Toivottavasti otsikko ei kuvaa Suomen säätä, vaan jää ainoastaan sitä mitä sillä itse tällä hetkellä tarkoitan :)
Työ- ja elinkeinoministeriössä on jo jonkin aikaa ollut meneillään Sähköisen Asioinnin ja Demokratian edistämiseen ja sen kehittäiseen keskittyvä projekti. Osa-alueita tässä projektissa on useampia, osa liittyy asumiseen, osa oppimiseen tai kansainvälistymiseen. Itse olen saanut olla mukana siinä klusteriryhmässä joka käsittelee kahta osa-aluetta: Työnantajana toimimista ja yrityksen perustamista.
Koko projektin ajatus perustuu EU:n jäsenmailleen antamaan määräykseen hallinnollisen taakan kustannusten vähentämiseen 25% vuoteen 2012. Monissa Euroopan maissa tämän toteuttaminen on paljon helpompaa kuin Suomessa. Meillä ei ole shekkejä eikä meillä veroja enää makseta leimamerkeillä. Viitenumero laskuissa ja maksamisessa on Suomen juttu, joka onneksi saatiin viime tipassa mukaan myös SEPAan. Monissa maissa reskontran hoitaminen on usemman ihmisen työtä, koska maksut on käsin kohdistettava tiliotteilta, jotka tulevat paperilla. Tito -tiliotteesta ei ole kuultukkaan. Suomessa Tito on ollut jo parikymmentä vuotta - kiitos Pauli Vaahteran innovatiivisen ajattelun ja periksiantamattomuuden. Muistan hyvin kun järjestelmä tuli käyttöömme. Miten alku oli monissa pankeissa kuten käyttäjilläkin haparoivaa - ja miten nyt pidämme sitä itsestään selvänä.
Olen tilitoimistotyössäni tällä hetkellä paljon tekemisissä muiden Euroopan maiden kansalaisten kanssa, toimistomme kun on melko lähellä OL3 työmaata ja palvelemme muullakin kielellä kuin suomeksi. Keskustelut heidän kanssaan ovat saaneet minut tajuamaan miten hyvin Suomessa on käytössä tietotekniikan suomat lähes huomaamattomat automatisoinnit juuri maksamisessa ja siihen liittyvässä talous- / palkkahallinnossa.
Tämä tarkoittaa kääntäen sitä että "joudumme" miettimään jotain konkreettisia ja oikeita keinoja hallinnollisen taakan keventämiseksi ja kustannusten alentamiseksi. Se teettää töitä, mutta se on toisaalta aivan loistava asia. SADe ryhmän työ lähti hallinnollisen taakan kustannusten kartoittamisesta. Mikä on hallinnollista taakkaa ja mitkä muuten vain hallinnollisia kustannuksia? On paljon ns. hallinnollisia kustannuksia jotka eivät ole suoraan riippuvaisia lainsäädännöstä. Esim. osa työsuojelun kustannuksista on sellaisia. Mutta sellaiset hallinnolliset kustannukset, jotka syntyvät yrityksille tai viranomaisile vain sen takia että asiasta on laki - se on hallinnollista taakkaa.
Kustannuksia syntyy paitsi yrityksille myös vastaanottavaan viranomaispäähän. Jo se että että eri virastoilla on käytössään erilaiset järjestelmät tietojen käsittelyyn aiheuttaa uskomattoman suuret kustannukset. SADe Klusteriryhmässä on edustettuina juuri näitä tietoa vastaanottavia sekä erilaista neuvontaa yrityksille antavia tahoja. Ryhmässä on myös edustettuina mm EK, Suomen Yrittäjät ja Suomen Taloushallintoliitto.
Tarkoituksena on luoda yritys suomi -portaaliin käyttäjän näkökulmasta tehty palvelu. Nykyisin yrityksen perustamiseen tilanteisiin tarvittavat neuvot ovat monessa eri paikassa. Tai kun yrittäjä sela nettiä työntekijää palkatessaan tai etsiessään muuta työnantajana toimimiseen tarvittavia neuvoja, hänen pitää tietää mistä etsii mitäkin. Uudessa palvelussa asia käännetään. Yrittäjä tai yrittäjäksi aikova klikkaa mitä haluaa tehdä, palvelu tuo oikeat neuvot ja lomakkeet saataville. Monet viranomaisvetoiset projektit ovat pitkiä ja tuloksettomia kokouksia. Mutta kuten kirjoitin otsikkoon SADe etenee kesälläkin. Konsulttiyritys suorittaa tarvittavia haastatteluja eri tahoille kesänkin aikana, niin että syksyllä suurin osa kartoituksista on tehty ja työ voi jatkua tehokkaasti eteenpäin.
Tämän ryhmän vierellä kehitetään pienemmällä kokoonpanolla mm. Palkka.fi palvelua. Tässä työssä ajetaan jokaisen palkanmaksajan etuja, sen ryhmän työssä olen saanut ilon olla mukana ja kerron siitä tarkemmin toisella kertaa, ettei tästä kirjoituksesta tule "romaania" :)
Syksyllä julkaistava raportointikoodisto tuo helpotusta viranomaisilmoittamiseen ja on tavallaan osa hallinnollisen taakan vähentämmistä, vaikka onkin täysin erillinen TEKES rahoitteinen projekti. Se saa jatkokseen syksyllä projektin jossa pohditaan sähköisen tilinpäätöksen olemusta ja tehdään oma koodisto palkkahallinnon tarpeisiin.
SEPA saapuu vuoden vaihteeseen ja meidän on tehtävä paljon ennen sitä, mutta uskallan sanoa että syksy tuo muutenkin mukanaan paljon mielenkiintoisia asioita.
27.6.2010
10.5.2010
Kevään kiireiden keskellä vielä kerran – katsoa ja verotiliä
Tämä kevät on mennyt itseltäni kuin siivillä, kuten varmasti suurimmalta osalta tili-ihmisiä, omia aikataulujani sekoitti vielä mukavasti helmikuun viimeisestä viikosta eteenpäin kuukauden jatkunut sairasloma. Onneksi ei sentään burn out tai muuta niin vakavaa, vaan ihan fyysisiä vaivoja, jotka olivat mukavasti jo lähes vuoden verottaneet työkykyä. Joten siinä mielessä kannatti kuukausi makoilla kotona vuoden kiireisimpään aikaan, koska nyt taas jaksaa.
Verotilin ihmeellisyydet ja katson koukerot, ne ovat pitäneet tilitoimistot kiireisenä, jokaisen asiakaspalvelutaidot ovat punnittu. Verotili on laaja tietotekninen ohjelmisto, jonka testaaminen etukäteen kaikkien näiden ikävien tilanteiden varalta ei ollut mahdollista. Suomen hallitus ja Eduskunta antoivat valmiin lain aivan liian myöhään ulos, alkuperäinen aikataulu oli aivan eri. Jotta edes osasta näistä tilanteista olisi vältytty, olisi laissa ollut voimaanastumispäivä pitänyt siirtää vuodella. Nyt asetettiin kaikki asioita hoitavat tahot, niin tilitoimistot, yritykset kuin verohallintokin kohtuuttoman tilanteen eteen. Toki verovelvollisten on katsottava joissakin asioissa peiliinkin. Monet verohallinnon ohjeet ovat jääneet lukematta. On toki ymmärrettävää että yrittäjä tai tilitoimistokaan ei koko ajan lueskele www.vero.fi sivustoa siltä varalta että onko uutta tietoa tullut. Mutta jos lukematta jää verotiliviitteen mukana tullut ohjepaketti, niin voi vähän syyttää itseäänkin. Sen lukemalla nyt toki osa näistä vastoinkäymisistä olisi silti olemassa, mutta lisätyöt verohallinnossa olisivat jääneet vähemmälle jos yrittäjät esim. olisivat maksaneet verot sinne minne ne kuuluvatkin, eivätkä innostuneet maksamaan jo vuoden 2009 veroja verotilille tammi-helmikuussa. Näiden rahojen kohdistaminen oikeille maksuille vei verovirkailijoiden aikaa juuri silloin kun verotilin muut asiat olisivat tarvinneet neuvontahenkilökuntaa asiakaspalveluun.
