanalla on eri yhteyksissä aivan eri merkitys. Miten palkkahallinnon tehostamista ja mielekkyyttä häiritsee se, ettei yhtenäistä sanastoa ole. Alun jälkeen asiat ovat kehittyneet nopeasti. Kun hallitus otti kärkihankkeekseen digiloikan johon oleellisena kuuluu palkkakoodisto ja sen pohjana sanastotyö, oli tunne hyvä. Tiesin että uskomme aikanaan siihen mitä teimme, ei ollut turhaa. Nyt palkkakoodistoa tultaisiin tarvitsemaan ja siinä pohjatyö oli tehty. Vielä tulisi olemaan paljon työtä, mutta se kannattaisi. Vihdoin saamme Suomeen Kansallisen tulorekisterin. Tulorekisteri mahdollistaa paljon ja vie pois turhaa byrokratiaa, turhaa työtä, hallinnollista taakkaa. Hyvin tehtynä se mahdollistaa turhien kustannusten karsimisen sekä jokaisen ihmisen mahdollisuuden nähdä tulonsa reaaliaikaisena. Myös etuudenmaksajilla tulee olemaan oikeat tulotiedot käytössään koko ajan.

Järkevien tahojen ja ihmisten yhteinen päämäärä

Sitä että asia on edistynyt tehokkaasti, saamme isolta osin kiittää Taloushallintoliittoa ja sen puheenjohtajan Vuokko Mäkisen sitkeää ja periksi antamatonta uskoa yhdistettynä hänen kykyynsä ymmärtää asioita kokonaisuuksina. Kiitos kuuluu myös monelle yhteistyökumppanille, joista yhden mainitakseni nostan esiin Verohallinnon joka on eri tavoin tukenut Taloushallintoliittoa tässä alusta asti. Sekä tietysti Tietoa joka on ollut monessa kehitysprojektissa mukana jotta asiat on saatu kehittymään. Upeaa on ollut myös työskennellä Valtiovarainministeriön sekä Työ- ja elinkeinoministeriön virkamiesten ja muiden ryhmissä työskentelevien henkilöiden kanssa. Alun aktiivisen toiminnan jälkeen olin omien työkuvioitteni vuoksi sivustaseuraajana jonkin aikaa, nyt saan taas ilon olla mukana tässä projektissa juuri sanastotyötä ja koodistoa valmistelevassa ryhmässä. Olen ryhmässä joka tekee työtä jota itse olin aloittamassa, joku voisikin sanoa ”Ympyrä on sulkeutunut” Itse uskon ettei se sulkeudu, vaan jatkaa kehittymistään avoimesti eikä sulje mitään hyvää ideaa ulkopuolelle. Taloushallintoliitto vaikuttaa kaikissa tulorekisteriä valmistelevassa neljässä ryhmässä, jotka oman ryhmäni lisäksi ovat järjestelmiin, käytännön tilanteisiin ja lakimuutoksiin keskittyneet ryhmät.

Katre - iso muutos

Kansallinen tulorekisteri, Katre, on merkittävä muutos Suomessa. Sitä ei vielä kovin moni tiedä miten iso asia se onkaan, eikä se todellista vaikutusta ymmärrä, ellei asiaan ole perehtynyt. Se on hyvin ymmärrettävää, joskus tuntuu, etten varmasti vielä itsekään näe sen kaikkia mahdollisuuksia. Se tulee olemaan niin hyvä että nekin tahot, jotka sitä nyt vielä epäilevät, voivat ilolla todeta olleensa väärässä epäillessään asian hyödyllisyyttä ja merkitystä. Vuonna 2019 rekisteri tulee koskemaan jokaista jolla on palkkatuloja. Kaikki tulomme ilmoitetaan reaaliaikaisena rekisteriin, josta viranomaiset saavat tietoa sillä laajuudella johon heillä on oikeus. Palkanlaskennan ammattilaiset vapautuvat turhista rutiineista vuosi-ilmoitusten ja palkkatodistusten poistuessa. Palkanlaskijoiden turhaa työtä ei ymmärrä jos sen kanssa ei ole tekemisissä. Mutta lyhyesti asian voisi kuvata niin että kerran kuukaudessa lasketaan yhteen kaikki maksetut palkat ja ilmoitetaan yhteissumma verottajalle ja sen jälkeen kerran vuodessa puretaan tuo yhteissumma henkilöittäin ja ilmoitetaan taas verottajalle ja sen lisäksi vielä toisella formaatilla eläkevakuuttajalle ja sitten vielä yhteissummana työttömyysvakuutusrahastolle. Sen lisäksi tehdään vielä lukuisia muita ilmoituksia. Kun voitaisiin ilmoittaa yhteen paikkaan tiedot silloin kun ne on laskettu. Kun sitten joku sairastuu tai lomautetaan, lasketaan pahimmassa tapauksessa pari vuotta taaksepäin hänen palkkansa, ne poimitaan papereista ja lasketaan ikään kuin uudelleen, tiedot kun tarvitaan viikoittain ja palkka on maksettu kuukaudessa tai kahden viikon jaksossa. Nämäkin tiedot olisi voitu ilmoittaa samalla kun palkat lasketaan. Jatkossa Kela voi hoitaa tukien maksun reaaliaikaisesti tulojen perusteella ilman takaisinperintää. Myöhemmin järjestelmää tullaan vielä kehittämään niin että se laskee reaaliaikaisen ennakonpidätyksen, jolloin yhteiskunnalle suuria summia maksava verojen kerran vuodessa tapahtuva palautus ja perintä voidaan lopettaa.

Ei vain digitalisoinnin ilosta

Henkilökohtaisesti en ole koskaan kannattanut digitalisointia vain digitalisoinnin takia, että olisi jotenkin ”makeeta” olla mukana jossain edelläkävijänä, ellei siitä ole oikeaa hyötyä. Uskon digitalisoinnin säästöihin ja hyötyihin, mutta ymmärrän myös että on vielä paljon asioita ja yrittäjiä joille se ei ehkä sovi ainakaan täydellisesti toteutettuna. Kansallinen tulorekisteri taas on asia jonka takana olen täysin, olen ollut alusta asti. Jo ennen kuin täysin tajusin mitä sen kanssa voimme tehdä ja mitä se mahdollistaa. Heti sen alkutaipaleilla tiesin että tästä tulee jotain ennen näkemätöntä Suomessa, mutta nyt tiedän että siitä tulee vaikuttavampi mitä silloin osasin kuvitella. Kun asia etenee, siitä tiedotetaan ja järjestetään koulutusta, osallistukaa ja olkaa aktiivisia, sitä ette varmasti kadu. Tässä on nyt kyseessä se ihan oikea ”digiloikka” – ihan kaikille hyödyksi. 

Katse siis tulevaan, Katre tulee ja työnkuvamme muuttuu, mutta hyvään suuntaan!

Riikka