Opasta asiakastasi seuraamaan lomautusaikoja tai tarjoa seurantaa palveluna

Tilitoimiston on erittäin tärkeää sopia kirjallisesti asiakasyrityksensä kanssa siitä mitä kumpikin sopimuksen osapuoli seuraa ja mistä he vastaavat. Palkkahallinnon palveluista on henkilötietolain mukaan sovittava kirjallisesti - taloushallintoliiton jäsenille kirjallinen sopiminen on itsestään selvyys, ainakin sen tulisi olla.

Kun sopimusta tehdään ja päivitetään, keskustelu on tärkeää

Palkkahallinnossa on paljon sovittavia asioita. On syytä hoitaa sopimus niin että sovitaan mitä tilitoimisto seuraa ja mitä palveluja se suorittaa ja mistä se vastaa. Sopimusteknisistä syistä johtuen, on muistettava että ei tule ottaa kantaa, mitä asiakas seuraa ja tekee. Vain se merkitään mitä tilitoimisto seuraa tai mitä palveluja tilitoimisto tarjoaa. Asiakkaan velvoitteita ovat kaikki ne mitä ei ole sovittu tilitoimiston seurattavaksi. Sopimuksen allekirjoitustilanteessa kun sopimusta käydään asiakkaan kanssa läpi, on kuitenkin hyvä vielä tuoda esiin joitakin yksityiskohtia, jotta asiakas huomio ne – silloin asiakas voi vielä päätyä ulkoistamaan jotain seurantoja ja palveluja tilitoimistolle. 

On vastuullista sekä asiakasta että tilitoimiston itsensä kannalta että tilitoimisto ei sovi tarjoavansa jotain sellaista mitä se ei pysty koko ajan tarjoamaan riittävällä laadulla. Taloushallintoliiton jäsensäännöissä sanotaankin että omat resurssit on muistettava ja sellaisista toimeksiannoista on pidättäydyttävä mihin ei ole resursseja. On toivottavaa että sitä noudattaisivat kaikki tilitoimistot. Resurssien puute voi olla joko se, ettei aika riitä tai se ettei juuri sen tehtävän suorittamiseen ole kenelläkään tilitoimiston henkilökunnasta asiantuntemusta. 

Asiakkaan kanssa käyty avoin keskustelu on aina hyväksi, eikä se tarkoitus tietenkään saa olla pelkästään uusien palvelujen myynti asiakkaalle. On muistettava se tosiasia, että mitä paremmin tilitoimisto tuntee asiakkaansa, sitä helpompi sen on tarjota hyvää palvelua. Ja sitä paremmin asiakas sitoutuu tilitoimistoon. Hyvän asiakassuhteen osapuolet tuntevat toisensa ja luottavat toisiinsa.

Lomautuspäivien seuranta

Yksi seurattavista asioista on ehdottomasti lomautusajat. Se on asia josta on hyvä vähintään tiedotteen muodossa lähestyä asiakasyrityksiä. Asiakkaan voi olla vaikeaa ymmärtää työntekijöiden lomautusaikojen olevan asia, jota ei tilitoimistossa huomata, jos sitä ei ole sovittu seurattavaksi. Siksi on tärkeää tuoda esille että se on asia jota on seurattava ja asiakkaan on päätettävä seuraako hän sitä itse vai ulkoistaako hän seurannan. Asiakkaalle on hyvä kertoa miksi aikaa pitää seurata ja miten voi välttyä ylimääräisiltä kustannuksilta. On kuitenkin muistettava että tämä on palvelu jonka hinnoitteluun on käytettävä hetki aikaa ja mietittävä miten se toteutetaan ja miten se hinnoitellaan. 

On myös hyvä kertoa asia selkeästi niin että asiakas ymmärtää millainen työ seurannassa on. On selkeästi kerrottava ettei tätä tietoa näe mistään suoraan normaalin palkanlaskennan lomassa, eikä palkanlaskija voi muistaa näitä asioita ulkoa. On kerrottava että tämä on asia jonka seuraamiseen on erikseen paneuduttava ja että seurannassa on iso vastuu. Tähän voi asiakkaasta riippuen olla useampiakin erilaisia vaihtoehtoja, joita ei heti huomaa, ellei asiaa ole miettinyt tarkemmin. 

Jos asiakaan kanssa ei ole asiasta puhuttu eikä tilitoimisto ole lähettänyt asiakkaille edes tiedotetta asiasta, voi syntyä ikäviä tilanteita kun työsuhteen päättyminen 200 päivän ylittäneen lomautuksen johdosta realisoituu. Tilitoimisto on asiassa oikeassa, jos ei ole sovittu että sitä seurataan, asia on asiakkaan vastuulla. Silloin korvauksen määrä ei ole tilitoimiston vastuulla kun asiakas sitä tilitoimistolta pyytää. Korvattava summa voi olla ikävän suuri kun sitä tilitoimistolta vaaditaan maksettavaksi, onko se kuitenkin liian pieni siihen että asiakas menetetään, kun vastuusta tässä asiassa kiistellään?

Hyvä palvelutuote, jonka kanssa pitää olla normaaliakin huolellisempi

Tilitoimiston näkökulmasta katsottuna tämä on tilanne, jossa on hyvä tilaisuus tuotteistamiseen ja palvelun myymisen. Asiassa on muistettava noudattaa erityistä huolellisuutta. Jos tilitoimisto tarjoaa tätä palvelua, on varmistettava että seuranta tilitoimistossa varmasti toimii oikein. Palkanlaskennan ohjelmistoissa on monissa mahdollisuus seurata työntekijöiden syntymäpäiviä, työvuosia, ylitöitä jne. Mutta kovin usein ei ole mahdollista järkevästi seurata lomautuksen kestoa niin että lomautusajat tulevat esiin normaaleissa kuukausirutiineissa. Seuranta on mahdollista luonnollisesti järjestää esimerkiksi Excel-taulukolla tai vaikka ruutupaperilla, kunhan seuranta on järjestää niin että se toimii aukottomasti ja asia on myös palkanlaskijan sijaisella tiedossa. 

Lomautusten keston seuranta on hyvä tuote ja palvelu myytäväksi asiakkaille koska seurannan puuttuminen voi aiheuttaa työnantajalle isoja kustannuksia jotka hän olisi voinut välttää. Mutta juuri tästä syystä on tilitoimiston oltava varma siitä että se pystyy tarjoamaan tämän seurannan kun se ottaa sen palvelutuotteekseen. Asia on tärkeä ja seuranta onkin pystyttävä järjestämään niin että lomautuspäivät tulevat tarkistettua säännöllisesti riittävän usein. Jos epäilyttää saadaanko syntymään aukoton seurantajärjestelmä joka toimii myös vuosilomien aikana, on parempi sanoa asiakkaalle että tämä on asia jota hänen on itse seurattava. Epäonnistuminen asiassa voi johtaa luottamuksen menettämiseen muissakin palveluissa.

On tärkeää että huolehdimme asiakkaistamme, mutta samalla on huolehdittava omista vastuistamme, jotta voimme jatkossakin huolehtia asiakkaistamme.

Faktaa lomautuksista:

·         Kun työntekijä on ollut lomautettuna 200 päivää (mukaan lasketaan kaikki päivät), hänellä on oikeus irtisanoutua ja hänelle on maksettava irtisanomisajan palkkaa vastaava korvaus lomakorvauksineen – irtisanomisaika tässä lasketaan työnantajan irtisanomisajan mukaisesti. Irtisanomisaika voi siis olla pitkäkin jos kyseessä on pitkä työsuhde

·         Työnantaja saa vähentää irtisanomisajan palkasta 14 päivän palkan, jos työntekijä on lomautettu lain tai sopimuksen mukaista yli 14 päivän lomautusilmoitusaikaa käyttäen. Tästä voidaan sopia poikkeavasti valtakunnallisilla työehtosopimuksilla.

·         Jos lomauttaminen on tapahtunut toistaiseksi, työnantajan on ilmoitettava työn alkamisesta vähintään viikkoa ennen, jollei toisin ole sovittu. Lomautuksen loppumisesta on siis ilmoitettava viikkoa ennen 200 päivän täyttymistä jos haluaa välttää irtisanoutumisen siihen vedoten

·         Keinotekoinen lyhytaikainen työskentely ei katkaise lomautusta, vaan työntekijän työpanoksen on oltava työpaikalla tarvittavaa kun lomautus katkaistaan.

ö