Myös verotililain vaatimus negatiivisen arvonlisäveron välittömästä palautuksesta aina kun se on mahdollista, aiheutti edestakaista sotkua kun yritykset jättivät työnantajamaksut maksamatta koska ne piti kuitata negatiivisesta arvonlisäverosta, mutta verotilijärjestelmä ehtikin palauttaa koko negatiivisen veron ja tili jäi miinukselle. Vastaavia tapahtumia eri yhteyksissä on erilaisia. Ja taas meni virkailijoiden aika turhaan näitä sotkuja selvitettäessä. Mutta uskon edelleen että kun tässä vuosi mennään, osaamme kaikki tämän ja verotili toimii mukavasti ja hoitaa sitä tehtävä mihin se on luotukin.
Myös tunnistautumisen alkuhässäkän jälkeen on tässäkin järjestelmässä esiintynyt asioita jotka eivät itse asiassa ole virheitä, mutta joiden kanssa eläminen on joskus vähän hankalaa. Yhden ongelman aiheuttaa tilitoimiston työntekijän työpaikan vaihto. Vaikka tilitoimisto poistaa työntekijän omasta listastaan ja peruuttaa tunnuksen niin nyt näyttäisi että asiakaskohtaiset valtuutuksien jaot jäävätkin voimaan. Tämä tuntuu oudolta, koska työntekijä on saanut nämä valtuutukset tilitoimiston työntekijän asemassa, jota hänellä ei sitten enää ole. Tätä asiaa tutkimme ja yritämme löytää ratkaisuja. Se vaihtoehto, että jokaisen asiakkaan takaa tämän henkilön tiedot käytäisiin poistamassa erikseen, ei tunnu kohtuulliselta. Toinen katso -tunnisteisiin liittyvä yllätys tulee siinä että jos tilitoimisto on valtuutettu asiakkaan aidolla katsolla, ei valtakirjalla, asiakkaan tulisi kuitenkin välillä käyttää myös omaa tunnustaan. Jos tunnus on 3 vuotta käyttämättä se lukittuu. Tällöin sen avaamisen tarvitaan pankkitunnusta tai käyntiä verovirastossa, jos myöhemmin tarvitaan esim. uusia valtuutuksia tilitoimistolle tai muulle taholle. Katso –tunnisteen käyttökin kuitenkin laajenee koko ajan ja sitä tulevat tulevaisuudessa käyttämään yhä useammat tahot. Myös yksityishenkilöt tulevat tänä vuonna samaan mahdollisuuden katsotunnisteen luomiseen itselleen toisen tahon valtuuttamista varten. Ikävä kyllä myös verohallintoa kiusaa määrärahojen puute, jolloin on mahdollista tehdä vain se mikä on välttämätöntä.
Julkisen hallinnon aika- ja rahapulaan toivottavasti auttavat erilaiset meneillään olevat hankkeet, joihin syvennyn nyt kun en enää kirjoita katsosta tai verotilistä, ellei niissä tapahdu jotain uutta ja ihmeellistä
31.1.2010
Tiellä aitoon sähköiseen raportointiin
Taloushallintoalan suurin vuosittainen tilaisuus, Taloushallintoliiton Tili- ja veropäivät ovat tältä vuodelta ohi. Kahden päivän aikana alamme ihmiset voivat saada paljon kun osaavat hyödyntää tilaisuuden. Päivien luennot olivat tänäkin vuonna ajankohtaisia ja tili-ihmisille tärkeitä asioita käsitteleviä. Luentojen lisäksi osallistujilla oli jälleen kerran mahdollisuus keskustella ajankohtaisista asioista tai ihan vain muuten vaihtaa kuulumisia kollegoiden kanssa, monelle se on tärkeä lisä päivien antiin. Tutustumalla Taloushallintoliiton yhteistyöjäsenten monipuoliseen tarjontaan, moni sai uusia ideoita toimintatapoihinsa tai uusiin hankintoihinsa, tuttujen palveluntarjoajien henkilöiden kanssa on myös mukava vaihtaa kuulumisia vähintään tämän kerran vuodessa.
Sähköisestä taloushallintoa harkitsevilla tai sitä jo aloittaneilla oli mahdollisuus maanantai-illan päätteeksi nauttia ohjelmistotalon tarjoamasta tarjoilusta ja ohjelmiston tuote-esittelystä mukavassa ilmapiirissä. Maanantain luentojen lopuksi Finlandia-talolla voi myös seurata uusien KLT kirjanpitäjien juhlahetkeä kun he saivat vaativan tenttiponnistuksensa onnistumisesta tunnustuksena KLT-merkin ja -kirjan. KLT-tutkinnon saavuttaneita oli mahdollisuus juhlia myös KLT illallisella. Päivien aikana oli mahdollisuus molempina päivinä kysyä myös tili-ihmisten arkeen vuoden alussa tulleista uusista asioita, Katso-tunnistautumisesta sekä Verotilistä. Toisena ständinä Finlandia-talon ala-aulassa oli FIA projektin raportointikoodistoa esittelevä osasto. Raportointikoodistosta kiinnostuneet saivat tilaisuuden kuunnella asiasta myös Vuokko Mäkisen lyhyen ja selkeän esittelyn lounaan yhteydessä.
Tili- ja veropäivät aloittavat vuosittain sen ajan jolloin tilitoimistot ja kaikki taloushallinnon kanssa tekemisissä olevat tekevät suurimman paineen alla töitään. Palkkahallinnon vuosi-ilmoitukset, osinkoveroilmoitukset, tilinpäätökset ja tuloveroilmoitukset täyttävät arkemme. Siinä samassa hoidamme normaalit rutiinit niin palkka- kuin taloushallinnossakin. Esitelty raportointikoodisto tulee muuttamaan tili-ihmisten raportoinnin arkea, toisten enemmänkuin toisten, riippuen mitä menetelmiä he käyttävät tällä hetkellä. Kun käytämme taloushallinnossa ohjelmistoa jossa käytetään raportoinnin apuna raportointikoodistoa se mahdollistaa oikean sähköisen raportoinnin verottajalle, kaupparekisteriin, tilastokeskukseen, rahoittajille ja minne muualle vain yhdessä haluamme sen sitä tekevän. Kun ohjelmiston käyttämä tilikartta on koodattu raportointikoodistoon, se tuottaa aitoa sähköistä sanomaa kaikkien tahojen käyttöön.
Osa tilitoimistoista lähettää veroilmoitukset ja kaiken muunkin viranomaisraportoinnin paperilla. koodisto mahdollistaa heille helpon tavan siirtyä kerralla sähköiseen ilmoittamiseen. Osa toimistoista lähettää veroilmoituksen sähköisesti joko syöttämällä luvut lähetysohjelmaan tai siirtämällä tiedoston kirjanpito-ohjelmistosta lähettävään ohjelman. Kummassakin tapauksessa tuloslaskelma ja tase lähetetään pdf tiedostona ilmoituksen mukana. Muut viranomaisraportit siirtyvät suurimmalla osalla pääosin papereilla. Pdf tiedosto ei ole sähköinen raportti. Sähköisen veroilmoituksen mukana lähetettävä pdf tiedosto on yhtä vähän sähköinen tuloslaskelma tai tase kuin sähköpostin liitteenä lähetetty pdf lasku on sähköinen lasku. Lasku ei ole sähköinen koska sitä ei voida käsitellä tai sen tietoja siirtää jatkokäsiteltäväksi ilman tulostusta tai käsittelyä tunnistusohjelmia.
