Syksyn oikeat sateet ovat saapuneet

Kesäkuussa pohdin tuleeko kesällä sadetta vaan vain SADetta. Moni sanoisi että onneksi ei tullut sitä kosteaa sadetta. Itse olisin sitäkin jo kaivannut, kuumuus kun ei ole minun juttuni. Mutta kesä on ohi ja syksyn kosteat kunnon sateet ovat alkaneet. Niin on alkanut samoin myös aktiivinen työskentely eri tahoilla.

Itse ajattelin että syksy tuo minulle sellaista "vapaa-aikaa" jonka käyttämistä oikein erikseen joudun pohtimaan kun Taloushallintoliiton hallitus ja sitä myötä myös muutama TAL työryhmä jäi pois kalenterista. Elokuu jo alkoi vilkkaasti, mutta syyskuu on ottanut sellaisen spurtin ettei vielä ainakaan mitään tyhjää kalenterissa ole näkynyt, eikä lokakuun puoliväliin mennessä näy. Luulin syyskuun jo olevan täynnä ja tänään täytin taas lisää :) Kuulemma niin käy jos ei osaa laittaa niitä kahta kirjaina E ja I oikeaan järjestykseen. Mutta itse kaikesta kiireestä huolimatta en ole siitä stressaantunut, koska asiat joissa työskentelen ovat sellaisia joiden parissa haluankin työskennellä. Vaikkakin kotipaikkakuntani Rauma aiheuttaa sijaintinsa vuoksi pientä järjestelyä silloin tällöin, lyhyet palaverit kun ovat haasteellisia jos matka yhteensuuntaan kestää 3-4 tuntia.

Taloushallintoliiton Tilitoimistopäivä on työllistänyt maakuntamatkailullaan ympäri Suomen. Siellä aiheina kohdallani ovat olleet yleiset muuttuneet tai muuttumassa olevat asiat sekä SEPA - se "iki-ihana" asia joka nyt vie kaikki tietotekniikkatalojen resurssit hidastaen muita projekteja huomattavasti. Onneksi se on kohta "ohi" siinä mielessä että jos jotain ei ole tehty vuoden vaihteeseen ei sillä enää ole niin hirmu kiire...

Tilitoimistopäivä on tuonut mieleen sen tosiasian että tässä asiassa myös käyttäjät, niin tilitoimistot kuin yrityksetkin ovat liikkellä tekniikalla jota voisi kuvailla "kiiruhdetaan hitaasti" Toivon sydämestäni ettei liian hitaasti. Moni tietotekninen neuvonantaja atk-taloissa kun voi olla ja on jo nyt melko varattu. Mitä heidän palvelunsa maksavat vuoden vaihteen lähellä jos niitä yleensäkin on saatavissa. Samoin pankkien asiakaspalveluhenkilöstö SEPA-asioissa tullee olemaan enemmän kuin täystyöllistetty. Eikä näitä ihmisiä yhtäkkiä oteta mistään varastosta. Niillä ihmisillä on pärjättävä jotka nyt ovat asiasta jotain tietäviä.

Olen itse käynyt läpi sellaiset SEPAn mukanaan tuomat haasteet että toivon ettei kukaan joudu käymään läpi mitään vastaavaa. Asia ei minulle ollut sinänsä vaikea, mutta luotin siihen että kaikki tarkoitamme samoilla sanoilla ja termeillä samoja asioita. Emme tarkoittaneet ja lupasin asiakkaalle tehdä sellaista mitä emme voineetkaan tehdä niin kuin oli suunniteltu - saimme "pienen" haasteen itsellemme, nyt olemme sitä hoitaneet vaihtelevalla menestyksellä. Siitä voisi kertoa ihan oman tarinan.

Raportointikoodisto julkaistiin 9.9.2010 ja siitä löytää tietoa http://www.raportointikoodisto.fi/ sivustolta. Aivan mahtava juttu! Toivon että jokainen tilitoimisto ja myös yritys joka hoitaa itse taloushallintoaan, esittää omalle ohjelmistotalolleen kysymyksen. - Milloin tämä koodisto on meidän käytössämme? Se on se keino jolla saamme koodiston käytön ja sen hyödyt mahdollisimman laajalle kaikkien käyttöön. Osa ohjelmistotaloista jo tosin on ilmoittanut ottavansa koodiston omaan ohjelmaansa ilman muuta, osa jo odottanut sen tulemista. Osalla valitettavasti edellä mainuttu SEPA vie vielä hetken energiaa.

