Kansallinen tulorekisteri - meillä ei ole varaa olla ilman

Olen ollut 30 vuotta tilitoimistossa työssä, palkkahallinto on muuttunut hurjan paljon sinä aikana. Silloin työ oli helpompaa, paljon yksinkertaisempaa. Muuttuvia määreitä oli paljon vähemmän. Aikataulut eivät olleet niin tiukkoja eikä sanktioita ollut samalla tavalla kuin nyt.

Kehitys on tuonut myös kiirettä

Palkkahallinnon kehityksessä valitettavasti on käynyt niin, että kerättävä tiedon määrä on lisääntynyt paljon. Ja koska sitä tietoa tarvitaan entistä tarkempana, ovat myös aikataulut kiristyneet. Kerran vuodessa palkkahallinnosta annetaan samaa tietoa hiukan eri paketissa monelle eri taholle. Tammikuu on palkkahallinnolle monessa tilitoimistossa tai yrityksen palkkahallinnossa niin kiireistä aikaa, ettei työrytmi kestä yhtään odottamatonta tapahtumaa. Sanktiot ovat kovat. Ne ovat kovat, koska se tieto tarvitaan henkilöverotuksen toimittamisessa. Kiireen keskellä tilanteen tekee ikäväksi lisäksi se, että on turhauttavaa kerätä ja lähettää samaa tietoa hiukan erilaisissa paketeissa. Lisäksi tehtävää vaikeuttaa se, että samat käsitteet merkitsevät eri yhteyksissä eri asioita.

Taloushallintoliitto etunenässä kehittämässä yhdenmukaisuutta

Olen itse ollut mukana Taloushallintoliiton toiminnassa kauan. Siitä kun aloimme pohtia miten hienoa olisi, jos sanasto olisi yhtenäinen ja kaikki voitaisiin lähettää vain yhteen paikkaan, on jo vuosia. Visioimme monenlaisia vaihtoehtoja tämän toteuttamiseksi. Puhuimme asiasta ja kerroimme kaikille mahdollisille tahoille, millaista rumbaa tanssimme näiden asioiden kanssa koko ajan. Ja miten turhauttavaa ja turhaa se on. Voisimme säästyvällä ajalla vaikka opetella tanssimaan sitä ihan oikeaa rumbaa :)

Samaan aikaan tähän turhaan työhön heräsivät myös viranomaistahot. He joutuvat skannaamaan dokumentteja tai pahimmassa tapauksessa heille sähköisesti lähetetty dokumentti tulostetaan ja skannataan oikeaan muotoon. Viranomaiset kysyvät tietoja toisilta viranomaisilta ja aikaa käytetään järkyttävän paljon siihen, että yrityksiltä kysytään tietoja, joita se on jo toimittanut jollekin toiselle viranomaiselle. Joskus käy myös niin että kaikki tiedot eivät välity oikeanlaisina perille ja niitä käytetään esimerkiksi sosiaalietuuksien laskemisessa, virhe tiedoissa aiheuttaa virheen etuuksissa.

Olikin upea juttu huomata, että vihdoin asioilla on mahdollisuus järkiperäistyä. Miten paljon alkuponnistusten jälkeen tulee säästymään turhaa työtä ja palkkahallinnon asiantuntijoiden aikaa vapautuu neuvontaan, ohjeistukseen ja toimintojen järkeistämiseen.

Moni on tämän kuvasarjan jo nähnytkin
Tässä palkkahallinnon kuukausiprosessi

Tässä vuosiprosessi

Koko palkanlaskijan työnkuva, jossa jää aivan liian vähän aikaa asiakkaan neuvonnalle.
Aika ymmärrettävää.
Kuten myös se että tämä työ ei tälläisenä nuoria kiinnosta.

Palkkakoodisto – Sanastotyö – Katre

Kun Taloushallintoliitto oli mukana kehittämässä kirjanpidon ja taloushallinnon avuksi koodistoa, syntyi ajatus, että myös palkkahallinto tarvitsee koodistonsa. Koodistoa alettiinkin työstää hyvässä yhteistyössä eri viranomaistahojen kanssa, erityiskiitos Verohallinnolle. Mukana resursseja tarjoamassa oli kiitettävästi myös Tieto. Palkkahallinnon koodistoa tehtäessä tapasimme useita tietojen vastaanottajatahoja, jotta pystyimme selvittämään mitä tietoja he tarvitsivat ja missä muodossa ne pitäisi saada. Kun koodisto alkoi olla siinä vaiheessa, että me jo hahmotimme sen toiminnan periaatteet, oli aika katsoa eteenpäin. Jotta koodisto voisi toimia, tarvitaan yhtenäinen sanasto. Jokainen palkkahallinnon kanssa toimiva tietää miten sama termi eri yhteydessä tarkoittaa eri asiaa. Tai samalle asialle eri laissa tai sopimuksessa voi olla eri nimi. Sanastotyö aloitettiin aivan alusta, alku olikin työläs. Työryhmää ajoi kuitenkin eteenpäin sen työn tärkeyden yhteinen ymmärrys. Jos ei ole yhteistä sanastoa, ei palkkakoodisto voi toimia tarkoituksenmukaisesti. Ja jos koodisto ei toimi on kansallisen tulorekisterin luominen liian työläs eikä se tulisi toimimaan. Usean vuoden työ sanaston ja palkkakoodiston parissa alkaakin nyt vihdoin kantaa hedelmää.

Kansallinen tulorekisteri valmistuu, hallinnollinen taakka pienenee 

    

Kansallinen tulorekisteri, Katre, on nyt vihdoin siinä tilanteessa, että sen teknisestä toteuttamisesta on annettu tarjouksia ja tulorekisteri ja sen toteuttaminen on lausuntokierroksella. Itse käytännön työtä tehneenä olin hämmästynyt, kun julkisuuteen tuli vastustavia kommentteja tahoilta, joiden olisi voinut kuvitella olevan tulorekisterin kannalla. Hän, joka laskee palkkoja ja altistuu joka vuosi siihen kiireeseen, jonka luonteen ja vaikutuksen ymmärtää vain, jos on siinä sisällä, tietää kyllä mitä tarkoittaa se, että vuosi-ilmoitukset poistuvat. Tai kun tietää laskevansa sellaisen henkilön palkkaa, jonka osa-aikaisesta työsuhteesta johtuen hänelle pitää todennäköisesti laatia palkkatodistus pidemmältä ajalta työttömyyskassalle tai Kelalle. Palkkahallinnon ihmiset tietävät miten työläs voi olla palkkatodistus useammalta viikolta joissa työssä on oltu riittävä tunti määrä. Yksi todistus voi viedä sitä laativalta yhden työpäivän, joskus enemmänkin. Yksi todistus! Hämmästyttävää on ollut näiden esiin tulleiden tahojen väite siitä, ettei palkkahallinnossa ole niitä tietoja, jotka on rekisteriin merkitty pakollisiksi tiedoiksi. Kaikki pakolliseksi määrätyt tiedot ovat tietoja jotka tarvitaan, kun palkkoja lasketaan.

Väite siitä, että hallinnollinen taakka lisääntyy tulorekisterin myötä, ei ole totta. On totta, että aluksi kun jokainen palkkahallinnon yksikkö tarkastaa omat järjestelmänsä, huolehtii prosessinsa ja toimintatapansa kuntoon sekä tiedottaa asiat palkkatietojen toimittajalle, niin varmasti on hetkellisesti enemmän työtä ja kustannuksiakin. Ja varmasti harmittaa, jos on ajatus olla alalla enää pari vuotta tulorekisterin voimaantulon jälkeen. Mutta hyödyt ovat kiistattomat, kun katsotaan eteenpäin. Palkkahallinnon työt jakaantuvat tasaisemmin, ihmisten ei tarvitse viettää alkuvuotta työssä yömyöhään. Kun työ jakautuu tasaisemmin myös virheet vähenevät. Tiedot ovat myös viranomaisten käytössä aikaisemmin, jolloin myös mahdolliset virheet ja väärinkäsitykset saadaan korjattua nopeasi. Lyhyen ajanjakson virheen etsiminen ja korjaaminen heti ilmoitusten jättäminen jälkeen on huomattavasti helpompaa ja tehokkaampaa, kuin koko vuoden tietojen tarkistaminen joskus pitkänkin ajan kuluttua ilmoituksen jättämisestä. Jokainen ymmärtää että poikkeaman löytäminen yhden maksukauden aineistosta heti sen päätyttyä on paljon helpompaa kuin koko vuoden aineistosta joskus reippaan puolen vuoden jälkeen suoritettu etsintä. Tämä on ehdottomasti myös palkansaajan etu.

Kaikki eivät selviä tulorekisteristä – väite perustuu isolta osalta tietämättömyyteen

On tuotu julkisuuteen ajatuksia siitä, että on olemassa yrityksiä, joissa palkanlaskenta hoidetaan käsin tai Excelissä.  Että heille tästä koituu lisää kustannuksia ja hallinnollista taakkaa. Tai että he joutuvat ulkoistamaan palkanlaskennan, kun eivät enää itse pysty sitä hoitamaan. Aivan varmasti on näitä yrityksiä. Mutta olen varma, että niitä ei ole niin paljon, kuin on julkisuudessa annettu ymmärtää. Tämä tieto vääristyy, kun asiaa kysytään yrityksiltä. Asiasta on toki puhuttu ja tulorekisterin toiminnasta on julkaistu tietoa, mutta silti uskon, että yrittäjän on vaikea ymmärtää mistä tai millaisesta muutoksesta oikeasti on kysymys. Perinteisesti ihmisen on helpompi vastustaa kuin puoltaa asiaa jota ei tunne, tai ymmärrä mitä käytännön toimia sen voimaantulo tarkoittaa. Moni ihminen on luonnostaan vastaan uusia asioita, varsinkin jos sen merkityksen hahmottaminen on vaikeaa.

Uskon että ne tilitoimistot jotka suhtautuvat vähemmän positiivisesti tulorekisteriin, eivät ole perehtyneet asiaan. Kuulin juuri pari viikkoa sitten kommentin, että jos ilmoitus lähetetään aina kun palkka maksetaan ja kuitenkin pitää maksu maksaa 12 päivä, niin sehän tarkoittaa, että työ vuoden aikana tuplaantuu. Ettei se auta, että vuosi-ilmoitus jää pois. Ihmettelin asiaa ja keskustelun jälkeen selvisi, että kun olimme tiedotuksessa puhuneet vuosi-ilmoitusten poistumisesta ja uudesta palkanmaksukohtaisesta ilmoittamisesta, olimme unohtaneet riittävän selkeästi puhua myös kuukausittain tehtävän kausiveroilmoitusten poistumisesta. Kun mainittiin että maksun eräpäivä ei muutu, oli kommentoijan ajatus, että näiden uusien ilmoitusten lisäksi lähetetään vielä kausiveroilmoitus, kun kerran maksukin maksetaan entiseen tapaan. Kysymys kuitenkin on vain maksamisesta, mitään kuukausi- tai vuosi-ilmoituksia ei sitten enää lähetetä. Jatkossa annaetaan vain palkanmaksukausittain laadittu ilmoitus.

Palkkahallinnon työkenttä järkeistyy ja asiantuntijat ehtivät tehdä muuta kuin rutiineja

Samaa tietoa ei tarvitse antaa kahdesti

Iso hallinnollisen taakan poistuminen tulee niistä tiedoista, jotka tulorekisteriin ilmoitetaan vapaaehtoisena. Tulevassa tulorekisterilaissa on määritelty, ettei viranomainen pyydä tietoa, joka on jo jollekin toiselle viranomaiselle annettu eli ilmoitettu tulorekisteriin. Poissaolot sekä muut vapaaehtoiset tiedot ovat niitä tietoja, joiden ilmoittaminen poistaa monen viikon palkkatodistusten laadinta tarpeen. Mutta jos ei halua näitä tietoja ilmoittaa palkanmaksukohtaisesti, voi olla antamatta. Silloin vaihtoehtoisesti annetaan tiedot viranomaisille silloin kun he niitä pyytävät. Kummalla tavalla sen haluaa tehdä, on oma valinta. Miten hallinnollinen taakka lisääntyy, kun itse voi valita?

Kun sitten mietimme niitä yrityksiä, jotka hoitavat palkanlaskennan Excelissä tai jopa paperilla, voivat käyttää ilmaista palkka.fi -palvelua. Tämä palvelu ei ole vielä paras mahdollinen, sitäkin kehitetään koko ajan. Sitä kuitenkin käyttävät jo nyt monet työnantajat, osa isojakin toimijoita. Toki tilanne voi olla myös se, ettei yrittäjä tai siellä palkkoja laskeva henkilö kykene tai halua palvelua käyttää tai hankkia niiden hoitamiseen tai uusia nykyistä järjestelmäänsä niin, että se toimisi tulorekisterin edellyttämällä tavalla. Se toki voi yksittäisen yrityksen kannalta olla harmittava tilanne. Kustannuksiakin voi syntyä, mutta kokonaisuuden kannalta yritys säästää aikaa ja aikahan tunnetusti on rahaa. Toki voi eteen myös tulla tilanne jossa palkanlaskenta on ulkoistettava. Ulkoistettaessa saadaan palkanlaskennan lisäksi ulkopuolinen asiantuntija, jolta voi kysyä palkkoihin liittyviä asioita. Tämä tuo yritykselle lisää tietoa ja resurssia. Kysymys on myös siitä, että maailma kehittyy ja ihmiset haluavat tietonsa reaaliaikaisena. Myös kesätöissä olevat opiskelijat ovat tyytyväisiä, kun Kela voi reagoida tuloihin heti eikä perimään liikaa maksettuja tukia takautuvasti takaisin.

Samalla henkilöverotus kehittyy ja jokainen saa realiaikasiesti tietoon omat ilmoitetut ansionsa

Alaa on kehitettävä, Katrella se onnistuu

Nyt julkisuuteen tulleet lausunnot puhuvat osittain asioista virheellisen tiedon perusteella sekä osittain lyhytnäköisesti, vain pientä ryhmää ja sen vastustusta tai mahdollisesti syntyviä kertakustannuksia kauhistellen. Mieleeni väkisin hiipii myös ajatus siitä että tämä voi herättää myös pelkoja. Juuri sen takia kun sen toimintaa ei ymmärretä. Mitä sitten kun osaamisen kenttää pitääkin laajentaa, kun rutiinien jälkeen jää aikaa myös neuvoa ja ohjata asiakasta. Se on uusi asia, mutta kokemuksesta voin sanoa että siitä saa työhönsä mielekkyyttä. Myös alana palkkahallinto kaipaa nostoa, kuka nuori haluaisi ryhtyä ensimmäisten kuvien kuvaamaan työhön? Kun taas se että työ koostuu vähästä rutiinista ja ja suurelta osin asiantuntijatyöstä, on se mitä nuoriso työltään toivoo. Katre pelastaa siis osaltaan myös koko palkkahallinnon alan! 

Kuulin joskus yhdellä luennolla lausuman, joka oli kuuleman mukaan autoa kehittäneen Henry Fordin sanoma: ”Jos olisimme kysyneet ihmisiltä mitä he haluavat, he olisivat halunneet nopeamman hevosen” Ford kuitenkin omasi kykyä miettiä laajemmin ja nähdä tulevaisuutta. Hän suunnitteli auton. Meidänkin alana ja yhteiskuntana tulee nähdä laajemmin. Tarvitsemme tulorekisterin, emme voi ajatella niin että jos muutamalle yksittäiselle yritykselle tulee kertaluontoisia kustannuksia, tuhlaamme mahdollisuuden vähentää koko yhteiskunnan kustannuksia. Meillä ei ole siihen varaa.

Katre on osa yhteistä hyvää tapaa toimia tulevaisuudessa.


Riikka