Hallinnollisen taakan vähentäminen on EU-tasoinen tavoite, jota tämän koodiston mahdollistama aito sähköinen raportointi tulee mahdollistamaan. Nyt lähettämämme pdf tiedostot tai paperilla lähettämämme tilinpäätökset skannataan tunnistusohjelmilla verohallinnossa jotta niiden tiedot voidaan käsitellä sähköisesti. Verohallinto lähettää pdf tiedostot kaupparekisteriin joka taas tekee saman käsittelyn omilla ohjelmillaan, tilastokeskus omillaan, rahoittaja omillaan…lista on loputon. Jokainen viranomaistaho tarvitsee erilaisia tietoja ja niiden käyttämät ohjelmat ovat erilaisia. En osaa edes kuvitella miten monia ihmistyövuosia tähän turhaan työhön on jo kulutettu. Ja paljonko siihen vielä tullaan kuluttamaan, ellei asialle tehdä jotain. Onneksi nyt on tehty. Meillä ammatti-ihmisinä ja toisaalta yksityisinä veronmaksajina on velvollisuus tehdä jotain ja oikeus saada yhteiskunnan varoja käytettäviksi hyödyllisimpiin asioihin. EU tason vaatimus hallinnollisen taakan vähentämisestä joka maassa suhteessa saman verran, on helppo toteuttaa maissa joissa käytetään shekkejä, joissa ei ole viitenumeroita tai joissa osa Suomessa jo kauan olleista sähköisistä automatisoinneista on vielä tulevaisuutta. Mutta Suomen on tehtävä jotain oikeasti hallinnollista taakkaa vähentävää, mikä on mielestäni todella hyvä juttu.
Me taloushallinnon ammattilaiset voimme tehdä paljon tämän asian edistämiseksi. Antamalla yhteisvoimin selkeän viestin taloushallinnon ohjelmistojen valmistajille että haluamme ohjelmien käyttävän raportointikoodistoa raportoinnin perustana, siirrämme vastuuta heille tehdäksemme hyvä teon tulevaisuudelle. Pois turha tulokseton työ ja samalla hiilijalanjälkemme pienenee. Sen olemme velkaa tuleville sukupolville, lapsillemme, lapsenlapsillemme ja heidän lapsilleen….
Sähköisestä taloushallintoa harkitsevilla tai sitä jo aloittaneilla oli mahdollisuus maanantai-illan päätteeksi nauttia ohjelmistotalon tarjoamasta tarjoilusta ja ohjelmiston tuote-esittelystä mukavassa ilmapiirissä. Maanantain luentojen lopuksi Finlandia-talolla voi myös seurata uusien KLT kirjanpitäjien juhlahetkeä kun he saivat vaativan tenttiponnistuksensa onnistumisesta tunnustuksena KLT-merkin ja -kirjan. KLT-tutkinnon saavuttaneita oli mahdollisuus juhlia myös KLT illallisella. Päivien aikana oli mahdollisuus molempina päivinä kysyä myös tili-ihmisten arkeen vuoden alussa tulleista uusista asioita, Katso-tunnistautumisesta sekä Verotilistä. Toisena ständinä Finlandia-talon ala-aulassa oli FIA projektin raportointikoodistoa esittelevä osasto. Raportointikoodistosta kiinnostuneet saivat tilaisuuden kuunnella asiasta myös Vuokko Mäkisen lyhyen ja selkeän esittelyn lounaan yhteydessä.
Tili- ja veropäivät aloittavat vuosittain sen ajan jolloin tilitoimistot ja kaikki taloushallinnon kanssa tekemisissä olevat tekevät suurimman paineen alla töitään. Palkkahallinnon vuosi-ilmoitukset, osinkoveroilmoitukset, tilinpäätökset ja tuloveroilmoitukset täyttävät arkemme. Siinä samassa hoidamme normaalit rutiinit niin palkka- kuin taloushallinnossakin. Esitelty raportointikoodisto tulee muuttamaan tili-ihmisten raportoinnin arkea, toisten enemmänkuin toisten, riippuen mitä menetelmiä he käyttävät tällä hetkellä. Kun käytämme taloushallinnossa ohjelmistoa jossa käytetään raportoinnin apuna raportointikoodistoa se mahdollistaa oikean sähköisen raportoinnin verottajalle, kaupparekisteriin, tilastokeskukseen, rahoittajille ja minne muualle vain yhdessä haluamme sen sitä tekevän. Kun ohjelmiston käyttämä tilikartta on koodattu raportointikoodistoon, se tuottaa aitoa sähköistä sanomaa kaikkien tahojen käyttöön.
Osa tilitoimistoista lähettää veroilmoitukset ja kaiken muunkin viranomaisraportoinnin paperilla. koodisto mahdollistaa heille helpon tavan siirtyä kerralla sähköiseen ilmoittamiseen. Osa toimistoista lähettää veroilmoituksen sähköisesti joko syöttämällä luvut lähetysohjelmaan tai siirtämällä tiedoston kirjanpito-ohjelmistosta lähettävään ohjelman. Kummassakin tapauksessa tuloslaskelma ja tase lähetetään pdf tiedostona ilmoituksen mukana. Muut viranomaisraportit siirtyvät suurimmalla osalla pääosin papereilla. Pdf tiedosto ei ole sähköinen raportti. Sähköisen veroilmoituksen mukana lähetettävä pdf tiedosto on yhtä vähän sähköinen tuloslaskelma tai tase kuin sähköpostin liitteenä lähetetty pdf lasku on sähköinen lasku. Lasku ei ole sähköinen koska sitä ei voida käsitellä tai sen tietoja siirtää jatkokäsiteltäväksi ilman tulostusta tai käsittelyä tunnistusohjelmia.
Hallinnollisen taakan vähentäminen on EU-tasoinen tavoite, jota tämän koodiston mahdollistama aito sähköinen raportointi tulee mahdollistamaan. Nyt lähettämämme pdf tiedostot tai paperilla lähettämämme tilinpäätökset skannataan tunnistusohjelmilla verohallinnossa jotta niiden tiedot voidaan käsitellä sähköisesti. Verohallinto lähettää pdf tiedostot kaupparekisteriin joka taas tekee saman käsittelyn omilla ohjelmillaan, tilastokeskus omillaan, rahoittaja omillaan…lista on loputon. Jokainen viranomaistaho tarvitsee erilaisia tietoja ja niiden käyttämät ohjelmat ovat erilaisia. En osaa edes kuvitella miten monia ihmistyövuosia tähän turhaan työhön on jo kulutettu. Ja paljonko siihen vielä tullaan kuluttamaan, ellei asialle tehdä jotain. Onneksi nyt on tehty. Meillä ammatti-ihmisinä ja toisaalta yksityisinä veronmaksajina on velvollisuus tehdä jotain ja oikeus saada yhteiskunnan varoja käytettäviksi hyödyllisimpiin asioihin. EU tason vaatimus hallinnollisen taakan vähentämisestä joka maassa suhteessa saman verran, on helppo toteuttaa maissa joissa käytetään shekkejä, joissa ei ole viitenumeroita tai joissa osa Suomessa jo kauan olleista sähköisistä automatisoinneista on vielä tulevaisuutta. Mutta Suomen on tehtävä jotain oikeasti hallinnollista taakkaa vähentävää, mikä on mielestäni todella hyvä juttu.
Me taloushallinnon ammattilaiset voimme tehdä paljon tämän asian edistämiseksi. Antamalla yhteisvoimin selkeän viestin taloushallinnon ohjelmistojen valmistajille että haluamme ohjelmien käyttävän raportointikoodistoa raportoinnin perustana, siirrämme vastuuta heille tehdäksemme hyvä teon tulevaisuudelle. Pois turha tulokseton työ ja samalla hiilijalanjälkemme pienenee. Sen olemme velkaa tuleville sukupolville, lapsillemme, lapsenlapsillemme ja heidän lapsilleen….
