Olen ollut 30 vuotta tilitoimistossa työssä, palkkahallinto on
muuttunut hurjan paljon sinä aikana. Silloin työ oli helpompaa, paljon
yksinkertaisempaa. Muuttuvia määreitä oli paljon vähemmän. Aikataulut eivät
olleet niin tiukkoja eikä sanktioita ollut samalla tavalla kuin nyt.
Kehitys on tuonut myös kiirettä
Palkkahallinnon kehityksessä valitettavasti on käynyt niin, että kerättävä tiedon määrä on lisääntynyt paljon. Ja koska sitä tietoa tarvitaan
entistä tarkempana, ovat myös aikataulut kiristyneet. Kerran vuodessa
palkkahallinnosta annetaan samaa tietoa hiukan eri paketissa monelle eri
taholle. Tammikuu on palkkahallinnolle monessa tilitoimistossa tai yrityksen
palkkahallinnossa niin kiireistä aikaa, ettei työrytmi kestä yhtään
odottamatonta tapahtumaa. Sanktiot ovat kovat. Ne ovat kovat, koska se tieto
tarvitaan henkilöverotuksen toimittamisessa. Kiireen keskellä tilanteen tekee
ikäväksi lisäksi se, että on turhauttavaa kerätä ja lähettää samaa tietoa
hiukan erilaisissa paketeissa. Lisäksi tehtävää vaikeuttaa se, että samat
käsitteet merkitsevät eri yhteyksissä eri asioita.
Taloushallintoliitto etunenässä kehittämässä yhdenmukaisuutta
Olen itse ollut mukana Taloushallintoliiton toiminnassa
kauan. Siitä kun aloimme pohtia miten hienoa olisi, jos sanasto olisi
yhtenäinen ja kaikki voitaisiin lähettää vain yhteen paikkaan, on jo vuosia.
Visioimme monenlaisia vaihtoehtoja tämän toteuttamiseksi. Puhuimme asiasta ja
kerroimme kaikille mahdollisille tahoille, millaista rumbaa tanssimme näiden
asioiden kanssa koko ajan. Ja miten turhauttavaa ja turhaa se on. Voisimme
säästyvällä ajalla vaikka opetella tanssimaan sitä ihan oikeaa rumbaa :)
Samaan aikaan tähän turhaan työhön heräsivät myös
viranomaistahot. He joutuvat skannaamaan dokumentteja tai pahimmassa tapauksessa
heille sähköisesti lähetetty dokumentti tulostetaan ja skannataan oikeaan
muotoon. Viranomaiset kysyvät tietoja toisilta viranomaisilta ja aikaa
käytetään järkyttävän paljon siihen, että yrityksiltä kysytään tietoja, joita
se on jo toimittanut jollekin toiselle viranomaiselle. Joskus käy myös niin
että kaikki tiedot eivät välity oikeanlaisina perille ja niitä käytetään
esimerkiksi sosiaalietuuksien laskemisessa, virhe tiedoissa aiheuttaa virheen
etuuksissa.
Olikin upea juttu huomata, että vihdoin asioilla on
mahdollisuus järkiperäistyä. Miten paljon alkuponnistusten jälkeen tulee
säästymään turhaa työtä ja palkkahallinnon asiantuntijoiden aikaa vapautuu
neuvontaan, ohjeistukseen ja toimintojen järkeistämiseen.
Moni on tämän kuvasarjan jo nähnytkin Tässä palkkahallinnon kuukausiprosessi |
Tässä vuosiprosessi |
Koko palkanlaskijan työnkuva, jossa jää aivan liian vähän aikaa asiakkaan neuvonnalle. Aika ymmärrettävää. Kuten myös se että tämä työ ei tälläisenä nuoria kiinnosta. |
Palkkakoodisto – Sanastotyö – Katre
Kun Taloushallintoliitto oli mukana kehittämässä kirjanpidon
ja taloushallinnon avuksi koodistoa, syntyi ajatus, että myös palkkahallinto
tarvitsee koodistonsa. Koodistoa alettiinkin työstää hyvässä yhteistyössä eri
viranomaistahojen kanssa, erityiskiitos Verohallinnolle. Mukana resursseja
tarjoamassa oli kiitettävästi myös Tieto. Palkkahallinnon koodistoa tehtäessä
tapasimme useita tietojen vastaanottajatahoja, jotta pystyimme selvittämään
mitä tietoja he tarvitsivat ja missä muodossa ne pitäisi saada. Kun koodisto
alkoi olla siinä vaiheessa, että me jo hahmotimme sen toiminnan periaatteet,
oli aika katsoa eteenpäin. Jotta koodisto voisi toimia, tarvitaan yhtenäinen sanasto.