Mielestäni on alamme kannalta mahtavaa se että vihdoin saamme näkyviin hiljalleen kohtia joissa voimme aidosti hyödyntää sähköisyyttä, se itsessäänhän ei saa kenellekään nousta itseisarvoksi. Pitää muistaa vanha sananparsi "tuli on hyvä renki mutta huono isäntä" Tietotekniikka ja sähköinen taloushallinto sopii enemmän kuin hyvin vanhaan sanontaan korvaamaan sanaa "tuli". Sen kun muistamme ja kehitämme kaikkia hyödyntävää tekniikkaa ja menetelmiä, pidämme Suomen edelleen edellä tässä kehityksessä, meillä on kaikki edellytykset siihen. Raportointikoodisto on aivan loistava esimerkki siitä mitä päättäväisellä työskentelyllä saadaan aikaan - siitä on hyvä jatkaa!

SADetta keskellä kesääkin!

Toivottavasti otsikko ei kuvaa Suomen säätä, vaan jää ainoastaan sitä mitä sillä itse tällä hetkellä tarkoitan :)

Työ- ja elinkeinoministeriössä on jo jonkin aikaa ollut meneillään Sähköisen Asioinnin ja Demokratian edistämiseen ja sen kehittäiseen keskittyvä projekti. Osa-alueita tässä projektissa on useampia, osa liittyy asumiseen, osa oppimiseen tai kansainvälistymiseen. Itse olen saanut olla mukana siinä klusteriryhmässä joka käsittelee kahta osa-aluetta: Työnantajana toimimista ja yrityksen perustamista.

Koko projektin ajatus perustuu EU:n jäsenmailleen antamaan määräykseen hallinnollisen taakan kustannusten vähentämiseen 25% vuoteen 2012. Monissa Euroopan maissa tämän toteuttaminen on paljon helpompaa kuin Suomessa. Meillä ei ole shekkejä eikä meillä veroja enää makseta leimamerkeillä. Viitenumero laskuissa ja maksamisessa on Suomen juttu, joka onneksi saatiin viime tipassa mukaan myös SEPAan. Monissa maissa reskontran hoitaminen on usemman ihmisen työtä, koska maksut on käsin kohdistettava tiliotteilta, jotka tulevat paperilla. Tito -tiliotteesta ei ole kuultukkaan. Suomessa Tito on ollut jo parikymmentä vuotta - kiitos Pauli Vaahteran innovatiivisen ajattelun ja periksiantamattomuuden. Muistan hyvin kun järjestelmä tuli käyttöömme. Miten alku oli monissa pankeissa kuten käyttäjilläkin haparoivaa - ja miten nyt pidämme sitä itsestään selvänä.

Olen tilitoimistotyössäni tällä hetkellä paljon tekemisissä muiden Euroopan maiden kansalaisten kanssa, toimistomme kun on melko lähellä OL3 työmaata ja palvelemme muullakin kielellä kuin suomeksi. Keskustelut heidän kanssaan ovat saaneet minut tajuamaan miten hyvin Suomessa on käytössä tietotekniikan suomat lähes huomaamattomat automatisoinnit juuri maksamisessa ja siihen liittyvässä talous- / palkkahallinnossa.

Tämä tarkoittaa kääntäen sitä että "joudumme" miettimään jotain konkreettisia ja oikeita keinoja hallinnollisen taakan keventämiseksi ja kustannusten alentamiseksi. Se teettää töitä, mutta se on toisaalta aivan loistava asia. SADe ryhmän työ lähti hallinnollisen taakan kustannusten kartoittamisesta. Mikä on hallinnollista taakkaa ja mitkä muuten vain hallinnollisia kustannuksia? On paljon ns. hallinnollisia kustannuksia jotka eivät ole suoraan riippuvaisia lainsäädännöstä. Esim. osa työsuojelun kustannuksista on sellaisia. Mutta sellaiset hallinnolliset kustannukset, jotka syntyvät yrityksille tai viranomaisile vain sen takia että asiasta on laki - se on hallinnollista taakkaa.

Kustannuksia syntyy paitsi yrityksille myös vastaanottavaan viranomaispäähän. Jo se että että eri virastoilla on käytössään erilaiset järjestelmät tietojen käsittelyyn aiheuttaa uskomattoman suuret kustannukset. SADe Klusteriryhmässä on edustettuina juuri näitä tietoa vastaanottavia sekä erilaista neuvontaa yrityksille antavia tahoja. Ryhmässä on myös edustettuina mm EK, Suomen Yrittäjät ja Suomen Taloushallintoliitto.

Tarkoituksena on luoda yritys suomi -portaaliin käyttäjän näkökulmasta tehty palvelu. Nykyisin yrityksen perustamiseen tilanteisiin tarvittavat neuvot ovat monessa eri paikassa. Tai kun yrittäjä sela nettiä työntekijää palkatessaan tai etsiessään muuta työnantajana toimimiseen  tarvittavia neuvoja, hänen pitää tietää mistä etsii mitäkin. Uudessa palvelussa asia käännetään. Yrittäjä tai yrittäjäksi aikova klikkaa mitä haluaa tehdä, palvelu tuo oikeat neuvot ja lomakkeet saataville. Monet viranomaisvetoiset projektit ovat pitkiä ja tuloksettomia kokouksia. Mutta kuten kirjoitin otsikkoon SADe etenee kesälläkin. Konsulttiyritys suorittaa tarvittavia haastatteluja eri tahoille kesänkin aikana, niin että syksyllä suurin osa kartoituksista on tehty ja työ voi jatkua tehokkaasti eteenpäin.

Tämän ryhmän vierellä kehitetään pienemmällä kokoonpanolla mm. Palkka.fi palvelua. Tässä työssä ajetaan jokaisen palkanmaksajan etuja, sen ryhmän työssä olen saanut ilon olla mukana ja kerron siitä tarkemmin toisella kertaa, ettei tästä kirjoituksesta tule "romaania" :)

Syksyllä julkaistava raportointikoodisto tuo helpotusta viranomaisilmoittamiseen ja on tavallaan osa hallinnollisen taakan vähentämmistä, vaikka onkin täysin erillinen TEKES rahoitteinen projekti. Se saa jatkokseen syksyllä projektin jossa pohditaan sähköisen tilinpäätöksen olemusta ja tehdään oma koodisto palkkahallinnon tarpeisiin.

SEPA saapuu vuoden vaihteeseen ja meidän on tehtävä paljon ennen sitä, mutta uskallan sanoa että syksy tuo muutenkin mukanaan paljon mielenkiintoisia asioita.

Kevään kiireiden keskellä vielä kerran – katsoa ja verotiliä

Tämä kevät on mennyt itseltäni kuin siivillä, kuten varmasti suurimmalta osalta tili-ihmisiä, omia aikataulujani sekoitti vielä mukavasti helmikuun viimeisestä viikosta eteenpäin kuukauden jatkunut sairasloma. Onneksi ei sentään burn out tai muuta niin vakavaa, vaan ihan fyysisiä vaivoja, jotka olivat mukavasti jo lähes vuoden verottaneet työkykyä. Joten siinä mielessä kannatti kuukausi makoilla kotona vuoden kiireisimpään aikaan, koska nyt taas jaksaa.

Verotilin ihmeellisyydet ja katson koukerot, ne ovat pitäneet tilitoimistot kiireisenä, jokaisen asiakaspalvelutaidot ovat punnittu. Verotili on laaja tietotekninen ohjelmisto, jonka testaaminen etukäteen kaikkien näiden ikävien tilanteiden varalta ei ollut mahdollista. Suomen hallitus ja Eduskunta antoivat valmiin lain aivan liian myöhään ulos, alkuperäinen aikataulu oli aivan eri. Jotta edes osasta näistä tilanteista olisi vältytty, olisi laissa ollut voimaanastumispäivä pitänyt siirtää vuodella. Nyt asetettiin kaikki asioita hoitavat tahot, niin tilitoimistot, yritykset kuin verohallintokin kohtuuttoman tilanteen eteen. Toki verovelvollisten on katsottava joissakin asioissa peiliinkin. Monet verohallinnon ohjeet ovat jääneet lukematta. On toki ymmärrettävää että yrittäjä tai tilitoimistokaan ei koko ajan lueskele www.vero.fi sivustoa siltä varalta että onko uutta tietoa tullut. Mutta jos lukematta jää verotiliviitteen mukana tullut ohjepaketti, niin voi vähän syyttää itseäänkin. Sen lukemalla nyt toki osa näistä vastoinkäymisistä olisi silti olemassa, mutta lisätyöt verohallinnossa olisivat jääneet vähemmälle jos yrittäjät esim. olisivat maksaneet verot sinne minne ne kuuluvatkin, eivätkä innostuneet maksamaan jo vuoden 2009 veroja verotilille tammi-helmikuussa. Näiden rahojen kohdistaminen oikeille maksuille vei verovirkailijoiden aikaa juuri silloin kun verotilin muut asiat olisivat tarvinneet neuvontahenkilökuntaa asiakaspalveluun.

Myös verotililain vaatimus negatiivisen arvonlisäveron välittömästä palautuksesta aina kun se on mahdollista, aiheutti edestakaista sotkua kun yritykset jättivät työnantajamaksut maksamatta koska ne piti kuitata negatiivisesta arvonlisäverosta, mutta verotilijärjestelmä ehtikin palauttaa koko negatiivisen veron ja tili jäi miinukselle. Vastaavia tapahtumia eri yhteyksissä on erilaisia. Ja taas meni virkailijoiden aika turhaan näitä sotkuja selvitettäessä. Mutta uskon edelleen että kun tässä vuosi mennään, osaamme kaikki tämän ja verotili toimii mukavasti ja hoitaa sitä tehtävä mihin se on luotukin.

Myös tunnistautumisen alkuhässäkän jälkeen on tässäkin järjestelmässä esiintynyt asioita jotka eivät itse asiassa ole virheitä, mutta joiden kanssa eläminen on joskus vähän hankalaa. Yhden ongelman aiheuttaa tilitoimiston työntekijän työpaikan vaihto. Vaikka tilitoimisto poistaa työntekijän omasta listastaan ja peruuttaa tunnuksen niin nyt näyttäisi että asiakaskohtaiset valtuutuksien jaot jäävätkin voimaan. Tämä tuntuu oudolta, koska työntekijä on saanut nämä valtuutukset tilitoimiston työntekijän asemassa, jota hänellä ei sitten enää ole. Tätä asiaa tutkimme ja yritämme löytää ratkaisuja. Se vaihtoehto, että jokaisen asiakkaan takaa tämän henkilön tiedot käytäisiin poistamassa erikseen, ei tunnu kohtuulliselta. Toinen katso -tunnisteisiin liittyvä yllätys tulee siinä että jos tilitoimisto on valtuutettu asiakkaan aidolla katsolla, ei valtakirjalla, asiakkaan tulisi kuitenkin välillä käyttää myös omaa tunnustaan. Jos tunnus on 3 vuotta käyttämättä se lukittuu. Tällöin sen avaamisen tarvitaan pankkitunnusta tai käyntiä verovirastossa, jos myöhemmin tarvitaan esim. uusia valtuutuksia tilitoimistolle tai muulle taholle. Katso –tunnisteen käyttökin kuitenkin laajenee koko ajan ja sitä tulevat tulevaisuudessa käyttämään yhä useammat tahot. Myös yksityishenkilöt tulevat tänä vuonna samaan mahdollisuuden katsotunnisteen luomiseen itselleen toisen tahon valtuuttamista varten. Ikävä kyllä myös verohallintoa kiusaa määrärahojen puute, jolloin on mahdollista tehdä vain se mikä on välttämätöntä.

Julkisen hallinnon aika- ja rahapulaan toivottavasti auttavat erilaiset meneillään olevat hankkeet, joihin syvennyn nyt kun en enää kirjoita katsosta tai verotilistä, ellei niissä tapahdu jotain uutta ja ihmeellistä 

Tiellä aitoon sähköiseen raportointiin

Taloushallintoalan suurin vuosittainen tilaisuus, Taloushallintoliiton Tili- ja veropäivät ovat tältä vuodelta ohi. Kahden päivän aikana alamme ihmiset voivat saada paljon kun osaavat hyödyntää tilaisuuden. Päivien luennot olivat tänäkin vuonna ajankohtaisia ja tili-ihmisille tärkeitä asioita käsitteleviä. Luentojen lisäksi osallistujilla oli jälleen kerran mahdollisuus keskustella ajankohtaisista asioista tai ihan vain muuten vaihtaa kuulumisia kollegoiden kanssa, monelle se on tärkeä lisä päivien antiin. Tutustumalla Taloushallintoliiton yhteistyöjäsenten monipuoliseen tarjontaan, moni sai uusia ideoita toimintatapoihinsa tai uusiin hankintoihinsa, tuttujen palveluntarjoajien henkilöiden kanssa on myös mukava vaihtaa kuulumisia vähintään tämän kerran vuodessa.

Sähköisestä taloushallintoa harkitsevilla tai sitä jo aloittaneilla oli mahdollisuus maanantai-illan päätteeksi nauttia ohjelmistotalon tarjoamasta tarjoilusta ja ohjelmiston tuote-esittelystä mukavassa ilmapiirissä. Maanantain luentojen lopuksi Finlandia-talolla voi myös seurata uusien KLT kirjanpitäjien juhlahetkeä kun he saivat vaativan tenttiponnistuksensa onnistumisesta tunnustuksena KLT-merkin ja -kirjan. KLT-tutkinnon saavuttaneita oli mahdollisuus juhlia myös KLT illallisella. Päivien aikana oli mahdollisuus molempina päivinä kysyä myös tili-ihmisten arkeen vuoden alussa tulleista uusista asioita, Katso-tunnistautumisesta sekä Verotilistä. Toisena ständinä Finlandia-talon ala-aulassa oli FIA projektin raportointikoodistoa esittelevä osasto. Raportointikoodistosta kiinnostuneet saivat tilaisuuden kuunnella asiasta myös Vuokko Mäkisen lyhyen ja selkeän esittelyn lounaan yhteydessä.

Tili- ja veropäivät aloittavat vuosittain sen ajan jolloin tilitoimistot ja kaikki taloushallinnon kanssa tekemisissä olevat tekevät suurimman paineen alla töitään. Palkkahallinnon vuosi-ilmoitukset, osinkoveroilmoitukset, tilinpäätökset ja tuloveroilmoitukset täyttävät arkemme. Siinä samassa hoidamme normaalit rutiinit niin palkka- kuin taloushallinnossakin. Esitelty raportointikoodisto tulee muuttamaan tili-ihmisten raportoinnin arkea, toisten enemmänkuin toisten, riippuen mitä menetelmiä he käyttävät tällä hetkellä. Kun käytämme taloushallinnossa ohjelmistoa jossa käytetään raportoinnin apuna raportointikoodistoa se mahdollistaa oikean sähköisen raportoinnin verottajalle, kaupparekisteriin, tilastokeskukseen, rahoittajille ja minne muualle vain yhdessä haluamme sen sitä tekevän. Kun ohjelmiston käyttämä tilikartta on koodattu raportointikoodistoon, se tuottaa aitoa sähköistä sanomaa kaikkien tahojen käyttöön.

Osa tilitoimistoista lähettää veroilmoitukset ja kaiken muunkin viranomaisraportoinnin paperilla. koodisto mahdollistaa heille helpon tavan siirtyä kerralla sähköiseen ilmoittamiseen. Osa toimistoista lähettää veroilmoituksen sähköisesti joko syöttämällä luvut lähetysohjelmaan tai siirtämällä tiedoston kirjanpito-ohjelmistosta lähettävään ohjelman. Kummassakin tapauksessa tuloslaskelma ja tase lähetetään pdf tiedostona ilmoituksen mukana. Muut viranomaisraportit siirtyvät suurimmalla osalla pääosin papereilla. Pdf tiedosto ei ole sähköinen raportti. Sähköisen veroilmoituksen mukana lähetettävä pdf tiedosto on yhtä vähän sähköinen tuloslaskelma tai tase kuin sähköpostin liitteenä lähetetty pdf lasku on sähköinen lasku. Lasku ei ole sähköinen koska sitä ei voida käsitellä tai sen tietoja siirtää jatkokäsiteltäväksi ilman tulostusta tai käsittelyä tunnistusohjelmia.

Hallinnollisen taakan vähentäminen on EU-tasoinen tavoite, jota tämän koodiston mahdollistama aito sähköinen raportointi tulee mahdollistamaan. Nyt lähettämämme pdf tiedostot tai paperilla lähettämämme tilinpäätökset skannataan tunnistusohjelmilla verohallinnossa jotta niiden tiedot voidaan käsitellä sähköisesti. Verohallinto lähettää pdf tiedostot kaupparekisteriin joka taas tekee saman käsittelyn omilla ohjelmillaan, tilastokeskus omillaan, rahoittaja omillaan…lista on loputon. Jokainen viranomaistaho tarvitsee erilaisia tietoja ja niiden käyttämät ohjelmat ovat erilaisia. En osaa edes kuvitella miten monia ihmistyövuosia tähän turhaan työhön on jo kulutettu. Ja paljonko siihen vielä tullaan kuluttamaan, ellei asialle tehdä jotain. Onneksi nyt on tehty. Meillä ammatti-ihmisinä ja toisaalta yksityisinä veronmaksajina on velvollisuus tehdä jotain ja oikeus saada yhteiskunnan varoja käytettäviksi hyödyllisimpiin asioihin. EU tason vaatimus hallinnollisen taakan vähentämisestä joka maassa suhteessa saman verran, on helppo toteuttaa maissa joissa käytetään shekkejä, joissa ei ole viitenumeroita tai joissa osa Suomessa jo kauan olleista sähköisistä automatisoinneista on vielä tulevaisuutta. Mutta Suomen on tehtävä jotain oikeasti hallinnollista taakkaa vähentävää, mikä on mielestäni todella hyvä juttu.

Me taloushallinnon ammattilaiset voimme tehdä paljon tämän asian edistämiseksi. Antamalla yhteisvoimin selkeän viestin taloushallinnon ohjelmistojen valmistajille että haluamme ohjelmien käyttävän raportointikoodistoa raportoinnin perustana, siirrämme vastuuta heille tehdäksemme hyvä teon tulevaisuudelle. Pois turha tulokseton työ ja samalla hiilijalanjälkemme pienenee. Sen olemme velkaa tuleville sukupolville, lapsillemme, lapsenlapsillemme ja heidän lapsilleen….

Katson jälkimaininkeja

Joulukuun 15 päivä oli ja meni, Katso -tunnistautumiseen liittyviä asianhoitajavaltakirjojen Excel taulukoita ladattiin, jos ladattiin. Kyseisenä päivänä ja vielä seuraavana palvelu tökkäsi meidän tili-ihmisten intoon ladata taulukoita, yhdistettynä inhimilliseen virheeseen palvelua tuottavassa tietotalossa. Lisämausteensa toivat virheelliset, sinänsä ihan oikeat taulukot, jotka oli tallennettu uusimpaan Excel–muotoon. Palvelu kun ei kykene lukemaan uusimpia taulukoita.

Yritysten ja erehdysten kautta moni onnistui taulukkonsa lataamaan ja asiakkaat valtakirjansa hyväksymään. Toki monella oli ongelmia vielä seuraavanakin päivänä. Mutta kun palveluun ladattavien taulukoiden ajoja jaksotettiin tilitoimistojen y-tunnusten mukaan, lataukset alkoivat sujua, kaikki kun eivät olleet yhtä aikaa linjoilla.

Oman toimistomme noin 400 valtakirjasta maanantaihin 21.12.2009 mennessä oli asiakkaan ja viranomaisen hyväksymänä vahvistettu reilu kolmannes. Osa odottaa vielä päämiehen, eli asiakkaamme hyväksyntää, osa viranomaisen hyväksyntää henkilöllisyyden tarkistamisen jälkeen.

Meillä oli noin 70 asiakasta, joilla ei ollut omaa sähköpostiosoitetta tai jotka eivät halunneet saada ko. valtakirjaviestiä omaan osoitteeseensa. Osa näistä on sellaisia, joilla ei ole pankkitunnisteita, heidän valtakirjasähköpostinsa me tulostimme ja lähetimme heille, jotta he voivat käydä verovirastossa, osa tulee toimistoomme hyväksymään valtakirjansa. Näitä asiakkaita meidän on vielä kutsumatta toimistoomme varmasti noin 30-40. Kutsuimme jo muutaman ennen joulua, mutta kun samaan aikaan neuvoimme puhelimessa asiakkaita jotka tekivät itse hyväksyntää, päätimme jättää suurimman osan joulun jälkeiseen aikaan. Nyt meillä on kalenterissa katso -tapaamisia niillä kahdella jotka näitä vahvistuksia toimistossamme asiakkaiden kanssa tekevät. Alkuhässäkän jälkeen kaikki on lähtenyt ihan kivasti käyntiin ja sujunut mukavasti.

Viikkoa ennen joulua, perjantaina oli jo 380 tilitoimistoa ajanut valtakirjataulukoita sisään palveluun ja siellä oli 34.000 valtakirjaa. Joten iloksemme voimme todeta että palvelu toimii kaikista alkuhässäköistä huolimatta. Ja uskon että jokainen halukas saa tilitoimistonsa taulukon sisään ja valtakirjat hyväksyttyä, vaikka aluksi olisi jotain hankaluuksiakin. Tietoteknisissä ratkaisuissa on aina vastassa jotain, mutta me ratkaisemme tilitoimistoissa päivittäin vaikeita pulmia, selviämme tästäkin.

Toki ongelmia varmasti vielä on, jollekin taulukon lataaminen tulee varmasti vieläkin olemaan haaste. Pieniä virheitä sattuu varmasti ihan vain sen takia että on ohittanut jonkun ohjeen, tyypillisimpiä kompastuskiviä ovat ne tilanteet, joissa asiakkaalla on jo katso–tunniste tai oma taulukko on liian uutta Exceliä. Excelin voi tallentaa vanhempaan versioon, jos se ei tunnu auttavan, kannattaa ladata uudelleen Veron tai Taloushallintoliiton sivuilta taulukko ja siirtää kopioimalla omat tiedot siihen, kuitenkin niin, että liittää vain arvot, ei kaavoja tai määrityksiä. Jos Excel on muuttanut 0–alkuiset postinumerot lyhyemmiksi poistamalla nollat, voi sen sarakkeen muotoilla niin että kaikki on tekstiä jolloin nollatkin pysyvät. Jos asiakkaalla on jo katso–tunniste, asiakas on jossain vaiheessa hankkinut itselleen ns. aidon katson. Tällöin tilitoimiston on pyydettävä asiakasta valtuuttamaan toimistonsa, valtakirja ei enää sovi käytettäväksi.

Excelin täyttämisessä on huomattavaa, että jos asiakkaan kanssa keskustellessa tullaan siihen tulokseen, että yhden henkilön hyväksyntä tälle valtakirjalle riittää, näin voi toimia vaikka normaalisti kaupparekisterin määräyksen mukaan nimenkirjoitusoikeutetuista tarvittaisiin useampi yhtä aikaa. Tämä helpottaa taulukon täyttämistä ja ennen kaikkea niiden tietojen etsimistä ja käytännön sähköpostihyväksyntää. Tässä kohdin pitää tietysti taulukon allekirjoittajien määrän tämän asiakkaan kohdalla olla taulukossa myös yksi. Jos asiakkaan riville syötetään jokin muu määrä niin silloin palvelu edellyttää tämän määrän ihmisten hyväksymistä.

Ulkomaalaisten yritysten, joilla siis ei ole Suomessa allekirjoitusoikeutettua henkilöä, tällä ei ole Suomen henkilötunnusta tai ei edes käy Suomessa, niiden kohdalla tunnistusmenettely valitettavasti on vielä kesken. Viivästykset johtuvat osin siitä että asian suunnittelu ja käytännön toteutuksen mietintä jäi varsinaisen toiminnon mietinnän jalkoihin. Mutta pääosin viivästys päämenettelyyn nähden johtuu tietoteknisistä syistä. On vaikea ymmärtää miten hienojakoista työtä tämän kaltaisen palvelun tekeminen tietoteknisesti on. Siinä on niin monta asiaa joiden pitää toimia yhteen ja erikseen. On otettava huomioon lukuisia yksityiskohtia ja etukäteen pyrittävä eliminoimaan niitä tilanteita joissa käyttäjä voi tehdä toisin kuin on ajateltu ja saa sillä järjestelmän toimimaan toisin. Kaikki pitäisi etukäteen miettiä, torjua ja testata. Ja samaan aikaan miettiä että kaiken pitää toimia, ei ainoastaan joustavasti tietoteknisessä mielessä vaan samanaikaisesti täyttää verotuksen tarpeet ja lakisääteisen salassapidon.

Ulkomaalaisille yrityksille tarkoitetusta menettelystä voi lukea jo nyt www.vero.fi/katso ja sieltä yläpalkista kohdasta ”ulkomaalaiset toimijat” Tuotantoon palvelu tullee helmikuussa. Paniikkiin ei ole kuitenkaan syytä aikataulullisesti, varsinkaan jos on käyttänyt ennen ns. tilitoimistokatsoa näiden asiakkaiden kohdalla. Se toimii ilmoitusten lähettämisessä 30.6.2010 asti, joten valtakirjan ehtii tehdä heillekin valmiiksi ennen sitä.

Yhtenä valtakirja-asiana on pohdittu miten menetellä kun valtakirjalla asiakas antaa kaikki valtuuden tilitoimistolle eikä näin voi itse käydä tarkistamassa verotiliään. Ensimmäisen vuoden ajan asiakas saa paperilla tiliotteen joten tämä ei ole ongelma. Tiliote kannattaa edellyttää mukaan kirjanpitoaineistoon, vaikka toki tilitoimisto saa sen näkyviin verotilipalvelustakin katso -tunnisteillaan. Vielä ensimmäisen vuoden jälkeenkin tiliotteen saa postitse paperilla jos asiakas niin haluaa, sen voi tilata verohallinnolta. Mutta ensi keväänä, kesällä ehkä, voi asiakkailta kysellä haluavatko he itse seurata jatkossakin tiliotetta, paperilla tai sähköisenä. Jos paperilla sen tilaaminen käy nopeasti. Jos taas sähköisesti näiden asiakkaiden kanssa voi tehdä aidon katson. Valtakirjassa annetut roolit siirtyvät suoraan eikä muuta tässä kohdin tarvita. Jos myöhemmin tulee uusia rooleja, asiakasta on ohjattava tekemään valtuutus siihen asiaan tilitoimistolleen.

Moni asiakas saattaa kuitenkin tässä kohdin sanoa, ettei halua itse seurata tiliotettaan aktiivisesti, jolloin asiakas ulkoistaa seurannan tilitoimistoon. Tilitoimiston pitää muistaa sopia asiakkaan kanssa tarkasti seurannan ehdoista ja hinnoista. On huomioitava perusseuranta, huomautusten välittäminen asiakkaalle ja muuta mahdolliset asiat joita seuranta voi tuoda tullessaan.

Toivottavasti jokainen tilitoimisto on muistanut tehdä palkkahallinnon asiakkailleen myös Kelan valtuutuksen joko aitona tai liitettynä valtakirjaan. Asiakkaallehan se ei aiheuta kuin joko pari rastia lisää aidossa katsossa tai toisen valtakirjan hyväksymisen valtakirjamenettelyssä. Kelan asioiden hoito sähköisesti kannattaa valita ehdottomasti, Suomessa Kelalla on hyvät sähköiset palvelut. Paperiseen vaihtoehtoon nähden ne helpottavat hakemusten täyttöä sekä tehtyjen hakemusten arkistointia. Lisäksi sähköinen hakemus nopeuttaa käsittelyä ja näin myös rahan saamista asiakkaalle. Parilla sanalla sanoen: parempaa asiakaspalvelua.