27.12.2009
Katson jälkimaininkeja
Joulukuun 15 päivä oli ja meni, Katso -tunnistautumiseen liittyviä asianhoitajavaltakirjojen Excel taulukoita ladattiin, jos ladattiin. Kyseisenä päivänä ja vielä seuraavana palvelu tökkäsi meidän tili-ihmisten intoon ladata taulukoita, yhdistettynä inhimilliseen virheeseen palvelua tuottavassa tietotalossa. Lisämausteensa toivat virheelliset, sinänsä ihan oikeat taulukot, jotka oli tallennettu uusimpaan Excel–muotoon. Palvelu kun ei kykene lukemaan uusimpia taulukoita.
Yritysten ja erehdysten kautta moni onnistui taulukkonsa lataamaan ja asiakkaat valtakirjansa hyväksymään. Toki monella oli ongelmia vielä seuraavanakin päivänä. Mutta kun palveluun ladattavien taulukoiden ajoja jaksotettiin tilitoimistojen y-tunnusten mukaan, lataukset alkoivat sujua, kaikki kun eivät olleet yhtä aikaa linjoilla.
Oman toimistomme noin 400 valtakirjasta maanantaihin 21.12.2009 mennessä oli asiakkaan ja viranomaisen hyväksymänä vahvistettu reilu kolmannes. Osa odottaa vielä päämiehen, eli asiakkaamme hyväksyntää, osa viranomaisen hyväksyntää henkilöllisyyden tarkistamisen jälkeen.
Meillä oli noin 70 asiakasta, joilla ei ollut omaa sähköpostiosoitetta tai jotka eivät halunneet saada ko. valtakirjaviestiä omaan osoitteeseensa. Osa näistä on sellaisia, joilla ei ole pankkitunnisteita, heidän valtakirjasähköpostinsa me tulostimme ja lähetimme heille, jotta he voivat käydä verovirastossa, osa tulee toimistoomme hyväksymään valtakirjansa. Näitä asiakkaita meidän on vielä kutsumatta toimistoomme varmasti noin 30-40. Kutsuimme jo muutaman ennen joulua, mutta kun samaan aikaan neuvoimme puhelimessa asiakkaita jotka tekivät itse hyväksyntää, päätimme jättää suurimman osan joulun jälkeiseen aikaan. Nyt meillä on kalenterissa katso -tapaamisia niillä kahdella jotka näitä vahvistuksia toimistossamme asiakkaiden kanssa tekevät. Alkuhässäkän jälkeen kaikki on lähtenyt ihan kivasti käyntiin ja sujunut mukavasti.
Viikkoa ennen joulua, perjantaina oli jo 380 tilitoimistoa ajanut valtakirjataulukoita sisään palveluun ja siellä oli 34.000 valtakirjaa. Joten iloksemme voimme todeta että palvelu toimii kaikista alkuhässäköistä huolimatta. Ja uskon että jokainen halukas saa tilitoimistonsa taulukon sisään ja valtakirjat hyväksyttyä, vaikka aluksi olisi jotain hankaluuksiakin. Tietoteknisissä ratkaisuissa on aina vastassa jotain, mutta me ratkaisemme tilitoimistoissa päivittäin vaikeita pulmia, selviämme tästäkin.
Toki ongelmia varmasti vielä on, jollekin taulukon lataaminen tulee varmasti vieläkin olemaan haaste. Pieniä virheitä sattuu varmasti ihan vain sen takia että on ohittanut jonkun ohjeen, tyypillisimpiä kompastuskiviä ovat ne tilanteet, joissa asiakkaalla on jo katso–tunniste tai oma taulukko on liian uutta Exceliä. Excelin voi tallentaa vanhempaan versioon, jos se ei tunnu auttavan, kannattaa ladata uudelleen Veron tai Taloushallintoliiton sivuilta taulukko ja siirtää kopioimalla omat tiedot siihen, kuitenkin niin, että liittää vain arvot, ei kaavoja tai määrityksiä. Jos Excel on muuttanut 0–alkuiset postinumerot lyhyemmiksi poistamalla nollat, voi sen sarakkeen muotoilla niin että kaikki on tekstiä jolloin nollatkin pysyvät. Jos asiakkaalla on jo katso–tunniste, asiakas on jossain vaiheessa hankkinut itselleen ns. aidon katson. Tällöin tilitoimiston on pyydettävä asiakasta valtuuttamaan toimistonsa, valtakirja ei enää sovi käytettäväksi.
Excelin täyttämisessä on huomattavaa, että jos asiakkaan kanssa keskustellessa tullaan siihen tulokseen, että yhden henkilön hyväksyntä tälle valtakirjalle riittää, näin voi toimia vaikka normaalisti kaupparekisterin määräyksen mukaan nimenkirjoitusoikeutetuista tarvittaisiin useampi yhtä aikaa. Tämä helpottaa taulukon täyttämistä ja ennen kaikkea niiden tietojen etsimistä ja käytännön sähköpostihyväksyntää. Tässä kohdin pitää tietysti taulukon allekirjoittajien määrän tämän asiakkaan kohdalla olla taulukossa myös yksi. Jos asiakkaan riville syötetään jokin muu määrä niin silloin palvelu edellyttää tämän määrän ihmisten hyväksymistä.
Ulkomaalaisten yritysten, joilla siis ei ole Suomessa allekirjoitusoikeutettua henkilöä, tällä ei ole Suomen henkilötunnusta tai ei edes käy Suomessa, niiden kohdalla tunnistusmenettely valitettavasti on vielä kesken. Viivästykset johtuvat osin siitä että asian suunnittelu ja käytännön toteutuksen mietintä jäi varsinaisen toiminnon mietinnän jalkoihin. Mutta pääosin viivästys päämenettelyyn nähden johtuu tietoteknisistä syistä. On vaikea ymmärtää miten hienojakoista työtä tämän kaltaisen palvelun tekeminen tietoteknisesti on. Siinä on niin monta asiaa joiden pitää toimia yhteen ja erikseen. On otettava huomioon lukuisia yksityiskohtia ja etukäteen pyrittävä eliminoimaan niitä tilanteita joissa käyttäjä voi tehdä toisin kuin on ajateltu ja saa sillä järjestelmän toimimaan toisin. Kaikki pitäisi etukäteen miettiä, torjua ja testata. Ja samaan aikaan miettiä että kaiken pitää toimia, ei ainoastaan joustavasti tietoteknisessä mielessä vaan samanaikaisesti täyttää verotuksen tarpeet ja lakisääteisen salassapidon.
Ulkomaalaisille yrityksille tarkoitetusta menettelystä voi lukea jo nyt www.vero.fi/katso ja sieltä yläpalkista kohdasta ”ulkomaalaiset toimijat” Tuotantoon palvelu tullee helmikuussa. Paniikkiin ei ole kuitenkaan syytä aikataulullisesti, varsinkaan jos on käyttänyt ennen ns. tilitoimistokatsoa näiden asiakkaiden kohdalla. Se toimii ilmoitusten lähettämisessä 30.6.2010 asti, joten valtakirjan ehtii tehdä heillekin valmiiksi ennen sitä.
Yhtenä valtakirja-asiana on pohdittu miten menetellä kun valtakirjalla asiakas antaa kaikki valtuuden tilitoimistolle eikä näin voi itse käydä tarkistamassa verotiliään. Ensimmäisen vuoden ajan asiakas saa paperilla tiliotteen joten tämä ei ole ongelma. Tiliote kannattaa edellyttää mukaan kirjanpitoaineistoon, vaikka toki tilitoimisto saa sen näkyviin verotilipalvelustakin katso -tunnisteillaan. Vielä ensimmäisen vuoden jälkeenkin tiliotteen saa postitse paperilla jos asiakas niin haluaa, sen voi tilata verohallinnolta. Mutta ensi keväänä, kesällä ehkä, voi asiakkailta kysellä haluavatko he itse seurata jatkossakin tiliotetta, paperilla tai sähköisenä. Jos paperilla sen tilaaminen käy nopeasti. Jos taas sähköisesti näiden asiakkaiden kanssa voi tehdä aidon katson. Valtakirjassa annetut roolit siirtyvät suoraan eikä muuta tässä kohdin tarvita. Jos myöhemmin tulee uusia rooleja, asiakasta on ohjattava tekemään valtuutus siihen asiaan tilitoimistolleen.
Moni asiakas saattaa kuitenkin tässä kohdin sanoa, ettei halua itse seurata tiliotettaan aktiivisesti, jolloin asiakas ulkoistaa seurannan tilitoimistoon. Tilitoimiston pitää muistaa sopia asiakkaan kanssa tarkasti seurannan ehdoista ja hinnoista. On huomioitava perusseuranta, huomautusten välittäminen asiakkaalle ja muuta mahdolliset asiat joita seuranta voi tuoda tullessaan.
Toivottavasti jokainen tilitoimisto on muistanut tehdä palkkahallinnon asiakkailleen myös Kelan valtuutuksen joko aitona tai liitettynä valtakirjaan. Asiakkaallehan se ei aiheuta kuin joko pari rastia lisää aidossa katsossa tai toisen valtakirjan hyväksymisen valtakirjamenettelyssä. Kelan asioiden hoito sähköisesti kannattaa valita ehdottomasti, Suomessa Kelalla on hyvät sähköiset palvelut. Paperiseen vaihtoehtoon nähden ne helpottavat hakemusten täyttöä sekä tehtyjen hakemusten arkistointia. Lisäksi sähköinen hakemus nopeuttaa käsittelyä ja näin myös rahan saamista asiakkaalle. Parilla sanalla sanoen: parempaa asiakaspalvelua.
Yritysten ja erehdysten kautta moni onnistui taulukkonsa lataamaan ja asiakkaat valtakirjansa hyväksymään. Toki monella oli ongelmia vielä seuraavanakin päivänä. Mutta kun palveluun ladattavien taulukoiden ajoja jaksotettiin tilitoimistojen y-tunnusten mukaan, lataukset alkoivat sujua, kaikki kun eivät olleet yhtä aikaa linjoilla.
Oman toimistomme noin 400 valtakirjasta maanantaihin 21.12.2009 mennessä oli asiakkaan ja viranomaisen hyväksymänä vahvistettu reilu kolmannes. Osa odottaa vielä päämiehen, eli asiakkaamme hyväksyntää, osa viranomaisen hyväksyntää henkilöllisyyden tarkistamisen jälkeen.
Meillä oli noin 70 asiakasta, joilla ei ollut omaa sähköpostiosoitetta tai jotka eivät halunneet saada ko. valtakirjaviestiä omaan osoitteeseensa. Osa näistä on sellaisia, joilla ei ole pankkitunnisteita, heidän valtakirjasähköpostinsa me tulostimme ja lähetimme heille, jotta he voivat käydä verovirastossa, osa tulee toimistoomme hyväksymään valtakirjansa. Näitä asiakkaita meidän on vielä kutsumatta toimistoomme varmasti noin 30-40. Kutsuimme jo muutaman ennen joulua, mutta kun samaan aikaan neuvoimme puhelimessa asiakkaita jotka tekivät itse hyväksyntää, päätimme jättää suurimman osan joulun jälkeiseen aikaan. Nyt meillä on kalenterissa katso -tapaamisia niillä kahdella jotka näitä vahvistuksia toimistossamme asiakkaiden kanssa tekevät. Alkuhässäkän jälkeen kaikki on lähtenyt ihan kivasti käyntiin ja sujunut mukavasti.
Viikkoa ennen joulua, perjantaina oli jo 380 tilitoimistoa ajanut valtakirjataulukoita sisään palveluun ja siellä oli 34.000 valtakirjaa. Joten iloksemme voimme todeta että palvelu toimii kaikista alkuhässäköistä huolimatta. Ja uskon että jokainen halukas saa tilitoimistonsa taulukon sisään ja valtakirjat hyväksyttyä, vaikka aluksi olisi jotain hankaluuksiakin. Tietoteknisissä ratkaisuissa on aina vastassa jotain, mutta me ratkaisemme tilitoimistoissa päivittäin vaikeita pulmia, selviämme tästäkin.
Toki ongelmia varmasti vielä on, jollekin taulukon lataaminen tulee varmasti vieläkin olemaan haaste. Pieniä virheitä sattuu varmasti ihan vain sen takia että on ohittanut jonkun ohjeen, tyypillisimpiä kompastuskiviä ovat ne tilanteet, joissa asiakkaalla on jo katso–tunniste tai oma taulukko on liian uutta Exceliä. Excelin voi tallentaa vanhempaan versioon, jos se ei tunnu auttavan, kannattaa ladata uudelleen Veron tai Taloushallintoliiton sivuilta taulukko ja siirtää kopioimalla omat tiedot siihen, kuitenkin niin, että liittää vain arvot, ei kaavoja tai määrityksiä. Jos Excel on muuttanut 0–alkuiset postinumerot lyhyemmiksi poistamalla nollat, voi sen sarakkeen muotoilla niin että kaikki on tekstiä jolloin nollatkin pysyvät. Jos asiakkaalla on jo katso–tunniste, asiakas on jossain vaiheessa hankkinut itselleen ns. aidon katson. Tällöin tilitoimiston on pyydettävä asiakasta valtuuttamaan toimistonsa, valtakirja ei enää sovi käytettäväksi.
Excelin täyttämisessä on huomattavaa, että jos asiakkaan kanssa keskustellessa tullaan siihen tulokseen, että yhden henkilön hyväksyntä tälle valtakirjalle riittää, näin voi toimia vaikka normaalisti kaupparekisterin määräyksen mukaan nimenkirjoitusoikeutetuista tarvittaisiin useampi yhtä aikaa. Tämä helpottaa taulukon täyttämistä ja ennen kaikkea niiden tietojen etsimistä ja käytännön sähköpostihyväksyntää. Tässä kohdin pitää tietysti taulukon allekirjoittajien määrän tämän asiakkaan kohdalla olla taulukossa myös yksi. Jos asiakkaan riville syötetään jokin muu määrä niin silloin palvelu edellyttää tämän määrän ihmisten hyväksymistä.
Ulkomaalaisten yritysten, joilla siis ei ole Suomessa allekirjoitusoikeutettua henkilöä, tällä ei ole Suomen henkilötunnusta tai ei edes käy Suomessa, niiden kohdalla tunnistusmenettely valitettavasti on vielä kesken. Viivästykset johtuvat osin siitä että asian suunnittelu ja käytännön toteutuksen mietintä jäi varsinaisen toiminnon mietinnän jalkoihin. Mutta pääosin viivästys päämenettelyyn nähden johtuu tietoteknisistä syistä. On vaikea ymmärtää miten hienojakoista työtä tämän kaltaisen palvelun tekeminen tietoteknisesti on. Siinä on niin monta asiaa joiden pitää toimia yhteen ja erikseen. On otettava huomioon lukuisia yksityiskohtia ja etukäteen pyrittävä eliminoimaan niitä tilanteita joissa käyttäjä voi tehdä toisin kuin on ajateltu ja saa sillä järjestelmän toimimaan toisin. Kaikki pitäisi etukäteen miettiä, torjua ja testata. Ja samaan aikaan miettiä että kaiken pitää toimia, ei ainoastaan joustavasti tietoteknisessä mielessä vaan samanaikaisesti täyttää verotuksen tarpeet ja lakisääteisen salassapidon.
Ulkomaalaisille yrityksille tarkoitetusta menettelystä voi lukea jo nyt www.vero.fi/katso ja sieltä yläpalkista kohdasta ”ulkomaalaiset toimijat” Tuotantoon palvelu tullee helmikuussa. Paniikkiin ei ole kuitenkaan syytä aikataulullisesti, varsinkaan jos on käyttänyt ennen ns. tilitoimistokatsoa näiden asiakkaiden kohdalla. Se toimii ilmoitusten lähettämisessä 30.6.2010 asti, joten valtakirjan ehtii tehdä heillekin valmiiksi ennen sitä.
Yhtenä valtakirja-asiana on pohdittu miten menetellä kun valtakirjalla asiakas antaa kaikki valtuuden tilitoimistolle eikä näin voi itse käydä tarkistamassa verotiliään. Ensimmäisen vuoden ajan asiakas saa paperilla tiliotteen joten tämä ei ole ongelma. Tiliote kannattaa edellyttää mukaan kirjanpitoaineistoon, vaikka toki tilitoimisto saa sen näkyviin verotilipalvelustakin katso -tunnisteillaan. Vielä ensimmäisen vuoden jälkeenkin tiliotteen saa postitse paperilla jos asiakas niin haluaa, sen voi tilata verohallinnolta. Mutta ensi keväänä, kesällä ehkä, voi asiakkailta kysellä haluavatko he itse seurata jatkossakin tiliotetta, paperilla tai sähköisenä. Jos paperilla sen tilaaminen käy nopeasti. Jos taas sähköisesti näiden asiakkaiden kanssa voi tehdä aidon katson. Valtakirjassa annetut roolit siirtyvät suoraan eikä muuta tässä kohdin tarvita. Jos myöhemmin tulee uusia rooleja, asiakasta on ohjattava tekemään valtuutus siihen asiaan tilitoimistolleen.
Moni asiakas saattaa kuitenkin tässä kohdin sanoa, ettei halua itse seurata tiliotettaan aktiivisesti, jolloin asiakas ulkoistaa seurannan tilitoimistoon. Tilitoimiston pitää muistaa sopia asiakkaan kanssa tarkasti seurannan ehdoista ja hinnoista. On huomioitava perusseuranta, huomautusten välittäminen asiakkaalle ja muuta mahdolliset asiat joita seuranta voi tuoda tullessaan.
Toivottavasti jokainen tilitoimisto on muistanut tehdä palkkahallinnon asiakkailleen myös Kelan valtuutuksen joko aitona tai liitettynä valtakirjaan. Asiakkaallehan se ei aiheuta kuin joko pari rastia lisää aidossa katsossa tai toisen valtakirjan hyväksymisen valtakirjamenettelyssä. Kelan asioiden hoito sähköisesti kannattaa valita ehdottomasti, Suomessa Kelalla on hyvät sähköiset palvelut. Paperiseen vaihtoehtoon nähden ne helpottavat hakemusten täyttöä sekä tehtyjen hakemusten arkistointia. Lisäksi sähköinen hakemus nopeuttaa käsittelyä ja näin myös rahan saamista asiakkaalle. Parilla sanalla sanoen: parempaa asiakaspalvelua.
1.11.2009
Katsoa katsomassa
Olen saanut ilokseni testata yritys.tunnistus -palvelua testiympäristössä. Ympäristöhän ei pääosin poikkea siitä mikä on käytössä ihan normaalisti tälläkin hetkellä. Ja on ollut jo reilut kaksi vuotta. Etuna testiympäristössä on kuitenkin se että siellä voi vapaasti kokeilla kaikkea sellaista mitä oikeassa elämässä ei voi. Merkittävin ero tällä hetkellä tuotantokäytössä olevaan palveluun on se että tuotannossa on vain ns. Tilitoimistokatson Excel taulukon lataaminen, kun taas testikäytössä pystyn kokeilemaan uutta Sähköisen asioinnin valtakirjaan liittyvää massa-ajon mahdollistavan taulukon sisäänajoa.
Verohallinto on luovuttanut käyttööni testiä varten y-tunnuksia ja henkilötunnuksia sekä tunnistautumiseen tarvittavia pankkitunnuksia vastaavia koodeja joista ei mikään vastaa mitään oikeaa yritystä tai henkilöä. On ollut jopa hauskaa testailla ja "seikkailla" palvelussa kokeilemassa erilaisia tapauksia. Ja niitä olen yrittänyt kokeilla kaikkia mahdollisia tapoja, joita oikeat käyttäjät tulevat käyttämään, jotta palvelu marraskuun 26 päivän jälkeen toimisi. Toki palvelu ns. aitojen Katsojen osalta jo täysin toimiikin, mutta taulukko on uusi asia. Ja käyttäjien määrä palvelulle tulee lisääntymään huomattavasti marras-joulukuussa. Olen kokeillut mahdollisia variaatioita myös aitojen tunnusten osalta, koska tarkoitukseni on löytää mahdolliset toimintahäiriöt tai ne kohdat joita ei ole huomattu. Aina on mahdollista se tilanne että käyttäjä keksii jonkun sellaisen tavan käyttää palvelua jota kukaan ei ole tullut ajatelleeksi. Yritän löytää näitä tilanteita. Toistaiseksi en oikeastaan ole mitään merkittävää huomannut, testaaminen siis tavallaan ei ole tuottanut tulosta, mutta tuotantokäytön kannalta se on pelkästään hyvä asia.
Katso-tunnistautuminen on saanut tilitoimistokentän ja vähän varmasti yrityksetkin jossain mielessä raiteiltaan. On ikävä aikataulullinen asia että Katso-palvelun valtakirjamenettely tulee voimaan ja mahdolliseksi käyttää niin lähellä Verotilin voimaantuloa. Se on erilaisten yhteensattumien ja aikataulullisten pakottavuuksien summa. Se on saanut ihmiset puhumaan näistä kahdesta asiasta kuin ne olisivat lähes samaa asiaa, vaikka ne ovat kaksi täysin eri asiaa. Verotili on verotuksen menettelyyn liittyvä toiminnallisuus, joka ensin herättää vastustusta tili-ihmisissä lähinnä kai 20%:n vuotuista korkoa vastaavan laiminlyöntimaksunsa takia. Mutta uskon vakaasti että siitä vuosien saatossa kehittyy tilitoimistoille oiva ja luonteva työkalu asiakkaiden veroasioiden hallintaan. Joissakin tilanteissa olen kiristyvää aikataulua ja laiminlyöntimaksua kritisoivalle henkilölle sanonut (jos olen arvoinut hänen huumorintajunsa riittävän) että emmehän me Suomen tilitoimistot ole huonompia kuin Ruotsalaiset? Ruotsissahan verotilimenettely on ollut käytössä yli 20 vuotta...
Katso taas on tunnistautumisjärjestelmä, jolla voidaan hoitaa mitä erilaisimpia sähköisiä palveluja nyt ja jatkossa. Tällä hetkellä Verohallinto, Kela, Tulli, Tilastokeskus ja aivan tuoreena mukaan tuleva Eläketurvakeskus käyttävät omissa yrityksille suunnatuissa sähköisissä palveluissaan Katsoa tunnistautumisessa. Se on tulevaisuuden juttu, yhä useampi yrityksille sähköisiä palveluja tuottava kumppani tulee löytämään Katson. Verohallinto kehittää Verotiliä niin että se tulevaisuudessa tullee olemaan asioiden hoidon sähköisesti mahdollistava portaali.
Mutta alkuvaihe tunnistautumisen tiellä ja Katso -tunnisteiden hankkimisessa tuntuu olevan kovastikin kivinen. Se on toisaalta ymmärrettävää, mehän emme tilitoimistoissa yleensä tee tämän tyyppisiä asioita, mutta toisaalta vaikeasti ymmärrettävää, koska suurin osa tiliammattilaisita tekee joka päivä paljon vaikeampia asioita. Yksi vaikuttava asia on varmasti se ettei kokonaisuutta ole hahmotettu. Katso mielletään vain uudeksi veroilmoittamista vaikeuttavaksi asiaksi. Osa toimistoja ei ole vain huomannut asiaa, osa ei ainakaan tässä vaiheessa käytäkkään sitä muuhun, koska sen palveluvalikoimaan ei kuulu muuta sähköistä asiointia kuin veroilmoitukset. Osa tili-ihmisiä ovat niin vahvasti verotukseen ja taloushallinnon substanssiin keskittyneitä, että sähköinen Katsoprosessi on vaikea kokonaisuutena hahmottaa. Itse olen yrittänyt helpottaa näitä tilanteita antamalla neuvoja niin pitkälle mitä olen ehtinyt. Taloushallintoliitossa on jäsenille käytettävissä veroasiantuntija Markku Ojalan neuvontapalvelu sekä sähköposti verotili@taloushallintoliitto.fi. Sieltä voi kysyä toki katsoonkin liittyviä kysymyksiä. Myös ne joiden toimisto ei ole jäsen voivat lukea kumpaankin uuteen asiaan liittyvää tiedotusta osoitteesta www.taloushallintoliitto.fi. Siellä heti etusivulla on ohjeistusta asiaan sisältävät linkit. Itse olen saanut kokea tili-ihmisten liiallisenkin luovuuden siinä mitä kaikkia erilaisia variaatioita tunnisteiden hakeminen ja käyttösuunnitelmat pitävät sisällään. Tähän loppuun poimin niistä muutamia kommenttien kera.
Tilitoimiston pääkäyttäjä tai pääkäyttäjän nimeämä rinnakkaispääkäyttäjä tekee henkilökunnalle alitunnisteet. Henkilökunta vahvistaa alitunnisteensa katsotunnisteeksi käyttämällä henkilökohtaisia pankkitunnisteitaan tai jos niitä ei ole tai ei haluta käyttää, niin käydään verotoimistossa. Vahvistaminen on tarpeen jos halutaan tehdä muutakin kuin lähettää kausiveroilmoituksia. Niitä voi lähettää myös alitunnisteilla, mutta esim. Verotiliä ei voi selata alitunnisteilla. Väärinkäsityksiä on syntynyt, joku tilitoimiston johtaja on käsittänyt asian niin että on pyytänyt henkiökuntaansa tuomaan omat pankkitunnisteensa itselleen voidakseen tehdä tunnukset veroasiointiin! Harmillinen väärinkäsitys joka turhaan vaikeuttaa työpaikan ihmissuhteita. Suomessa on niin vahva yksilön henkilösuoja ettei viranomainen säädä mitään sellaista lakia joka velvoittaisi yksityisen henkilön antamaan toiselle omat pankkitunnisteensa. Jos joltakulta niitä pyydetään voi siitä aivan varmasti kieltäytyä. Esimiesasemassa olevan henkilön pitää muistaa, etteivät tunnistusasioista vellovat jutut saa sotkea loogista ajattelua. Kenenkään tunnuksia ei voi pyytää käyttöönsä. Jos haluataan tehdä tunnusten vahvennuksen valvotusti niin että esimies on mukana, voi hän muuten olla läsnä, mutta antaa jokaisen syöttää tunnuksensa itse ilman että katsoo niitä. Tai jos joku haluaa suorittaa tunnistautumisensa verotoimistossa käyttämättä pankkitunnuksiaan, hänellä on täysi oikeus tehdä niin.
Toinen luova ratkaisu liittyy asiakkaiden tunnusten hallintaan. Jossain toimistoissa on keksitty että asiakas saapuu pankkitunnuksineen, (jossain asiakasta on jopa pyydetty tuomaan tunnuksensa lainaksi tilitoimistoon) ja kun katso -tunniste on tehty se jää tilitoimistoon! Tilitoimistolla sitten joko valtuutetaan itse itsensä näillä tunnisteilla tai käytetään näitä tunnisteita suoraan asiakkaan ilmoitusten lähettämiseen. Näin asiaakkaan tunniste jää tilitoimiston käyttöön ja tilitoimistolla on mahdollisuus käyttää niitä kuin omiaan. On aina muistettava että asiakkaan tunnukset eivät ole asiakasyrityksen tunnukset, vaan sen pääkäyttäjän, eli nimenkirjotusoikeutetun henkilökohtaiset tunnukset. Niiden käyttäjä pääsee kaikkiin niihin sähköisiin palveluihin mihin tällä henkilöllä on oikeus. Myös muihin mahdollisiin yrityksiin tai yhdistyksiin joihin tällä henkilöllä on nimenkirjoitusoikeus. Kun tilitoimistossa mietitään asiaa tarkemmin, ymmärretään varmasti millaisen riskin yrittäjän henkilökohtaisten tunnusten käyttö tilitoimistolle muodostaa.
Riski on myös todella vahvasti, ehkä eniten läsnä siinä ratkaisussa, että kaikki tilitoimiston henkilökunnassa ilmoituksia lähettävät käyttävät tilitoimiston pääkäyttäjän, eli nimenkirjoitusoikeutetun tunnuksia. Näin menetelleen jälkikäteen ei voida todentaa kuka teki mitäkin, koska kaikki käyttävät samoja tunnuksia. Itse en tilitoimiston omistajan roolissa uskaltaisi sellaista riskiä ottaa ja jos itse olisin tilitoimiston työtekijä en haluaisi käyttää yhteisiä tunnuksia oman oikeusturvani takia. Koska tunnukset ovat tilitoimiston pääkäyttäjän tunnukset niillä pääsee myös tilitoimiston itsensä kaikkiin sähköisiin palveluihin - myös Kelan sivuille ilmoituksia selaamaan. Ketäpä ei joskus kiinnostaisi miksi naapurityöpisteen työkaveri oli juuri kolmen kuukauden sairauslomalla.... Joskus kiusaus kurkistaa on liian suuri vastustettavaksi kunnollisellekin ihmiselle.
Verohallinto on luovuttanut käyttööni testiä varten y-tunnuksia ja henkilötunnuksia sekä tunnistautumiseen tarvittavia pankkitunnuksia vastaavia koodeja joista ei mikään vastaa mitään oikeaa yritystä tai henkilöä. On ollut jopa hauskaa testailla ja "seikkailla" palvelussa kokeilemassa erilaisia tapauksia. Ja niitä olen yrittänyt kokeilla kaikkia mahdollisia tapoja, joita oikeat käyttäjät tulevat käyttämään, jotta palvelu marraskuun 26 päivän jälkeen toimisi. Toki palvelu ns. aitojen Katsojen osalta jo täysin toimiikin, mutta taulukko on uusi asia. Ja käyttäjien määrä palvelulle tulee lisääntymään huomattavasti marras-joulukuussa. Olen kokeillut mahdollisia variaatioita myös aitojen tunnusten osalta, koska tarkoitukseni on löytää mahdolliset toimintahäiriöt tai ne kohdat joita ei ole huomattu. Aina on mahdollista se tilanne että käyttäjä keksii jonkun sellaisen tavan käyttää palvelua jota kukaan ei ole tullut ajatelleeksi. Yritän löytää näitä tilanteita. Toistaiseksi en oikeastaan ole mitään merkittävää huomannut, testaaminen siis tavallaan ei ole tuottanut tulosta, mutta tuotantokäytön kannalta se on pelkästään hyvä asia.