Jokainen palkkahallinnon kanssa toimiva tietää miten sama termi eri yhteydessä
tarkoittaa eri asiaa. Tai samalle asialle eri laissa tai sopimuksessa voi olla
eri nimi. Sanastotyö aloitettiin aivan alusta, alku olikin työläs. Työryhmää
ajoi kuitenkin eteenpäin sen työn tärkeyden yhteinen ymmärrys. Jos ei ole
yhteistä sanastoa, ei palkkakoodisto voi toimia tarkoituksenmukaisesti. Ja jos
koodisto ei toimi on kansallisen tulorekisterin luominen liian työläs eikä se
tulisi toimimaan. Usean vuoden työ sanaston ja palkkakoodiston parissa alkaakin nyt vihdoin kantaa hedelmää.
Kansallinen tulorekisteri valmistuu, hallinnollinen taakka
pienenee
Kansallinen tulorekisteri, Katre, on nyt vihdoin siinä
tilanteessa, että sen teknisestä toteuttamisesta on annettu tarjouksia ja tulorekisteri
ja sen toteuttaminen on lausuntokierroksella. Itse käytännön työtä tehneenä
olin hämmästynyt, kun julkisuuteen tuli vastustavia kommentteja tahoilta, joiden
olisi voinut kuvitella olevan tulorekisterin kannalla. Hän, joka laskee palkkoja
ja altistuu joka vuosi siihen kiireeseen, jonka luonteen ja vaikutuksen
ymmärtää vain, jos on siinä sisällä, tietää kyllä mitä tarkoittaa se, että
vuosi-ilmoitukset poistuvat. Tai kun tietää laskevansa sellaisen henkilön
palkkaa, jonka osa-aikaisesta työsuhteesta johtuen hänelle pitää
todennäköisesti laatia palkkatodistus pidemmältä ajalta työttömyyskassalle tai
Kelalle. Palkkahallinnon ihmiset tietävät miten työläs voi olla palkkatodistus
useammalta viikolta joissa työssä on oltu riittävä tunti määrä. Yksi todistus voi viedä sitä laativalta yhden työpäivän, joskus enemmänkin. Yksi todistus! Hämmästyttävää on ollut näiden esiin tulleiden tahojen väite
siitä, ettei palkkahallinnossa ole niitä tietoja, jotka on rekisteriin merkitty
pakollisiksi tiedoiksi. Kaikki pakolliseksi määrätyt tiedot ovat tietoja jotka
tarvitaan, kun palkkoja lasketaan.
Väite siitä, että hallinnollinen taakka lisääntyy
tulorekisterin myötä, ei ole totta. On totta, että aluksi kun jokainen palkkahallinnon
yksikkö tarkastaa omat järjestelmänsä, huolehtii prosessinsa ja toimintatapansa
kuntoon sekä tiedottaa asiat palkkatietojen toimittajalle, niin varmasti on
hetkellisesti enemmän työtä ja kustannuksiakin. Ja varmasti harmittaa, jos on
ajatus olla alalla enää pari vuotta tulorekisterin voimaantulon jälkeen. Mutta
hyödyt ovat kiistattomat, kun katsotaan eteenpäin. Palkkahallinnon työt
jakaantuvat tasaisemmin, ihmisten ei tarvitse viettää alkuvuotta työssä
yömyöhään. Kun työ jakautuu tasaisemmin myös virheet vähenevät. Tiedot ovat
myös viranomaisten käytössä aikaisemmin, jolloin myös mahdolliset virheet ja
väärinkäsitykset saadaan korjattua nopeasi. Lyhyen ajanjakson virheen etsiminen
ja korjaaminen heti ilmoitusten jättäminen jälkeen on huomattavasti helpompaa
ja tehokkaampaa, kuin koko vuoden tietojen tarkistaminen joskus pitkänkin ajan
kuluttua ilmoituksen jättämisestä. Jokainen ymmärtää että poikkeaman löytäminen yhden maksukauden aineistosta heti sen päätyttyä on paljon helpompaa kuin koko vuoden aineistosta joskus reippaan puolen vuoden jälkeen suoritettu etsintä. Tämä on ehdottomasti myös palkansaajan etu.
Kaikki eivät selviä tulorekisteristä – väite perustuu isolta
osalta tietämättömyyteen
On tuotu julkisuuteen ajatuksia siitä, että on olemassa
yrityksiä, joissa palkanlaskenta hoidetaan käsin tai Excelissä. Että heille tästä koituu lisää kustannuksia ja
hallinnollista taakkaa. Tai että he joutuvat ulkoistamaan palkanlaskennan, kun
eivät enää itse pysty sitä hoitamaan. Aivan varmasti on näitä yrityksiä. Mutta
olen varma, että niitä ei ole niin paljon, kuin on julkisuudessa annettu
ymmärtää. Tämä tieto vääristyy, kun asiaa kysytään yrityksiltä. Asiasta on toki
puhuttu ja tulorekisterin toiminnasta on julkaistu tietoa, mutta silti uskon,
että yrittäjän on vaikea ymmärtää mistä tai millaisesta muutoksesta oikeasti on
kysymys. Perinteisesti ihmisen on helpompi vastustaa kuin puoltaa asiaa jota ei
tunne, tai ymmärrä mitä käytännön toimia sen voimaantulo tarkoittaa. Moni
ihminen on luonnostaan vastaan uusia asioita, varsinkin jos sen merkityksen
hahmottaminen on vaikeaa.
