Kevään kiireiden keskellä vielä kerran – katsoa ja verotiliä

Tämä kevät on mennyt itseltäni kuin siivillä, kuten varmasti suurimmalta osalta tili-ihmisiä, omia aikataulujani sekoitti vielä mukavasti helmikuun viimeisestä viikosta eteenpäin kuukauden jatkunut sairasloma. Onneksi ei sentään burn out tai muuta niin vakavaa, vaan ihan fyysisiä vaivoja, jotka olivat mukavasti jo lähes vuoden verottaneet työkykyä. Joten siinä mielessä kannatti kuukausi makoilla kotona vuoden kiireisimpään aikaan, koska nyt taas jaksaa.

Verotilin ihmeellisyydet ja katson koukerot, ne ovat pitäneet tilitoimistot kiireisenä, jokaisen asiakaspalvelutaidot ovat punnittu. Verotili on laaja tietotekninen ohjelmisto, jonka testaaminen etukäteen kaikkien näiden ikävien tilanteiden varalta ei ollut mahdollista. Suomen hallitus ja Eduskunta antoivat valmiin lain aivan liian myöhään ulos, alkuperäinen aikataulu oli aivan eri. Jotta edes osasta näistä tilanteista olisi vältytty, olisi laissa ollut voimaanastumispäivä pitänyt siirtää vuodella. Nyt asetettiin kaikki asioita hoitavat tahot, niin tilitoimistot, yritykset kuin verohallintokin kohtuuttoman tilanteen eteen. Toki verovelvollisten on katsottava joissakin asioissa peiliinkin. Monet verohallinnon ohjeet ovat jääneet lukematta. On toki ymmärrettävää että yrittäjä tai tilitoimistokaan ei koko ajan lueskele www.vero.fi sivustoa siltä varalta että onko uutta tietoa tullut. Mutta jos lukematta jää verotiliviitteen mukana tullut ohjepaketti, niin voi vähän syyttää itseäänkin. Sen lukemalla nyt toki osa näistä vastoinkäymisistä olisi silti olemassa, mutta lisätyöt verohallinnossa olisivat jääneet vähemmälle jos yrittäjät esim. olisivat maksaneet verot sinne minne ne kuuluvatkin, eivätkä innostuneet maksamaan jo vuoden 2009 veroja verotilille tammi-helmikuussa. Näiden rahojen kohdistaminen oikeille maksuille vei verovirkailijoiden aikaa juuri silloin kun verotilin muut asiat olisivat tarvinneet neuvontahenkilökuntaa asiakaspalveluun.

Myös verotililain vaatimus negatiivisen arvonlisäveron välittömästä palautuksesta aina kun se on mahdollista, aiheutti edestakaista sotkua kun yritykset jättivät työnantajamaksut maksamatta koska ne piti kuitata negatiivisesta arvonlisäverosta, mutta verotilijärjestelmä ehtikin palauttaa koko negatiivisen veron ja tili jäi miinukselle. Vastaavia tapahtumia eri yhteyksissä on erilaisia. Ja taas meni virkailijoiden aika turhaan näitä sotkuja selvitettäessä. Mutta uskon edelleen että kun tässä vuosi mennään, osaamme kaikki tämän ja verotili toimii mukavasti ja hoitaa sitä tehtävä mihin se on luotukin.

Myös tunnistautumisen alkuhässäkän jälkeen on tässäkin järjestelmässä esiintynyt asioita jotka eivät itse asiassa ole virheitä, mutta joiden kanssa eläminen on joskus vähän hankalaa. Yhden ongelman aiheuttaa tilitoimiston työntekijän työpaikan vaihto. Vaikka tilitoimisto poistaa työntekijän omasta listastaan ja peruuttaa tunnuksen niin nyt näyttäisi että asiakaskohtaiset valtuutuksien jaot jäävätkin voimaan. Tämä tuntuu oudolta, koska työntekijä on saanut nämä valtuutukset tilitoimiston työntekijän asemassa, jota hänellä ei sitten enää ole. Tätä asiaa tutkimme ja yritämme löytää ratkaisuja. Se vaihtoehto, että jokaisen asiakkaan takaa tämän henkilön tiedot käytäisiin poistamassa erikseen, ei tunnu kohtuulliselta. Toinen katso -tunnisteisiin liittyvä yllätys tulee siinä että jos tilitoimisto on valtuutettu asiakkaan aidolla katsolla, ei valtakirjalla, asiakkaan tulisi kuitenkin välillä käyttää myös omaa tunnustaan. Jos tunnus on 3 vuotta käyttämättä se lukittuu. Tällöin sen avaamisen tarvitaan pankkitunnusta tai käyntiä verovirastossa, jos myöhemmin tarvitaan esim. uusia valtuutuksia tilitoimistolle tai muulle taholle. Katso –tunnisteen käyttökin kuitenkin laajenee koko ajan ja sitä tulevat tulevaisuudessa käyttämään yhä useammat tahot. Myös yksityishenkilöt tulevat tänä vuonna samaan mahdollisuuden katsotunnisteen luomiseen itselleen toisen tahon valtuuttamista varten. Ikävä kyllä myös verohallintoa kiusaa määrärahojen puute, jolloin on mahdollista tehdä vain se mikä on välttämätöntä.

Julkisen hallinnon aika- ja rahapulaan toivottavasti auttavat erilaiset meneillään olevat hankkeet, joihin syvennyn nyt kun en enää kirjoita katsosta tai verotilistä, ellei niissä tapahdu jotain uutta ja ihmeellistä 

Tiellä aitoon sähköiseen raportointiin

Taloushallintoalan suurin vuosittainen tilaisuus, Taloushallintoliiton Tili- ja veropäivät ovat tältä vuodelta ohi. Kahden päivän aikana alamme ihmiset voivat saada paljon kun osaavat hyödyntää tilaisuuden. Päivien luennot olivat tänäkin vuonna ajankohtaisia ja tili-ihmisille tärkeitä asioita käsitteleviä. Luentojen lisäksi osallistujilla oli jälleen kerran mahdollisuus keskustella ajankohtaisista asioista tai ihan vain muuten vaihtaa kuulumisia kollegoiden kanssa, monelle se on tärkeä lisä päivien antiin. Tutustumalla Taloushallintoliiton yhteistyöjäsenten monipuoliseen tarjontaan, moni sai uusia ideoita toimintatapoihinsa tai uusiin hankintoihinsa, tuttujen palveluntarjoajien henkilöiden kanssa on myös mukava vaihtaa kuulumisia vähintään tämän kerran vuodessa.

Sähköisestä taloushallintoa harkitsevilla tai sitä jo aloittaneilla oli mahdollisuus maanantai-illan päätteeksi nauttia ohjelmistotalon tarjoamasta tarjoilusta ja ohjelmiston tuote-esittelystä mukavassa ilmapiirissä. Maanantain luentojen lopuksi Finlandia-talolla voi myös seurata uusien KLT kirjanpitäjien juhlahetkeä kun he saivat vaativan tenttiponnistuksensa onnistumisesta tunnustuksena KLT-merkin ja -kirjan. KLT-tutkinnon saavuttaneita oli mahdollisuus juhlia myös KLT illallisella. Päivien aikana oli mahdollisuus molempina päivinä kysyä myös tili-ihmisten arkeen vuoden alussa tulleista uusista asioita, Katso-tunnistautumisesta sekä Verotilistä. Toisena ständinä Finlandia-talon ala-aulassa oli FIA projektin raportointikoodistoa esittelevä osasto. Raportointikoodistosta kiinnostuneet saivat tilaisuuden kuunnella asiasta myös Vuokko Mäkisen lyhyen ja selkeän esittelyn lounaan yhteydessä.

Tili- ja veropäivät aloittavat vuosittain sen ajan jolloin tilitoimistot ja kaikki taloushallinnon kanssa tekemisissä olevat tekevät suurimman paineen alla töitään. Palkkahallinnon vuosi-ilmoitukset, osinkoveroilmoitukset, tilinpäätökset ja tuloveroilmoitukset täyttävät arkemme. Siinä samassa hoidamme normaalit rutiinit niin palkka- kuin taloushallinnossakin. Esitelty raportointikoodisto tulee muuttamaan tili-ihmisten raportoinnin arkea, toisten enemmänkuin toisten, riippuen mitä menetelmiä he käyttävät tällä hetkellä. Kun käytämme taloushallinnossa ohjelmistoa jossa käytetään raportoinnin apuna raportointikoodistoa se mahdollistaa oikean sähköisen raportoinnin verottajalle, kaupparekisteriin, tilastokeskukseen, rahoittajille ja minne muualle vain yhdessä haluamme sen sitä tekevän. Kun ohjelmiston käyttämä tilikartta on koodattu raportointikoodistoon, se tuottaa aitoa sähköistä sanomaa kaikkien tahojen käyttöön.

Osa tilitoimistoista lähettää veroilmoitukset ja kaiken muunkin viranomaisraportoinnin paperilla. koodisto mahdollistaa heille helpon tavan siirtyä kerralla sähköiseen ilmoittamiseen. Osa toimistoista lähettää veroilmoituksen sähköisesti joko syöttämällä luvut lähetysohjelmaan tai siirtämällä tiedoston kirjanpito-ohjelmistosta lähettävään ohjelman. Kummassakin tapauksessa tuloslaskelma ja tase lähetetään pdf tiedostona ilmoituksen mukana. Muut viranomaisraportit siirtyvät suurimmalla osalla pääosin papereilla. Pdf tiedosto ei ole sähköinen raportti. Sähköisen veroilmoituksen mukana lähetettävä pdf tiedosto on yhtä vähän sähköinen tuloslaskelma tai tase kuin sähköpostin liitteenä lähetetty pdf lasku on sähköinen lasku. Lasku ei ole sähköinen koska sitä ei voida käsitellä tai sen tietoja siirtää jatkokäsiteltäväksi ilman tulostusta tai käsittelyä tunnistusohjelmia.

Hallinnollisen taakan vähentäminen on EU-tasoinen tavoite, jota tämän koodiston mahdollistama aito sähköinen raportointi tulee mahdollistamaan. Nyt lähettämämme pdf tiedostot tai paperilla lähettämämme tilinpäätökset skannataan tunnistusohjelmilla verohallinnossa jotta niiden tiedot voidaan käsitellä sähköisesti. Verohallinto lähettää pdf tiedostot kaupparekisteriin joka taas tekee saman käsittelyn omilla ohjelmillaan, tilastokeskus omillaan, rahoittaja omillaan…lista on loputon. Jokainen viranomaistaho tarvitsee erilaisia tietoja ja niiden käyttämät ohjelmat ovat erilaisia. En osaa edes kuvitella miten monia ihmistyövuosia tähän turhaan työhön on jo kulutettu. Ja paljonko siihen vielä tullaan kuluttamaan, ellei asialle tehdä jotain. Onneksi nyt on tehty. Meillä ammatti-ihmisinä ja toisaalta yksityisinä veronmaksajina on velvollisuus tehdä jotain ja oikeus saada yhteiskunnan varoja käytettäviksi hyödyllisimpiin asioihin. EU tason vaatimus hallinnollisen taakan vähentämisestä joka maassa suhteessa saman verran, on helppo toteuttaa maissa joissa käytetään shekkejä, joissa ei ole viitenumeroita tai joissa osa Suomessa jo kauan olleista sähköisistä automatisoinneista on vielä tulevaisuutta. Mutta Suomen on tehtävä jotain oikeasti hallinnollista taakkaa vähentävää, mikä on mielestäni todella hyvä juttu.

Me taloushallinnon ammattilaiset voimme tehdä paljon tämän asian edistämiseksi. Antamalla yhteisvoimin selkeän viestin taloushallinnon ohjelmistojen valmistajille että haluamme ohjelmien käyttävän raportointikoodistoa raportoinnin perustana, siirrämme vastuuta heille tehdäksemme hyvä teon tulevaisuudelle. Pois turha tulokseton työ ja samalla hiilijalanjälkemme pienenee. Sen olemme velkaa tuleville sukupolville, lapsillemme, lapsenlapsillemme ja heidän lapsilleen….

Katson jälkimaininkeja

Joulukuun 15 päivä oli ja meni, Katso -tunnistautumiseen liittyviä asianhoitajavaltakirjojen Excel taulukoita ladattiin, jos ladattiin. Kyseisenä päivänä ja vielä seuraavana palvelu tökkäsi meidän tili-ihmisten intoon ladata taulukoita, yhdistettynä inhimilliseen virheeseen palvelua tuottavassa tietotalossa. Lisämausteensa toivat virheelliset, sinänsä ihan oikeat taulukot, jotka oli tallennettu uusimpaan Excel–muotoon. Palvelu kun ei kykene lukemaan uusimpia taulukoita.

Yritysten ja erehdysten kautta moni onnistui taulukkonsa lataamaan ja asiakkaat valtakirjansa hyväksymään. Toki monella oli ongelmia vielä seuraavanakin päivänä. Mutta kun palveluun ladattavien taulukoiden ajoja jaksotettiin tilitoimistojen y-tunnusten mukaan, lataukset alkoivat sujua, kaikki kun eivät olleet yhtä aikaa linjoilla.

Oman toimistomme noin 400 valtakirjasta maanantaihin 21.12.2009 mennessä oli asiakkaan ja viranomaisen hyväksymänä vahvistettu reilu kolmannes. Osa odottaa vielä päämiehen, eli asiakkaamme hyväksyntää, osa viranomaisen hyväksyntää henkilöllisyyden tarkistamisen jälkeen.

Meillä oli noin 70 asiakasta, joilla ei ollut omaa sähköpostiosoitetta tai jotka eivät halunneet saada ko. valtakirjaviestiä omaan osoitteeseensa. Osa näistä on sellaisia, joilla ei ole pankkitunnisteita, heidän valtakirjasähköpostinsa me tulostimme ja lähetimme heille, jotta he voivat käydä verovirastossa, osa tulee toimistoomme hyväksymään valtakirjansa. Näitä asiakkaita meidän on vielä kutsumatta toimistoomme varmasti noin 30-40. Kutsuimme jo muutaman ennen joulua, mutta kun samaan aikaan neuvoimme puhelimessa asiakkaita jotka tekivät itse hyväksyntää, päätimme jättää suurimman osan joulun jälkeiseen aikaan. Nyt meillä on kalenterissa katso -tapaamisia niillä kahdella jotka näitä vahvistuksia toimistossamme asiakkaiden kanssa tekevät. Alkuhässäkän jälkeen kaikki on lähtenyt ihan kivasti käyntiin ja sujunut mukavasti.

Viikkoa ennen joulua, perjantaina oli jo 380 tilitoimistoa ajanut valtakirjataulukoita sisään palveluun ja siellä oli 34.000 valtakirjaa. Joten iloksemme voimme todeta että palvelu toimii kaikista alkuhässäköistä huolimatta. Ja uskon että jokainen halukas saa tilitoimistonsa taulukon sisään ja valtakirjat hyväksyttyä, vaikka aluksi olisi jotain hankaluuksiakin. Tietoteknisissä ratkaisuissa on aina vastassa jotain, mutta me ratkaisemme tilitoimistoissa päivittäin vaikeita pulmia, selviämme tästäkin.

Toki ongelmia varmasti vielä on, jollekin taulukon lataaminen tulee varmasti vieläkin olemaan haaste. Pieniä virheitä sattuu varmasti ihan vain sen takia että on ohittanut jonkun ohjeen, tyypillisimpiä kompastuskiviä ovat ne tilanteet, joissa asiakkaalla on jo katso–tunniste tai oma taulukko on liian uutta Exceliä. Excelin voi tallentaa vanhempaan versioon, jos se ei tunnu auttavan, kannattaa ladata uudelleen Veron tai Taloushallintoliiton sivuilta taulukko ja siirtää kopioimalla omat tiedot siihen, kuitenkin niin, että liittää vain arvot, ei kaavoja tai määrityksiä. Jos Excel on muuttanut 0–alkuiset postinumerot lyhyemmiksi poistamalla nollat, voi sen sarakkeen muotoilla niin että kaikki on tekstiä jolloin nollatkin pysyvät. Jos asiakkaalla on jo katso–tunniste, asiakas on jossain vaiheessa hankkinut itselleen ns. aidon katson. Tällöin tilitoimiston on pyydettävä asiakasta valtuuttamaan toimistonsa, valtakirja ei enää sovi käytettäväksi.

Excelin täyttämisessä on huomattavaa, että jos asiakkaan kanssa keskustellessa tullaan siihen tulokseen, että yhden henkilön hyväksyntä tälle valtakirjalle riittää, näin voi toimia vaikka normaalisti kaupparekisterin määräyksen mukaan nimenkirjoitusoikeutetuista tarvittaisiin useampi yhtä aikaa. Tämä helpottaa taulukon täyttämistä ja ennen kaikkea niiden tietojen etsimistä ja käytännön sähköpostihyväksyntää. Tässä kohdin pitää tietysti taulukon allekirjoittajien määrän tämän asiakkaan kohdalla olla taulukossa myös yksi. Jos asiakkaan riville syötetään jokin muu määrä niin silloin palvelu edellyttää tämän määrän ihmisten hyväksymistä.

Ulkomaalaisten yritysten, joilla siis ei ole Suomessa allekirjoitusoikeutettua henkilöä, tällä ei ole Suomen henkilötunnusta tai ei edes käy Suomessa, niiden kohdalla tunnistusmenettely valitettavasti on vielä kesken. Viivästykset johtuvat osin siitä että asian suunnittelu ja käytännön toteutuksen mietintä jäi varsinaisen toiminnon mietinnän jalkoihin. Mutta pääosin viivästys päämenettelyyn nähden johtuu tietoteknisistä syistä. On vaikea ymmärtää miten hienojakoista työtä tämän kaltaisen palvelun tekeminen tietoteknisesti on. Siinä on niin monta asiaa joiden pitää toimia yhteen ja erikseen. On otettava huomioon lukuisia yksityiskohtia ja etukäteen pyrittävä eliminoimaan niitä tilanteita joissa käyttäjä voi tehdä toisin kuin on ajateltu ja saa sillä järjestelmän toimimaan toisin. Kaikki pitäisi etukäteen miettiä, torjua ja testata. Ja samaan aikaan miettiä että kaiken pitää toimia, ei ainoastaan joustavasti tietoteknisessä mielessä vaan samanaikaisesti täyttää verotuksen tarpeet ja lakisääteisen salassapidon.

Ulkomaalaisille yrityksille tarkoitetusta menettelystä voi lukea jo nyt www.vero.fi/katso ja sieltä yläpalkista kohdasta ”ulkomaalaiset toimijat” Tuotantoon palvelu tullee helmikuussa. Paniikkiin ei ole kuitenkaan syytä aikataulullisesti, varsinkaan jos on käyttänyt ennen ns. tilitoimistokatsoa näiden asiakkaiden kohdalla. Se toimii ilmoitusten lähettämisessä 30.6.2010 asti, joten valtakirjan ehtii tehdä heillekin valmiiksi ennen sitä.

Yhtenä valtakirja-asiana on pohdittu miten menetellä kun valtakirjalla asiakas antaa kaikki valtuuden tilitoimistolle eikä näin voi itse käydä tarkistamassa verotiliään. Ensimmäisen vuoden ajan asiakas saa paperilla tiliotteen joten tämä ei ole ongelma. Tiliote kannattaa edellyttää mukaan kirjanpitoaineistoon, vaikka toki tilitoimisto saa sen näkyviin verotilipalvelustakin katso -tunnisteillaan. Vielä ensimmäisen vuoden jälkeenkin tiliotteen saa postitse paperilla jos asiakas niin haluaa, sen voi tilata verohallinnolta. Mutta ensi keväänä, kesällä ehkä, voi asiakkailta kysellä haluavatko he itse seurata jatkossakin tiliotetta, paperilla tai sähköisenä. Jos paperilla sen tilaaminen käy nopeasti. Jos taas sähköisesti näiden asiakkaiden kanssa voi tehdä aidon katson. Valtakirjassa annetut roolit siirtyvät suoraan eikä muuta tässä kohdin tarvita. Jos myöhemmin tulee uusia rooleja, asiakasta on ohjattava tekemään valtuutus siihen asiaan tilitoimistolleen.

Moni asiakas saattaa kuitenkin tässä kohdin sanoa, ettei halua itse seurata tiliotettaan aktiivisesti, jolloin asiakas ulkoistaa seurannan tilitoimistoon. Tilitoimiston pitää muistaa sopia asiakkaan kanssa tarkasti seurannan ehdoista ja hinnoista. On huomioitava perusseuranta, huomautusten välittäminen asiakkaalle ja muuta mahdolliset asiat joita seuranta voi tuoda tullessaan.

Toivottavasti jokainen tilitoimisto on muistanut tehdä palkkahallinnon asiakkailleen myös Kelan valtuutuksen joko aitona tai liitettynä valtakirjaan. Asiakkaallehan se ei aiheuta kuin joko pari rastia lisää aidossa katsossa tai toisen valtakirjan hyväksymisen valtakirjamenettelyssä. Kelan asioiden hoito sähköisesti kannattaa valita ehdottomasti, Suomessa Kelalla on hyvät sähköiset palvelut. Paperiseen vaihtoehtoon nähden ne helpottavat hakemusten täyttöä sekä tehtyjen hakemusten arkistointia. Lisäksi sähköinen hakemus nopeuttaa käsittelyä ja näin myös rahan saamista asiakkaalle. Parilla sanalla sanoen: parempaa asiakaspalvelua.

Katsoa katsomassa

Olen saanut ilokseni testata yritys.tunnistus -palvelua testiympäristössä. Ympäristöhän ei pääosin poikkea siitä mikä on käytössä ihan normaalisti tälläkin hetkellä. Ja on ollut jo reilut kaksi vuotta. Etuna testiympäristössä on kuitenkin se että siellä voi vapaasti kokeilla kaikkea sellaista mitä oikeassa elämässä ei voi. Merkittävin ero tällä hetkellä tuotantokäytössä olevaan palveluun on se että tuotannossa on vain ns. Tilitoimistokatson Excel taulukon lataaminen, kun taas testikäytössä pystyn kokeilemaan uutta Sähköisen asioinnin valtakirjaan liittyvää massa-ajon mahdollistavan taulukon sisäänajoa.

Verohallinto on luovuttanut käyttööni testiä varten y-tunnuksia ja henkilötunnuksia sekä tunnistautumiseen tarvittavia pankkitunnuksia vastaavia koodeja joista ei mikään vastaa mitään oikeaa yritystä tai henkilöä. On ollut jopa hauskaa testailla ja "seikkailla" palvelussa kokeilemassa erilaisia tapauksia. Ja niitä olen yrittänyt kokeilla kaikkia mahdollisia tapoja, joita oikeat käyttäjät tulevat käyttämään, jotta palvelu marraskuun 26 päivän jälkeen toimisi. Toki palvelu ns. aitojen Katsojen osalta jo täysin toimiikin, mutta taulukko on uusi asia. Ja käyttäjien määrä palvelulle tulee lisääntymään huomattavasti marras-joulukuussa. Olen kokeillut mahdollisia variaatioita myös aitojen tunnusten osalta, koska tarkoitukseni on löytää mahdolliset toimintahäiriöt tai ne kohdat joita ei ole huomattu. Aina on mahdollista se tilanne että käyttäjä keksii jonkun sellaisen tavan käyttää palvelua jota kukaan ei ole tullut ajatelleeksi. Yritän löytää näitä tilanteita. Toistaiseksi en oikeastaan ole mitään merkittävää huomannut, testaaminen siis tavallaan ei ole tuottanut tulosta, mutta tuotantokäytön kannalta se on pelkästään hyvä asia.

Katso-tunnistautuminen on saanut tilitoimistokentän ja vähän varmasti yrityksetkin jossain mielessä raiteiltaan. On ikävä aikataulullinen asia että Katso-palvelun valtakirjamenettely tulee voimaan ja mahdolliseksi käyttää niin lähellä Verotilin voimaantuloa. Se on erilaisten yhteensattumien ja aikataulullisten pakottavuuksien summa. Se on saanut ihmiset puhumaan näistä kahdesta asiasta kuin ne olisivat lähes samaa asiaa, vaikka ne ovat kaksi täysin eri asiaa. Verotili on verotuksen menettelyyn liittyvä toiminnallisuus, joka ensin herättää vastustusta tili-ihmisissä lähinnä kai 20%:n vuotuista korkoa vastaavan laiminlyöntimaksunsa takia. Mutta uskon vakaasti että siitä vuosien saatossa kehittyy tilitoimistoille oiva ja luonteva työkalu asiakkaiden veroasioiden hallintaan. Joissakin tilanteissa olen kiristyvää aikataulua ja laiminlyöntimaksua kritisoivalle henkilölle sanonut (jos olen arvoinut hänen huumorintajunsa riittävän) että emmehän me Suomen tilitoimistot ole huonompia kuin Ruotsalaiset? Ruotsissahan verotilimenettely on ollut käytössä yli 20 vuotta...

Katso taas on tunnistautumisjärjestelmä, jolla voidaan hoitaa mitä erilaisimpia sähköisiä palveluja nyt ja jatkossa. Tällä hetkellä Verohallinto, Kela, Tulli, Tilastokeskus ja aivan tuoreena mukaan tuleva Eläketurvakeskus käyttävät omissa yrityksille suunnatuissa sähköisissä palveluissaan Katsoa tunnistautumisessa. Se on tulevaisuuden juttu, yhä useampi yrityksille sähköisiä palveluja tuottava kumppani tulee löytämään Katson. Verohallinto kehittää Verotiliä niin että se tulevaisuudessa tullee olemaan asioiden hoidon sähköisesti mahdollistava portaali.

Mutta alkuvaihe tunnistautumisen tiellä ja Katso -tunnisteiden  hankkimisessa tuntuu olevan kovastikin kivinen. Se on toisaalta ymmärrettävää, mehän emme tilitoimistoissa yleensä tee tämän tyyppisiä asioita, mutta toisaalta vaikeasti ymmärrettävää, koska suurin osa tiliammattilaisita tekee joka päivä paljon vaikeampia asioita. Yksi vaikuttava asia on varmasti se ettei kokonaisuutta ole hahmotettu. Katso mielletään vain uudeksi veroilmoittamista vaikeuttavaksi asiaksi. Osa toimistoja ei ole vain huomannut asiaa, osa ei ainakaan tässä vaiheessa käytäkkään sitä muuhun, koska sen palveluvalikoimaan ei kuulu muuta sähköistä asiointia kuin veroilmoitukset. Osa tili-ihmisiä ovat niin vahvasti verotukseen ja taloushallinnon substanssiin keskittyneitä, että sähköinen Katsoprosessi on vaikea kokonaisuutena hahmottaa. Itse olen yrittänyt helpottaa näitä tilanteita antamalla neuvoja niin pitkälle mitä olen ehtinyt. Taloushallintoliitossa on jäsenille käytettävissä veroasiantuntija Markku Ojalan neuvontapalvelu sekä sähköposti verotili@taloushallintoliitto.fi. Sieltä voi kysyä toki katsoonkin liittyviä kysymyksiä. Myös ne joiden toimisto ei ole jäsen voivat lukea kumpaankin uuteen asiaan liittyvää tiedotusta osoitteesta www.taloushallintoliitto.fi. Siellä heti etusivulla on ohjeistusta asiaan sisältävät linkit. Itse olen saanut kokea tili-ihmisten liiallisenkin luovuuden siinä mitä kaikkia erilaisia variaatioita tunnisteiden hakeminen ja käyttösuunnitelmat pitävät sisällään. Tähän loppuun poimin niistä muutamia kommenttien kera.

Tilitoimiston pääkäyttäjä tai pääkäyttäjän nimeämä rinnakkaispääkäyttäjä tekee henkilökunnalle alitunnisteet. Henkilökunta vahvistaa alitunnisteensa katsotunnisteeksi käyttämällä henkilökohtaisia pankkitunnisteitaan tai jos niitä ei ole tai ei haluta käyttää, niin käydään verotoimistossa. Vahvistaminen on tarpeen jos halutaan tehdä muutakin kuin lähettää kausiveroilmoituksia. Niitä voi lähettää myös alitunnisteilla, mutta esim. Verotiliä ei voi selata alitunnisteilla. Väärinkäsityksiä on syntynyt, joku tilitoimiston johtaja on käsittänyt asian niin että on pyytänyt henkiökuntaansa tuomaan omat pankkitunnisteensa itselleen voidakseen tehdä tunnukset veroasiointiin! Harmillinen väärinkäsitys joka turhaan vaikeuttaa työpaikan ihmissuhteita. Suomessa on niin vahva yksilön henkilösuoja ettei viranomainen säädä mitään sellaista lakia joka velvoittaisi yksityisen henkilön antamaan toiselle omat pankkitunnisteensa. Jos joltakulta niitä pyydetään voi siitä aivan varmasti kieltäytyä. Esimiesasemassa olevan henkilön pitää muistaa, etteivät tunnistusasioista vellovat jutut saa sotkea loogista ajattelua. Kenenkään tunnuksia ei voi pyytää käyttöönsä. Jos haluataan tehdä tunnusten vahvennuksen valvotusti niin että esimies on mukana, voi hän muuten olla läsnä, mutta antaa jokaisen syöttää tunnuksensa itse ilman että katsoo niitä. Tai jos joku haluaa suorittaa tunnistautumisensa verotoimistossa käyttämättä pankkitunnuksiaan, hänellä on täysi oikeus tehdä niin.

Toinen luova ratkaisu liittyy asiakkaiden tunnusten hallintaan. Jossain toimistoissa on keksitty että asiakas saapuu pankkitunnuksineen, (jossain asiakasta on jopa pyydetty tuomaan tunnuksensa lainaksi tilitoimistoon) ja kun katso -tunniste on tehty se jää tilitoimistoon! Tilitoimistolla sitten joko valtuutetaan itse itsensä näillä tunnisteilla tai käytetään näitä tunnisteita suoraan asiakkaan ilmoitusten lähettämiseen. Näin asiaakkaan tunniste jää tilitoimiston käyttöön ja tilitoimistolla on mahdollisuus käyttää niitä kuin omiaan. On aina muistettava että asiakkaan tunnukset eivät ole asiakasyrityksen tunnukset, vaan sen pääkäyttäjän, eli nimenkirjotusoikeutetun henkilökohtaiset tunnukset. Niiden käyttäjä pääsee kaikkiin niihin sähköisiin palveluihin mihin tällä henkilöllä on oikeus. Myös muihin mahdollisiin yrityksiin tai yhdistyksiin joihin tällä henkilöllä on nimenkirjoitusoikeus. Kun tilitoimistossa mietitään asiaa tarkemmin, ymmärretään varmasti millaisen riskin yrittäjän henkilökohtaisten tunnusten käyttö tilitoimistolle muodostaa.

 Riski on myös todella vahvasti, ehkä eniten läsnä siinä ratkaisussa, että kaikki tilitoimiston henkilökunnassa ilmoituksia lähettävät käyttävät tilitoimiston pääkäyttäjän, eli nimenkirjoitusoikeutetun tunnuksia. Näin menetelleen jälkikäteen ei voida todentaa kuka teki mitäkin, koska kaikki käyttävät samoja tunnuksia. Itse en tilitoimiston omistajan roolissa uskaltaisi sellaista riskiä ottaa ja jos itse olisin tilitoimiston työtekijä en haluaisi käyttää yhteisiä tunnuksia oman oikeusturvani takia. Koska tunnukset ovat tilitoimiston pääkäyttäjän tunnukset niillä pääsee myös tilitoimiston itsensä kaikkiin sähköisiin palveluihin - myös Kelan sivuille ilmoituksia selaamaan. Ketäpä ei joskus kiinnostaisi miksi naapurityöpisteen työkaveri oli juuri kolmen kuukauden sairauslomalla.... Joskus kiusaus kurkistaa on liian suuri vastustettavaksi kunnollisellekin ihmiselle.

Työsuhteessa ja ihmissuhteessa on eri säännöt

Lähiaikoina olen törmännyt monella taholla tilanteisiin jolloin työsuhteesa oleva työntekijä käyttäytyy kuin yleensä ihmissuhteissa jotkut käyttäytyvät. He odottavat että toinen osapuoli joustaa loputtomiin. Niin ei tietysti saisi olla missään ihmissuhteissa, mutta on totta, että Suomikin on pullollaan avioliittoja, joissa toinen osapuoli tekee mitä haluaa ja toinen joustaa, tai isä/äiti suhdetta lapsen kanssa jossa jo aikuinen lapsi käyttää täysin hyväkseen vanhan vanhemman halua pitää oma lapsi kuitenkin lähellä. Murrosikäiset saattavat käyttää täysin omiin tarkoituksiinsa vanhempiensa hyväuskoisuutta - tätä näkee tosin jo alle kouluikäisten onnituneesti harrastavan. Mutta työsuhde ei ole sellainen suhde, jossa osapuolista kummankaan millään muotoa olisi hyväksyttävää toimia toisin kuin on sovittu. Ihmissuhteissa joissa mukana ovat tunteet, moni tiedostaa hyväksikäytön muttei kuitenkaan halua tehdä asialle mitään, ihmissuhteissa yksityiskohdista kun ei ole etuläteen sovittu.

Työsuhde taas on erilainen suhde. Siinä kaikki tärkeät yksityiskohdat on sovittu ja niitä pitää noudattaa. Nyt kun yrityksillä on mennyt huonosti, saa kuulla ja lukea niitä jotka toteavat että yrittäjä voisi luopua omasta elintasostaan ja olla lomauttamatta tai irtisanomatta henkilökuntaansa. Miksi pitäisi? Tottakai on fiksua joustaa ja pitää oma hyvä henkilökuntansa yrityksessään jotta yrityksellä on taas hyvä iskukyky kun lähdemme ylöspäin. Mutta kukaan ei voi vaatia yrityksen omistajaa luopumaan omasta elintasostaan, koska ulkopuolinen ei tiedä mitä se oikeasti on. Hyvä auto saattaa olla velkana, samoin asunto. Auton myymällä ei velkaa makseta, koska sen arvo ei ole enää sitä mitä se oli kun se ostettiin. Asuntoa ei voi myydä niin vaan, se on muidenkin kuin itse yirttäjän koti. Näitä esimerkkejä olisi paljonkin. Ja loppukädessä on muistettava ettei se yrittäjä monessa yrityksessä mitään ruhtinaallisia palkkoja nosta, monen pienen yrittäjän tulot ovat pienemmät kuin yrityksen työntekijöiden, yrittäjä vaan ei valita.

Nyt olen kuitenkin tutustunut toisenlaisiin ilmiöihin. Tehdastyöntekijät ovat keksineet, että jos on uhkana lomautukset kun työt loppuvat ennen kuin saadaan uusia tilauksia, niin tehdään jäljelläolevat työt niin hitaasti, että niitä riittäisi uusiin tilauksiin asti. Kukaan ei ehkä ole miettinyt että näin syödään yrityksen loppukin kannattavuus, työpaikat voivat vähentyä pysyvästi. Uusia tilauksia ei ehkä saada kun yrityksen maineeseen tulee merkintä että se on todella hidas toimittamaan tavaraa. Jos on työsopimuksessa sovittu työt ja työstä saatava palkka on toisella osapuolella oikeus odottaa että työt myös tehdään. Miten totta onkaan että joukossa tyhmyys tiivistyy. Voi olla että kun nousu taas alkaa ja kaikki ovat valmiina, tälle yirtykselle ei enää töitä tule, koska se ei ole pysynyt sopimuksissa, jotka se on tehnyt omille liikekumppaneilleen, toimitukset ovat myöhästyneet. Siinä voi sitten jokainen itsekseen miettiä olisiko jotain pitänyt tehdä toisin? En toivo kenellekään pahaa ja toivon tämänkin yrityksen selviävän nousukauden tullessa taas voittajana eteeenpäin, mutta toisaalta toivoisi että näille ihmisille jollakin tavalla kävisi selville se mitä he voisivat saada aikaan sillä että miettivät vain itseään. Tällä hetkellä Suomessa monella menee huonosti, tilannetta ei ainakaan paranneta sillä ettei pidetä kiinni siitä mitä on sovittu.

Toinen ilmiö on sairaslomien käyttäminen lomautuksen estämiseksi. Kun on kerran lomautettu jokisin aikaa, niin tietysti harmittaa. Kun sitten välillä tullaan töihin, tai pitäisi tulla, tiedetään jo että lomautus on vielä edesä jatkossakin. Pyydetään sairaslomaa, ei tarvitse tulla töihin kun se harmittaa, eikä ole pelkoa ainakaan irtisanomisesta töiden puutteessa. Stressi ja kaiken kaikkiset masennuksen eri tilat ovat nykyään se sairaus, jolla saadaan helposti kuukausi sairaslomaa. Näkemäni tapaus tosin asetti seuraavan kuukauden sairasloman kirjoittaneen lääkärin aika mielenkiintoiseen asemaan. Tutkimatta, ilman mitään muuta kuin potilaan haastattelu hän antoi ensin kuukauden ja sitten toisen kuukauden sairaslomaa erään vakavan sairauden jälkitilasta, jota potilas hänen mukaansa nyt "sairasti". Maallikkokin ymmärtää että jälkitilaa ei voi olla ellei ensin ole varsinaista sairautta. Mutta nyt sekin on todistettu vääräksi. Kysymys on kuitenkin kyseisen alan erikoislääkäristä, ei terveyskeskuksen nuoresta harjoittelijasta jota olisi pystytty huijaamaan.

Ja miten sairaslomalla vakavasta sairaudesta voidaan tehdä raskaita töitä, matkustella lentokoneella yms. Se on aivan uskomatonta. Miten vahva on lääkärin valta kun sitä käytetään väärin, miten työntekijä voi yksipuolisesti muuttaa sopimuksen ehtoja. Missään työsopimuksessa ei ole mainittu että kun ei huvita tulla töihin tai kun pelkää työsuhteen loppuvan, voi pyytää jonkin muodollisesti pätevän todistuksen ja jäädä kotiin täydellä palkalla tekemään kaikkea kivaa. Tämä ei varmasti ole ainut vastaava tapaus, tämä vain oli niin törkeä että neuvoin yrittäjää miten toimia eteenpäin ja toivon sydämessäni että hän saa avun oikeasta paikasta ja työntekijä huomaa mitä jää ahneelle ja toisista piittaamattomalle lopulta käteen.

Varmasti on yrittäjiäkin jotka käyttävät lamaa ja muita vastaavia tilanteita hyväkseen, he tosin yleensä vievät samalla omaa yritystään pitkällä aikavälillä alaspäin, nykyään kun työvoimasta alkaa olla pulaa, nousukauden alkaessa pula konkretisoituu monella alalla. Eikä mielestäni ole mitään väärää siinä että työsuhde lopetetaan sellaisen ihmisen osalta jolle ei ole enää antaa niitä töitä jotka hänelle sopivat. Totuus kuitenkin on että jotain yksittäistapuksia lukuunottamatta, työntekijä on aina vahvoilla ja yrittäjä heikoilla. Siksi mielestäni yleisen moraalin nimissä ja yrittämisen ilmapiirin vuoksi kaikki törkeät väärinkäytökset on otettava esille. Työntekijällä ei ole oikeutta oman mukavuutensa nimissä riistää työnantajalta rahaa tai pahimmassa tapauksessa suistaa koko yritystä kierteeseen josta se ei selviä. Se ei ole kenenkään etu. Ei myöskään niiden rehellisten työntekijödien jotka lomautettuina ovat odottaneet työttömyskorvaustaan viikkoja, jopa kuukausia. Jo heidän vuokseen röyhkeät väärin toimivat työntekijät olisi laitettava kuriin. He pilaavat kaikkien työntekijöiden maineen.