Katso-tunnistautuminen on saanut tilitoimistokentän ja vähän varmasti yrityksetkin jossain mielessä raiteiltaan. On ikävä aikataulullinen asia että Katso-palvelun valtakirjamenettely tulee voimaan ja mahdolliseksi käyttää niin lähellä Verotilin voimaantuloa. Se on erilaisten yhteensattumien ja aikataulullisten pakottavuuksien summa. Se on saanut ihmiset puhumaan näistä kahdesta asiasta kuin ne olisivat lähes samaa asiaa, vaikka ne ovat kaksi täysin eri asiaa. Verotili on verotuksen menettelyyn liittyvä toiminnallisuus, joka ensin herättää vastustusta tili-ihmisissä lähinnä kai 20%:n vuotuista korkoa vastaavan laiminlyöntimaksunsa takia. Mutta uskon vakaasti että siitä vuosien saatossa kehittyy tilitoimistoille oiva ja luonteva työkalu asiakkaiden veroasioiden hallintaan. Joissakin tilanteissa olen kiristyvää aikataulua ja laiminlyöntimaksua kritisoivalle henkilölle sanonut (jos olen arvoinut hänen huumorintajunsa riittävän) että emmehän me Suomen tilitoimistot ole huonompia kuin Ruotsalaiset? Ruotsissahan verotilimenettely on ollut käytössä yli 20 vuotta...
Katso taas on tunnistautumisjärjestelmä, jolla voidaan hoitaa mitä erilaisimpia sähköisiä palveluja nyt ja jatkossa. Tällä hetkellä Verohallinto, Kela, Tulli, Tilastokeskus ja aivan tuoreena mukaan tuleva Eläketurvakeskus käyttävät omissa yrityksille suunnatuissa sähköisissä palveluissaan Katsoa tunnistautumisessa. Se on tulevaisuuden juttu, yhä useampi yrityksille sähköisiä palveluja tuottava kumppani tulee löytämään Katson. Verohallinto kehittää Verotiliä niin että se tulevaisuudessa tullee olemaan asioiden hoidon sähköisesti mahdollistava portaali.
Mutta alkuvaihe tunnistautumisen tiellä ja Katso -tunnisteiden hankkimisessa tuntuu olevan kovastikin kivinen. Se on toisaalta ymmärrettävää, mehän emme tilitoimistoissa yleensä tee tämän tyyppisiä asioita, mutta toisaalta vaikeasti ymmärrettävää, koska suurin osa tiliammattilaisita tekee joka päivä paljon vaikeampia asioita. Yksi vaikuttava asia on varmasti se ettei kokonaisuutta ole hahmotettu. Katso mielletään vain uudeksi veroilmoittamista vaikeuttavaksi asiaksi. Osa toimistoja ei ole vain huomannut asiaa, osa ei ainakaan tässä vaiheessa käytäkkään sitä muuhun, koska sen palveluvalikoimaan ei kuulu muuta sähköistä asiointia kuin veroilmoitukset. Osa tili-ihmisiä ovat niin vahvasti verotukseen ja taloushallinnon substanssiin keskittyneitä, että sähköinen Katsoprosessi on vaikea kokonaisuutena hahmottaa. Itse olen yrittänyt helpottaa näitä tilanteita antamalla neuvoja niin pitkälle mitä olen ehtinyt. Taloushallintoliitossa on jäsenille käytettävissä veroasiantuntija Markku Ojalan neuvontapalvelu sekä sähköposti verotili@taloushallintoliitto.fi. Sieltä voi kysyä toki katsoonkin liittyviä kysymyksiä. Myös ne joiden toimisto ei ole jäsen voivat lukea kumpaankin uuteen asiaan liittyvää tiedotusta osoitteesta www.taloushallintoliitto.fi. Siellä heti etusivulla on ohjeistusta asiaan sisältävät linkit. Itse olen saanut kokea tili-ihmisten liiallisenkin luovuuden siinä mitä kaikkia erilaisia variaatioita tunnisteiden hakeminen ja käyttösuunnitelmat pitävät sisällään. Tähän loppuun poimin niistä muutamia kommenttien kera.
Tilitoimiston pääkäyttäjä tai pääkäyttäjän nimeämä rinnakkaispääkäyttäjä tekee henkilökunnalle alitunnisteet. Henkilökunta vahvistaa alitunnisteensa katsotunnisteeksi käyttämällä henkilökohtaisia pankkitunnisteitaan tai jos niitä ei ole tai ei haluta käyttää, niin käydään verotoimistossa. Vahvistaminen on tarpeen jos halutaan tehdä muutakin kuin lähettää kausiveroilmoituksia. Niitä voi lähettää myös alitunnisteilla, mutta esim. Verotiliä ei voi selata alitunnisteilla. Väärinkäsityksiä on syntynyt, joku tilitoimiston johtaja on käsittänyt asian niin että on pyytänyt henkiökuntaansa tuomaan omat pankkitunnisteensa itselleen voidakseen tehdä tunnukset veroasiointiin! Harmillinen väärinkäsitys joka turhaan vaikeuttaa työpaikan ihmissuhteita. Suomessa on niin vahva yksilön henkilösuoja ettei viranomainen säädä mitään sellaista lakia joka velvoittaisi yksityisen henkilön antamaan toiselle omat pankkitunnisteensa. Jos joltakulta niitä pyydetään voi siitä aivan varmasti kieltäytyä. Esimiesasemassa olevan henkilön pitää muistaa, etteivät tunnistusasioista vellovat jutut saa sotkea loogista ajattelua. Kenenkään tunnuksia ei voi pyytää käyttöönsä. Jos haluataan tehdä tunnusten vahvennuksen valvotusti niin että esimies on mukana, voi hän muuten olla läsnä, mutta antaa jokaisen syöttää tunnuksensa itse ilman että katsoo niitä. Tai jos joku haluaa suorittaa tunnistautumisensa verotoimistossa käyttämättä pankkitunnuksiaan, hänellä on täysi oikeus tehdä niin.
Toinen luova ratkaisu liittyy asiakkaiden tunnusten hallintaan. Jossain toimistoissa on keksitty että asiakas saapuu pankkitunnuksineen, (jossain asiakasta on jopa pyydetty tuomaan tunnuksensa lainaksi tilitoimistoon) ja kun katso -tunniste on tehty se jää tilitoimistoon! Tilitoimistolla sitten joko valtuutetaan itse itsensä näillä tunnisteilla tai käytetään näitä tunnisteita suoraan asiakkaan ilmoitusten lähettämiseen. Näin asiaakkaan tunniste jää tilitoimiston käyttöön ja tilitoimistolla on mahdollisuus käyttää niitä kuin omiaan. On aina muistettava että asiakkaan tunnukset eivät ole asiakasyrityksen tunnukset, vaan sen pääkäyttäjän, eli nimenkirjotusoikeutetun henkilökohtaiset tunnukset. Niiden käyttäjä pääsee kaikkiin niihin sähköisiin palveluihin mihin tällä henkilöllä on oikeus. Myös muihin mahdollisiin yrityksiin tai yhdistyksiin joihin tällä henkilöllä on nimenkirjoitusoikeus. Kun tilitoimistossa mietitään asiaa tarkemmin, ymmärretään varmasti millaisen riskin yrittäjän henkilökohtaisten tunnusten käyttö tilitoimistolle muodostaa.
Riski on myös todella vahvasti, ehkä eniten läsnä siinä ratkaisussa, että kaikki tilitoimiston henkilökunnassa ilmoituksia lähettävät käyttävät tilitoimiston pääkäyttäjän, eli nimenkirjoitusoikeutetun tunnuksia. Näin menetelleen jälkikäteen ei voida todentaa kuka teki mitäkin, koska kaikki käyttävät samoja tunnuksia. Itse en tilitoimiston omistajan roolissa uskaltaisi sellaista riskiä ottaa ja jos itse olisin tilitoimiston työtekijä en haluaisi käyttää yhteisiä tunnuksia oman oikeusturvani takia. Koska tunnukset ovat tilitoimiston pääkäyttäjän tunnukset niillä pääsee myös tilitoimiston itsensä kaikkiin sähköisiin palveluihin - myös Kelan sivuille ilmoituksia selaamaan. Ketäpä ei joskus kiinnostaisi miksi naapurityöpisteen työkaveri oli juuri kolmen kuukauden sairauslomalla.... Joskus kiusaus kurkistaa on liian suuri vastustettavaksi kunnollisellekin ihmiselle.
Tilaa:
Blogitekstit (Atom)