Uskon että ne tilitoimistot jotka suhtautuvat vähemmän
positiivisesti tulorekisteriin, eivät ole perehtyneet asiaan. Kuulin juuri pari
viikkoa sitten kommentin, että jos ilmoitus lähetetään aina kun palkka
maksetaan ja kuitenkin pitää maksu maksaa 12 päivä, niin sehän tarkoittaa, että
työ vuoden aikana tuplaantuu. Ettei se auta, että vuosi-ilmoitus jää pois.
Ihmettelin asiaa ja keskustelun jälkeen selvisi, että kun olimme tiedotuksessa
puhuneet vuosi-ilmoitusten poistumisesta ja uudesta palkanmaksukohtaisesta ilmoittamisesta,
olimme unohtaneet riittävän selkeästi puhua myös kuukausittain tehtävän
kausiveroilmoitusten poistumisesta. Kun mainittiin että maksun eräpäivä ei muutu,
oli kommentoijan ajatus, että näiden uusien ilmoitusten lisäksi lähetetään
vielä kausiveroilmoitus, kun kerran maksukin maksetaan entiseen tapaan. Kysymys
kuitenkin on vain maksamisesta, mitään kuukausi- tai vuosi-ilmoituksia ei
sitten enää lähetetä. Jatkossa annaetaan vain palkanmaksukausittain laadittu ilmoitus.
Samaa tietoa ei tarvitse antaa kahdesti
Iso hallinnollisen taakan poistuminen tulee niistä tiedoista,
jotka tulorekisteriin ilmoitetaan vapaaehtoisena. Tulevassa tulorekisterilaissa
on määritelty, ettei viranomainen pyydä tietoa, joka on jo jollekin toiselle
viranomaiselle annettu eli ilmoitettu tulorekisteriin. Poissaolot sekä muut
vapaaehtoiset tiedot ovat niitä tietoja, joiden ilmoittaminen poistaa monen
viikon palkkatodistusten laadinta tarpeen. Mutta jos ei halua näitä tietoja
ilmoittaa palkanmaksukohtaisesti, voi olla antamatta. Silloin vaihtoehtoisesti
annetaan tiedot viranomaisille silloin kun he niitä pyytävät. Kummalla tavalla
sen haluaa tehdä, on oma valinta. Miten hallinnollinen taakka lisääntyy, kun
itse voi valita?
Kun sitten mietimme niitä yrityksiä, jotka hoitavat
palkanlaskennan Excelissä tai jopa paperilla, voivat käyttää ilmaista palkka.fi
-palvelua. Tämä palvelu ei ole vielä paras mahdollinen, sitäkin kehitetään koko
ajan. Sitä kuitenkin käyttävät jo nyt monet työnantajat, osa isojakin
toimijoita. Toki tilanne voi olla myös se, ettei yrittäjä tai siellä palkkoja
laskeva henkilö kykene tai halua palvelua käyttää tai hankkia niiden
hoitamiseen tai uusia nykyistä järjestelmäänsä niin, että se toimisi
tulorekisterin edellyttämällä tavalla. Se toki voi yksittäisen yrityksen
kannalta olla harmittava tilanne. Kustannuksiakin voi syntyä, mutta
kokonaisuuden kannalta yritys säästää aikaa ja aikahan tunnetusti on rahaa. Toki voi eteen myös tulla tilanne jossa palkanlaskenta on ulkoistettava. Ulkoistettaessa
saadaan palkanlaskennan lisäksi ulkopuolinen asiantuntija, jolta voi kysyä
palkkoihin liittyviä asioita. Tämä tuo yritykselle lisää tietoa ja resurssia. Kysymys on myös siitä, että maailma kehittyy ja
ihmiset haluavat tietonsa reaaliaikaisena. Myös kesätöissä olevat opiskelijat
ovat tyytyväisiä, kun Kela voi reagoida tuloihin heti eikä perimään liikaa
maksettuja tukia takautuvasti takaisin.
Alaa on kehitettävä, Katrella se onnistuu
Kuulin joskus yhdellä luennolla lausuman, joka oli kuuleman mukaan autoa kehittäneen Henry Fordin sanoma: ”Jos olisimme kysyneet ihmisiltä mitä he haluavat, he olisivat halunneet nopeamman hevosen” Ford kuitenkin omasi kykyä miettiä laajemmin ja nähdä tulevaisuutta. Hän suunnitteli auton. Meidänkin alana ja yhteiskuntana tulee nähdä laajemmin. Tarvitsemme tulorekisterin, emme voi ajatella niin että jos muutamalle yksittäiselle yritykselle tulee kertaluontoisia kustannuksia, tuhlaamme mahdollisuuden vähentää koko yhteiskunnan kustannuksia. Meillä ei ole siihen varaa.
Katre on osa yhteistä hyvää tapaa toimia tulevaisuudessa.
Riikka
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti